Πώς να δημιουργήσετε υπολογιστικά φύλλα Excel με επαγγελματική εμφάνιση

Το Microsoft Excel είναι ένα εξαιρετικό πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων γενικής χρήσης. Δεδομένου του πόσο εύκολη είναι η χρήση, τα λάθη αναμένεται να συμβούν κατά τη δημιουργία πιο περίπλοκων υπολογιστικών φύλλων.

Μερικά από τα πιο συνηθισμένα σφάλματα περιλαμβάνουν πολύπλοκες σχέσεις, κρυφές πληροφορίες, ακατανόητους υπολογισμούς ή απλά λάθη. Προκειμένου να δημιουργείτε και να διατηρείτε σταθερά καλά αρχεία του Microsoft Excel, υπάρχουν μερικά πράγματα που πρέπει πάντα να έχετε υπόψη.

Πώς να προετοιμάσετε ένα καλό υπολογιστικό φύλλο;

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να επιλέξετε ένα οργανωτικό πρότυπο πριν ξεκινήσετε να αναπτύσσετε το υπολογιστικό φύλλο σας. Εάν εργάζεστε σε επαγγελματικό περιβάλλον, αυτό το οργανωτικό πρότυπο θα θέσει το στάδιο για όλους τους χρήστες που θα χρησιμοποιούν / εργάζονται στο υπολογιστικό σας φύλλο.

Ένα κοινό πρότυπο βελτιώνει την επικοινωνία σας με την ομάδα και εξοικονομεί χρόνο ανάπτυξης.

Ωστόσο, είναι σημαντικό να δημιουργήσετε το υπολογιστικό φύλλο σας έχοντας κατά νου το μέλλον. Πρέπει να είστε προετοιμασμένοι, καθώς σίγουρα θα συναντήσετε περιπτώσεις που δεν γνωρίζετε όταν ξεκινήσατε τη ρύθμιση του υπολογιστικού φύλλου.

Λαμβάνοντας υπόψη τις μελλοντικές αλλαγές, μπορείτε να κάνετε το φύλλο εργασίας σας πιο ανθεκτικό. Αυτό με τη σειρά του σημαίνει ότι χάνετε λιγότερο χρόνο για να δημιουργήσετε ένα φύλλο εργασίας αντικατάστασης.

Σχετιζομαι με: Τρόπος εργασίας με καρτέλες φύλλου εργασίας στο Microsoft Excel

Επωφεληθείτε από πολλαπλά φύλλα εργασίας

Μπορεί να εκπλαγείτε όταν γνωρίζετε πόσοι επαγγελματίες κάνουν αυτό το λάθος! Το Microsoft Excel προσφέρει πολλά φύλλα εργασίας και είναι σημαντικό να μάθετε πώς να τα χρησιμοποιείτε. Θα πρέπει να ξεκινήσετε τοποθετώντας διαφορετικούς τύπους δεδομένων σε διαφορετικά φύλλα εργασίας.

Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρώτο ζευγάρι φύλλων εργασίας για τις βασικές πληροφορίες. Τα ακόλουθα φύλλα εργασίας μπορούν να χρησιμοποιηθούν για υπολογισμούς, ενώ το τελευταίο φύλλο χρησιμοποιείται συχνά για τα αποτελέσματα και τα γραφήματα.

Φυσικά, αυτό ποικίλλει επίσης ανάλογα με το είδος της εργασίας που κάνετε και με το τι αισθάνεστε πιο άνετα. Λάβετε υπόψη ότι η ύπαρξη πολλών πινάκων ανά φύλλο εργασίας μπορεί να προκαλέσει πολλά προβλήματα όταν προσπαθείτε να τα ταξινομήσετε, να εισαγάγετε ή να μορφοποιήσετε κελιά.

Όταν εργάζεστε με μια ομάδα, η ύπαρξη πολλών φύλλων εργασίας αφιερωμένων σε διαφορετικά μέρη της εργασίας θα διευκολύνει τον καθένα να κατανοήσει τι συμβαίνει.

Οργάνωση της ροής πληροφοριών

Οι πληροφορίες πρέπει να ρέουν από πάνω αριστερά προς τα κάτω δεξιά και θα πρέπει να οργανώσετε τα φύλλα εργασίας σας για να ακολουθήσετε αυτήν τη δομή. Το χρονοδιάγραμμά σας θα πρέπει να είναι συνεπές σε όλα τα φύλλα εργασίας σας, καθώς αυτό θα διευκολύνει όλους να καταλάβουν πώς λειτουργεί το υπολογιστικό φύλλο.

Όταν διαχειρίζεστε τη ροή των πληροφοριών, αποφύγετε διασταυρούμενα μοτίβα, καθώς τείνουν να αποσπά την προσοχή των αναγνωστών. Σε αυτό το σημείωμα, θα πρέπει επίσης να αποφύγετε κάθε είδους κυκλικές αναφορές.

Σήμανση και στήλες επισήμανσης

Παρόλο που το απλό υπολογιστικό φύλλο χωρίς ετικέτες μπορεί να μην σας προκαλεί σύγχυση (ως δημιουργός φύλλου εργασίας), άλλοι χρήστες μπορεί να το θεωρήσουν αρκετά προβληματικό.

Γι 'αυτό είναι σημαντικό να αρχίσετε να επισημαίνετε τις στήλες και τις σειρές σας με απλά ονόματα. Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε με συνέπεια τα ίδια ονόματα για τα ίδια είδη δεδομένων.

Τι να αποφύγετε κατά τη σύνταξη τύπων;

Εάν το υπολογιστικό φύλλο Excel έχει πολλούς τύπους, υπάρχουν μερικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να το κάνετε να φαίνεται πολύ πιο επαγγελματικό. Πρώτα απ 'όλα, αποφύγετε να κάνετε επαναλαμβανόμενους υπολογισμούς και υπολογίστε τους τύπους μόνο μία φορά.

Εάν αντιγράψετε έναν τύπο, αυξάνετε τις πιθανότητες να έχετε λάθη. Για να μην αναφέρουμε ότι εάν αλλάξετε έναν τύπο, το αντίγραφο που κάνατε προηγουμένως δεν θα αλλάξει. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε πολλά συγχέοντας λάθη.

Εάν πρέπει να χρησιμοποιήσετε τον ίδιο ακριβώς τύπο, είναι καλύτερα να ανατρέξετε στην πρώτη περίπτωση όπου έπρεπε να χρησιμοποιήσετε τον τύπο.

Επιπλέον, πρέπει πάντα να αποφεύγετε τη χρήση σταθερών αριθμών σε τύπους. Αντίθετα, αυτό που πρέπει να χρησιμοποιήσετε για σταθερές τιμές είναι ξεχωριστά κελιά εισαγωγής και να χρησιμοποιείτε τις αναφορές σε αυτό το κελί όταν το χρησιμοποιείτε σε υπολογισμούς.

Πρόσθετα πράγματα που πρέπει να αποφεύγετε κατά τη δημιουργία υπολογιστικών φύλλων

Ένα από τα πιο σημαντικά πράγματα που πρέπει να αποφεύγετε κατά τη χρήση του Microsoft Excel είναι η επιλογή Συγχώνευση κελιών. Αυτή είναι σπάνια μια καλή ιδέα, και πιο συχνά από ό, τι όχι, χρησιμοποιείται μόνο για τη βελτίωση της αισθητικής. Με τη συγχώνευση των κελιών του πίνακα σας, θα έχετε μεγαλύτερη πιθανότητα να αντιμετωπίσετε προβλήματα με αναφορές και υπολογισμούς.

Ένας από τους μεγαλύτερους κινδύνους είναι εάν κάνετε αναφορά σε ένα συγχωνευμένο κελί. Κατά την αναφορά ενός συγχωνευμένου κελιού, όλα τα κελιά θα είναι μέρος των υπολογισμών σας, ενώ μόνο ένα από αυτά θα είναι στην πραγματικότητα σωστό.

Ένα άλλο πράγμα που πρέπει να αποφύγετε είναι η απόκρυψη πληροφοριών, όπως σειρών, στηλών και ακόμη και φύλλων εργασίας. Αυτό θα αυξήσει απλώς τις πιθανότητες άλλων χρηστών να χάσουν κάτι σημαντικό όταν εργάζονται με / στο υπολογιστικό φύλλο.

Αποθηκεύστε την αισθητική για το τέλος

Οι επιλογές στυλ του Excel είναι εκτεταμένες, επιτρέποντάς σας να προσαρμόσετε τις τιμές των κυττάρων στις προτιμήσεις σας με πολλούς τρόπους. Μπορείτε να επιλέξετε διαφορετικά σύνορα, χρώματα, θέματα και άλλες λειτουργίες.

Δεν υπάρχει τίποτα λάθος με το να θέλεις να έχεις ένα συγκεκριμένο σχεδιασμό του υπολογιστικού φύλλου σου, αλλά συνήθως, αυτό θα αφαιρέσει πληροφορίες για τον θεατή.

Εάν σκοπεύετε να σχεδιάσετε το υπολογιστικό φύλλο σας, δοκιμάστε να διατηρήσετε τη συνέπεια σε ολόκληρο το έγγραφο. Ένα συνεπές και απλό στυλ μορφοποίησης θα βοηθήσει τους αναγνώστες να κατανοήσουν το υπολογιστικό σας φύλλο πολύ πιο εύκολο!

Επιπλέον, είναι επίσης σημαντικό να δημιουργήσετε έναν μύθο και να ξεκαθαρίσετε τις πηγές σας με σαφήνεια. Μπορείτε να μάθετε πώς να δημιουργήσετε σωστά έναν θρύλο γραφήματος στο Excel στον επίσημο Microsoft δικτυακός τόπος.

Σχετιζομαι με: Πώς να προσθέσετε Sparklines στο Excel

Μάθετε πώς να κάνετε το έγγραφό σας Excel να φαίνεται επαγγελματικό

Η δημιουργία και η συντήρηση με συνέπεια καλών αρχείων του Excel δεν είναι τόσο δύσκολη αν γνωρίζετε τις βασικές συμβουλές και κόλπα. Δεν υπάρχει τίποτα λάθος με το να θέλετε να προσθέσετε στυλ στο έγγραφό σας στο Excel, αλλά προσπαθήστε να αφήσετε το στυλ / αισθητική για το τέλος.

Πρώτον, πρέπει να δημιουργήσετε ένα σαφές και συνοπτικό υπολογιστικό φύλλο, από την αρχή έως το τέλος. Μετά από αυτό, μπορείτε να προσθέσετε κάποια ρύθμιση στο έγγραφό σας στο Excel, αλλά προσπαθήστε να το διατηρήσετε απλό και συνεπές σε όλα τα φύλλα εργασίας!

Τρόπος εύρεσης και κατάργησης κυκλικών αναφορών στο Excel

Δείτε τι πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με τις κυκλικές αναφορές στο Microsoft Excel και τον τρόπο αντιμετώπισής τους όταν εμφανίζονται.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα