Τρόπος ορθογραφίας και γραμματικής ελέγχου στο Microsoft Word

Διαφήμιση

Το Microsoft Word διαθέτει ενσωματωμένο ορθογραφικό έλεγχο και γραμματική. Προσφέρει επίσης ισχυρή υποστήριξη για λεξικά.

Δεδομένου ότι τώρα παράγουμε τόσο μεγάλο περιεχόμενο σε ψηφιακή μορφή, τα εργαλεία είναι χρήσιμα. Είστε πολύ περισσότερα είναι πιθανό να κάνουν ορθογραφικά λάθη 5 Έξυπνα εργαλεία γραφής για τη διόρθωση σημαντικών εγγράφωνΗ καλή γραφή συνοδεύεται από οποιαδήποτε δουλειά. Πρέπει να κάνετε μια εντύπωση με κάθε email και όλα τα έγγραφα που στέλνετε. Δεν χρειάζεται να είστε εξαιρετικός συγγραφέας καθώς αυτά τα εργαλεία σας βοηθούν. Διαβάστε περισσότερα όταν χρησιμοποιείτε πληκτρολόγιο και όχι στυλό.

Τα εργαλεία λειτουργούν αυτόματα τις περισσότερες φορές, αλλά υπάρχουν πολλοί τρόποι για να τα προσαρμόσετε. Για παράδειγμα, μπορείτε χρησιμοποιήστε την Αυτόματη Διόρθωση για να επιταχύνετε την πληκτρολόγηση Πώς να ενεργοποιήσετε την αυτόματη διόρθωση παντού στα WindowsΜας αρέσει η αυτόματη διόρθωση στα τηλέφωνά μας, αλλά τι γίνεται αν θα μπορούσατε να το πάρετε σε Windows; Διαβάστε περισσότερα

. Και τα μενού λεξικών είναι γεμάτα με έξυπνες λειτουργίες και κρυφές επιλογές.

Σε αυτό το άρθρο, θα εξηγήσουμε πώς να χρησιμοποιήσετε τους ορθογραφικούς και γραμματικούς ελέγχους και, στη συνέχεια, ρίξτε μια πιο λεπτομερή ματιά στη λειτουργία λεξικού.

Πώς να κάνετε ορθογραφικό και γραμματικό έλεγχο

Το Microsoft Word προσφέρει διάφορους τρόπους για να ελέγξετε την ορθογραφία και τη γραμματική στο έγγραφό σας. Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά

In-line ορθογραφικός έλεγχος

Από προεπιλογή, το Word θα χρησιμοποιεί τον ορθογραφικό ορθογραφικό έλεγχο. Οι λέξεις που εσφαλμένα θα εμφανίζονται με κόκκινη γραμμή κάτω από αυτές. Για να διορθώσετε το σφάλμα, κάντε δεξί κλικ στη λέξη και επιλέξτε τη λέξη που θέλετε να πληκτρολογήσετε από το αναδυόμενο μενού.

Φυσικά, Το Word δεν γνωρίζει κάθε λέξη που υπάρχει Πώς να σταματήσετε το Microsoft Word που υπογραμμίζει τις σωστές λέξεις ως σφάλματαΤο Microsoft Word τείνει να υπογραμμίζει λέξεις που δεν είναι καν λάθη. Δείτε πώς μπορείτε να το εμποδίσετε να συμβεί. Διαβάστε περισσότερα - ειδικά ονόματα πραγμάτων.

Για να αγνοήσει το Word μια "ορθογραφία" που είναι σωστή, κάντε κλικ στο Παράβλεψη όλων. Εάν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε τη λέξη πολύ, κάντε κλικ στο Προσθήκη στο λεξικό και το Word θα θυμάται τη λέξη στο μέλλον.

Έλεγχος γραμματικής εν σειρά

Ο έλεγχος γραμματικής λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο, αλλά τα σφάλματα γραμματικής θα επισημαίνονται με μπλε γραμμή. Για να διαχειριστείτε τις ρυθμίσεις για τον ορθογραφικό και γραμματικό έλεγχο, μεταβείτε στο Αρχείο> Επιλογές> Διόρθωση.

Χειροκίνητος έλεγχος ορθογραφίας και γραμματικής

Για να ελέγξετε ένα ολόκληρο έγγραφο, κάντε κλικ στο Ανασκόπηση και μετά πατήστε το Ορθογραφία και γραμματική κουμπί. Εναλλακτικά, μπορείτε απλά πατήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου 60 βασικές συντομεύσεις πληκτρολογίου του Microsoft Office για Word, Excel και PowerPointΕκατοντάδες συντομεύσεις πληκτρολογίου είναι διαθέσιμες στο Office, αλλά αυτές είναι οι πιο σημαντικές που πρέπει να γνωρίζετε γιατί θα σας εξοικονομήσουν πολύ χρόνο. Διαβάστε περισσότερα ΣΤ7.

Το Word θα ξεπεράσει τα λάθη σας ξεχωριστά και θα σας επιτρέψει να τα διορθώσετε. Η χρήση αυτής της προσέγγισης είναι πολύ πιο γρήγορη από την εύρεση κάθε σφάλματος στην οθόνη με μη αυτόματο τρόπο, επομένως θα πρέπει να αναπτυχθεί όταν εργάζεστε σε μεγαλύτερα έγγραφα.

Για να "αποσυμπιέσετε" λέξεις που έχετε αγνοήσει στο τρέχον έγγραφο, κάνοντας έτσι το Word να τις επισημάνει ξανά ως ορθογραφικά λάθη, μεταβείτε στο Αρχείο> Επιλογές> Διόρθωση και κάντε κλικ στο Ελέγξτε ξανά το έγγραφο.

Αλλάξτε τη γλώσσα σας

Ίσως θέλετε να εκτελέσετε ορθογραφικούς και γραμματικούς ελέγχους σε διαφορετική γλώσσα. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο Ανασκόπηση καρτέλα, επιλέξτε το Γλώσσα κουμπί και κάντε κλικ στο Ορισμός γλώσσας δοκιμής.

Οι γλώσσες που έχετε εγκαταστήσει θα έχουν ένα μικρό εικονίδιο στα αριστερά των ονομάτων τους, υποδεικνύοντας ότι μπορείτε να μεταβείτε σε αυτές αμέσως.

Μπορείτε επίσης να ορίσετε μια γλώσσα ως προεπιλεγμένη γλώσσα για μελλοντικά έγγραφα από εδώ.

Απενεργοποιήστε τον ορθογραφικό έλεγχο

Ίσως θελήσετε να απενεργοποιήσετε πλήρως τον ορθογραφικό έλεγχο όταν επεξεργάζεστε έγγραφα που περιέχουν πολλές λέξεις που δεν κατανοεί η εφαρμογή.

Για να απενεργοποιήσετε τον ορθογραφικό έλεγχο, κάντε κλικ στο Αρχείο> Επιλογές> Διόρθωση. Μετακινηθείτε προς τα κάτω στο Κατά τη διόρθωση της ορθογραφίας και της γραμματικής στο Word ενότητα και αποεπιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα Ελεγχοςορθογραφία καθώς πληκτρολογείτε.

Θα αποτρέψει την εμφάνιση ενοχλητικών κόκκινων και μπλε γραμμών σε όλα τα έγγραφά σας ενώ εργάζεστε. Αντ 'αυτού, το Word θα ελέγχει την ορθογραφία μόνο όταν κάνετε κλικ στο Ορθογραφία και γραμματική κουμπί.

Εναλλακτικά, μπορείτε να απενεργοποιήσετε πλήρως τον ορθογραφικό έλεγχο ή / και τον γραμματικό έλεγχο για το έγγραφο στο οποίο εργάζεστε. Επιστρέψτε στο Αρχείο> Επιλογές> Διόρθωση, μετακινηθείτε προς τα κάτω στο κάτω μέρος του παραθύρου και σημειώστε τα πλαίσια ελέγχου δίπλα Απόκρυψη ορθογραφικών σφαλμάτων μόνο σε αυτό το έγγραφο και Απόκρυψη σφαλμάτων γραμματικής σε αυτό το έγγραφο μόνο όπως απαιτείται.

Τέλος, μπορείτε να ελέγχετε τον ορθογραφικό έλεγχο ανά παράγραφο. Επιλέξτε κάποιο κείμενο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Ορισμός γλώσσας δοκιμής κουμπί κάτω Κριτική> Γλώσσα. Χρησιμοποιήστε τις επιλογές στο πλαίσιο διαλόγου για να απενεργοποιήσετε τον ορθογραφικό έλεγχο για το επιλεγμένο κείμενο.

Αυτόματη διόρθωση

Η δυνατότητα Αυτόματης Διόρθωσης μπορεί να αντικαταστήσει αυτόματα λέξεις που πληκτρολογείτε με σωστά ορθογραφημένες λέξεις. Είναι ενεργοποιημένο από προεπιλογή, αντικαθιστώντας κοινά ορθογραφικά λάθη όπως το "realyl" με το "πραγματικά". Μπορείτε να απενεργοποιήσετε την Αυτόματη Διόρθωση ή να διαχειριστείτε τη λίστα των αυτόματα διορθωμένων λέξεων και να προσθέσετε τις δικές σας.

Αυτό σας επιτρέπει επίσης να επιταχύνετε την πληκτρολόγηση - για παράδειγμα, αν θέλετε συχνά πληκτρολογείτε μια πρόταση όπως "Γεια, το όνομά μου είναι ο Μπομπ Σμιθ", θα μπορούσατε να δημιουργήσετε έναν κανόνα Αυτόματης Διόρθωσης που επεκτείνει το "hmbs" σε "Γεια σας, το όνομά μου είναι ο Μπομπ Σμιθ" όταν το πληκτρολογείτε. Αυτό είναι γνωστό ως επέκταση κειμένου Τι είναι η επέκταση κειμένου και πώς μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο;Εάν μπορούσατε να σώσετε τον εαυτό σας ακόμη και ένα μικρό μέρος του χρόνου που περνάτε πληκτρολογώντας, θα μπορούσατε να εξοικονομήσετε ώρες του χρόνου σας κάθε εβδομάδα. Αυτό ακριβώς είναι για την επέκταση κειμένου. Διαβάστε περισσότερα .

Για να διαχειριστείτε την Αυτόματη Διόρθωση, κάντε κλικ στο Αρχείο> Επιλογές> Διόρθωση> Επιλογές αυτόματης διόρθωσης.

PowerPoint, Excel και άλλες εφαρμογές του Office

Το PowerPoint χρησιμοποιεί επίσης in-line ορθογραφικό έλεγχο και όλα λειτουργούν σχεδόν το ίδιο. Ωστόσο, το Microsoft Excel - το οποίο χρησιμοποιείται συχνά για άλλους τύπους δεδομένων - δεν θα σας ενημερώσει αυτόματα για σφάλματα.

Στο Excel, θα πρέπει να εκτελέσετε ένα μη αυτόματο ξόρκι μεταβαίνοντας στο Κριτική> Ορθογραφία στην κορδέλα.

Γίνοντας Χρήστης Λεξικού

Μέχρι στιγμής, εξετάσαμε μόνο πώς να προσθέσουμε λέξεις σε ένα προσαρμοσμένο λεξικό (ανατρέξτε στην ενότητα "Εντός γραμμής ορθογραφικός έλεγχος" εάν δεν είστε σίγουροι). Αλλά το λεξικό είναι πολύ πιο χρήσιμο από το να είναι απλώς ένας κατάλογος ασυνήθιστων ορθογραφιών.

Εάν γίνετε χρήστης του λεξικού, μπορεί να μεταφέρει το εργαλείο ορθογραφικού ελέγχου σε ένα εντελώς νέο επίπεδο. Και δεν το κάνεις ακόμη και πρέπει να χρησιμοποιήσετε την Cortana.

Ας δούμε μερικές από τις πιο συναρπαστικές δυνατότητες του λεξικού.

Κατάργηση λέξεων από το προσαρμοσμένο λεξικό σας

Είναι λογικό να περνάτε λίγο χρόνο για να καθαρίζετε το προσαρμοσμένο λεξικό σας περιστασιακά. Ίσως έχετε προσθέσει κατά λάθος μερικές λέξεις ή υπάρχουν πολλές προσαρμοσμένες λέξεις που σχετίζονται με ένα συγκεκριμένο έργο που δεν χρειάζεστε πλέον.

Για να καταργήσετε λέξεις από το προσαρμοσμένο λεξικό σας, μεταβείτε στη διεύθυνση Αρχείο> Επιλογές> Διόρθωση και κάντε κλικ στο Προσαρμοσμένα λεξικά στο Κατά τη διόρθωση της ορθογραφίας στα προγράμματα του Microsoft Office Ενότητα.

Επισημάνετε το λεξικό από το οποίο θέλετε να καταργήσετε μια λέξη και κάντε κλικ στο Επεξεργασία. Στη συνέχεια, επιλέξτε Επεξεργασία λέξης, επισημάνετε τη λέξη που θέλετε να διαγράψετε και κάντε κλικ στο Διαγράφω. Για να διαγράψετε εντελώς ένα λεξικό, κάντε κλικ στο Διαγραφή όλων.

Δύο προσαρμοσμένα λεξικά

Όταν πλοηγείστε στο Αρχείο> Επιλογές> Δοκιμές> Προσαρμοσμένα λεξικά, θα δείτε δύο προσαρμοσμένα λεξικά: CUSTOM.dic και RoamingCustom.dic.

Το τελευταίο αποθηκεύει λέξεις στο σύννεφο, πράγμα που σημαίνει ότι το λεξικό σας είναι διαθέσιμο σε άλλους υπολογιστές στους οποίους συνδέεστε. Οι λέξεις στο CUSTOM.dic είναι διαθέσιμες μόνο στον τοπικό υπολογιστή σας.

Προσθήκη νέων λεξικών

Σε γενικές γραμμές, υπάρχουν δύο λόγοι για τους οποίους θέλετε να προσθέσετε ένα νέο προσαρμοσμένο λεξικό. Ίσως είτε θέλετε να γράψετε σε διαφορετική γλώσσα, είτε πρέπει να προσθέσετε μια μεγάλη λίστα εξειδικευμένων λέξεων (όπως ιατρική ορολογία).

Εάν θέλετε απλώς να προσθέσετε λεξικά για άλλες γλώσσες, μεταβείτε στη διεύθυνση Αρχείο> Επιλογές> Γλώσσα. Στο Προσθέστε επιπλέον γλώσσες επεξεργασίας αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε την επιθυμητή διάλεκτο σας. Όταν η γλώσσα εμφανίζεται στο παραπάνω πλαίσιο, κάντε κλικ στο Μη εγκατεστημενο για λήψη των σχετικών αρχείων.

Για να προσθέσετε ένα λεξικό τρίτου μέρους, μεταβείτε στο Αρχείο> Επιλογές> Δοκιμές> Προσαρμοσμένα λεξικά και κάντε κλικ στο Προσθήκη. Στο νέο παράθυρο, τοποθετήστε το Word στο αρχείο DIC που θέλετε να προσθέσετε.

Για να διαγράψετε ένα λεξικό, επισημάνετε το όνομά του και κάντε κλικ στο Αφαιρώ.

Παράβλεψη προσαρμοσμένων λεξικών

Εάν έχετε εγκαταστήσει πολλά προσαρμοσμένα λεξικά, ενδέχεται να υπάρχουν στιγμές που θέλετε να τα αγνοήσει ο ορθογραφικός έλεγχος.

Είναι εύκολο να αναγκάσετε το Word να αγνοήσει τα προσαρμοσμένα λεξικά σας και να χρησιμοποιήσετε μόνο το κύριο λεξικό για διορθώσεις. Παω σε Αρχείο> Επιλογές> Διόρθωση και σημειώστε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα Πρόταση μόνο από το κύριο λεξικό.

Εξαίρεση λέξεων από το λεξικό

Ένα από τα μεγαλύτερα μειονεκτήματα των ορθογραφικών ελέγχων είναι η συχνή αδυναμία τους να εντοπίσουν τυπογραφικά λάθη εάν η νέα λέξη εξακολουθεί να υπάρχει στο λεξικό.

Για παράδειγμα, πόσες φορές πληκτρολογείτε τυχαία "τελευταία" αντί "αργότερα" ή "μήνυση" αντί "χρήση"; Το Word δεν θα σας τραβήξει την προσοχή στο σφάλμα, επειδή το "τελευταίο" και το "μήνυση" είναι και οι δύο πραγματικές λέξεις.

Εάν διαπιστώσετε ότι κάνετε τα ίδια σφάλματα με κανονικότητα, μπορείτε να εξαιρέσετε τις λανθασμένες λέξεις από το λεξικό. Αναγκάζει το Word να τα επισημαίνει πάντα ως λανθασμένα.

Για να εξαιρέσετε μια λέξη, μεταβείτε στο C: \ Users \ [όνομα χρήστη] \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ UProof. Ο φάκελος περιέχει μια λίστα εξαίρεσης για κάθε λεξικό που έχετε εγκαταστήσει.

Βρείτε το αρχείο που αντιστοιχεί στο λεξικό από το οποίο θέλετε να εξαιρέσετε τη λέξη. Κάντε δεξί κλικ στο αρχείο και μεταβείτε στο Ανοίξτε με> Σημειωματάριο.

Στο αρχείο σημειωματάριου, πληκτρολογήστε τις λέξεις που θέλετε να εξαιρέσετε. Βάλτε κάθε λέξη σε μια νέα γραμμή και βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει τυχόν σημάδια απόστροφων ή άλλα σημεία στίξης. Όταν είστε έτοιμοι, μεταβείτε στο Αρχείο> Αποθήκευση.

Μοιραστείτε τις συμβουλές ορθογραφικού ελέγχου και λεξικού

Σε αυτό το άρθρο, εξηγήσαμε τις πιο σημαντικές δυνατότητες του ορθογραφικού ελέγχου του Microsoft Word και, στη συνέχεια, σας παρουσιάσαμε μερικούς από τους καλύτερους τρόπους για να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία λεξικού της εφαρμογής.

Θυμηθείτε, δεν πρέπει να βλέπετε τον ορθογραφικό έλεγχο και το λεξικό μεμονωμένα. είναι και τα δύο βασικά μέρη των δυνατοτήτων διόρθωσης του Word. Το ένα δεν θα λειτουργήσει αποτελεσματικά χωρίς το άλλο.

Τώρα τελείωσε. Θέλουμε να μοιραστείτε τις αγαπημένες σας συμβουλές σχετικά με τον ορθογραφικό έλεγχο και τα λεξικά. Ξέρετε για κανένα κρυμμένα χαρακτηριστικά 10 Περισσότερες κρυφές ή παραβλεφμένες δυνατότητες του Microsoft Word για ευκολότερη ζωήΠόσο καλά γνωρίζετε πραγματικά το Microsoft Word; Ακούσατε τον Ερευνητή, το έξυπνο γράφημα και διαβάζετε πολύ; Ή έχετε προσαρμόσει τη γραμμή κορδέλας και κατάστασης; Οχι? Συνέχισε να διαβάζεις! Διαβάστε περισσότερα ?

Αρχικά γράφτηκε από τον Chris Hoffman.