5 κρίσιμα εργαλεία που χρειάζεστε για ένα πιο παραγωγικό εικονικό γραφείο

Διαφήμιση

Ένα εικονικό γραφείο είναι ένα κινητό γραφείο που βρίσκεται στον υπολογιστή σας ή στο Cloud. Εάν η δουλειά σας δεν σας συνδέει σε μια συγκεκριμένη τοποθεσία, μπορείτε να ρυθμίσετε τα εργαλεία σας για να εργαστείτε από οπουδήποτε στον κόσμο. Για όλο και περισσότερους ανθρώπους, η εργασία εξ αποστάσεως γίνεται μια ρεαλιστική και δύσκολη εναλλακτική λύση για τη μετάβαση στην εργασία σε ένα παραδοσιακό γραφείο.

Παρόλο που προσφέρει μια απίστευτη ελευθερία, η πρακτική και ενδεχομένως ο δρόμος απαιτεί επίσης μεγάλη πειθαρχία και άριστες οργανωτικές ικανότητες. Έχω δουλέψει και ταξιδεύω για πάνω από ένα χρόνο και ως εκ τούτου μπορεί να σας πω ένα πράγμα ή δύο για να εργαστείτε από ένα «εικονικό γραφείο».

Επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Η αποτελεσματική επικοινωνία είναι το κλειδί για να είναι παραγωγική. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο παραμένει ένα ουσιαστικό εργαλείο εικονικού γραφείου για επαγγελματική επικοινωνία και δεν φαίνεται να αντικαθίσταται οποιαδήποτε στιγμή σύντομα. Ο πελάτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας πρέπει να είναι ρυθμισμένος ώστε να φιλτράρει αυτόματα τα μηνύματά σας, θα πρέπει να σας διευκολύνει να προσθέσετε ετικέτες και να ταξινομήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θα πρέπει να μπορείτε να έχετε πρόσβαση στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο σε περίπτωση που κάτι συμβαίνει με το δικό σας υπολογιστή.

Για μένα, Google Mail με ορισμένες προσαρμοσμένες ρυθμίσεις και πολλές λειτουργίες του Google Labs να πληρούν όλες αυτές τις απαιτήσεις. Έχουμε γράψει αμέτρητα άρθρα για GMail στο MakeUseOf.

Προτείνω επίσης να διαβάσετε τα παρακάτω άρθρα:

• • Πώς να μετατρέψετε το Gmail σε μια μηχανή πολλαπλών εργασιών (Μέρος 1) Πώς να μετατρέψετε το Gmail σε μια μηχανή πολλαπλών εργασιών (Μέρος 1) Διαβάστε περισσότερα

• 3 πράγματα που οι χρήστες του Gmail Pro έχουν εγκαταστήσει στους λογαριασμούς τους 3 πράγματα που οι χρήστες του Gmail Pro έχουν εγκαταστήσει στους λογαριασμούς τους Διαβάστε περισσότερα

Οργάνωση & Σχεδιασμός

Κανένα εικονικό γραφείο δεν είναι πλήρες χωρίς ένα ημερολόγιο για να σας υπενθυμίζει τις προθεσμίες, τα γεγονότα και τις συναντήσεις. Λόγω της απρόσκοπτης ενσωμάτωσής του με το GMail που χρησιμοποιώ Το Ημερολόγιο Google.

Τα παρακάτω άρθρα αποκαλύπτουν πώς μπορείτε να αξιοποιήσετε στο έπακρο Το Ημερολόγιο Google:

• 10 εκπληκτικές δυνατότητες του Ημερολογίου Google που πρέπει να δοκιμάσετε 10 εκπληκτικές δυνατότητες του Ημερολογίου Google που πρέπει να δοκιμάσετε Διαβάστε περισσότερα
• 5 Χρήσιμα scripts Greasemonkey για να βελτιώσετε το Ημερολόγιο Google 5 Χρήσιμα scripts Greasemonkey για τη βελτίωση του Ημερολογίου Google Διαβάστε περισσότερα

Εάν χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια από ό, τι παρέχει ένα απλό ημερολόγιο, σκεφτείτε να ρυθμίσετε το δικό σας εικονικό βοηθητικό σύστημα. Μια εξαιρετική λύση για τη διαχείριση των λογαριασμών σας, τα ταξιδιωτικά σας στοιχεία και άλλα είναι η Pageonce. Ένα άλλο εξαιρετικό εργαλείο για την οργάνωση του οργανωμένου είναι Θυμηθείτε το γάλα, ένα εργαλείο για τη διαχείριση λιστών, εργασιών και υπενθυμίσεων στο διαδίκτυο ή όπου θέλετε, για παράδειγμα στο GMail.

