Τα βασικά της χρήσης πεδίων στο Airtable

Μεταξύ των πολλών εργαλείων παραγωγικότητας εκεί έξω, το Airtable κερδίζει σταθερά δημοτικότητα και για καλό λόγο.

Ο μοναδικός συνδυασμός του Airtable της λειτουργικότητας ενός υπολογιστικού φύλλου, της πυκνότητας πληροφοριών μιας βάσης δεδομένων και της Η ποικιλομορφία των πολλαπλών απόψεών του το έχει κάνει ελκυστικό για πολλούς ως αναπόσπαστο μέρος της παραγωγικότητάς τους οπλοστάσιο.

Λοιπόν, από πού ξεκινάτε όταν μόλις δημιουργήσετε την πρώτη σας βάση; Αφιερώστε λίγο χρόνο για να εξερευνήσετε τις διάφορες επιλογές και να δείτε πώς μπορούν να εξυπηρετήσουν καλύτερα τις ανάγκες σας.

Τι είναι τα πεδία στο Airtable;

Είτε θέλετε χρησιμοποιήστε το Airtable για τη διαχείριση έργων, οργανώστε δεδομένα ή παρακολουθήστε εργασίες, θα πρέπει να εξοικειωθείτε με τα πεδία Airtable για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το Airtable.

Τα πεδία αποτελούν τον ακρογωνιαίο λίθο της διαχείρισης δεδομένων στο Airtable, χρησιμεύοντας ως δοχεία για πληροφορίες, τύπους και μορφοποίηση. Κάθε πεδίο καταλαμβάνει τη δική του στήλη στην προεπιλεγμένη προβολή πλέγματος της νέας σας βάσης. Τα πεδία εφαρμόζονται με τον ίδιο τρόπο σε κάθε εγγραφή στον πίνακά σας. Δεν μπορείτε να καθορίσετε διαφορετικά στυλ μορφοποίησης ανά κελί, κάτι που μπορεί να φαίνεται περιοριστικό για καθαρούς χρήστες υπολογιστικών φύλλων.

Ωστόσο, μπορείτε να έχετε πολλαπλές προβολές πλέγματος και πίνακες σε οποιαδήποτε βάση, να αποκρύψετε πεδία εάν χρειάζεται, ακόμη και να συνδέσετε πληροφορίες μεταξύ των πινάκων. Οι ανταλλαγές μπορεί να φαίνονται περιοριστικές αρχικά, αλλά αυτό μπορεί να αλλάξει μόλις εξοικειωθείτε με το Airtable.

Ο ρόλος του πρωτεύοντος πεδίου στο Airtable

Καθώς ξεκινάτε τη νέα σας βάση, θα παρατηρήσετε ότι ορισμένα πεδία βρίσκονται ήδη στον πρώτο σας πίνακα. Το πεδίο πιο αριστερά επισημαίνεται ειδικά και κλειδώνεται στην αριστερή πλευρά. Αυτό είναι το κύριο πεδίο και λειτουργεί σημαντικός ως το μοναδικό αναγνωριστικό για το αρχείο σας—σχεδόν σαν μια επικεφαλίδα κάτω από την οποία βρίσκονται όλες οι άλλες πληροφορίες σας.

Το πρωτεύον πεδίο χρησιμοποιείται ως τίτλος εγγραφής κατά μήκος Αεροπορική θέα και σε πολλά άλλα μέρη, όπως το όνομα κάθε κάρτας στην προβολή Kanban ή το όνομα αναφοράς σε συνδεδεμένες εγγραφές. Το πρωτεύον πεδίο είναι ένα πεδίο κειμένου μιας γραμμής από προεπιλογή. Ακόμα, σύμφωνα με το Τεκμηρίωση υποστήριξης Airtable, μπορείτε να αλλάξετε το πρωτεύον πεδίο σε πολλούς άλλους τύπους πεδίων εάν είναι απαραίτητο.

Πώς να προσθέσετε ένα νέο πεδίο στο Airtable

Υπάρχουν δύο τρόποι για να προσθέσετε ένα πεδίο στο Airtable. η πρώτη μέθοδος είναι μέσω της προβολής Grid του Airtable. Δίπλα στις κεφαλίδες των υπαρχόντων πεδίων σας, θα δείτε μια κεφαλίδα με το σύμβολο συν. Κάνοντας κλικ σε αυτό το σύμβολο συν ανοίγει ένα μενού που εμφανίζει όλα τα διαθέσιμα πεδία. Επιλέξτε έναν τύπο πεδίου, ακολουθήστε τυχόν πρόσθετες οδηγίες για να ρυθμίσετε το πεδίο σας και κάντε κλικ Δημιουργία πεδίου.

Ο δεύτερος τρόπος για να προσθέσετε ένα πεδίο είναι μέσα σε οποιαδήποτε μεμονωμένη εγγραφή στη βάση σας, προσβάσιμη στις περισσότερες προβολές κάνοντας κλικ στην εγγραφή. Στο κάτω μέρος της εγγραφής, κάντε κλικ Προσθήκη νέου πεδίου σε αυτόν τον πίνακα.

Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο, το οποίο σας επιτρέπει να προσθέσετε ένα νέο πεδίο κειμένου μιας γραμμής στην εγγραφή. Εισαγάγετε ένα όνομα για το πεδίο και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού επιλογής για να αλλάξετε τον τύπο του πεδίου, εάν είναι απαραίτητο. Ακολουθήστε τυχόν πρόσθετες οδηγίες που εμφανίζονται για να ρυθμίσετε το πεδίο σας και κάντε κλικ Αποθηκεύσετε.

Θυμηθείτε ότι η προσθήκη ενός νέου πεδίου το προσθέτει σε κάθε εγγραφή στον πίνακά σας, επομένως πιθανότατα θα βρείτε μια στήλη γεμάτη κενά διαστήματα όταν θα εισέλθετε στη συνέχεια στην προβολή πλέγματος αυτού του πίνακα.

1. Πεδία εισαγωγής κειμένου

Υπάρχουν πολλές μορφές κειμένου με αντίστοιχους τύπους πεδίων στο Airtable. Το προεπιλεγμένο πεδίο κειμένου μιας γραμμής είναι το πιο βασικό πεδίο και είναι κατάλληλο για συνοπτικές περιγραφές. Εάν χρειάζεται να πληκτρολογήσετε περισσότερα, σκεφτείτε το πεδίο Long text, το οποίο επιτρέπει την εισαγωγή έως και 100.000 χαρακτήρων κειμένου, αλλαγές γραμμής και μορφοποίηση εμπλουτισμένου κειμένου όταν γίνεται εναλλαγή.

Το πεδίο Ημερομηνία επιτρέπει τη μη αυτόματη ή ημερολογιακή εισαγωγή ημερομηνίας και ώρας. Επιπλέον, υπάρχουν πολλά άλλα εξειδικευμένα πεδία όπως Αριθμός τηλεφώνου, Email, URL, Αριθμός, Νόμισμα, Διάρκεια και Ποσοστό. Κάθε πεδίο έχει σχεδιαστεί για να αποθηκεύει και να μορφοποιεί τους αντίστοιχους τύπους δεδομένων του.

2. Πεδία με βάση την επιλογή

Το Airtable προσφέρει πολλαπλά πεδία με βάση την επιλογή διαφορετικών επιλογών. Αυτοί είναι χρήσιμοι τρόποι για να κατηγοριοποιήσετε τα αρχεία σας, να παρακολουθείτε εργασίες ή να ακολουθήσετε μια διαδικασία.

Το πεδίο Πλαίσιο ελέγχου απλώς προσθέτει ένα πλαίσιο ελέγχου με δυνατότητα κλικ στα αρχεία σας. Το πεδίο Βαθμολογία προσθέτει ένα οπτικό σύστημα κατάταξης από έναν έως δέκα βαθμούς, ορισμένο σε πέντε αστέρια από προεπιλογή. Τα πεδία απλής επιλογής και πολλαπλής επιλογής ενεργοποιούν τα αναπτυσσόμενα μενού για κατηγοριοποίηση, με το τελευταίο να επιτρέπει πολλαπλές επιλογές για μία μόνο εγγραφή.

3. Πεδία αναζήτησης και καταμέτρησης

Τα πεδία Αναζήτηση και Καταμέτρηση παρουσιάζουν την πιο χαρακτηριστική λειτουργία του Airtable: την ισχυρή του ικανότητα να συνδέεται και να αλληλεπιδρά με διαφορετικά σύνολα δεδομένων μέσω του μοντέλου σχεσιακής βάσης δεδομένων.

Το πεδίο Σύνδεση με εγγραφή συνδέει εγγραφές σε πίνακες, δημιουργώντας πλούσια επίπεδα σχετικών πληροφοριών. Με βάση αυτό, το πεδίο Συνάθροιση σάς επιτρέπει να δημιουργείτε υπολογισμούς και περιλήψεις βάσει πεδίων εντός συνδεδεμένων εγγραφών.

Το πεδίο Count σάς επιτρέπει να μετράτε τον αριθμό των εγγραφών που είναι συνδεδεμένες σε ένα πεδίο Link to record. Το πεδίο Αναζήτηση ανακτά δεδομένα από συνδεδεμένες εγγραφές, διευκολύνοντας την κοινή χρήση πληροφοριών μεταξύ πινάκων χωρίς πλεονασμό.

Το Airtable περιλαμβάνει ένα σύνολο πεδίων που αποθηκεύουν μεταδεδομένα σχετικά με τα αρχεία σας. Αυτά τα πεδία είναι ανεκτίμητα όταν χειρίζεστε συχνά μεταβαλλόμενα μεγάλα δεδομένα.

Τα πεδία "Ώρα δημιουργίας" και "Ώρα τελευταίας τροποποίησης" παρακολουθούν την ημερομηνία δημιουργίας ή τελευταίας επεξεργασίας των εγγραφών. Δημιουργήθηκε από και Τελευταία τροποποίηση από τον προσδιορισμό των αντίστοιχων χρηστών που είναι υπεύθυνοι για αυτές τις ενέργειες. Μπορείτε να επιλέξετε συγκεκριμένες συνθήκες υπό τις οποίες αυτό το πεδίο ενημερώνεται εάν χρειάζεται.

Το πεδίο Autonumber εκχωρεί έναν διαδοχικό αριθμό στις εγγραφές, προσφέροντας ένα συνεπές σύστημα αρίθμησης σε όλο τον πίνακά σας. Ενώ το ίδιο το Airtable αριθμεί τις εγγραφές σας στο αριστερό άκρο της προβολής πλέγματος, αυτή η αρίθμηση μετράει μόνο τον αριθμό των ορατών εγγραφών

5. Άλλα πεδία με δυνατότητα αερισμού

Εκτός από τα παραπάνω πεδία, η Airtable προσφέρει επίσης ορισμένα διακριτικά πεδία που λειτουργούν σε ένα δικό τους πρωτάθλημα. Το πεδίο Formula φέρνει μια από τις πιο χρήσιμες λειτουργίες υπολογιστικού φύλλου στη βάση σας. Αυτό το πεδίο σάς επιτρέπει να εκτελείτε υπολογισμούς, να δημιουργείτε σύνθετα δεδομένα και να δημιουργείτε λειτουργίες βασισμένες στη λογική.

Εάν είστε συνηθισμένοι σε εργαλεία όπως το Microsoft Excel, θα γνωρίζετε ήδη πώς λειτουργεί το πεδίο Τύπος, αλλά ίσως θέλετε να διαβάσετε πώς να χρησιμοποιήσετε τύπους στο Airtable για να διασφαλίσετε ότι αξιοποιείτε στο έπακρο τις δυνατότητες αυτού του τομέα.

Το πεδίο Χρήστης σάς επιτρέπει να προσθέσετε κάποιον άλλον που χρησιμοποιεί το Airtable σε μια εγγραφή επιλέγοντας το όνομά του από μια αναπτυσσόμενη λίστα ή προσκαλώντας τον στη βάση μέσω email. Ορισμένες λειτουργίες αυτού του πεδίου ενδέχεται να απαιτούν ένα από τα προγράμματα επί πληρωμή της Airtable.

Το πεδίο Barcode αποθηκεύει γραμμωτούς κώδικες και κωδικούς QR που έχουν σαρωθεί μέσω των εφαρμογών για κινητά της Airtable. Τέλος, το πεδίο Κουμπί σάς επιτρέπει να προσθέσετε προσαρμόσιμα κουμπιά στις εγγραφές σας, τα οποία μπορούν να κάνουν προεπισκόπηση ιστοσελίδων, να εκτελούν σενάρια, να φορτώνουν προσαρμοσμένες επεκτάσεις Airtable και πολλά άλλα.

Οργανώστε, σχολιάστε και γίνετε πιο παραγωγικοί με τα πεδία στο Airtable

Τα πεδία σάς βοηθούν να αξιοποιήσετε στο έπακρο τα δεδομένα στη βάση σας στο Airtable και αποτελούν την πύλη για να απελευθερώσετε το πλήρες δυναμικό της Airtable για τη ροή εργασιών σας. Είτε αποθηκεύετε πληροφορίες, αποκτάτε νέες πληροφορίες είτε δημιουργείτε προσαρμοσμένες ροές εργασίας, το Airtable είναι ένα ευέλικτο εργαλείο που σας βοηθά να εργάζεστε πιο έξυπνα.

Εάν συναντήσετε έναν τύπο πεδίου που δεν έχετε χρησιμοποιήσει πριν, μη διστάσετε να πειραματιστείτε και να δείτε εάν μπορεί να βελτιώσει τις διαδικασίες σας.