3 Συμβουλές για την αντιμετώπιση της υπερφόρτωσης email στο Gmail [Show & Tell]

Διαφήμιση

Οι περισσότεροι από εμάς υποφέρουν από υπερφόρτωση πληροφοριών. Το να είσαι συγκλονισμένο με ιδιωτικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να μην είναι ένα μεγάλο ζήτημα και να αγνοεί το ήμισυ των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι πραγματικά αποδεκτό σε κάποιο βαθμό. Σε μια επαγγελματική ζωή, όμως, όχι μόνο αναμένετε να βρείτε τρόπους για να αντιμετωπίσετε όλες τις εισερχόμενες τα κανάλια, πρέπει επίσης να επεξεργαστείτε τις πληροφορίες, δηλαδή να προωθήσετε, να απαντήσετε, να συζητήσετε, να παρακολουθήσετε και ακολουθω.

Στο MakeUseOf γράψαμε πολλά άρθρα σχετικά με διαφορετικούς τρόπους χρήσης του Google Mail και πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτό. Αλλά ποια χαρακτηριστικά και τεχνικές κάνουν οι άνθρωποι που λαμβάνουν εκατοντάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την εβδομάδα πραγματικά χρησιμοποιούν; Πώς παρακολουθούμε δεκάδες καθήκοντα και παραμένουμε στην κορυφή της καθημερινής πλημμύρας; Παρόλο που δεν μπορώ να μιλήσω για τους συναδέλφους μου, μπορώ σίγουρα να μιλήσω μόνος μου. Χρησιμοποιώ το Google Mail για να διαχειρίζομαι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα περισσότερα από τα καθήκοντά μου και με αυτό το άρθρο θα ήθελα να μοιραστώ μαζί σας τα «μαγικά κόλπα» μου.

Φιλτράρισμα εισερχόμενων μηνυμάτων

Για μένα, ένα σημαντικό βήμα για την αντιμετώπιση των πλημμυρών ήταν η δημιουργία φίλτρων για την εισερχόμενη αλληλογραφία. Αν λάβετε περισσότερα από τρία ή τέσσερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την ημέρα και εάν λαμβάνετε επανειλημμένα συγκεκριμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως ειδοποιήσεις, ενημερωτικά δελτία ή υπενθυμίσεις, θα σας συνιστούσα να δημιουργήσετε φίλτρα.

Έχω δημιουργήσει πάνω από 20 φίλτρα, τα οποία ταξινομούν την αλληλογραφία κάτω από 15 ετικέτες κλειδιών (παρόμοια με φακέλους), για παράδειγμα για να φροντίζουν σχόλια ειδοποιήσεις σχετικά με τις απαντήσεις MakeUseOf, συμπεριλαμβανομένων νέων και δημοσιευμένων ερωτήσεων ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με την Κυριακή του Sound.

Λαμβάνω πολλή αλληλογραφία που δεν χρειάζεται να διαβάσω, τουλάχιστον όχι στα εισερχόμενά μου, για παράδειγμα νέες ερωτήσεις που υποβάλλονται στις Απαντήσεις MakeUseOf. Παρόλα αυτά, μου αρέσει να έχω ένα αντίγραφο στα εισερχόμενά μου, για παράδειγμα να στείλω μια ερώτηση σε έναν συνάδελφό μου ή να απαντήσω σε αυτό μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ωστόσο, δεδομένου ότι δεν χρειάζεται να διαβάσω αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έχω δημιουργήσει ένα φίλτρο για να τα ταξινομήσετε και να τα σημειώσετε ως αναγνωσμένα.

Έτσι, κάθε φορά που βλέπω έναν τολμηρό αριθμό pop up δίπλα σε μία από τις ετικέτες μου, ξέρω ότι υπάρχει ταχυδρομείο που πραγματικά πρέπει να διαβάσω. Ανάλογα με το τι είναι η ετικέτα, το διάβασα αμέσως (π.χ. Εισερχόμενα) ή χώρισα ένα κομμάτι χρόνου για να διαβάσω συλλογικά όλα τα μηνύματα της συγκεκριμένης κατηγορίας (π.χ. ειδοποιήσεις σχολίων).

Εάν θέλετε να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη ρύθμιση φίλτρων στο Google Mail, συνιστώ το άρθρο 3 μεγάλα παραδείγματα χρήσης φίλτρων Gmail για παραγωγικότητα 3 μεγάλα παραδείγματα χρήσης φίλτρων Gmail για παραγωγικότητα Διαβάστε περισσότερα . Περιέχει μερικές εξαιρετικές συμβουλές για τη δημιουργία λιστών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τη διαχείριση υπενθυμίσεων ή το φιλτράρισμα συμβάντων ημερολογίου Google.

Προτεραιότητα

Έτσι, έχετε ρυθμίσει φίλτρα για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε τακτικά, αλλά τα εισερχόμενά σας εξακολουθούν να τείνουν να είναι γεμάτα λιγότερο σημαντικά πράγματα; Το Google Mail διαθέτει μια λύση γι 'αυτό και ονομάζεται Εισερχόμενα προτεραιότητας. Είναι εύκολο να το ρυθμίσετε κάτω από> Ρυθμίσεις > Inbox. Κατά προεπιλογή, θα εμφανίζονται οι ακόλουθες ετικέτες πάνω από τα εισερχόμενά σας: Σημαντικό και Μη αναγνωσμένο μήνυμα, Δημοσίευση αλληλογραφίας με αστέρι και Όλα τα άλλα στα εισερχόμενά σας. Μπορείτε να το προσαρμόσετε για να συμπεριλάβετε μια άλλη σημαντική ετικέτα ή να αλλάξετε ή να καταργήσετε ένα από τα προαναφερθέντα.

Για λεπτομερή εισαγωγή στα Εισερχόμενα προτεραιότητας, ανατρέξτε στο άρθρο Τα Εισερχόμενα προτεραιότητας του Gmail λύνουν το πρόβλημα του Bacn Τα Εισερχόμενα προτεραιότητας του Gmail λύνουν το πρόβλημα του Bacn Διαβάστε περισσότερα .

Παρακολουθήστε

Μπορείτε να παρακολουθείτε τα διαφορετικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με αυτόματη ή χειροκίνητη επισήμανση. Εάν πρέπει να επισημάνετε χειροκίνητα δεκάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε μέρα, ωστόσο, η επισήμανση μπορεί να είναι αρκετά κουραστική, διότι απαιτεί πολλά κλικ του ποντικιού και κάποιο συντονισμό. Αυτό που λειτουργεί πολύ καλύτερα για μένα είναι το πρωτότυπο με ηλεκτρονικά ταχυδρομεία.

Ένα από τα κύρια συντακτικά καθήκοντά μου είναι η παρακολούθηση των σχολίων. Αυτό περιλαμβάνει οποιαδήποτε σχόλια στο MakeUseOf που πρέπει να αντιμετωπιστούν, αξιοσημείωτα σχόλια γενικά, καλύτερα σχόλια από το προσωπικό, τα καλύτερα σχόλια για το διαγωνισμό Best Answer of the Week (MakeUseOf Answers) και κερδίζοντας σχόλια του διαγωνισμού. Έχω συνήθως μεταξύ 50 και 100 σχόλια που σημειώνονται ανά πάσα στιγμή και χρησιμοποιώ πέντε διαφορετικές ετικέτες για να διαφέρουν μεταξύ τους. Μπορώ να έχω πρόσβαση σε όλα τα σημειωμένα μηνύματα μέσω της ετικέτας Starred, η οποία μου επιτρέπει να τα αντιμετωπίζω γρήγορα και όλα αυτά, και αυτή η ετικέτα τείνει να είναι πολύ πολύχρωμη.

Για τις προθεσμίες ή τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλω να ακολουθήσω, μετατρέπω τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εργασίες, όπως περιγράφεται σε αυτό το μεγάλο άρθρο: 4 απλά βήματα για την επίτευξη και διατήρηση μητρώου εισερχομένων στο Gmail 4 απλά βήματα για την επίτευξη και τη διατήρηση του εισερχομένου μηδέν στο Gmail Διαβάστε περισσότερα

Ολα τα μικρά πράγματα

Έχω δημιουργήσει μια σειρά μικρών ρυθμίσεων, που διευκολύνουν την αντιμετώπιση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είναι αυτονόητο ότι χρησιμοποιώ την προβολή συνομιλιών με σπείρωμα. Οι περισσότερες άλλες μικρές ρυθμίσεις παρέχονται μέσω των λειτουργιών του Google Labs και στη συνέχεια είναι μια λίστα των αγαπημένων μου.

• Αυτόματη προώθηση…
  για να εμφανιστεί αυτόματα η επόμενη συζήτηση μετά την επεξεργασία του προηγούμενου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Προεπιλογή 'Απάντηση σε όλους'…
  επειδή το μεγαλύτερο μέρος του εξερχόμενου ταχυδρομείου προορίζεται για περισσότερους από έναν παραλήπτες.
• Προβολή εισερχομένων…
  γιατί δεν μπορώ να περιμένω να δω τι μου περιμένει ενώ φορτώνει GMail.
• Μετακίνηση στήλης εικονιδίων…
  καθώς θεωρώ ότι είναι ευκολότερο να τα σαρώσετε όταν βρίσκονται στην αριστερή πλευρά.
• Αποστολή & αρχειοθέτηση…
  για να αποθηκεύσετε ένα κλικ και να κατεβάσετε αυτό το φάκελο εισερχομένων πιο γρήγορα.

συμπέρασμα

Αν περιμένετε ακόμα ένα μαγικό τέχνασμα, φοβάμαι ότι πρέπει να σας απογοητεύσω. Δεν υπάρχει καμία μαγεία που να εμπλέκεται στην κορυφή των πραγμάτων! Απλώς παίρνει μερικές απλές στρατηγικές και πολύ πειθαρχία.

Αν ήσασταν σοβαρά ελπίζοντας για ένα τακτοποιημένο τέχνασμα, δοκιμάστε αυτό 1 Awesome tip για το Gmail που δεν ξέρετε. 1 Awesome tip για το Gmail που δεν ξέρετε. Σοβαρά. Διαβάστε περισσότερα

Και πολλές ακόμα καλύτερες συμβουλές μπορούν να βρεθούν εδώ:

• Πώς να μετατρέψετε τα εισερχόμενα του Gmail σας σε μια Λίστα ανάγνωσης ανάγνωσης Πώς να μετατρέψετε τα εισερχόμενα του Gmail σας σε μια λίστα αναγκών ανάγνωσηςΑν είστε συχνά στο Gmail, πιθανότατα γνωρίζετε πόσες πράξεις μπορείτε πραγματικά να κάνετε με αυτό (εκτός από τις αναγνώσεις και την αποστολή αλληλογραφίας). Έχουμε ήδη μοιραστεί κάποιες συμβουλές για το πώς ... Διαβάστε περισσότερα
• Πώς να αναζητήσετε ηλεκτρονικά μηνύματα στο Gmail αποτελεσματικά Πώς να αναζητήσετε ηλεκτρονικά μηνύματα στο Gmail αποτελεσματικά Διαβάστε περισσότερα
• 4 τρόποι για να ορίσετε το Gmail ως προεπιλεγμένο email στο πρόγραμμα περιήγησης 4 τρόποι για να ορίσετε το Gmail ως προεπιλεγμένο email στο πρόγραμμα περιήγησηςΚαθώς οι χρήστες μετακινούν αργά δεδομένα αργά στο The Cloud, ο λογαριασμός webmail έχει γίνει δεδομένος, με το Google Mail να είναι η κορυφαία επιλογή. Δεν εντυπωσιάζεται από αυτές τις εξελίξεις, τα Windows εξακολουθούν να συνδέουν τις υπερ-συνδέσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (a.k.a ... Διαβάστε περισσότερα
• 3 πράγματα που οι χρήστες του Gmail Pro έχουν εγκαταστήσει στους λογαριασμούς τους 3 πράγματα που οι χρήστες του Gmail Pro έχουν εγκαταστήσει στους λογαριασμούς τους Διαβάστε περισσότερα

Πόσα μηνύματα λαμβάνετε ανά ημέρα και πώς τα αντιμετωπίζετε; Έχετε κάποια συμβουλές και κόλπα GMail που δεν κάλυψα; Ή μήπως υπάρχει λόγος για τον οποίο χρησιμοποιείτε διαφορετικό πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;