Πώς να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε μια ψηφιακή υπογραφή στα αρχεία του Microsoft Office

Όλοι υπογράφουμε έγγραφα για διάφορους σκοπούς, όπως επίσημες επιστολές, μισθώσεις του διαμερίσματός μας, έγγραφα έργων προς κοινή χρήση με συνεργάτες και αιτήσεις δανείου.

Ωστόσο, είναι απλούστερο και συχνά πιο ασφαλές να βάλετε τις υπογραφές σας σε έγγραφα, εάν γίνονται ψηφιακά. Τα αρχεία του Microsoft Office όπως το Word, το Excel και το PowerPoint σάς επιτρέπουν να προσθέτετε εύκολα ψηφιακές υπογραφές. Ας δούμε πώς γίνεται.

Τι είναι η ψηφιακή υπογραφή και γιατί να προσθέσετε μία;

Η ψηφιακή υπογραφή είναι ένας τύπος ηλεκτρονικής υπογραφής που χρησιμοποιείται για την επικύρωση της αυθεντικότητας και της ακεραιότητας των ψηφιακών πληροφοριών, όπως μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συναλλαγές με πιστωτικές κάρτες και έγγραφα. Τα αρχεία Microsoft Word και Excel μπορούν να υπογραφούν ψηφιακά και υπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να υπογράψετε αρχεία PDF πολύ.

Εάν υπογράφετε ψηφιακά ένα έγγραφο, θα επιβεβαιώσει ότι οι πληροφορίες στο έγγραφο προέρχονται από εσάς και δεν έχουν τροποποιηθεί από τότε που το υπογράψατε. Έτσι είναι σαν ένα εικονικό δακτυλικό αποτύπωμα ή μια ηλεκτρονική αναπαράσταση της χειρόγραφης υπογραφής σας.

Αν και είναι πολλά εφαρμογές για την ηλεκτρονική υπογραφή εγγράφων, το Microsoft Office σάς δίνει τη δυνατότητα να δημιουργήσετε ψηφιακές υπογραφές σε αρχεία Word, Excel και PowerPoint. Δεν χρειάζεται να εκτυπώσετε ένα έγγραφο, να υπογράψετε με στυλό και, στη συνέχεια, να το σαρώσετε και να το στείλετε. Μπορείτε απλώς να δημιουργήσετε μια ψηφιακή υπογραφή σε ένα αρχείο του Office και να το στείλετε μέσω email.

Η προσθήκη ψηφιακής υπογραφής βοηθά στο να γίνει το έγγραφο αυθεντικό και επίσημο. Εξασφαλίζει επίσης τη μη απόρριψη, πράγμα που σημαίνει ότι αποδεικνύει σε όλα τα μέρη την προέλευση του υπογεγραμμένου περιεχομένου.

Επιπλέον, σύμφωνα με τη Microsoft, οι υπογραφές σε αρχεία Microsoft Word, Microsoft Excel ή Microsoft PowerPoint, τα οποία έχουν χρονοσήμανση από έναν ασφαλή διακομιστή χρονοσήμανσης, υπό ορισμένες συνθήκες, έχουν την ισχύ του α Συμβολαιογραφική πράξη.

Πώς να κάνετε μια επίσημη ψηφιακή υπογραφή

Πρέπει να έχετε πιστοποιητικό ψηφιακής υπογραφής για να επιβεβαιώσετε την ταυτότητά σας και να το επισημοποιήσετε. Όταν στέλνετε ένα ψηφιακά υπογεγραμμένο αρχείο Microsoft Office, το ψηφιακό πιστοποιητικό περιλαμβάνεται σε αυτό μαζί με ένα δημόσιο κλειδί.

Τα ψηφιακά πιστοποιητικά εκδίδονται από μια αρχή πιστοποίησης (CA). Ένα πιστοποιητικό ισχύει συνήθως για ένα έτος, μετά από το οποίο ο υπογράφων πρέπει να ανανεώσει ή να λάβει ένα νέο πιστοποιητικό υπογραφής για να βεβαιωθεί η ταυτότητα.

Εάν δεν θέλετε να αγοράσετε ένα πιστοποιητικό ή πρέπει να υπογράψετε αμέσως το έγγραφο, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε το πιστοποιητικό σας. Στα Windows, η διαδικασία δημιουργίας του πιστοποιητικού σας εξαρτάται από την έκδοση των Windows που χρησιμοποιείτε—Windows 10, 8, 7, Vista ή XP.

Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις υπηρεσίες ψηφιακών πιστοποιητικών ή τις οδηγίες για τη δημιουργία του πιστοποιητικού σας, επισκεφτείτε το αυτή τη σελίδα υποστήριξης της Microsoft.

Πώς να προσθέσετε μια ψηφιακή υπογραφή σε ένα αρχείο του Microsoft Office

Μπορείτε να προσθέσετε ψηφιακές υπογραφές σε αρχεία Word, Excel και PowerPoint. Για να προσθέσετε μια ψηφιακή υπογραφή, πρέπει να έχετε ένα ανοιχτό αρχείο εγγράφου του Word ή ένα φύλλο Excel. Η διαδικασία για το Word και το Excel είναι παρόμοια, επομένως ας διερευνήσουμε πώς να προσθέσετε μια ψηφιακή υπογραφή σε ένα αρχείο Word.

1. Στο ανοιχτό αρχείο Word, για παράδειγμα, στο τέλος όπου υπογράφετε ένα έγγραφο, τοποθετήστε τον δείκτη στο σημείο που θέλετε να δημιουργήσετε μια ψηφιακή υπογραφή.
2. Κάνε κλικ στο Εισάγετε αυτί. Η λίστα Signature Line θα βρίσκεται στην Ομάδα κειμένου επάνω δεξιά.
3. Κάντε κλικ Υπογραφή Microsoft Office Γραμμή. Ανοίγει μια καρτέλα ρύθμισης υπογραφής για να τη συμπληρώσετε με μερικά πεδία.
4. Προσθέστε σχετικές πληροφορίες στο πλαίσιο διαλόγου Signature Setup: Προτεινόμενος Υπογράφων: (αυτό θα ήταν το όνομά σου), Τίτλος υπογράφοντος: (ο χαρακτηρισμός σας) και Διεύθυνση email του υπογράφοντος: (τη διεύθυνση email σας αν θέλετε να τη δώσετε).
5. Σύμφωνα με τις οδηγίες προς τον υπογράφοντα, θα υπάρχει μια προεπιλεγμένη οδηγία: Πριν υπογράψετε αυτό το έγγραφο, βεβαιωθείτε ότι το περιεχόμενο που υπογράφετε είναι σωστό. Αυτή η οδηγία μπορεί να αλλάξει και παρακάτω θα υπάρχουν δύο επιλογές που μπορείτε να ορίσετε κάνοντας τικ πλαίσια ελέγχου: Επιτρέψτε στον υπογράφοντα να προσθέσει σχόλια στο πλαίσιο διαλόγου Υπογραφή και Εμφάνιση ημερομηνίας υπογραφής στην υπογραφή γραμμή.
6. Αφού συμπληρώσετε τα στοιχεία σας, κάντε κλικ Εντάξει. Τώρα θα μπορείτε να δείτε μια γραμμή υπογραφής με το όνομα και τον τίτλο σας κάτω από αυτήν.

Τώρα ας δούμε πώς να προσθέσετε μια υπογραφή στη γραμμή υπογραφής.

1. Κάντε δεξί κλικ τη γραμμή υπογραφής στο αρχείο. Στη συνέχεια επιλέξτε Σημάδι από το μενού.
2. Μπορείτε να προσθέσετε την υπογραφή σας με τους εξής τρεις τρόπους:
   • Εάν θέλετε να προσθέσετε μια τυπωμένη ταμπέλα σας, απλώς πληκτρολογήστε το όνομά σας κοντά στο Χ σύμβολο.
   • Εάν έχετε μια εικόνα της υπογραφής σας, κάντε κλικ στο Επιλέξτε Εικόνα υπογραφής καρτέλα και κάντε κλικ Επιλέξτε Εικόνα—θα ανοίξει η Εξερεύνηση αρχείων και μπορείτε να προσθέσετε την εικόνα της υπογραφής σας κάνοντας περιήγηση στον υπολογιστή σας.
   • Τρίτον, εάν έχετε tablet PC, μπορείτε επίσης να προσθέσετε μια χειρόγραφη υπογραφή υπογράφοντας δίπλα στο Χ στη γραμμή της υπογραφής.
3. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε λεπτομέρειες σχετικά με τον υπογράφοντα (που θα ήσασταν εσείς), όπως ο ρόλος σας και η διεύθυνση του τόπου παραγωγής, κάνοντας κλικ στο Λεπτομέριες κουμπί.
4. Στη συνέχεια, στο τέλος, κάντε κλικ στο Σημάδι στον πάτο.
5. Θα λάβετε ένα μήνυμα επιβεβαίωσης υπογραφής. Στη συνέχεια, η υπογραφή σας θα εμφανιστεί στη γραμμή υπογραφής στο έγγραφό σας. Τώρα μπορείτε να στείλετε το ψηφιακά υπογεγραμμένο έγγραφό σας.

Πώς να αφαιρέσετε μια ψηφιακή υπογραφή

Η αφαίρεση μιας ψηφιακής υπογραφής είναι θέμα μερικών κλικ.

1. Ανοίξτε το αρχείο Microsoft Word ή Excel με ψηφιακή υπογραφή.
2. Κάντε δεξί κλικ στο Γραμμή υπογραφής.
3. Κάντε κλικ Αφαίρεση υπογραφής. Θα εμφανιστεί ένα μήνυμα που θα σας ζητά να επιβεβαιώσετε τη διαγραφή της υπογραφής.

Η ψηφιακή υπογραφή σας θα αφαιρεθεί από το έγγραφο. Η επεξεργασία του εγγράφου θα αφαιρέσει επίσης τις υπογραφές από αυτό.

Πώς να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε μια αόρατη ψηφιακή υπογραφή

Σε αντίθεση με μια ορατή υπογραφή, μια αόρατη ψηφιακή υπογραφή δεν προσθέτει σημάδια ή κείμενο στο έγγραφο. Αντίθετα, μια αόρατη υπογραφή προσθέτει μόνο μεταδεδομένα στο αρχείο εγγράφου για να διασφαλίσει την αυθεντικότητα του εγγράφου χωρίς να αλλοιώσει το περιεχόμενό του.

Μπορείτε να προσθέσετε μια αόρατη ψηφιακή υπογραφή σε ένα αρχείο Microsoft Office ακολουθώντας τα ακόλουθα βήματα:

1. Ανοίξτε το έγγραφο Word, Excel ή PowerPoint και κάντε κλικ Αρχείο. ο Πληροφορίες θα ανοίξει η ενότητα.
2. Επιλέγω Έγγραφο προστασίας.
3. Στη συνέχεια, από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Προσθέστε μια ψηφιακή υπογραφή.
4. Το πλαίσιο ψηφιακής υπογραφής θα ανοίξει. Πληκτρολογήστε τον σκοπό για την υπογραφή του εγγράφου στο πλαίσιο διαλόγου.
5. Στη συνέχεια κάντε κλικ Σημάδι.
6. ο Πληροφορίες Η ενότητα θα δείξει στη συνέχεια ότι το έγγραφο έχει υπογραφεί και επισημανθεί ως τελικό.

Μόλις ένα αρχείο υπογραφεί ψηφιακά, θα μετατραπεί σε έγγραφο μόνο για ανάγνωση για την αποφυγή περαιτέρω αλλαγών.

Είναι επίσης εύκολο να αφαιρέσετε μια αόρατη ψηφιακή υπογραφή.

1. Ανοίξτε το αρχείο με την αόρατη ψηφιακή υπογραφή. Θα δείτε δύο μηνύματα στην κορυφή—το ένα ότι το έγγραφο επισημαίνεται ως τελικό και το δεύτερο που λέει ότι το έγγραφο περιέχει έγκυρες υπογραφές.
2. Στο δεύτερο Υπογραφές γραμμή μηνύματος, κάντε κλικ στο Προβολή υπογραφών. ο Υπογραφές θα ανοίξει το παράθυρο στη δεξιά πλευρά του εγγράφου.
3. Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο όνομα της υπογραφής.
4. Στη συνέχεια κάντε κλικ Αφαίρεση υπογραφής από το αναπτυσσόμενο μενού.
5. Τέλος, κάντε κλικ Ναί στην προτροπή που εμφανίζεται. Και η αόρατη ψηφιακή υπογραφή σας θα αφαιρεθεί.

Δώστε στα έγγραφα του γραφείου σας αυθεντικότητα και ασφάλεια με την ψηφιακή σας υπογραφή

Οι ψηφιακές υπογραφές προσθέτουν ένα επίπεδο εμπιστοσύνης και αυθεντικότητας στα έγγραφά σας. Ενσταλάζει εμπιστοσύνη στους συνεργάτες σας και στους παραλήπτες των εγγράφων σας.

Επιπλέον, έχετε το κεφάλι σας ήσυχο ότι τα έγγραφά σας είναι ασφαλή και δεν μπορούν να παραβιαστούν. Έτσι, κάντε τις επίσημες και προσωπικές σας συναλλαγές ευκολότερες και ασφαλείς προσθέτοντας ψηφιακές υπογραφές στα αρχεία του Microsoft Office.

Πώς να υπογράψετε ψηφιακά ένα έγγραφο του Microsoft Word

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα