Ομάδα εργασίας: 10 συμβουλές για αποτελεσματική σε απευθείας σύνδεση συνεργασία σε πραγματικό χρόνο

Διαφήμιση

Οι ψηφιακοί ντόπιοι συν-συγγραφείς άρθρα, διατριβές και βιβλία σε απευθείας σύνδεση και σε πραγματικό χρόνο. Αν εξακολουθείτε να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συνημμένα αρχεία για να συνεργαστείτε σε ένα έγγραφο, κάνετε λάθος. Εάν δεν μοιράζεστε το ίδιο γραφείο, συνεργατική γραφή στο διαδίκτυο Πώς εργαλεία συγγραφής γραφής κάνουν τη ζωή σας ευκολότερηΧάρη στο Διαδίκτυο, η συνεργασία σε ένα έργο γραφής πρέπει να είναι ένα αεράκι. Εάν έχετε συν-παράγει ένα, ξέρετε ότι αυτό μπορεί να είναι δύσκολο. Δεν πρέπει να είναι με το σωστό εργαλείο. Διαβάστε περισσότερα είναι γενικά ασφαλέστερη, πιο αξιόπιστη και πιο αποτελεσματική από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επιπλέον, είναι διασκεδαστικό και εύκολο. Επιτρέψτε μου να σας βοηθήσω να ξεκινήσετε.

Η ομάδα

Η εργασία εξ αποστάσεως είναι δύσκολη. Έτσι είναι πολύ σημαντικό να φτάσουμε όλοι στην ίδια σελίδα και να οικοδομήσουμε την ομάδα. Έχουμε καλύψει τον τρόπο το ομαδικό πνεύμα αμαρτάνει την τεχνολογία Team Spirit Trumps Τεχνολογία: Πώς να Master εξ αποστάσεως συνεργασία για Online ομάδες

Η συνεργασία δεν γίνεται ευκολότερη εάν πρέπει να συνεργαστείτε από απόσταση και να μοιραστείτε μόνο το Διαδίκτυο ως κοινή σύνδεση. Η τεχνολογία μπορεί να βοηθήσει στην πλοήγηση στο χάος. Αλλά είναι μόνο το κερασάκι. Διαβάστε περισσότερα πριν. Τα μέλη της ομάδας πρέπει να μάθουν για τις δυνάμεις και τις αδυναμίες του άλλου. Η ομάδα χρειάζεται έναν κοινό στόχο και ένα χάρτη πορείας με μεμονωμένους στόχους και ευθύνες. Ο καθένας πρέπει να αισθάνεται άνετα με τα εργαλεία που χρησιμοποιεί και τουλάχιστον ένα άτομο πρέπει να κρατήσει την ομάδα οργανωμένη.

Συμβουλή 1: Μην ξεχνάτε ποτέ τη σημασία μιας ομάδας χωρίς αποκλεισμούς που θα ασχολείται με όλα τα μέλη της.

Τα εργαλεία

Συνεργατική γραφή σε πραγματικό χρόνο ή η επεξεργασία μπορεί να γίνει με διάφορους τρόπους. Περιλαμβάνονται εργαλεία με βάση το πρόγραμμα περιήγησης Google Drive ή OneDrive (πρώην SkyDrive). Από την πλευρά του λογισμικού, το Microsoft Office υποστηρίζει συνεργατική επεξεργασία με Κοινόχρηστο σημείο ή OneDrive. Εάν χρησιμοποιείτε μια παλαιότερη έκδοση του Word (2007 ή 2010), μπορείτε να εγκαταστήσετε το πρόσθετο του CodoxWord για να ενεργοποιήσετε τη συνεργατική γραφή. Η δωρεάν, cross-πλατφόρμα και επεξεργαστή κειμένου ανοικτού κώδικα Abiword είναι ο καλύτερος δωρεάν Ελαφρύς επεξεργαστής κειμένουΛάβετε έναν ελαφρύ επεξεργαστή κειμένου χωρίς υποβρύχιο επεξεργαστή κειμένου. Αν χρειάζεστε ένα πρόγραμμα συμβατό με μια μεγάλη ποικιλία μορφών αρχείων, το Abiword ίσως είναι το κατάλληλο για εσάς. Δεν είναι τόσο ισχυρό όσο η Microsoft ... Διαβάστε περισσότερα AbiWord περιλαμβάνει επίσης ένα πρόσθετο συνεργασίας, το οποίο επιτρέπει την ταυτόχρονη επεξεργασία εγγράφων μέσω του AbiCollab.net. Εάν το απόρρητο είναι ένα ζήτημα, μπορείτε να ρυθμίσετε μια αυτόνομη φιλοξενία ανοιχτού κώδικα και δωρεάν ηλεκτρονικό επεξεργαστή κειμένου με Etherpad.

Συμβουλή 2: Επιλέξτε ένα εργαλείο που βασίζεται στις ανάγκες του έργου σας και στις ικανότητες ή τις προτιμήσεις της ομάδας σας.

Τα εργαλεία υποτίθεται ότι διευκολύνουν τη ροή εργασίας σας. Εάν τα μεμονωμένα μέλη της ομάδας δεν μπορούν να χρησιμοποιήσουν ένα συγκεκριμένο λογισμικό ή πλατφόρμα, η πρόοδος του έργου σας θα υποφέρει. Ακολουθούν ορισμένα σημεία που πρέπει να λάβετε υπόψη:

• Ποια λειτουργικά συστήματα είναι τα μέλη της ομάδας σας;

• Ποια εργαλεία χρησιμοποιούν τώρα;

• Με ποια εργαλεία έχουν εμπειρία;

Ομοίως, εάν ένα εργαλείο δεν διαθέτει τα απαραίτητα χαρακτηριστικά, η επίτευξη του επιθυμητού αποτελέσματος θα είναι σκληρή. Συλλογικά προετοιμάστε μια λίστα με χαρακτηριστικά που πρέπει να έχετε και να έχετε ωραία χαρακτηριστικά. Σκέψου τα ακόλουθα:

• συνεργατική γραφή σε πραγματικό χρόνο

• σχόλια

• chat στην πλαϊνή γραμμή

• κοινοποιήσεις

• διαχείριση αρχείων

• ιστορικό αναθεώρησης

• έλεγχος εκδόσεων

• υποστήριξη στήριξης

• εισαγωγή εξαγωγή

• κινητή υποστήριξη

Αυτή η λίστα και η συνειδητοποίηση των προϋποθέσεων της ομάδας σας θα σας βοηθήσουν να επιλέξετε ένα ή περισσότερα κατάλληλα εργαλεία.

Συμβουλή 3: Βοηθήστε σε κάθε μέλος να ρυθμίσει το εργαλείο που αποφασίσατε και - όπου χρειάζεται - να του δώσετε μια εισαγωγή στις λειτουργίες που θα χρειαστούν.

Η διαδικασία

Κατά την έναρξη του έργου γραφής, να συγκεντρωθεί μια επισκόπηση των διαφορετικών καθηκόντων και θεμάτων για την κάλυψη και τη διανομή των ευθυνών. Η ομάδα πρέπει να σχεδιάσει ένα περίγραμμα, να βρει ειδικούς για διάφορα τμήματα, να επιλέξει έναν επεξεργαστή αντιγράφων για να διορθώσει την ορθογραφία, τη γραμματική και το στυλ γραφής. Τοποθετήστε έναν εκτελεστικό συντάκτη που είναι υπεύθυνος για το περιεχόμενο και ορίστε κάποιον που θα διαχειριστεί δεδομένα ή σχεδιαγράμματα και πίνακες.

Συμβουλή 4: Κάθε μέλος της ομάδας σας έχει διαφορετικές δεξιότητες. Μια αποτελεσματική διαδικασία θα βασίζεται στα πλεονεκτήματα των ανθρώπων. Αναθέστε ανάλογα τις αρμοδιότητες.

Συμβουλή 5: Όταν πρόκειται για εκτέλεση, εμπλέξτε την ομάδα. Οι άνθρωποι πρέπει να ανταλλάσσουν περιοδικά ρόλους και να διορθώνουν το έργο του άλλου για να καλύπτουν διαφορετικές οπτικές γωνίες.

Το γράψιμο είναι μια δημιουργική διαδικασία και ένα πάθος πολλοί άνθρωποι.

Συμβουλή 6: Εάν έχετε ανθρώπους στην ομάδα σας που μισούν το γράψιμό τους να αλλάζει από κάποιον άλλο, οι συντάκτες μπορούν να εργαστούν με σχόλια και προτάσεις.

Συμβουλή 7: Συμφωνείτε σχετικά με την σχολιασμό των συμβάσεων, την ονοματολογία και τον τρόπο επεξεργασίας των σχολίων.

Στο τέλος, η επιτυχία του εγγράφου σας εξαρτάται από το περιεχόμενο.

Συμβουλή 8: Αφήστε τους ανθρώπους να γράψουν αυτό που είναι ενθουσιώδεις, ακόμα κι αν το γράψιμο τους είναι χάλια. Οι ιδέες τους μπορεί να είναι λαμπρές και μπορείτε πάντα να διορθώσετε το στυλ γραφής.

Συμβουλή 9: Σεβαστείτε την ιδέα! Όταν επεξεργάζεστε κάποιον άλλο, βεβαιωθείτε ότι η ιδέα που εκφράζει διατηρείται.

Όλο το χρόνο, ένα άτομο πρέπει να οργανώσει την ομάδα, να διαχειριστεί τις προσδοκίες και να διατηρήσει το χρονικό πλαίσιο στο μυαλό.

Συμβουλή 10: Συχνά επικοινωνήστε με τους συμπαίκτες σας. Ενημερώστε τους για τη συνολική πρόοδο, επισημάνετε κενά και υπενθυμίστε τους ευθύνες και τις προθεσμίες. Επαινείτε τις ατομικές προσπάθειες και προτρέψτε τους να μοιραστούν τη δική τους πρόοδο, ιδέες και προκλήσεις.

Το τελικό έργο

Μια ομάδα που προσεγγίζει ένα γράψιμο ή οποιοδήποτε άλλο έργο με ενθουσιασμό και συνεργατικό πνεύμα - πρόθυμο να δώσουν το καλύτερο δυνατό, να υποστηρίξουν τους συντρόφους τους και να κάνουν συμβιβασμούς - θα έχουν πάντα καλύτερα αποτελέσματα από ό, τι τα άτομα. Το σύνολο είναι μεγαλύτερο από το άθροισμα των τμημάτων του. Δώστε σε αυτό και σας υπόσχομαι ότι θα είναι η πιο ικανοποιητική εμπειρία της ζωής σας. Είναι σίγουρα δικό μου.

Ποια μαθήματα μάθατε κατά την εργασία με εικονικές ομάδες;

Image Credit: Ed Yourdon μέσω του Flickr, Εικονική συνεργασία μέσω Shutterstock