• 8 Εύκολοι τρόποι για να διαχειριστείτε τις εργασίες με θυμάστε το γάλα 8 Εύκολοι τρόποι για να διαχειριστείτε τις εργασίες με θυμάστε το γάλα Διαβάστε περισσότερα
• 5 Έξυπνοι τρόποι χρήσης Χρησιμοποιήστε τις λίστες και τις ετικέτες γάλακτος 5 Έξυπνοι τρόποι χρήσης Χρησιμοποιήστε τις λίστες και τις ετικέτες γάλακτος Διαβάστε περισσότερα

Άμεση επικοινωνία

Είναι σημαντικό να συνδεθείτε με ανθρώπους. Η άμεση επικοινωνία μέσω κλήσεων συνομιλίας, φωνής, τηλεφώνου ή βιντεοκλήσης βοηθάει επίσης στην καλύτερη μετάδοση πληροφοριών από ό, τι μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είτε έτσι είτε αλλιώς, θα πρέπει να επικοινωνείτε απευθείας με συναδέλφους ή πελάτες.

Skype καλύπτει όλο το εύρος ζώνης άμεσης επικοινωνίας. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για άμεση συνομιλία, φωνητική συνομιλία ή συνομιλία μέσω βίντεο και να καλέσετε έναν αριθμό τηλεφώνου.

Δείτε τα παρακάτω άρθρα για συμβουλές και κόλπα για Skype :

• 5 απλοί τρόποι για να καθορίσει χαμηλή ποιότητα ήχου στο Skype (ή άλλες υπηρεσίες VoIP) 5 απλοί τρόποι για να καθορίσει χαμηλή ποιότητα ήχου στο Skype Διαβάστε περισσότερα
• Πώς να αντιμετωπίσετε προβλήματα όταν το Skype δεν διαθέτει βίντεο [Windows] Το Skype δεν λειτουργεί; Πώς να δοκιμάσετε και να εντοπίσετε προβλήματα στην κάμερά σαςΕίναι απογοητευτικό όταν το βίντεο του Skype δεν λειτουργεί. Χρησιμοποιήστε αυτήν τη λίστα ελέγχου για να λύσετε τα συνηθισμένα προβλήματα με τη ροή βίντεο του Skype. Διαβάστε περισσότερα
• Πώς να χρησιμοποιήσετε το Skype για την καταγραφή κλήσεων ή τη διεξαγωγή συνεντεύξεων με το HotRecorder (Windows) Πώς να χρησιμοποιήσετε το Skype για την καταγραφή κλήσεων ή τη διεξαγωγή συνεντεύξεων με το HotRecorder (Windows) Διαβάστε περισσότερα

Ως εναλλακτική λύση στο Skype μπορείτε επίσης να εξετάσετε Google Talk ή ooVoo.

Online αποθήκευση και κοινή χρήση αρχείων

Εάν το γραφείο σας δεν είναι μόνο εικονικό, αλλά και στο The Cloud, χρειάζεστε ένα αξιόπιστο εργαλείο ηλεκτρονικής αποθήκευσης αρχείων. Μπορεί επίσης να χρειαστείτε ένα εργαλείο για την ανταλλαγή ή τη συνεργασία σε συνεργασία με τους συνεργάτες σας. Dropbox μπορεί να κάνει όλα αυτά και πολλά άλλα.

Κοίτα τι σας προτείνουμε να κάνετε Dropbox:

• 2 εργαλεία για να κάνετε κοινή χρήση αρχείων στο Dropbox γρηγορότερα και ευκολότερα 2 εργαλεία για να κάνετε κοινή χρήση αρχείων στο Dropbox γρηγορότερα και ευκολότεραΈνας από τους παίκτες στο παιχνίδι ανταλλαγής αρχείων είναι το Dropbox. Αυτή η δημοφιλής υπηρεσία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και συγχρονισμού αρχείων επιτρέπει στους χρήστες της να μοιράζονται αρχεία εύκολα μέσω ενός "δημόσιου φακέλου". Με αυτή τη λειτουργία, η κοινή χρήση αρχείων είναι ... Διαβάστε περισσότερα
• 3 περισσότερους τρόπους για να διαχειριστείτε τα αρχεία Dropbox που μπορεί να μην γνωρίζετε 3 περισσότερους τρόπους για να διαχειριστείτε τα αρχεία Dropbox που μπορεί να μην γνωρίζετεΗ αγαπημένη, υπηρεσία μνήμης όλων των εποχών, το Dropbox, παρέχει γενναιόδωρα έως και 2 συγκεντρώσεις χώρου αρχείων δωρεάν. Για πολλούς χρήστες αυτό μπορεί να είναι αρκετό, αλλά τώρα που το Dropbox γίνεται το κεντρικό συγχρονισμό σύννεφου ... Διαβάστε περισσότερα
• Πώς να ανακτήσει τα χαμένα αρχεία στο Dropbox Πώς να ανακτήσει τα χαμένα αρχεία στο DropboxΤι συμβαίνει εάν διαγράψετε κατά λάθος ένα αρχείο στο Dropbox; Θα πάει για πάντα όταν οι αλλαγές συγχρονιστούν; Ναι, το αρχείο θα εξαφανιστεί, αλλά δεν θα ξεπεραστεί ακόμα. Έτσι είναι ... Διαβάστε περισσότερα
• Πώς να δημιουργήσετε άμεσες συνδέσεις στο περιεχόμενο Dropbox & Αυτοματοποιήστε τη διαδικασία Πώς να δημιουργήσετε άμεσες συνδέσεις στο περιεχόμενο Dropbox & Αυτοματοποιήστε τη διαδικασίαΜία από τις καλύτερες χρήσεις του Dropbox είναι η κοινή χρήση αρχείων. Με το λογαριασμό σας στο Dropbox, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον δημόσιο φάκελο για να μοιραστείτε αρχεία με άλλους. Σε αυτό το άρθρο θα σας δείξω το γρήγορο και ... Διαβάστε περισσότερα
• Πώς να κρυπτογραφήσετε τα δεδομένα Dropbox με το ENCFS [Linux] Πώς να κρυπτογραφήσετε τα δεδομένα Dropbox με το ENCFS [Linux]Το Dropbox είναι αναμφισβήτητα ένα από τα καλύτερα εργαλεία συγχρονισμού αρχείων σε απευθείας σύνδεση γύρω. Ωστόσο, αν έχετε περάσει από τις ειδήσεις τεχνολογίας πρόσφατα, θα δείτε ότι το Dropbox έχει κάποια προβλήματα ιδιωτικότητας αργά. Ως εκ τούτου, κρυπτογραφώντας ... Διαβάστε περισσότερα

Σκεύη, εξαρτήματα

Τέλος, επιτρέψτε μου να αναφέρω εν συντομία υλικό που θα έρθει χρήσιμο. Προφανώς χρειάζεστε έναν υπολογιστή και ενδεχομένως ένα κινητό τηλέφωνο. Η επιλογή της συσκευής θα εξαρτηθεί σε μεγάλο βαθμό από τις προσωπικές σας προτιμήσεις ή ίσως θα βασιστείτε εξ ολοκλήρου σε δημόσιους υπολογιστές. Είτε έτσι είτε αλλιώς υπάρχουν δύο εξαρτήματα εξοπλισμού που πρέπει να λάβετε υπόψη:

• Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και μεταφορά αρχείων
  Για δεδομένα που δεν μπορείτε ή δεν θέλετε να αποθηκεύσετε online, λάβετε μια κάρτα SD ή μια μονάδα flash USB με επαρκή χωρητικότητα αποθήκευσης. Μπορείτε επίσης να εγκαταστήσετε εφαρμογές για κινητά σε αυτές τις συσκευές σε περίπτωση που πρόκειται να βασιστείτε σε δημόσιους υπολογιστές.
• Ακουστικά και / ή ακουστικά
  Όταν εργάζεστε σε έναν πολυσύχναστο και θορυβώδη δημόσιο χώρο, τα καλά ακουστικά μπορεί να είναι κρίσιμα για την εστίαση και τη λογική σας. Όταν χρειάζεται περιστασιακά να πραγματοποιείτε κλήσεις μέσω του υπολογιστή σας, βεβαιωθείτε ότι έχετε πολυλειτουργικά ακουστικά που διπλούν επίσης ως ακουστικά.

συμπέρασμα

Ένα εικονικό γραφείο είναι μια ιδιαίτερα ατομική εγκατάσταση ηλεκτρονικού υπολογιστή, επιτραπέζιου λογισμικού και ηλεκτρονικών υπηρεσιών. Όπως σε ένα παραδοσιακό γραφείο, τα εικονικά εργαλεία γραφείου που επιλέγετε εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από τις προσωπικές σας απαιτήσεις και προτιμήσεις. Μπορείτε να διατηρήσετε την οργάνωση απλή και αποτελεσματική, αλλά μην ξεχνάτε ποτέ να προστατεύετε τα δεδομένα σας και να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας με θρησκευτικό τρόπο.

Τι εφαρμογές και υλικό χρησιμοποιείτε στο εικονικό γραφείο σας;

Πιστωτικές κάρτες: EDHAR