Πώς να αναζητήσετε αποτελεσματικά αρχεία και φακέλους στις Εφαρμογές Google

Το Google προσπαθεί να βοηθήσει τους χρήστες του να είναι παραγωγικοί και ένα χαρακτηριστικό που πρέπει να δώσετε επαρκή προσοχή είναι η λειτουργία αναζήτησης. Η ευθεία αναζήτηση στο Gmail ή στο Google Workspace σας και η ανεύρεση τίποτα σε αντάλλαγμα μπορεί να είναι εξαιρετικά απογοητευτική.

Ορισμένες δυνατότητες του Google Workspace όπως η Αναζήτηση Google Cloud, οι τελεστές και οι επιλογές σύνθετης αναζήτησης μπορούν βοηθήστε εταιρείες, μικρές επιχειρήσεις, ελεύθερους επαγγελματίες, ακόμη και το ευρύ κοινό να απομακρυνθούν από αυτό αναζήτηση-ρουτ. Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά σε αυτές τις δυνατότητες και συμβουλές.

Χρησιμοποιήστε το Google Cloud Search για λειτουργίες σύνθετης αναζήτησης

Το Cloud Search προορίζεται κυρίως για μεγάλες εταιρείες και μικρές επιχειρήσεις. Στο παρελθόν, θα μπορούσατε να κατεβάσετε πρόσθετα από τα Εργαστήρια Gmail που σας έδωσαν τη δυνατότητα ταυτόχρονης αναζήτησης σε πλατφόρμες όπως τα Έγγραφα Google και το Gmail. Ωστόσο, τα Gmail Labs δεν είναι πια.

Με το Google Cloud Search, μπορείτε να κάνετε αναζήτηση στο ερώτημά σας σε όλες τις πλατφόρμες (Έγγραφα Google, Φύλλα, Gmail κ.λπ.) ταυτόχρονα.

Είναι δυνατή μια δωρεάν δοκιμή και το Cloud Search διατίθεται με το Google Workspace ή ως επί πληρωμή αυτόνομη λειτουργία. Αυτή η λειτουργία είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για οργανισμούς που λειτουργούν εξ αποστάσεως — οι χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αρχεία και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την ίδια γραμμή αναζήτησης αντί να αλλάζουν καρτέλες.

Μπορείτε επίσης να ενσωματώσετε τη γραμμή εργαλείων της Αναζήτησης Cloud με Ιστότοποι Google. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να έχετε έναν ειδικό ιστότοπο για αναζήτηση του οργανωτικού σας περιεχομένου.

Φίλτρα Google Drive και Σύνθετη αναζήτηση

Το Google Drive είναι μια άλλη ενιαία λύση για την εύρεση των εγγράφων ή των μέσων σας. Η γραμμή αναζήτησης στο Google Drive είναι παρόμοια με το πλαίσιο αναζήτησης στα Έγγραφα και τα φύλλα Google.

Αυτό σημαίνει ότι οι τελεστές αναζήτησης που χρησιμοποιούνται εδώ λειτουργούν και στα Έγγραφα Google ή στα Φύλλα Google.

1. Χρησιμοποιώντας τα φίλτρα

Για να φιλτράρετε την αναζήτησή σας στο Google Drive, απλώς κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος στη δεξιά πλευρά της γραμμής αναζήτησης και θα εμφανιστεί το παράθυρο αναζήτησης.

• Χρησιμοποιώντας το Τύπος επιλογή, μπορείτε να φιλτράρετε PDF, φακέλους, έγγραφα, βίντεο, ήχους και ούτω καθεξής.
• ο Ιδιοκτήτης Η επιλογή χρησιμοποιείται για την αναζήτηση του αρχείου όταν γνωρίζετε το email του κατόχου του.
• Τοποθεσία χρησιμοποιείται όταν θέλετε να καθορίσετε το φάκελο του αρχείου. (Π.χ.: «Κάδος», «Αστέρι» ή οποιοσδήποτε άλλος φάκελος.)
• Σε Ημερομηνία τροποποίησης, μπορείτε να εισαγάγετε την πιο πρόσφατη ημερομηνία επεξεργασίας του αρχείου.
• Ονομα προϊόντος θα αναζητήσει συγκεκριμένα τον τίτλο του αρχείου.
• Περιλαμβάνει τις λέξεις θα αναζητήσει ένα αρχείο με συγκεκριμένες λέξεις-κλειδιά.
• Σε Μοιρασμένο με, εισαγάγετε τη διεύθυνση email του κοινόχρηστου παραλήπτη.

Κάντε κλικ στο Αναζήτηση κουμπί στο κάτω μέρος της διεπαφής εάν συμφωνείτε με τα φίλτρα ή κάντε κλικ στο Επαναφορά κουμπί για να αφαιρέσετε ή να επαναφέρετε τις ρυθμίσεις.

2. Προχωρημένη Αναζήτηση

Χρησιμοποιήστε τα τελεστές για αναζήτηση για ένα συγκεκριμένο αρχείο, λέξη, βίντεο και ήχο.

• Αποσπάσματα: Χρησιμοποιήστε τα όταν αναζητάτε μια ακριβή φράση. (Π.χ.: "Εργασία 18")
• Μείον σημάδι: Χρησιμοποιήστε αυτό για να εξαιρέσετε μια συγκεκριμένη λέξη από τον όρο αναζήτησης. (Π.χ. εάν θέλετε να αναζητήσετε "Εργασία" αλλά όχι "Εργασία ολοκληρώθηκε", απλώς πληκτρολογήστε "Εργασία ολοκληρώθηκε").
• ιδιοκτήτης: Βρείτε αρχεία από έναν συγκεκριμένο κάτοχο. (Π.χ.: ιδιοκτήτης: [email protected])
• δημιουργός: Βρείτε αρχεία από τον δημιουργό. (Π.χ.: δημιουργός: [email protected])
• προς την: Βρείτε αρχεία με το όνομα του παραλήπτη. (Π.χ.: [email protected])
• από: Βρείτε αρχεία που σας έχουν σταλεί από κάποιον. (Π.χ.: από: [email protected])
• είναι: με αστέρι: Βρείτε αντικείμενα με αστέρι.
• είναι: binned: Βρείτε αντικείμενα στο φάκελο "Bin".
• τύπος: Βρείτε έγγραφα ανά τύπο τους. (Π.χ.: τύπος: υπολογιστικό φύλλο, τύπος: έγγραφο, τύπος: διαφάνεια)
• πριν και μετά: Βρείτε αντικείμενα με τελευταία επεξεργασία. (Π.χ.: πριν: 04-05-2021)
• τίτλος: Αναζήτηση αντικειμένων με βάση τον τίτλο τους. (Π.χ.: τίτλος: Ολυμπιακοί)

Σχετιζομαι με: Πράγματα που δεν γνωρίζατε ότι θα μπορούσαν να κάνουν τα Έγγραφα Google

Η "Αναζήτηση Google" είναι ακόμα ενεργή ...

Οι προηγμένες δυνατότητες αναζήτησης και οι τελεστές θα διευκολύνουν την εύρεση αρχείων και την εξοικονόμηση χρόνου, αλλά εμείς απέχουν ακόμη από το να βρουν ένα μόνο εργαλείο που μπορεί να κάνει αναζήτηση σε όλες τις εφαρμογές Google χωρίς να σπάσει το τράπεζα.

5 τεχνάσματα αναζήτησης Gmail που κάθε χρήστης δύναμης πρέπει να γνωρίζει

Ακολουθούν μερικά χρήσιμα κόλπα αναζήτησης που πρέπει να γνωρίζει κάθε χρήστης του Gmail.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα