5 τρόποι για να προετοιμάσετε τους φόρους σας χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση SUMIF του Excel

Όταν πρόκειται για το συχνά κουραστικό έργο της προετοιμασίας για τη φορολογική περίοδο, η οργάνωση είναι επιτακτική ανάγκη για την επιτυχία. Η κατανόηση των δαπανών που πραγματοποιήσατε τον περασμένο χρόνο και πόσο αντίκτυπο ήταν κάθε δαπάνη στα οικονομικά σας, μπορεί να σας βοηθήσει να μεγιστοποιήσετε τις κρατήσεις.

Γνωρίζοντας ποιο ποσοστό του συνολικού εισοδήματος του νοικοκυριού σας προέρχεται από κάθε πηγή θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι όχι μόνο εσείς υποβάλετε ακριβείς αριθμούς όταν πλησιάζει ο χρόνος υποβολής, αλλά και ότι μπορείτε να αναζητήσετε σχολαστικά κάθε δυνατό αφαίρεση. Ευτυχώς, το Excel προσφέρει μια σειρά εργαλείων και λειτουργιών που μπορούν να σας βοηθήσουν να οργανωθείτε ενώ κάνετε τους φόρους σας.

1. Κατηγοριοποίηση δαπανών ανά ποσό στο Excel

Η οργάνωση των εξόδων σας είναι απαραίτητη όταν προετοιμάζεστε να κάνετε τους φόρους σας. Για να βελτιστοποιήσετε την απόδοσή σας, θα πρέπει να προσδιορίσετε αναλυτικά τις σημαντικές αγορές σας που πραγματοποιήσατε τον περασμένο χρόνο.

Είναι απολύτως δυνατό να διαβάσετε κάθε στοιχείο γραμμής στη λίστα σας με μη αυτόματο τρόπο για να ελέγξετε τι πληροί τις προϋποθέσεις ως σημαντική δαπάνη. Για να εξοικονομήσετε χρόνο, ωστόσο, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τους υπολογισμούς σας αθροίζοντας κατηγορίες δαπανών με βάση την τιμή με Η συνάρτηση SUMIF του Excel.

Εξετάστε το ακόλουθο υπολογιστικό φύλλο που αντιπροσωπεύει παραδείγματα δεδομένων από ένα πλήρες έτος δαπανών.

Η λήψη συνόλων για μεγάλα και δευτερεύοντα έξοδα είναι απλή με ένα ζεύγος συναρτήσεων SUMIF.

Το κελί F2 χρησιμοποιεί την ακόλουθη συνάρτηση SUMIF για να συνοψίσει όλα τα έξοδα άνω των 300,00 $:

=SUMIF(B2:B28, ">300")

Εν τω μεταξύ, το κελί F3 χρησιμοποιεί επίσης τη δική του λειτουργία SUMIF για να προσθέσει όλα τα έξοδα μικρότερα ή ίσα με 300,00 $:

=SUMIF(B2:B28, "<=300")

Μαζί, αυτές οι δύο λειτουργίες απλοποιούν τον υπολογισμό του ποσού που ξοδέψατε σε μεγάλες ή μικρές αγορές.

2. Σύνολο κατηγοριών δαπανών ανά τύπο στο Excel

Εκτός από τη διαίρεση των εξόδων με το μέγεθος αγοράς, μπορεί επίσης να θέλετε να υπολογίσετε τα σύνολα ανά κατηγορία εξόδων. Αυτό μπορεί να σας επιτρέψει να βρείτε τα σύνολα για τα στοιχεία που ενδέχεται να αφαιρεθούν από τη φορολογική σας υποχρέωση και μπορεί να είναι απαραίτητο να καταχωρίσετε σε ορισμένες φόρμες.

Η συνάρτηση SUMIF κάνει απλό τον υπολογισμό των συνόλων ανά τύπο δαπάνης. Επιτρέπει στη λειτουργία ελέγχου να λειτουργεί σε ένα εύρος ενώ αθροίζεται ένα ξεχωριστό εύρος.

Στα κελιά F5:F7, χρησιμοποιούμε τον ακόλουθο πίνακα συναρτήσεων για να λάβουμε τα σύνολα για μεμονωμένες κατηγορίες:

=SUMIF(C2:C28, "=Στέγαση", Β2:B28)

=SUMIF(C2:C28, "=Δωρεές", Β2:B28)

=SUMIF(C2:C28, "=Επιχείρηση", Β2:B28)

Η συνάρτηση SUMIF εκτελείται στη στήλη C που περιέχει την κατηγορία. Το τρίτο όρισμα, ωστόσο, καθορίζει ποια στήλη να προστεθεί. Σε αυτήν την περίπτωση, θέλετε να προσθέσετε όλες τις τιμές στη στήλη Β, υπό την προϋπόθεση ότι ο τύπος στη στήλη Γ είναι ο σωστός τύπος. Αυτό μας επιτρέπει να χρησιμοποιούμε τη συνάρτηση SUMIF για σκοπούς εκτός από τους αριθμητικούς.

3. Χρησιμοποιώντας το SUMIF του Excel για την κατηγοριοποίηση του εισοδήματος κατά τύπο

Χρησιμοποιώντας τις ίδιες δεξιότητες από το τελευταίο στοιχείο της λίστας, μπορείτε κάντε παρόμοιους υπολογισμούς για το εισόδημά σας. Ανταλαγή βρίσκοντας τις δωρεές και τα επαγγελματικά σας έξοδα για την εύρεση κεφαλαιακών κερδών, δεδουλευμένων τόκων και εισοδήματος εργολάβου.

Εάν έχετε περισσότερους από έναν τύπους εισοδήματος που ταιριάζουν σε μια συγκεκριμένη κατηγορία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση SUMIFS για να ελέγξετε πολλές προϋποθέσεις και να εκτελέσετε ποσά σε πολλές κατηγορίες. Αυτό είναι βολικό για όσους διαθέτουν συμμετοχές που συγκεντρώνουν τόκους, περιουσιακά στοιχεία κεφαλαίου που έχουν αποκτήσει αξία κατά τη διάρκεια του έτους ή μεγάλα επενδυτικά χαρτοφυλάκια.

Για παράδειγμα, θα εξετάσουμε ένα υπολογιστικό φύλλο που απαριθμεί τα έσοδα κατά τη διάρκεια ενός έτους κατηγοριοποιημένα ανά πηγή. Κάθε στοιχείο στη λίστα περιέχει ένα ποσό, ημερομηνία και τύπο. Δίπλα στη λίστα, χρησιμοποιείται ένα σύνολο συναρτήσεων SUMIF για τη άθροιση κάθε τύπου εισοδήματος, έτσι ώστε τα σύνολα να μπορούν να φορολογηθούν κατάλληλα.

Στο παραπάνω παράδειγμα, η στήλη G συμπληρώνεται χρησιμοποιώντας την ακόλουθη συνάρτηση:

=ΜΟΝΑΔΙΚΟ(D2:D52)

Αυτό παρέχει μια ανάλυση κάθε μοναδικού τύπου εισοδήματος που αναφέρεται στη στήλη Δ. Αυτό επιτρέπει στη στήλη H να συμπληρωθεί με μια σειρά συναρτήσεων SUMIF που αναφέρονται στα κελιά στη στήλη G. Για παράδειγμα, η ακόλουθη συνάρτηση στο κελί H2 παρέχει το σύνολο όλων των στοιχείων του τύπου "εισόδημα".

=SUMIF(D2:D52,G2,B2:B52)

Αυτό παρέχει ένα ποσό για κάθε μοναδικό τύπο εισοδήματος που αναφέρεται. Κάθε είδος εισοδήματος φορολογείται με διαφορετικό συντελεστή, γεγονός που καθιστά δύσκολο τον υπολογισμό του οφειλόμενου σε κάθε είδος χωρίς σύνολα.

4. Καθορισμός στοιχείων εκπτώσεων με SUMIF του Excel

Μια άλλη εξαιρετική περίπτωση χρήσης για τη συνάρτηση SUMIF του Excel είναι οι συνολικές αφαιρέσεις. Πολλά έξοδα κατά τη διάρκεια του έτους μπορούν να συνυπολογιστούν στο φορολογητέο εισόδημά σας. Ο απλούστερος τρόπος για να παρακολουθείτε είναι να δημιουργήσετε ένα ξεχωριστό φύλλο μόνο για να μετράτε τις αφαιρέσεις σας και, στη συνέχεια, να αρχίσετε να αθροίζετε διαφορετικούς τύπους.

Η δημιουργία αυτής της λίστας θα βασίζεται στο ότι έχετε καλές καταγραφές αλλού, επομένως είναι σημαντικό οι άλλες πληροφορίες σας να είναι πλήρεις. Αυτά μπορούν να σας εξοικονομήσουν ένα σημαντικό ποσό μετρητών από τους φόρους σας, επομένως είναι ζωτικής σημασίας να παρακολουθείτε τη δημιουργία αρχείων καθ' όλη τη διάρκεια του έτους. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο για να επιστρέψετε στις παλιές αποδείξεις.

Λαμβάνοντας υπόψη μια λίστα τύπων δαπανών που μπορούν να μετρηθούν στις μειώσεις, μπορείτε να τα συνοψίσετε γρήγορα, όπως στο παρακάτω παράδειγμα.

Αυτό το παράδειγμα χρησιμοποιεί μια λίστα εκπιπτόμενων δαπανών σε άλλο φύλλο, μαζί με το ποσοστό των δαπανών, για τον υπολογισμό του συνόλου για κάθε κατηγορία έκπτωσης. Αφού καθοριστεί κάθε κατηγορία, προστίθενται τα αποτελέσματα για συνολική αφαίρεση. Το σύνολο κάθε κατηγορίας προσδιορίζεται με αυτόν τον τύπο:

=SUMIF(C2:C28,E2,B2:B28)*Φύλλο2!B1

Η στήλη Β στο Φύλλο 2 περιέχει το εκπεστέο ποσοστό της κατηγορίας. Τέλος, ένα γενικό σύνολο μπορεί απλά να υπολογιστεί με αυτήν τη συνάρτηση:

=SUM(F2:F4)

5. Χρήση του SUMIF για τον υπολογισμό των συνόλων με βάση την ημερομηνία στο Excel

Η συνάρτηση SUMIF του Excel μπορεί να συγκρίνει περισσότερα από την ισότητα μεταξύ δύο τμημάτων κειμένου. Μπορεί επίσης να κάνει συγκρίσεις ημερομηνιών και ακόμη και να πει αν μια δεδομένη ημερομηνία ήρθε πριν ή μετά από μια άλλη.

Η άθροιση κατά ημερομηνία μπορεί να είναι χρήσιμη για περιπτώσεις όπου συνέβη μια σημαντική αλλαγή στη ζωή κατά τη διάρκεια του έτους, όπως μια μετακόμιση ή μια αλλαγή σταδιοδρομίας. Γνωρίζοντας ποιες πληροφορίες προέκυψαν πριν και μετά μπορεί να σας βοηθήσει να υπολογίσετε τι οφείλετε.

Ο ιδανικός τρόπος άθροισης ανά κατηγορία σε ένα σταθερό εύρος ημερομηνιών είναι χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση SUMIFS του Excel. Είναι παρόμοιο με το τυπικό SUMIF. Ωστόσο, μπορεί να έχει πολλές προϋποθέσεις που ορίζονται σε αυτό:

=SUMIFS(B2:B28, Γ2: C28, "Στέγαση", Δ2:D28, "<= " & ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ(2022, 2, 5))

Στην παραπάνω συνάρτηση, υποθέτουμε ότι έγινε μια μετακίνηση από τη μια κατάσταση στην άλλη στις 05/02/2022. Αυτό θα αθροίσει όλες τις πληρωμές για στέγαση που έγιναν την ή πριν από εκείνη την ημέρα στην κατηγορία "Στέγαση".

Αρχικά, αυτή η μέθοδος επικυρώνει ότι η κατηγορία στο C2:C28 είναι σωστή και, στη συνέχεια, επικυρώνει ότι η ημερομηνία στο D2:D28 είναι εντός του σωστού χρονικού πλαισίου. Επιπλέον, εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να προσθέσετε περισσότερα φίλτρα, όπως άθροιση συνόλων πάνω από ένα συγκεκριμένο ποσό ή παράβλεψη στοιχείων με συγκεκριμένο όνομα.

Η λειτουργία SUMIFS είναι βολική για τον έλεγχο περισσότερων από μία συνθηκών σε μία μόνο εγγραφή, καθώς μπορεί να δεχθεί όσες δοκιμές χρειάζεται.

Το SUMIF του Excel μπορεί να σας βοηθήσει να προσαρμόσετε πλήρως τη φορολογική προετοιμασία

Το Excel είναι ένας απλός αλλά αποτελεσματικός τρόπος για να οργανώσετε τα αρχεία σας όταν προετοιμάζεστε για φόρους. Αυτό το εργαλείο είναι απαραίτητο, με ενσωματωμένους τρόπους για να υπολογίζετε αυτόματα τα σύνολα, να διατηρείτε τα έξοδα ταξινομημένα και να προσδιορίζετε πόσα έσοδα, τόκους και μερίσματα έχετε κάνει.

Ως πρόσθετο μπόνους, μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε μετρητά σε αναλυτικά έξοδα και να υπολογίσετε το εισόδημα για διάφορα χρονικά διαστήματα. Μαζί, αυτά καθιστούν τη συνάρτηση SUMIF του Excel ανεκτίμητη για όποιον προετοιμάζει τους δικούς του φόρους.