Τι είναι η καθολική αναφορά στην Asana; Γιατί πρέπει να το χρησιμοποιήσετε;

Στο σημερινό εργατικό δυναμικό, οι ελεύθεροι επαγγελματίες και οι επαγγελματίες πρέπει να επικεντρωθούν περισσότερο σε έργα. Εάν ασχοληθείτε υπερβολικά με εργασίες διαχειριστή, όπως τη δημιουργία παρουσιάσεων κατάστασης έργων για πελατεία, μπορεί να χάσετε πιθανούς πελάτες. Επιπλέον, είναι επίσης αλήθεια ότι η πρόσληψη αναλυτή δεδομένων δεν θα είναι τόσο κερδοφόρα για άτομα ή ελεύθερους επαγγελματίες.

Το νέο εργαλείο αναφοράς της Asana επιτρέπει στους χρήστες οποιουδήποτε επαγγέλματος να γίνουν οι δικοί τους αναλυτές δεδομένων.

Τι είναι η καθολική αναφορά;

Asana εισήγαγαν ένα προηγμένο αλλά εύκολο εργαλείο καθολικής αναφοράς λογισμικό διαχείρισης έργου, τόσο η εφαρμογή cloud όσο και η επιφάνεια εργασίας. Η δυνατότητα έγινε διαθέσιμη από 01 Ιουνίου 2021, για τους συνδρομητές premium σχεδίου της Asana.

Αυτή η νέα δυνατότητα αναφοράς της Asana μετατρέπει τα ακατέργαστα δεδομένα έργου σε γραφικά γραφήματα και γραφήματα που όλοι μπορούν να ακολουθήσουν. Χρησιμοποιώντας αυτό το εργαλείο, δεν θα χρειαστεί να πηγαίνετε μπρος-πίσω με υπολογιστικά φύλλα, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ομαδικές συνομιλίες, συνομιλίες ένας προς έναν ή αυτές τις μακρές μεταγραφές συνάντησης βίντεο.

Η δυνατότητα αναφοράς σάς δίνει τη δυνατότητα:

1. Ορίστε διαφανείς στόχους για τα μέλη της ομάδας σας ή συνεργάτες ανεξάρτητους συνεργάτες.
2. Αντιμετωπίστε αποτελεσματικά κάθε ad-hoc απαίτηση για ιεράρχηση της εργασίας ενός πελάτη.
3. Δείτε την πλήρη κατάσταση παραγωγικότητας των ομάδων σας που κανένα άλλο εργαλείο δεν μπορεί να προσφέρει με λίγα κλικ.

Το εργαλείο καθολικής αναφοράς της Asana διασφαλίζει ότι κάθε άτομο μέσα στην ομάδα, ανεξάρτητα από τα επίπεδα του, μπορεί να προετοιμάσει μια οπτική αναπαράσταση των μετρήσεων απόδοσης. Το εργαλείο δεν απαιτεί εξειδικευμένη εκπαίδευση. Τα μέλη της ομάδας σας μπορούν εύκολα να φτιάξουν τους δικούς τους πίνακες παραγωγικότητας ακολουθώντας τη διαδραστική διεπαφή της Asana.

Ποια είναι τα χαρακτηριστικά του;

Η καθολική αναφορά Asana συνοδεύεται από μια σειρά από δυνατότητες, όπως μια επισκόπηση πίνακα εργαλείων, γραφήματα, κοινή χρήση πίνακα ελέγχου, προσαρμογές κ.λπ. Τα παρακάτω είναι τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά που θα κάνουν τη ζωή διαχείρισης έργου σας απλούστερη από ποτέ:

1. Διαγράμματα και οι παραλλαγές τους

Το εργαλείο αναφοράς προσφέρει τρεις τύπους γραφημάτων, συγκεκριμένα γραφήματα στήλης, ντόνατ και γλειφιτζούρι. Υπάρχει επίσης ένας τέταρτος τύπος γραφήματος, ο οποίος δείχνει μόνο το συνολικό αριθμό εργασιών, πόρων, στοιχείων κ.λπ.

Αφού δημιουργήσετε έναν πίνακα ελέγχου στο Αναφορά Asana ενότητα, μπορείτε να προσθέσετε γραφήματα. Όταν κάνετε κλικ στο Προσθήκη γραφήματος, θα δείτε 10 τύπους προτύπων γραφημάτων διαχωρισμένους σε τέσσερις ενότητες. Οι ακόλουθοι τύποι γραφημάτων είναι οι πιο δημοφιλείς στην αναφορά Asana:

• Εργασίες κατά προσαρμοσμένο πεδίο
• Ελλιπή διαγράμματα ανά έργο
• Οι εργασίες αυτού του μήνα ανά έργο
• Καθυστερημένες εργασίες κατά έργα

2. Πίνακας ελέγχου αναφορών

Μπορείτε να έχετε πρόσβαση κάνοντας κλικ στο Αναφορά στην αριστερή γραμμή πλοήγησης. Αυτός ο κόμβος του πίνακα ελέγχου σας δίνει την επιλογή να προσθέσετε νέους πίνακες εργαλείων ή να απεικονίσετε ήδη διαθέσιμους. Εάν κάποιος από την ομάδα σας μοιραστεί μαζί σας τυχόν πίνακες ελέγχου, αυτοί θα εμφανιστούν επίσης εδώ.

Σας επιτρέπει να προσθέσετε οποιονδήποτε πίνακα ελέγχου στο μενού των αγαπημένων, να μετονομάσετε ή να τα διαγράψετε.

3. Οργάνωση και κοινή χρήση πινάκων εργαλείων

Οι πίνακες αναφοράς του έργου σας θα μπορούσαν να φιλοξενήσουν πολλαπλούς λουκουμάδες, γλειφιτζούρια και γραφήματα στηλών. Ωστόσο, όταν εξάγετε δεδομένα ή τα παρουσιάζετε σε οποιονδήποτε ανεξάρτητο πελάτη, είναι χρήσιμο εάν μπορείτε να τα οργανώσετε.

Η αναφορά Asana σάς δίνει την ελευθερία να στοιβάζετε τα γραφήματά σας όπως κρίνετε κατάλληλο μέσω ενεργειών μεταφοράς και απόθεσης. Μπορείτε να δείτε περαιτέρω τα υποκείμενα δεδομένα κάνοντας κλικ οπουδήποτε μέσα στο γράφημα.

Μπορείτε να μοιραστείτε πίνακες ελέγχου αναφορών με εξωτερικούς και εσωτερικούς συνεργάτες έργου. Οι κοινόχρηστες αναφορές είναι μόνο για ανάγνωση. Ο προσκεκλημένος μπορεί να δει μόνο τα υποκείμενα δεδομένα στα οποία έχει πρόσβαση. Ωστόσο, όλοι οι προσκεκλημένοι μπορούν να δουν συνολικά γραφικά γραφήματος.

4. Προσαρμογή των γραφημάτων σας

Το εργαλείο αναφοράς Asana προσφέρει πολλές επιλογές προσαρμογής γραφήματος. Μπορείτε να επιλέξετε τον τύπο του γραφήματος και το χρώμα του αφού επιλέξετε το έργο για την αναφορά σας. Μπορείτε να τροποποιήσετε περαιτέρω τα δεδομένα του άξονα Χ και του άξονα Υ του γραφήματος.

Επιπλέον, μπορείτε επίσης να εφαρμόσετε διαφορετικά φίλτρα στα γραφήματά σας, όπως:

• Κατάσταση ολοκλήρωσης εργασίας
• Ιδιοκτήτες έργου
• Εντολοδόχος
• Επιμέρους εργασίες
• Τύπος εργασίας
• Κατάσταση εργασίας
• Ημερομηνία

Ποια είναι τα οφέλη του;

Το πιο σημαντικό πλεονέκτημα αυτού του εργαλείου είναι ότι σας απαλλάσσει από το να βασίζεστε σε λογισμικό ανάλυσης δεδομένων τρίτου μέρους. Τώρα, μπορείτε να δείτε τι συμβαίνει στην ομάδα από την εφαρμογή διαχείρισης έργου Asana all-in-one. Τα παρακάτω είναι μερικά από τα αξιοσημείωτα οφέλη που θα απολαύσετε όταν αρχίσετε να χρησιμοποιείτε την καθολική αναφορά:

Το εργαλείο αναφοράς στρογγυλοποιεί αυτόματα διάφορα δεδομένα από έργα Asana. Εξασφαλίζει ότι οι πίνακες ελέγχου της ομάδας ή του έργου σας είναι ενημερωμένοι χωρίς χειροκίνητη επικόλληση αντιγράφων.

Μπορείτε να προετοιμάσετε όσους πίνακες εργαλείων θέλετε για να διαχωρίσετε πολλές ομάδες, έργα ή ακόμη και μεμονωμένα μέλη. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε έναν συνδυασμένο πίνακα ελέγχου για να απεικονίσετε τη συνολική απόδοση της συναυλίας σας.

Σχετίζεται με: Οδηγός για αρχάριους για τη χρήση της Asana για την παρακολούθηση οποιουδήποτε έργου

Αυτοί οι προσαρμοσμένοι πίνακες ελέγχου σας επιτρέπουν να συλλέγετε κάθε είδους δεδομένα από τον πίνακα έργων Asana. Ένα τυπικό γράφημα ή πίνακας ελέγχου θα μπορούσε να περιλαμβάνει δεδομένα για τον προϋπολογισμό, τον φόρτο εργασίας, το χρονοδιάγραμμα, την τήρηση της προθεσμίας, τις εργασίες, την απόδοση των μελών της ομάδας κ.λπ.

2. Εύρεση και επίλυση προβλημάτων γρήγορα

Πρέπει να έχετε μια πανοραμική άποψη για τους πόρους της ομάδας σας εάν θέλετε να διαχειριστείτε πολύπλοκα και μεγάλα έργα αποτελεσματικά. Είναι επιτακτικό ότι πρέπει να εντοπίσετε τα ζητήματα με έργα και πόρους χωρίς να περάσετε από πολλά κανάλια.

Η καθολική αναφορά σάς επιτρέπει να παρακολουθείτε προληπτικά θέματα, χωρίς να περιμένετε από κάποιο μέλος της ομάδας να τα αναδείξει. Μπορείτε πραγματικά να μικροδιαχειριστείτε κάθε έργο από έναν πίνακα ελέγχου, για να προωθήσετε τους πόρους στα έργα που τρέχουν πίσω από το χρονοδιάγραμμα.

3. Δίκαιη κατανομή του φόρτου εργασίας

Μπορείτε να έχετε τη βέλτιστη παραγωγικότητα από την ομάδα σας εάν κατανέμετε τον φόρτο εργασίας μεταξύ των πόρων. Επιπλέον, η ανάθεση εργασιών σε άλλους θα σας δώσει το χρόνο να επεκτείνετε τη λίστα πελατών σας.

Το εργαλείο αναφοράς της Asana δείχνει τον φόρτο εργασίας με γνώμονα τους πόρους με υψηλή ακρίβεια. Μπορείτε εύκολα να εντοπίσετε ανεπαρκώς χρησιμοποιημένους και καμένους πόρους για να εξισορροπήσετε τον φόρτο εργασίας. Επιπλέον, ο καθημερινός πίνακας εργασιών σας μπορεί να σας βοηθήσει να αναθέσετε ένα σημαντικό σε άλλο μέλος της ομάδας εάν χρειαστεί να παρακολουθήσετε μια επείγουσα συνάντηση πελατών.

Σχετίζεται με: Συντομεύσεις πληκτρολογίου Asana για αποτελεσματική διαχείριση εργασιών

4. Καλύτερη Διαχείριση Πόρων

Μέχρι τώρα, ελπίζατε για το καλύτερο και προσευχόσασταν το κόστος να είναι διαχειρίσιμο πριν ανοίξετε ένα τιμολόγιο. Όμως, τα εργαλεία αναφοράς Asana σας επιτρέπουν τώρα να παρακολουθείτε συγκεκριμένα κάθε δαπάνη των έργων για τα οποία είστε υπεύθυνοι.

Μπορείτε να συζητήσετε με τον πελάτη σας για να ελαχιστοποιήσετε το εύρος ή να αυξήσετε τον προϋπολογισμό όταν έχετε καλύτερη εικόνα των εξόδων μετρητών ή της χρήσης πόρων. Τα έτοιμα προς χρήση γραφήματα και τα πρότυπα ταμπλό για την καθολική αναφορά καθιστούν τη διαχείριση πόρων εύκολη.

Πόσο καλά λειτουργεί η ομάδα σας προς το στόχο;

Η συνολική παραγωγικότητα των έργων σας και ολόκληρης της επιχείρησης εξαρτάται από το πόσο ευθυγραμμίζονται οι στόχοι με τους επαγγελματικούς στόχους των μελών της ομάδας σας.

Το εργαλείο καθολικής αναφοράς είναι ένα ισχυρό χαρακτηριστικό της Asana που σας βοηθά να δείτε εάν οι ομάδες και τα έργα είναι ευθυγραμμισμένα. Τώρα που γνωρίζετε πόσο σημαντικό είναι το εργαλείο αναφοράς, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε με τον καλύτερο δυνατό τρόπο για να διαχειριστείτε τις ομάδες έργου σας.

9 Συνήθη Λάθη στη Διαχείριση Έργων (και τι να κάνετε αντί αυτού)

Θέλετε να ολοκληρώσετε μεγάλα έργα χωρίς κακή διαχείριση ή υπέρβαση του προϋπολογισμού; Ακολουθούν μερικές συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να αποφύγετε αυτά τα λάθη.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα