Παραγωγικότητα 101: Τρόπος χρήσης της μεθόδου Getting Things Done (GTD)

Πιστεύετε ότι επεξεργάζεστε πολλές εργασίες και έργα στο μυαλό σας, αλλά δεν τα ολοκληρώνετε πραγματικά; Όταν σκέφτεστε πολλά για εργασίες, έργα και στόχους, καθίσταται δύσκολο για το μυαλό σας να επικεντρωθεί στην παραγωγικότητα.

Μέσω της συστηματικής διαχείρισης εργασιών, το Getting Things Done (GTD) σας βοηθά να μειώσετε το ψυχικό στρες. Μάθετε περισσότερα σχετικά με τη μέθοδο GTD, τις διαδικασίες και τον τρόπο οργάνωσης για την αποτελεσματική εκτέλεση εργασιών.

Τι είναι η μέθοδος λήψης πραγμάτων (GTD);

Τα πέντε βήματα, συγκεκριμένα η Λήψη, η διευκρίνιση, η οργάνωση, η κριτική και η δέσμευση, δημιουργούν το σύστημα GTD που κάνει τους επαγγελματίες ή τους ελεύθερους επαγγελματίες πιο παραγωγικούς στην εργασία ή στο σπίτι.

Θα χρειαστεί να επενδύσετε μερικές παραγωγικές ώρες για τη ρύθμιση της μεθόδου GTD και των εργαλείων της. Ωστόσο, μια τόσο μικρή επένδυση ενέργειας και χρόνου θα αποδώσει για το υπόλοιπο της ζωής σας, εάν την ασκείτε συνεχώς.

Καθώς εφαρμόζετε το σύστημα GTD για κάθε επαγγελματική ή προσωπική εργασία, θα αρχίσετε να βλέπετε τα ακόλουθα οφέλη:

1. Θα εξοικονομήσετε περισσότερο χρόνο και θα μπορείτε να επιτύχετε τη σωστή ισορροπία μεταξύ προσωπικής και επαγγελματικής ζωής.
2. Θα γίνετε πιο αποτελεσματικοί και παραγωγικοί μέσω της διαχείρισης εργασιών. Με αυτόν τον τρόπο, θα είστε τελικά απαλλαγμένοι από το ψυχικό στρες.
3. Μπορείτε να αποφύγετε την πρόκληση βλάβης στο έργο εστιάζοντας σε πιο σημαντικές εργασίες.
4. Γίνεστε πιο δημιουργικοί καθώς το μυαλό σας δεν χρειάζεται να επεξεργάζεται περιττά δεδομένα.

Πότε πρέπει να υιοθετήσετε τη μέθοδο GTD

Μπορείτε πρακτικά να εφαρμόσετε το σύστημα GTD για να ολοκληρώσετε οποιαδήποτε επαγγελματικά ή προσωπικά καθήκοντα. Οι ελεύθεροι επαγγελματίες και οι επαγγελματίες που αναλαμβάνουν πολλά καθήκοντα θα πρέπει να ασκούν το GTD για να παραμένουν παραγωγικοί. Τα σενάρια πραγματικής ζωής που ταιριάζουν καλύτερα στο σύστημα GTD είναι:

1. Φοβάστε ότι μπορεί να ξεχάσετε τις μικρές αλλά κρίσιμες εργασίες κάθε έργου.
2. Δεν είστε σίγουροι για την παρακολούθηση όλων των πραγμάτων.
3. Εκτελείτε πολλούς ρόλους στην επαγγελματική και προσωπική σας ζωή.
4. Συχνά βρίσκεστε να ξεκινήσετε διάφορα έργα, αλλά δεν μπορείτε να τα ολοκληρώσετε εγκαίρως.
5. Δεν έχετε δοκιμάσει ποτέ την προσέγγιση Getting Things Done για τη διαχείριση εργασιών.

Πώς λειτουργεί η μέθοδος GTD

Βήμα πρώτο: Λήψη

Ο David Allen, ο προγραμματιστής της μεθόδου GTD, δίνει έμφαση στην καταγραφή εργασιών και ιδεών γραπτώς ή στην αποθήκευση ψηφιακά για να διατηρήσει το μυαλό χωρίς άγχος.

Ως εκ τούτου, πρέπει να αποθηκεύσετε άμεσα συμβάντα, ιδέες, ραντεβού, υποχρεώσεις, εργασίες, δευτερεύουσες εργασίες, αναφορές έργων κ.λπ. στα εισερχόμενά σας. Αυτά τα εισερχόμενα θα μπορούσαν να είναι ένα σύστημα αρχείων ή εφαρμογές που βασίζονται σε χαρτί όπως το Gmail, το Yahoo Mail, το Evernote, το OneNote κ.λπ.

Τα Εισερχόμενα είναι μια οπτική αναπαράσταση των στοιχείων που πρέπει να φροντίζετε τακτικά στην εργασία ή στο σπίτι. Είναι το πρώτο βήμα προς τη ροή εργασιών προσωπικής διαχείρισης με βάση το GTD. Αυτό το βήμα απαιτεί πολλή ενέργεια και χρόνο καθώς πρέπει να περάσετε από εκτεταμένες διαδικασίες σκέψης για να συλλάβετε όλες τις υποχρεώσεις και τις ιδέες σε ένα μέρος.

Μπορείτε να καταγράψετε αποτελεσματικά όλες τις εργασίες στα εισερχόμενα GTD χρησιμοποιώντας Εφαρμογές διαχείρισης χρόνου με βάση το GTD όπως το Trello, Asana, Notion, Evernote, nTask, ClickUp κ.λπ.

Βήμα δεύτερο: Αποσαφήνιση

Αφού συμπληρώσετε ιδέες και εργασίες στα εισερχόμενα GTD, πρέπει να μετατρέψετε αυτά τα γεμάτα στοιχεία σε βήματα με δυνατότητα δράσης. Ακολουθήστε την παρακάτω λίστα ελέγχου για όλα τα στοιχεία των εισερχομένων σας:

1. Ολοκληρώστε αμέσως την εργασία, εάν χρειάζονται λιγότερο από δύο λεπτά.
2. Εάν το έργο το επιτρέπει, αναζητήστε ευκαιρίες ανάθεσης εργασιών.
3. Τοποθετήστε στοιχεία αναφοράς όπως έγγραφα, αρχεία, στοιχεία επικοινωνίας κ.λπ., στην ενότητα σχολίων μιας συγκεκριμένης εργασίας.
4. Εάν πρέπει να ολοκληρώσετε μια εργασία στο μέλλον, ορίστε μια προθεσμία.
5. Διαγράψτε τυχόν στοιχεία που δεν σχετίζονται με προσωπικό ή επαγγελματικό πλαίσιο.

Σχετιζομαι με: Ένας οδηγός για αρχάριους για τη χρήση του Asana για την παρακολούθηση οποιουδήποτε έργου

Βήμα τρίτο: Οργανώστε

Για να οργανώσετε τις εργασίες σας, πρέπει να τις καταχωρίσετε στη λίστα προσωρινών υποχρεώσεων για περαιτέρω επεξεργασία με βάση τα ακόλουθα στοιχεία:

1. Ημερολόγιο: Πρέπει να εισαγάγετε ραντεβού στο ημερολόγιό σας. Μπορείτε να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε εφαρμογές ημερολογίου, καθώς αυτές είναι πιο αποτελεσματικές από τα ημερολόγια που βασίζονται σε χαρτί.
2. Επόμενες ενέργειες: Οι εργασίες που δεν είναι κατάλληλες για οποιοδήποτε έργο θα πρέπει να βρίσκονται στη λίστα Επόμενες ενέργειες. Μπορείτε να έχετε διαφορετικές λίστες ειδικά για το περιβάλλον, όπως δουλειές, προσωπικές, εργασίες, τηλεφωνικές κλήσεις κ.λπ.
3. Εργα: Πρέπει να οργανώσετε έργα σε ξεχωριστή λίστα με βάση τα περιβάλλοντα. Ορίστε συγκεκριμένες προθεσμίες για κάθε εργασία ενός έργου και ελέγχετε καθημερινά τη λίστα έργων.
4. Περιμένω για: Εάν αναθέσετε ορισμένες εργασίες έργου σε άλλους, τότε θα πρέπει να διατηρήσετε μια λίστα υπενθυμίσεων για αυτές τις εργασίες.

Λίστες υποχρεώσεων και εφαρμογές λήψης σημειώσεων όπως το TickTick, Todoist, Firetask, Hitask, Evernote κ.λπ., σας βοηθούν να οργανώσετε και να δείτε τις λίστες υποχρεώσεων.

Βήμα τέταρτο: Δέσμευση

Παραγάγετε συστηματικά τι πρέπει να κάνετε στη συνέχεια στο βήμα Engage χρησιμοποιώντας τα ακόλουθα τέσσερα κριτήρια:

1. Συμφραζόμενα: Θα έχετε διαφορετικές εργασίες που σχετίζονται με την εργασία, τη ζωή και τα χόμπι. Αυτά είναι γνωστά ως περιβάλλοντα. Πρέπει να δημιουργήσετε ξεχωριστές λίστες υποχρεώσεων για καθένα από αυτά τα περιβάλλοντα.
2. Διαθέσιμος χρόνος: Εάν έχετε περίπου 15 λεπτά κατά την οδήγηση στον προορισμό σας, πιθανότατα μπορείτε να σταματήσετε σε ένα μανάβικο για να αγοράσετε αντικείμενα που αναφέρονται στη λίστα αγορών σας.
3. Διαθέσιμη ενέργεια: Προγραμματίστε σύνθετες εργασίες για τη στιγμή που είστε πιο ενεργητικοί. Αφήστε τις απλές εργασίες για ώρες χαμηλού ενεργειακού επιπέδου.
4. Προτεραιότητα: Μπορείτε επίσης να προσδιορίσετε τι πρέπει να κάνετε στη συνέχεια, ανάλογα με την προτεραιότητα των εργασιών σε μια λίστα υποχρεώσεων.

Τα εργαλεία διαχείρισης εργασιών που ακολουθούν τη μέθοδο GTD θα σας επιτρέψουν να προσθέσετε προσαρμοσμένες προβολές εργασιών με φίλτρα. Αυτά τα φίλτρα θα μπορούσαν να είναι προτεραιότητα, ημερομηνία λήξης, εκχωρητής, λέξεις-κλειδιά, ημερομηνία δημιουργίας κ.λπ. Τέτοιες εφαρμογές αυτοματοποιούν επίσης τη μέθοδο GTD μέσω προβολών όπως σήμερα, επερχόμενες, επόμενες προβολές, περιβάλλοντα μέσω ετικέτας κ.λπ.

Σχετιζομαι με: Τα καλύτερα χαρακτηριστικά του nTask για απρόσκοπτη διαχείριση έργου

Βήμα πέμπτο: Επανεξέταση

Ο έλεγχος στοιχείων GTD, όπως καταχωρίσεων ημερολογίου και λιστών υποχρεώσεων, διατηρεί το σύστημα GTD ενημερωμένο. Στη μέθοδο GTD, μπορείτε να εξασκήσετε εβδομαδιαίες κριτικές για το καλύτερο αποτέλεσμα. Το βήμα ελέγχου σάς δίνει τη δυνατότητα να βελτιώσετε τις ροές εργασίας διαχείρισης χρόνου και να προσδιορίσετε τα επόμενα βήματα.

Εργαλεία διαχείρισης εργασιών που μπορεί να χρησιμοποιείτε για το Getting Things Done αυτοματοποιεί το βήμα ελέγχου. Οι εφαρμογές όπως το Infinity, το Trello, το Asana, το Todoist κ.λπ., συνοδεύονται από ενσωματωμένα πρότυπα ελέγχου GTD. Αυτά τα πρότυπα παρέχουν όλα τα σημεία ελέγχου που πρέπει να περάσετε για μια επιτυχημένη εβδομαδιαία αναθεώρηση της ροής εργασίας GTD για οποιοδήποτε έργο ή εργασία.

Οι εφαρμογές σάς επιτρέπουν επίσης να προσαρμόσετε αυτά τα πρότυπα κριτικής για να ταιριάζουν στις ανάγκες του έργου σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια διμηνιαία κριτική και όχι μια εβδομαδιαία κριτική. Μπορείτε να δημιουργήσετε σχόλια εργασιών ή δευτερεύουσες εργασίες για να καθορίσετε τις εβδομαδιαίες σκέψεις σας και να εστιάσετε για την επόμενη εβδομάδα.

Γίνετε πιο παραγωγικοί με το σύστημα λήψης πραγμάτων

Η μέθοδος GTD χωρίζει ολόκληρη τη διαδικασία διαχείρισης εργασιών σε πέντε απλά βήματα: Λήψη, Διευκρίνιση, Οργάνωση, Έλεγχος και Δέσμευση. Το σύστημα GTD και η ολοκλήρωση των εργαλείων σας βοηθούν να χρησιμοποιείτε την ικανότητα του εγκεφάλου περισσότερο κατά την ολοκλήρωση των εργασιών από τις μη παραγωγικές σκέψεις.

Για βέλτιστη παραγωγικότητα, μάθετε πώς να επιλέξετε την καλύτερη εφαρμογή για διαχείριση εργασιών, ενώ χρησιμοποιείτε τακτικά τη μέθοδο GTD.

Ηλεκτρονικός οδηγός διαχείρισης εργασιών: 10 συμβουλές για την επιλογή της σωστής εφαρμογής

Εάν θέλετε να επιλέξετε μια εφαρμογή διαχείρισης εργασιών για τη διαχείριση των έργων σας πιο αποτελεσματικά, ακολουθούν ορισμένα πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη!

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα