7 βασικά εργαλεία που χρειάζεστε για τις διαδικτυακές σας συναντήσεις

Οι διαδικτυακές συναντήσεις έχουν γίνει απαραίτητες στο χώρο εργασίας, είτε εργάζεστε από το σπίτι είτε στο γραφείο. Αν και είναι αναμφισβήτητα βολικά, καθώς συνδέουν ανθρώπους σε τοπικό και παγκόσμιο επίπεδο, πόσο συχνά είναι παραγωγικοί;

Υπάρχουν πολλές προκλήσεις που πρέπει να ξεπεραστούν για να διασφαλιστεί ότι οι διαδικτυακές συναντήσεις είναι αποτελεσματικές και αξίζουν τον χρόνο σας. Ευτυχώς, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πιο συνεργατικό περιβάλλον συνάντησης με τον σωστό συνδυασμό εργαλείων. Παρακάτω, θα καλύψουμε ορισμένα βασικά εργαλεία για παραγωγικές διαδικτυακές συναντήσεις.

1. Ανίπταμαι διαγωνίως για σύγχρονες ή σε πραγματικό χρόνο διαδικτυακές συναντήσεις

Μια παραγωγική διαδικτυακή συνάντηση δεν θα είναι δυνατή χωρίς το το καλύτερο λογισμικό τηλεδιάσκεψης για απομακρυσμένη εργασία. Με μια τεράστια γκάμα εργαλείων εικονικής συνάντησης που προσφέρουν διάφορες δυνατότητες και λειτουργίες, το Zoom ξεχωρίζει με τη διαισθητική διεπαφή του.

Αυτό δεν σημαίνει ότι το Zoom δεν διαθέτει ισχυρές δυνατότητες, καθώς προσφέρει δυνατότητες βίντεο και ήχου, εγγραφής και κοινής χρήσης οθόνης υψηλής ποιότητας.

Δεν είναι μόνο αυτό; μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία εικονικού φόντου του Zoom για να αλλάξετε το φόντο σας, κάτι που μπορεί να είναι ευεργετικό εάν έχετε έναν ακατάστατο χώρο εργασίας. Το Zoom υποστηρίζει επίσης ενσωματώσεις με άλλα δημοφιλή εργαλεία παραγωγικότητας όπως το Slack, το Ημερολόγιο Google και το Asana, διευκολύνοντας τη δημιουργία ενός συνεργατικού εικονικού περιβάλλοντος.

2. Αργαλειός για Ασύγχρονες Συναντήσεις

Τι συμβαίνει όταν δεν μπορείτε να συγκεντρώσετε όλους ταυτόχρονα για μια διαδικτυακή συνάντηση; Αυτό είναι ένα από τα πιο κοινές προκλήσεις απομακρυσμένης εργασίας αντιμετωπίζονται από ομάδες που εργάζονται σε διαφορετικές ζώνες ώρας.

Μια αποτελεσματική λύση σε αυτό το πρόβλημα θα ήταν η πραγματοποίηση ασύγχρονων συναντήσεων, οι οποίες δεν απαιτούν την ταυτόχρονη σύνδεση των χρηστών. Επιπλέον, οι ασύγχρονες διαδικτυακές συναντήσεις είναι συνήθως πιο παραγωγικές, καθώς μπορείτε να παρέχετε πιο μελετημένες ανταλλαγές και να έχετε αδιάκοπες συζητήσεις.

Ευτυχώς, υπάρχουν αρκετές εργαλεία ασύγχρονης επικοινωνίας βίντεο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τις εικονικές σας συναντήσεις. Ένα από αυτά είναι το Loom, το οποίο σας επιτρέπει να εγγράφετε βίντεο και να τα μοιράζεστε με τις ομάδες σας όποτε σας βολεύει. Αυτό είναι ιδανικό για τη δημιουργία σεμιναρίων βήμα προς βήμα ή την αποστολή σχολίων στα μέλη της ομάδας χωρίς να χρειάζεται να προγραμματίσετε μια συνάντηση.

3. Krisp για την εξάλειψη του θορύβου παρασκηνίου κατά τη διάρκεια των συναντήσεων

Ο θόρυβος του περιβάλλοντος εμποδίζει την παραγωγικότητα του χώρου εργασίας με διάφορους τρόπους, ειδικά κατά τη διάρκεια εικονικών συναντήσεων. Είτε είναι ο σκύλος σας που γαβγίζει, ένα μωρό που κλαίει, η κατασκευή έξω από το παράθυρό σας ή οι συνάδελφοί σας μιλούν στο παρασκήνιο, ο θόρυβος μπορεί να αποσπά την προσοχή κατά τη διάρκεια των εικονικών συναντήσεων.

Το Krisp είναι ένα εκπληκτικό εργαλείο ακύρωσης θορύβου, με τεχνητή νοημοσύνη που μπορεί να ενισχύσει την παραγωγικότητα των διαδικτυακών σας συναντήσεων εξαλείφοντας τον ανεπιθύμητο θόρυβο του περιβάλλοντος. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Krisp για να διασφαλίσετε ότι η φωνή σας είναι καθαρή, ελαχιστοποιώντας τους περισπασμούς και δημιουργώντας ένα πιο παραγωγικό περιβάλλον εργασίας.

Επιπλέον, το Krisp είναι συμβατό με μερικά από τα πιο δημοφιλή εργαλεία διαδικτυακής επικοινωνίας, όπως το Microsoft Teams, το Zoom, το Skype και άλλα.

4. Camo για να χρησιμοποιήσετε το Smartphone σας ως Webcam

Έχοντας λύσει μια ακουστική πρόκληση με τη μορφή θορύβου περιβάλλοντος, ας στρέψουμε την προσοχή μας σε ένα κοινό οπτικό ζήτημα κατά τη διάρκεια εικονικών συναντήσεων. Οι περισσότεροι άνθρωποι χρησιμοποιούν υπολογιστές με υποβαθμισμένες ενσωματωμένες κάμερες για βιντεοδιασκέψεις. Το Camo είναι το τέλειο εργαλείο αν θέλετε να βελτιώσετε την ποιότητα των βιντεοκλήσεων σας και να φαίνεστε πιο επαγγελματίες κατά τη διάρκεια διαδικτυακών συναντήσεων.

Εάν είστε εξοικειωμένοι με την κάμερα Continuity της Apple, η οποία επιτρέπει στους κατόχους Mac να χρησιμοποιούν τα iPhone τους ως κάμερα web, η Camo κάνει το ίδιο για χρήστες macOS, Windows, iOS και Android. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να κατεβάσετε το Camo στο smartphone και τον υπολογιστή σας και να αντιστοιχίσετε και τις δύο συσκευές χρησιμοποιώντας ένα καλώδιο USB ή μέσω ασύρματης σύνδεσης σαρώνοντας έναν κωδικό QR.

Αφού αντιστοιχίσετε τη συσκευή σας, μπορείτε να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις με βάση τις προτιμήσεις σας και να αρχίσετε να τη χρησιμοποιείτε με δημοφιλείς εφαρμογές τηλεδιάσκεψης όπως το Zoom για τις διαδικτυακές σας συναντήσεις.

5. Calendly για να προγραμματίσετε συναντήσεις

Λοιπόν, πώς κάνετε συχνά τους συναδέλφους ή τους πελάτες σας να συμμετέχουν στις διαδικτυακές σας συναντήσεις; Στοιχηματίζουμε ότι ξοδεύετε πολύ χρόνο στέλνοντας email ή πραγματοποιώντας κλήσεις για να βρείτε την καταλληλότερη ώρα για όλους. Το Calendly είναι ένα αποτελεσματικό διαδικτυακό εργαλείο προγραμματισμού συσκέψεων που μπορεί να σας βοηθήσει να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία προγραμματισμού, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε σε παραγωγικές ανταλλαγές με τους πελάτες ή τους συναδέλφους σας.

Προγραμματισμός συναντήσεων και εργασιών χρησιμοποιώντας το Calendly είναι απλό. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να δημιουργήσετε έναν τύπο εκδήλωσης, από ατομικές έως ομαδικές συναντήσεις. Επιλέξτε όνομα, τοποθεσία, περιγραφή, διάρκεια και ημερομηνία για το συμβάν.

Αφού εισαγάγετε όλες τις απαραίτητες λεπτομέρειες, μπορείτε να μοιραστείτε τον σύνδεσμο μέσω email με τους προσκεκλημένους σας για να τους επιτρέψετε να επιλέξουν την καλύτερη ώρα με βάση τη διαθεσιμότητά σας. Εδω είναι μερικά Καλές συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να γίνετε καλύτεροι στον προγραμματισμό.

6. Otter.ai για να καταγράψετε τις συναντήσεις σας

Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να διασφαλίσετε ότι οι διαδικτυακές σας συναντήσεις είναι παραγωγικές είναι να καταγράψετε όλα τα βασικά σημεία που συζητήθηκαν κατά τη διάρκεια της συνεδρίας. Ωστόσο, η μη αυτόματη λήψη σημειώσεων κατά τη διάρκεια μιας ενεργής συνεδρίας μπορεί να είναι δύσκολη, ειδικά κατά τη διάρκεια μιας μεγάλης συνάντησης ή όταν ακούτε γρήγορα ηχεία. Εκεί το Otter.ai μπορεί να είναι χρήσιμο.

Το Otter είναι ένας βοηθός συσκέψεων με τεχνητή νοημοσύνη που καταγράφει ήχο και μεταγράφει την ομιλία σε κείμενο σε πραγματικό χρόνο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Otter για να καταγράψετε διαδικτυακές συσκέψεις εν απουσία σας, να δημιουργήσετε περιλήψεις, να αποτυπώσετε διαφάνειες στις σημειώσεις σας και να βρείτε σχετικές πληροφορίες αναζητώντας λέξεις-κλειδιά.

Με το Otter, μπορείτε να εστιάσετε στο να κάνετε τις εικονικές σας συναντήσεις πιο ελκυστικές και παραγωγικές, ενώ σας παρέχει σημειώσεις και μεταγραφές που δημιουργούνται από AI.

7. Trello για να μετατρέψετε τις σημειώσεις συσκέψεων σε ενεργές εργασίες

Οι συναντήσεις χρησιμεύουν ως πλατφόρμα για τους ανθρώπους να ανταλλάσσουν ιδέες και να συζητούν στρατηγικές και λύσεις. Τι έρχεται όμως μετά το τέλος της συνάντησης; Πώς διασφαλίζετε ότι όλα τα σχέδια και οι στρατηγικές που συζητήθηκαν στη συνάντηση θα μετατραπούν σε πρακτικά καθήκοντα; Μπορείς χρησιμοποιήστε το Trello για να οργανώσετε τα έργα σας.

Το Trello είναι ένα εργαλείο διαχείρισης έργου τύπου Kanban που μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε τις προσωπικές και επαγγελματικές σας εργασίες. Είναι ένα ιδανικό εργαλείο για ομάδες που θέλουν μια οπτική επισκόπηση των έργων δημιουργώντας σανίδες για κάθε έργο και Καρτέλλες για συγκεκριμένες εργασίες στο πλαίσιο του έργου.

Στη συνέχεια, μπορείτε να ορίσετε ημερομηνίες λήξης, να αναθέσετε εργασίες σε μέλη της ομάδας και να επισυνάψετε αρχεία που σχετίζονται με την εργασία. Αυτό μετατρέπει τις σημειώσεις της συνάντησής σας σε πρακτικές εργασίες με ευκολία.

Χωρίς τα κατάλληλα εργαλεία, οι διαδικτυακές σας συναντήσεις μπορούν γρήγορα να γίνουν ακαταστασία στο ημερολόγιο και σε γεγονότα που χάνουν χρόνο. Ωστόσο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτά τα εργαλεία για να αυτοματοποιήσετε επαναλαμβανόμενες εργασίες, να καταγράψετε και να συνοψίσετε συνομιλίες και να μετατρέψετε τις σημειώσεις συσκέψεων σε εργασίες που μπορούν να πραγματοποιηθούν, μεταξύ άλλων. Όλα αυτά θα σας βοηθήσουν να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις εικονικές συναντήσεις της ομάδας σας και να διασφαλίσετε ότι είναι ελκυστικές και παραγωγικές.