5 λόγοι για τη χρήση συνεργατικών εργαλείων αντί για email

Οι χώροι εργασίας ψηφιοποιούνται όλο και περισσότερο μέσω αυτοματισμού και αποτελεσματικών εναλλακτικών λύσεων. Παρόλο που τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ήταν χρήσιμα για μεγάλο χρονικό διάστημα, η τεχνολογία μας εισήγαγε σε πιο άμεσα και αποτελεσματικά εργαλεία επικοινωνίας και συνεργασίας.

Σως αναζητάτε εργαλεία που ταιριάζουν περισσότερο στη συνεργασία. Perhapsσως, έχετε κουραστεί από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου λόγω της προσδοκίας να χρησιμοποιήσετε επαγγελματική γλώσσα ή απλώς επειδή ίσως δεν γνωρίζετε πώς να διαχειριστείτε τα υπερφορτωμένα εισερχόμενά σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Υπάρχουν πολλά συνεργατικά εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να σας σώσουν από το άγχος των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Να γιατί πρέπει να τα χρησιμοποιήσετε αντ 'αυτού!

1. Εξοικονόμηση χρόνου

Τα εργαλεία συνεργασίας έχουν επιλογές ειδοποίησης για ειδοποίηση εσάς ή των συναδέλφων σας όταν υπάρχει μήνυμα. Παρόλο που μπορείτε να ενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα εργαλεία συνεργασίας διευκολύνουν τα μέλη της ομάδας να επικοινωνούν μέσω αποτελεσματικών συνομιλιών αντί για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Το Slack είναι μία από τις δημοφιλώς χρησιμοποιούμενες πλατφόρμες συνεργασίας για απομακρυσμένη εργασία. Το Slack προσφέρει μια ποικιλία πλεονεκτημάτων που επιτρέπουν την αποτελεσματική επικοινωνία. Για να οργανώσετε την επικοινωνία σας, μπορείτε να δημιουργήσετε ξεχωριστά κανάλια για κάθε ομάδα και θέμα.

2. Άμεση Επικοινωνία

Τα συνεργατικά εργαλεία σάς επιτρέπουν να απολαύσετε μια πιο αποτελεσματική μορφή επικοινωνίας. Αντί να χρειαστεί να CC πολλαπλά άτομα ή να στείλετε ένα email μετάδοσης, μπορείτε απλά να στείλετε ένα μήνυμα σε μια πλατφόρμα συνομιλίας. Επιπλέον, η χρήση εργαλείων συνεργασίας θα ενθαρρύνει εσάς και τους συναδέλφους σας να κάνετε ερωτήσεις σε ανοιχτή πλατφόρμα αντί να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Σχετίζεται με: Χώρος εργασίας από το Facebook: Όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε

Το πιο αποτελεσματικό μέρος σχετικά με τη χρήση αυτών των εργαλείων είναι ότι μπορείτε να επικοινωνείτε σε πραγματικό χρόνο. Εάν πρέπει να κάνετε μια γρήγορη ερώτηση, η αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι η καλύτερη επιλογή, καθώς οι συμπαίκτες σας μπορεί να χρειαστούν περισσότερο χρόνο για να απαντήσουν. Για παράδειγμα, το Slack διαθέτει μια λειτουργία αναφοράς που στέλνει ειδοποιήσεις push για να τραβήξει την προσοχή κάποιου. Υπάρχουν πολλαπλά Χαλαρές εναλλακτικές λύσεις για την ομαδική επικοινωνία.

3. Αποφύγετε τα υπερφορτωμένα εισερχόμενα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Εάν χρησιμοποιείτε συνεργατικές εφαρμογές για επικοινωνία και συνεργασία, δεν χρειάζεται να αντιμετωπίσετε υπερφορτωμένα εισερχόμενα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να χάσετε σημαντικά πράγματα στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Ενώ τα συνεργατικά εργαλεία μπορεί να μην εξαλείψουν εντελώς την ανάγκη για email, χρησιμοποιώντας εφαρμογές αγγελιοφόρων στο χώρο εργασίας, όπως Microsoft Teams ή Slack μειώνει την ανάγκη αποστολής ορισμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

4. Συνεργασία εγγράφων σε πραγματικό χρόνο

Το λογισμικό συνεργασίας επιτρέπει σε εσάς και τα μέλη της ομάδας σας να εργάζεστε σε ένα ζωντανό έργο ταυτόχρονα. Τα Έγγραφα Google είναι ένα από τα πιο δημοφιλή εργαλεία συνεργασίας εγγράφων που επιτρέπουν τη συνεργασία σε πραγματικό χρόνο.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε εργαλεία όπως το Dropbox Paper, το οποίο εξυπηρετεί τον ίδιο σκοπό. Ενώ κάνετε ζωντανές τροποποιήσεις στο Dropbox Paper, η ομάδα σας μπορεί να προσθέσει σχόλια και να προτείνει αλλαγές. Αυτό επιτρέπει στην ομάδα σας να ζήσει μια ζωντανή συνεδρία αντί να χρειαστεί να στείλει τα έγγραφά σας μπρος -πίσω για επεξεργασία.

Η Google έχει επίσης δημιουργήσει εφαρμογές και δυνατότητες που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι ομάδες για να βελτιώσουν την επικοινωνία και τη συνεργασία εργασίας τους.

Σχετίζεται με: Google Workspace εναντίον Google Spaces: Ποια είναι η διαφορά;

5. Βρείτε εύκολα πληροφορίες

Το λογισμικό συνεργασίας διευκολύνει την εύρεση πληροφοριών επειδή σημαντικά έγγραφα μπορούν να αποθηκευτούν σε μια κοινή πλατφόρμα. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, από την άλλη πλευρά, δεν είναι τόσο αποτελεσματικό στην εύρεση πληροφοριών.

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι μια κλειστή πλατφόρμα που δεν σας επιτρέπει να αναζητάτε δεδομένα που δεν έχουν σταλεί απευθείας σε εσάς. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε το Slack και έχετε καλωσορίσει νέα μέλη στην ομάδα σας, τα νέα σας μέλη μπορούν να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες, συνδέσμους και έγγραφα που κοινοποιήθηκαν πριν ενταχθούν στην ομάδα.

Έτσι, αυτοί είναι μερικοί λόγοι για τους οποίους η μετάβαση από την επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάτι πιο διαισθητικό όπως η συνεργασία σε πραγματικό χρόνο μπορεί να είναι επωφελής. Εκτός από την ευκολία χρήσης τους, παρέχουν εξαιρετικά εργαλεία για γρήγορη και αποτελεσματική επικοινωνία.

Τα 6 καλύτερα δωρεάν διαδικτυακά εργαλεία συνεργασίας για εργασία από το σπίτι

Η διαδικτυακή συνεργασία με πελάτες και ομάδες μπορεί να είναι περίπλοκη. Χρησιμοποιήστε αυτά τα αξιόπιστα δωρεάν εργαλεία όταν εργάζεστε από το σπίτι.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα