Οι 5 καλύτερες εφαρμογές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να γράψετε αποτελεσματικές ανακεφαλαιώσεις συσκέψεων

Έχετε νιώσει ποτέ απογοητευμένος επειδή δεν μπορούσατε να κρατήσετε σημειώσεις για σημαντικές λεπτομέρειες σε μια συνάντηση; Αυτό μπορεί να συμβεί για διάφορους λόγους, από το να είστε πολύ απασχολημένοι έως να σας αποσπούν την προσοχή οι συνάδελφοί σας ή να μην έχετε εργαλεία γραφής.

Η ύπαρξη μιας αποτελεσματικής εφαρμογής για τη σύνταξη ανακεφαλαιώσεων συσκέψεων σάς βοηθά να καταγράψετε τις σχετικές πληροφορίες σε μια σύσκεψη με ευκολία.

Διαβάστε παρακάτω καθώς συζητάμε τα κοινά χαρακτηριστικά που πρέπει να προσέξετε σε μια εφαρμογή για τη σύνταξη ανακεφαλαιώσεων συσκέψεων και εντοπίστε τα πιο αποτελεσματικά.

Δυνατότητες εφαρμογών για τη σύνταξη ανακεφαλαιώσεων συσκέψεων

Ο κύριος σκοπός μιας εφαρμογής ανακεφαλαίωσης συσκέψεων είναι να κρατά σημειώσεις κατά τη διάρκεια της σύσκεψης χρησιμοποιώντας έξυπνες συσκευές. Μετά το τέλος της εκδήλωσης, οι πληροφορίες συνοψίζονται και αποθηκεύονται στη συσκευή για να βοηθήσουν τα μέλη της ομάδας να παρακολουθούν όλα όσα συζητήθηκαν ή συμφωνήθηκαν.

Για παράδειγμα, μπορείτε διεξαγωγή μιας εναρκτήριας συνάντησης έργου και σημειώστε τις λεπτομέρειες της συνάντησης με ένα αποτελεσματικό εργαλείο ανακεφαλαίωσης της συνάντησης. Οι περισσότερες από αυτές τις εφαρμογές διαθέτουν ορισμένες δυνατότητες που κάνουν την τεκμηρίωση ευκολότερη και πιο προσιτή. Αυτά τα χαρακτηριστικά περιλαμβάνουν:

1. Καλή διεπαφή

Η διεπαφή μιας αποτελεσματικής εφαρμογής ανακεφαλαίωσης συσκέψεων είναι εύκολη στην πρόσβαση χωρίς να είναι περίπλοκη. Η ύπαρξη καλών διεπαφών προωθεί την άμεση πλοήγηση τόσο για τους γνώστες της τεχνολογίας όσο και για τους μη τεχνικούς. Δεδομένου ότι η γραφή συναντήσεων πρέπει να είναι γρήγορη, οι χρήστες δεν πρέπει να χάνουν χρόνο για να εντοπίσουν στοιχεία στην εφαρμογή.

Μια καλή εφαρμογή ανακεφαλαίωσης συσκέψεων έχει επίσης σχεδιαστεί για να σας επιτρέπει να το κάνετε να οργανώσει παραγωγικές εικονικές συναντήσεις και εξακολουθεί να λαμβάνει υπόψη όλα όσα συζητήθηκαν.

2. Σωστός χαρακτηρισμός

Οι περισσότερες από αυτές τις εφαρμογές έχουν την κατάλληλη ονομασία λογοδοσίας. Αυτά περιλαμβάνουν τον τίτλο της σύσκεψης, την ημερομηνία συνάντησης, την ατζέντα της συνεδρίασης, τη διάρκεια της συνάντησης και την τοποθεσία της συνάντησης. Αυτές οι δυνατότητες διευκολύνουν την τεκμηρίωση νέων και υπαρχουσών συσκέψεων για γρήγορη εύρεση.

3. Προσθήκη μελών της ομάδας

Δεδομένου ότι οι ομάδες συνεργάζονται, μια αποτελεσματική εφαρμογή για τη σύνταξη ανακεφαλαιώσεων συσκέψεων επιτρέπει την προσθήκη πολλών χρηστών για τη δημιουργία στοιχείων. Όλοι όσοι έχουν πρόσβαση στο έγγραφο μπορούν να δουν, να διαβάσουν και να κάνουν αλλαγές στη σύσκεψη, εάν χρειάζεται. Χαρακτηριστικά όπως αυτά εμποδίζουν την ανάγκη να εκτυπώσετε έντυπα αντίγραφα της τελευταίας συνάντησης για την ομάδα σας.

4. Ενσωμάτωση άλλων εφαρμογών

Ένα άλλο χαρακτηριστικό που έχουν ορισμένες από αυτές τις εφαρμογές είναι η ενσωμάτωσή τους με άλλες εφαρμογές παραγωγικότητας. Μπορείτε να προσθέσετε εφαρμογές όπως το Zoom, το iCal, το Ημερολόγιο Google και μερικές άλλες για να χρησιμεύσουν ως εξαιρετικό εργαλείο για υπενθύμιση ή πρόγραμμα συσκέψεων ή επαναπρογραμματισμό.

5 εφαρμογές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να γράψετε μια αποτελεσματική ανακεφαλαίωση σύσκεψης

Υπάρχουν τόσα πολλά που μπορεί να θυμηθεί ο ανθρώπινος εγκέφαλος, ειδικά με πολλά πράγματα να σκεφτεί. Η χρήση της σωστής εφαρμογής ανακεφαλαίωσης συσκέψεων για τις συσκέψεις σας διασφαλίζει ότι καμία πληροφορία δεν θα μείνει έξω ή θα ξεχαστεί.

Τώρα που γνωρίζετε ορισμένες δυνατότητες που είναι διαθέσιμες στις εφαρμογές ανακεφαλαιώσεων συσκέψεων, ακολουθούν μερικές που μπορείτε να εξετάσετε.

Το Hypercontext έχει δημιουργηθεί για συνεργαζόμενες ομάδες που δεσμεύονται να επιτύχουν καθορισμένους στόχους μέσω της αποτελεσματικής επικοινωνίας στις συναντήσεις.

Με το Hypercontext, μπορείτε να παρακολουθείτε κάθε λεπτό της συνάντησης και να αναθέσετε ευθύνες στα μέλη της ομάδας ως αρχηγός ομάδας ή διευθυντής. Βοηθά επίσης στην προώθηση υγιών συνομιλιών μεταξύ εσάς και των μελών της ομάδας σας, προτείνοντας διάφορες ερωτήσεις σχετικά με την ατζέντα της συνάντησής σας.

Εάν είστε ανώτερος διευθυντής στο χώρο εργασίας σας, το Hypercontext μπορεί να σας βοηθήσει να γεφυρώσετε το χάσμα μεταξύ εσάς και των υπαλλήλων που δεν έχουν άμεση πρόσβαση σε εσάς. Βοηθά στην καλύτερη κατανόηση νέων και απομακρυσμένων υπαλλήλων για τη δημιουργία μιας παραγωγικής σχέσης εργασίας.

Έχετε την ευκαιρία να ενσωματώσετε το Hypercontext με άλλες εφαρμογές ή εργαλεία όπως το Google Calendar, το Slack, το Microsoft Teams, το Google Meet, το Zapier και το Outlook.

Τιμολόγηση:

• Δωρεάν βασικό σχέδιο.
• Έκδοση Pro που χρεώνει 5,60 $ ανά άτομο μηνιαίως για το ετήσιο πρόγραμμα και 7 $ για τη μηνιαία πληρωμή.
• Μια επιχειρηματική έκδοση που χρεώνει 8,80 $ ανά άτομο μηνιαίως για το ετήσιο πρόγραμμα και 11 $ για τη μηνιαία πληρωμή.

Το Beenote είναι ένα λογισμικό διαχείρισης συσκέψεων που δημιουργήθηκε με γνώμονα τους διευθυντές, τους διαχειριστές έργων και τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου. Σας δίνει τη δυνατότητα να τεκμηριώσετε τις διάφορες φάσεις των συναντήσεων. Αυτό κυμαίνεται από το στάδιο έναρξης του σχεδιασμού, της δράσης και της παρακολούθησης.

Η εφαρμογή Beenote σάς επιτρέπει να ξεκινήσετε μια ενεργή συνεργασία μεταξύ εσάς και των συμμετεχόντων (εργαζομένων) χωρίς σωματική επαφή. Σας επιτρέπει επίσης να γράφετε συλλογικές σημειώσεις, αποφάσεις και εργασίες κατά τη διάρκεια μιας σύσκεψης που θα ενσωματωθούν αυτόματα στα πρακτικά της συνάντησής σας.

Μπορείτε να παρακολουθείτε αποτελεσματικά την πρόοδο των μελών της ομάδας κατά τη διάρκεια ενός έργου για υπευθυνότητα.

Τιμολόγηση:

• Η πληρωμή Beenote εξαρτάται από τον αριθμό των χρηστών.
• Η πληρωμή υπολογίζεται μηνιαία, αλλά με ετήσιο τιμολόγιο.
• Κάθε πακέτο έχει μια δωρεάν δοκιμαστική περίοδο.

Το nTask είναι μια παραγωγική εφαρμογή διαχείρισης έργου με πολλές δυνατότητες διαχείρισης ομάδας, όπως διαχείριση συσκέψεων, διαχείριση εργασιών, διαχείριση κινδύνου, παρακολούθηση χρόνου και παρακολούθηση προβλημάτων.

Με το nTask, μπορείτε να προγραμματίζετε και να διαχειρίζεστε συναντήσεις με την ομάδα σας χωρίς προβλήματα εν κινήσει, χωρίς να χρειάζεται να κάνετε εναλλαγή μεταξύ εφαρμογών. Μπορείτε να διορθώσετε την ατζέντα της συνάντησης, να καταγράψετε σημεία συζήτησης, να δημιουργήσετε επακόλουθες ενέργειες και να δημιουργήσετε επαναλαμβανόμενες συναντήσεις.

Σχετίζεται με: Οι καλύτερες δυνατότητες του nTask για απρόσκοπτη διαχείριση έργου

Κατά τη διαδικασία ηχογράφησης, επιτρέπει την εκτίμηση και την αναθεώρηση των πρακτικών της συνεδρίασης πριν από τη δημοσίευση. Αυτό διασφαλίζει ότι εσείς και η ομάδα σας είστε στην ίδια σελίδα σχετικά με τις λεπτομέρειες της σύσκεψης.

Ένα άλλο εξαιρετικό χαρακτηριστικό του nTask είναι ότι σας δίνει την επιλογή να στείλετε με email τα πρακτικά της συνάντησής σας σε συμμετέχοντες ή μέλη της ομάδας που δεν ανήκουν στους πίνακές σας nTask.

Τιμολόγηση:

• Έχει ένα βασικό δωρεάν πρόγραμμα.
• Το πρόγραμμα premium κοστίζει 3 $/μήνα, ανά χρήστη.
• Το επιχειρηματικό σχέδιο είναι προσβάσιμο με 8 $/μήνα ανά χρήστη.

Το Magic Minutes προσφέρει μια πλατφόρμα όπου μπορείτε να κρατάτε σημειώσεις πρακτικών συσκέψεων και εξίσου να δημιουργείτε εργασίες που μπορούν να ανατεθούν σε μέλη της ομάδας με προγραμματισμένες ημερομηνίες και επεξηγήσεις.

Μπορείτε να δημιουργήσετε ατζέντα άμεσα ή να δημιουργήσετε μία εκ των προτέρων για να εγγυηθείτε ότι οι συναντήσεις σας είναι εστιασμένες χωρίς περισπασμούς. Μπορείτε εύκολα να προσθέσετε εικόνες ή στιγμιότυπα οθόνης στα λεπτά σας για να κάνετε τα πράγματα πιο κατανοητά—αυτό βοηθά στην επίδειξη των σημείων σας και στην καταγραφή των στιγμών μιας συνεδρίας στον πίνακα.

Μετά τη συνάντησή σας, ένα αρχείο των λεπτών σας μπορεί να σταλεί στα μέλη μέσω email ή να προβληθεί απευθείας στον πίνακα ελέγχου τους όταν χρησιμοποιείτε τα Magic Minutes. Για να διασφαλίσετε ότι ο σκοπός της σύσκεψης είναι επινοητικός, μπορείτε να δημιουργήσετε μια επόμενη συνάντηση. Ένα απλό πάτημα κουμπιού ενεργοποιεί αυτή τη λειτουργία. Όλα τα μέλη θα προσκληθούν και θα ζητήσετε επίσης αναφορές εάν χρειαστεί.

Τιμολόγηση:

• Το Magic Minutes προσφέρει ένα δωρεάν σχέδιο στους συμμετέχοντες στη συνάντηση. Μπορούν να προβάλλουν και να εκτελούν λειτουργίες, αλλά δεν μπορούν να δημιουργήσουν ή να εκτελέσουν συσκέψεις.
• Το premium πρόγραμμα είναι 12 £ το μήνα ανά χρήστη.
• Το ομαδικό του πρόγραμμα είναι 6 £ το μήνα ανά χρήστη

Αυτό που κάνει το Meeting Booster μοναδικό είναι ότι συγκεντρώνει τα πάντα στα πρακτικά της συνάντησης. Προσφέρει δυνατότητες αναζήτησης και συγχώνευσης που σας επιτρέπουν να αναζητήσετε συγκεκριμένα λεπτά σύσκεψης και να επιλέξετε θέματα, σημειώσεις ή εργασίες. Στη συνέχεια, μπορείτε να συνδυάσετε τα αποτελέσματα σε ένα ενοποιημένο έγγραφο. Αυτό καθιστά τη διαδικασία αξιολόγησης αβίαστη και αυξάνει την αποτελεσματικότητα των συναντήσεών σας.

Τιμολόγηση:

• Προσφέρει δωρεάν δοκιμή. Οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν μια πληρωμένη επιλογή στη συνέχεια.

Γράψτε αποτελεσματικές ανακεφαλαιώσεις συσκέψεων για αναφορά

Οι συναντήσεις είναι κρίσιμα γεγονότα όπου λαμβάνονται σημαντικές αποφάσεις και τίθενται σε εφαρμογή σχέδια. Είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη τα σημεία που συζητήθηκαν για αναφορά. Διαφορετικά, τα μέλη της ομάδας μπορεί να καταλήξουν να προσφέρουν αντικρουόμενες πληροφορίες ή ιδέες αργότερα στο δρόμο.

Για να διασφαλίσετε ότι μια σύσκεψη παρακολουθείται επαρκώς, είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε μια κατάλληλη εφαρμογή ανακεφαλαιωτικής συνάντησης για να καταγράψετε και να συνοψίσετε αποτελεσματικά τις σχετικές πληροφορίες.

Οι 7 καλύτερες εφαρμογές AI Meeting Assistant που πρέπει να χρησιμοποιήσετε

Οι εφαρμογές βοηθού συσκέψεων μπορούν να αυτοματοποιήσουν εργασίες που σχετίζονται με συσκέψεις και να βελτιώσουν τις ροές εργασίας. Εδώ είναι μερικά από τα καλύτερα που πρέπει να δοκιμάσετε.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα