5 εφαρμογές εξοικονόμησης χρόνου για καλύτερες συναντήσεις τόσο online όσο και εκτός σύνδεσης

Οι εργαζόμενοι επαγγελματίες δεν μπορούν να ξεφύγουν από τις συνεδριάσεις. Είτε εικονικά είτε προσωπικά, μπορείτε να περάσετε τον χρόνο σας πιο αποτελεσματικά και παραγωγικά εάν χρησιμοποιείτε τα κατάλληλα εργαλεία για να οργανώσετε και να διαχειριστείτε συναντήσεις.

Οι αρχές του τρόπου διεξαγωγής μιας συνάντησης παραμένουν οι ίδιες είτε το κάνετε σε αίθουσα συνεδριάσεων είτε χρησιμοποιώντας το Zoom για διαδικτυακές συναντήσεις. Πρέπει να ορίσετε μια ατζέντα, να έχετε ένα σαφές σχέδιο δράσης, να έχετε μια ροή για αλληλεπιδράσεις ή ερωτήσεις και απαντήσεις και να αφιερώσετε λεπτά για παρακολούθηση. Αυτές οι δωρεάν εφαρμογές θα σας βοηθήσουν να τα κάνετε όλα αυτά, διαδικτυακά και εκτός σύνδεσης.

1. Υπερσυγκείμενο (Ιστός): Δωρεάν πρότυπα συναντήσεων και εκκινητές συνομιλίας

Εάν οι συναντήσεις σας βγαίνουν εκτός πίστας πολύ συχνά, χρειάζεστε Hypercontext. Είναι μια συντροφική εφαρμογή συσκέψεων για διαχειριστές που παρέχει δωρεάν πρότυπα και εκκινητές συνομιλιών τόσο για προσωπικές συναντήσεις όσο και για ομαδικές συναντήσεις. Ακολουθήστε το σενάριο και ποτέ δεν θα βγείτε εκτός τροχιάς ούτε θα χάσετε κάτι σημαντικό.

Αφού συνδεθείτε, συγχρονίστε το ημερολόγιό σας και δημιουργήστε έναν νέο χώρο εργασίας. Κάθε χώρος εργασίας έχει πολλά πρότυπα για προσωπικές συναντήσεις ή ομαδικές συναντήσεις, όπως εβδομαδιαίες και μηνιαίες κριτικές, απομακρυσμένες ατομικές ή συναντήσεις ομάδας, κριτικές επιδόσεων, check-in, συνεδριάσεις standup, scrum, διαχείριση έργου, τριμηνιαίος προγραμματισμός κ.ο.κ επί.

Σε κάθε πρότυπο, θα δείτε μια σειρά από ερωτήσεις ή θέματα ατζέντας με προγραμματισμένα χρονικά διαστήματα. Μη διστάσετε να τα επεξεργαστείτε όπως σας ταιριάζει. Ενώ η σύσκεψη είναι ενεργή, μπορείτε να προσθέσετε "Επόμενα βήματα" σε κάθε στοιχείο, δημιουργώντας μια λίστα υποχρεώσεων για εσάς. Μπορείτε επίσης να προσκαλέσετε συναδέλφους στον χώρο εργασίας για να συνεργαστούν σε αυτά τα στοιχεία δράσης. Είναι λίγο σαν να παίρνεις πρακτικά συνεδριάσεων.

Με τους λογαριασμούς Pro, λαμβάνετε επιπλέον δυνατότητες, όπως την παρακολούθηση των επόμενων βημάτων σας με την πάροδο του χρόνου, την προσθήκη στόχων, τον έλεγχο των προηγούμενων συναντήσεων κ.λπ. Όλα αυτά προσθέτουν αξία αν θέλετε να πληρώσετε για την υπηρεσία. Τούτου λεχθέντος, τα πρότυπα της δωρεάν έκδοσης είναι αρκετοί λόγοι για να χρησιμοποιήσετε το Hypercontext.

2. Διακόπτω (Ιστός): Δωρεάν εφαρμογή σημειώσεων σύσκεψης για εύκολη οργάνωση και κοινή χρήση

Ο καθορισμός μιας ατζέντας και στη συνέχεια η λήψη πρακτικών μιας συνάντησης είναι βασικά μέρη για τη διασφάλιση γόνιμων συναντήσεων. Διαφορετικά, θα βρείτε συχνά ανθρώπους που λένε ότι δεν θυμούνται πότε συζητήθηκε κάτι. Το Adjourn είναι μία από τις καλύτερες δωρεάν εφαρμογές για τη διατήρηση αρχείου των συναντήσεών σας.

Σε κάθε νέα συνάντηση, μπορείτε να δημιουργήσετε ξεχωριστές κάρτες για κάθε νότα. Για παράδειγμα, η Ατζέντα σας είναι μία κάρτα, ενώ άλλες μπορούν να είναι Ανατροφοδότηση, Επόμενα βήματα, Πρακτικά, Προτάσεις κ.ο.κ. Κάθε κάρτα είναι ένας απλός πλούσιος επεξεργαστής κειμένου που υποστηρίζει Markdown και πίνακες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις αρχές του καλύτερα πρότυπα λεπτών συνάντησης σε οποιοδήποτε από αυτά.

Σε έναν πίνακα στα δεξιά, θα βρείτε τους άλλους συμμετέχοντες σε αυτήν τη συνάντηση και θα τους προσκαλέσετε να δείτε ή να επεξεργαστείτε τον πίνακα Adjourn. Στα Στοιχεία δράσης, μπορείτε να ορίσετε λίστες υποχρεώσεων και να τις εκχωρήσετε σε άτομα και να προσθέσετε περιγραφές. Τέλος, ένας συνολικός πίνακας Λεπτομέρειες Agendum σας βοηθά να διατηρήσετε τη συνάντηση σε καλό δρόμο. Το Adjourn σάς επιτρέπει επίσης να ανεβάζετε αρχεία για πρόσβαση σε άλλους κατά τη διάρκεια της συνάντησης.

Μόλις ολοκληρωθεί η συνάντηση, μπορείτε να στείλετε τις σημειώσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλους τους συμμετέχοντες ή να τις κατεβάσετε ως αρχείο PDF. Η δωρεάν έκδοση του Adjourn περιορίζει τον αριθμό των φορών που μπορείτε να στείλετε ένα email, αλλά οι λήψεις PDF είναι για πάντα δωρεάν.

3. Αμπέλου (Web): Εύκολες ασύγχρονες συναντήσεις μέσω βιντεοκλήσεων

Μετά από ένα σημείο, αυτές οι καθημερινές και εβδομαδιαίες συναντήσεις αρχίζουν να μοιάζουν με αγγαρεία και όχι ως ανάγκη. Επιπλέον, εάν πρόκειται για μια απομακρυσμένη ομάδα, το να συγκεντρωθούν όλοι είναι επίσης ένα δύσκολο έργο. Μια αυξανόμενη τάση για χειριστεί την υπερφόρτωση της συνάντησης είναι αντ 'αυτού να επιλέξετε ασύγχρονες συναντήσεις, τις οποίες μπορείτε ακόμα να κάνετε μέσω βιντεοκλήσεων.

Σε περίπτωση που δεν το γνωρίζατε, μια ασύγχρονη συνάντηση λειτουργεί ακριβώς όπως μια κανονική συνάντηση, αλλά όχι ταυτόχρονα. Πρώτον, ο οικοδεσπότης της σύσκεψης ξεκινά τη συνάντηση και καθορίζει την ατζέντα, όλα καταγεγραμμένα σε βίντεο και το στέλνει στην ομάδα. Στη συνέχεια, ένας δεύτερος συμμετέχων είναι ελεύθερος να απαντήσει σε αυτό με το μήνυμα βίντεο κατά την επιλογή του. Στη συνέχεια, άλλοι συμμετέχοντες μπορούν να δουν αυτά τα μηνύματα και να απαντήσουν σύμφωνα με την καθορισμένη εντολή του οικοδεσπότη ή να απαντήσουν σε ένα ενδιάμεσο άτομο. Η ιδέα είναι να αφήσουμε τους ανθρώπους να δουλεύουν με τον δικό τους ρυθμό και να μην παρασύρονται σε συναντήσεις όλη την ώρα.

Αρκετές διαδικτυακές εφαρμογές επιτρέπουν εύκολες ασύγχρονες συναντήσεις μέσω βιντεοκλήσεων. Το Grapevine είναι ένα από τα πιο απλά που έχουμε δει, επιτρέποντάς σας να καταγράφετε μηνύματα 15 λεπτών μέσω της κάμερας web ή μιας εγγραφής οθόνης. Μπορείτε επίσης να αφήσετε σχόλια και να προσθέσετε αρχεία στην ανάρτηση οποιουδήποτε. Όλα τα μηνύματα εμφανίζονται σε ένα απλό χρονολογικό χρονοδιάγραμμα. Η δωρεάν έκδοση επιτρέπει έως και πέντε χρήστες και μπορείτε να κάνετε αναβάθμιση για μεγαλύτερες ομάδες.

4. Είδος λέμβου (Ιστός): Καλύτερη διαχείριση Q & As και αλληλεπιδράσεων ζωντανού κοινού

Κατασκευασμένο από πρώην υπάλληλους της Google, η Dory είναι μια εντελώς δωρεάν εφαρμογή ιστού (χωρίς διαφημίσεις, χωρίς κρυφά έξοδα) για τη διαχείριση των περιόδων ερωτήσεων και απαντήσεων και των ζωντανών αλληλεπιδράσεων κοινού, τόσο στο διαδίκτυο όσο και εκτός σύνδεσης. Θα μπορούσατε επίσης να το χρησιμοποιήσετε για εικονικές συναντήσεις σε όλη την εταιρεία ως χώρο για τους ακροατές να κάνουν τις ερωτήσεις τους.

Η εφαρμογή διαθέτει μια απλή διεπαφή για τη δημιουργία μιας νέας εκδήλωσης και την πρόσκληση συνεργατών που έχουν τα ίδια δικαιώματα επεξεργασίας με εσάς. Οι εκδηλώσεις μπορούν να είναι δημόσιες ή ιδιωτικές μόνο για όσους έχουν σύνδεσμο. Στον κύριο πίνακα, οι συμμετέχοντες μπορούν στη συνέχεια να κάνουν ερωτήσεις, τις οποίες ένας συντονιστής μπορεί να κατατάξει για να απαντήσουν οι ομιλητές. Οι ερωτήσεις μπορούν να καρφιτσωθούν, να αρχειοθετηθούν και να υπερψηφιστούν για μεγαλύτερη προβολή.

Το Dory περιλαμβάνει επίσης ένα εύχρηστο πάνελ Notes, το οποίο έχει δύο μέρη. Το ένα είναι ένας κοινόχρηστος χώρος σημειώσεων όπου όλοι οι διοργανωτές ή οι συντάκτες μπορούν να προσθέσουν σημειώσεις που μπορούν να δουν όλοι. Το άλλο είναι ένα ιδιωτικό σημειωματάριο, επεξεργάσιμο και ορατό μόνο σε εσάς. Είναι ένα έξυπνο πρόσθετο για να κρατάτε λεπτά, να προσθέτετε και να μοιράζεστε σκέψεις και ακόμη και να δίνετε οδηγίες αν χρειαστεί.

5. Γόμα (Ιστός): Πίνακας, Πίνακας γραφής και Πρότυπα συνεδριάσεων έτοιμα

Στις φυσικές συναντήσεις, έχετε συχνά μια αίθουσα συνεδριάσεων με έναν κοινό πίνακα και ένα μαξιλάρι γραφής για κάθε άτομο. Το Eraser το φέρνει στον εικονικό κόσμο, δίνοντάς σας ένα σημειωματάριο δύο παραθύρων και ένα δωρεάν ψηφιακός πίνακας.

Και τα δύο εργαλεία είναι αρκετά εύκολα στη χρήση και μπορείτε να μοιραστείτε τον σύνδεσμο με άλλους στο διαδίκτυο για να ξεκινήσετε. Το σημειωματάριο υποστηρίζει το Markdown για μορφοποίηση, ενώ ο πίνακας συνοδεύεται από κοινά εργαλεία σχεδίασης για σχήματα, κείμενο και διαγράμματα. Το Eraser περιλαμβάνει επίσης συνομιλία ήχου εάν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια εφαρμογή βιντεοκλήσεων τρίτου μέρους μαζί της.

Το ενδιαφέρον μέρος είναι τα προφορτωμένα πρότυπα. Η Eraser θα βγάλει γρήγορα έναν ολόκληρο πίνακα Agile Sprint, ένα διάγραμμα ροής, ένα διάγραμμα κολύμβησης ή μια συνεδρίαση stand-up για να συμπληρώσετε τις τιμές σύμφωνα με τη συνάντησή σας. Λειτουργεί τέλεια και θα σας κάνει πιο αποτελεσματικούς.

Μην το παλεύεις συνέχεια

Αυτά τα εργαλεία και οι εφαρμογές θα κάνουν πολλές από τις συναντήσεις σας πιο αποτελεσματικές, αλλά όχι όλες. Και δεν πειράζει. Μην προσπαθείτε να μεγιστοποιήσετε την παραγωγικότητα και την αποδοτικότητα σε κάθε συνάντηση, μερικές φορές θα είναι βαρετά και φαίνονται σαν χάσιμο χρόνου. Ακόμα κι αν κάνετε τα μισά από αυτά πιο αποτελεσματικά, θα βρείτε μια μεγάλη αλλαγή. Και για το άλλο μισό, διασκεδάστε παίζοντας Συνάντηση κόλασης Bingo.

6 εύκολοι τρόποι για να κάνετε τις συναντήσεις σας πιο παραγωγικές

Αν θέλετε να μάθετε πώς να διεξάγετε μια επιτυχημένη συνάντηση ομάδας, δείτε αυτές τις 6 βασικές συμβουλές που πρέπει να ακολουθήσετε.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα