Πώς να δημιουργήσετε έναν πίνακα Kanban στο Trello

Το Trello είναι ένα ευέλικτο εργαλείο διαχείρισης έργων και στον πυρήνα του βρίσκεται η πλακέτα Kanban — μια δύναμη για την αποτελεσματική οργάνωση των εργασιών. Σε αυτόν τον περιεκτικό οδηγό, θα σας καθοδηγήσουμε πώς να δημιουργήσετε έναν πίνακα Kanban στο Trello για να βελτιώσετε τα έργα, τις εργασίες και τη ροή εργασίας σας για να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας.

1. Εγγραφείτε στο Trello

Εάν είστε νέος στο Trello και δεν έχετε υπάρχοντα λογαριασμό, επισκεφθείτε τον ιστότοπο της Trello και κάντε κλικ στο Εγγραφείτε, είναι δωρεάν! Μπορείτε να εγγραφείτε με τη διεύθυνση email σας ή να χρησιμοποιήσετε τις επιλογές SSO με την Google, τη Microsoft, την Apple ή το Slack για να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό.

Το Trello ακολουθεί μια δομημένη ιεραρχία γύρω από χώρους εργασίας, πίνακες, λίστες και κάρτες. Εδώ είναι τι πρέπει να γνωρίζετε για το καθένα πριν ξεκινήσετε:

• ΕΝΑ Χώρος εργασίαςείναι σαν ένα ψηφιακό δοχείο που σας επιτρέπει να οργανώσετε διαφορετικές πτυχές της εργασίας σας. Μπορείτε να δημιουργήσετε διαφορετικούς χώρους εργασίας για διαφορετικά έργα ή ομάδες.
• σανίδεςχρησιμοποιούνται για να αναπαραστήσουν τα κύρια έργα ή ιδέες που θα θέλατε να εργαστείτε.
• Κονίστρακατηγοριοποιήστε τα διάφορα στάδια που εμπλέκονται στο έργο σας. Αυτό είναι χρήσιμο εάν θέλετε να μάθετε πώς να ορίσετε ορόσημα έργου για αυξημένη παραγωγικότητα στο Trello.
• Τελικά, Καρτέλλεςαντιπροσωπεύουν μεμονωμένες εργασίες ή δραστηριότητες που δημιουργούνται σε όλο το έργο.

2. Δημιουργία νέου πίνακα

Μετά την εγγραφή, το πρώτο βήμα στο Trello είναι η ρύθμιση του χώρου εργασίας σας για τη δημιουργία και την οργάνωση των έργων σας.

Δημιουργήστε το δικό σας συμβούλιο

Μπορείτε να δημιουργήσετε τη δική σας πλακέτα από την αρχή για να δημιουργήσετε το έργο σας με συγκεκριμένο στυλ. Για να γινει αυτο:

1. Κάντε κλικ στο Δημιουργήστε τον πρώτο σας πίνακα.
2. Εκχωρήστε ένα όνομα στο Διοικητικό Συμβούλιο (έργο) σας και κάντε κλικ Δημιουργώ.

Χρησιμοποιήστε ένα προϋπάρχον πρότυπο

Μπορείτε επίσης να περιηγηθείτε στη συλλογή προτύπων του Trello και να επιλέξετε ένα προϋπάρχον πρότυπο για να ξεκινήσετε τα έργα σας. Συνιστώ να επιλέξετε μια κατηγορία για καλύτερες προτάσεις προτύπων με βάση τις απαιτήσεις σας. Το Trello προσφέρει μια σειρά από προϋπάρχοντες τύπους προτύπων, από πρότυπα Business και Design μέχρι πρότυπα μάρκετινγκ και απομακρυσμένης εργασίας.

Για να επιλέξετε ένα προϋπάρχον πρότυπο:

1. Κάνε κλικ στο + εικονίδιο στη δεξιά πλευρά του Οι σανίδες σας στο μενού.
2. Κάντε κλικ στο Περιηγηθείτε στην πλήρη συλλογή προτύπων για να περιηγηθείτε στη βιβλιοθήκη προτύπων.
3. Επιλέξτε ένα πρότυπο και κάντε κλικ στο Χρήση προτύπου.
4. Ονομάστε τον πίνακα σας και κάντε κλικ Δημιουργώ.

3. Προσαρμόστε τον πίνακα σας

Μπορείτε να προσαρμόσετε την περιγραφή του πίνακα του έργου σας για να ενημερώσετε την ομάδα σας σχετικά με τον κύριο στόχο. Αυτό είναι χρήσιμο, ειδικά αν δημιουργείτε πολλούς πίνακες για διαφορετικές ομάδες και πρέπει να διακρίνετε το καθένα. Για να επεξεργαστείτε την περιγραφή του πίνακα:

1. Κάνε κλικ στο … (οριζόντια έλλειψη) στην επάνω δεξιά γωνία του πίνακα σας.
2. Κάντε κλικ Σχετικά με αυτόν τον πίνακα και κάντε κλικ στο Επεξεργασία για να προσαρμόσετε την περιγραφή του έργου σας. Στη συνέχεια, κάντε κλικ Αποθηκεύσετε.

Το Trello σάς επιτρέπει επίσης να προσαρμόσετε το φόντο όλων των σανίδων σας. Μπορείτε να τα χρωματίσετε εάν διαχειρίζεστε πολλά έργα ταυτόχρονα ή ακόμα και να ορίσετε μια όμορφη οικογενειακή φωτογραφία για τον πίνακα ιδιωτικών εργασιών σας. Για να αλλάξετε το φόντο:

1. Κάνε κλικ στο … (οριζόντια έλλειψη) στην επάνω δεξιά γωνία του πίνακα σας.
2. Επιλέγω Αλλαγή φόντου και κάνε την επιλογή σου.

Οι ετικέτες σάς προσφέρουν έναν εξαιρετικό τρόπο για να κατηγοριοποιήσετε και να βελτιώσετε τις εργασίες σας για καλύτερη οργάνωση. Μπορείτε να προσαρμόσετε τις δικές σας ετικέτες για να κατηγοριοποιήσετε διαφορετικούς τύπους εργασιών στο έργο σας για καλύτερη διαχείριση και οργάνωση εργασιών.

Υπάρχουν τρεις τρόποι με τους οποίους μπορείτε να δημιουργήσετε/επεξεργαστείτε ετικέτες. Αυτό περιλαμβάνει τα ακόλουθα:

1. Ανοίξτε την κάρτα και κάντε κλικ στο Ετικέτες κουμπί στη δεξιά πλευρά.
2. Τοποθετήστε τον κέρσορα του ποντικιού πάνω από την κάρτα, κάντε κλικ στο εικονίδιο επεξεργασίας στην επάνω δεξιά γωνία της κάρτας και επιλέξτε Επεξεργασία ετικετών.
3. Ή, απλώς τοποθετήστε τον κέρσορα του ποντικιού πάνω από την κάρτα και πατήστε το μεγάλο πλήκτρο στο πληκτρολόγιό σας.

4. Σχεδιάζοντας τις λίστες σας

Μπορείτε να σχεδιάσετε και να προσαρμόσετε τις δικές σας ροές εργασίας στις λίστες σας. Είναι μια αρκετά απλή διαδικασία. Για να προσθέσετε ένα νέο βήμα (λίστα) στη ροή εργασίας σας, απλά:

1. Κάντε κύλιση στο δεξιό άκρο του πίνακα και κάντε κλικ + Προσθήκη άλλης λίστας.
2. Εκχωρήστε ένα όνομα στη λίστα και κάντε κλικ Προσθήκη λίστας.

Για να επεξεργαστείτε το όνομα οποιωνδήποτε υπαρχουσών λιστών, απλώς κάντε κλικ στο όνομα της λίστας και μετονομάστε τη.

Η αναδιάταξη των λιστών σας στο Kanban γίνεται επίσης εύκολη χρησιμοποιώντας τη διεπαφή μεταφοράς και απόθεσης. Για να μετακινήσετε μια κάρτα στον πίνακα Kanban, απλώς κάντε κλικ και σύρετε τη λίστα σας για να την επανατοποθετήσετε ώστε να ευθυγραμμιστεί με τη ροή εργασίας σας.

5. Προσθήκη και οργάνωση καρτών

Αφού ρυθμίσετε το έργο σας και τη ροή εργασιών του, ήρθε η ώρα να αρχίσετε να εμπλουτίζετε τις λεπτομέρειες. Μπορείτε να ξεκινήσετε να δημιουργείτε εργασίες στον πίνακα σας και να τις αναθέσετε στην ομάδα σας.

Για να δημιουργήσετε μια νέα κάρτα στον πίνακα σας, κάντε κλικ + Προσθήκη κάρτας κάτω από την ενότητα (λίστα) όπου θέλετε να δημιουργήσετε μια νέα εργασία. Μπορείτε να προσθέσετε πολλές κάρτες κάνοντας κλικ στο Προσθήκη κάρτας ή απλά πατώντας Εισαγω στο πληκτρολόγιό σας.

Αφού δημιουργήσετε μια κάρτα στον πίνακα σας, ανά πάσα στιγμή, μπορείτε να αντιστοιχίσετε ημερομηνίες λήξης, ετικέτες και συνημμένα στην εργασία σας, ακόμη και να μοιραστείτε την εργασία. Εάν χρησιμοποιείτε το Trello για δημιουργικούς σκοπούς, εδώ είναι μερικά επιπλέον συμβουλές για επιτυχημένη δημιουργική συνεργασία αξίζει να το ελέγξετε.

Η αλλαγή της κατάστασης των εργασιών σας δεν είναι ούτε επιστήμη πυραύλων. Είναι τόσο απλό όσο το να σύρεις και να ρίξεις μια κάρτα. Είναι παρόμοιο με την αναδιάταξη των λιστών σας.

6. Παρακολούθηση της προόδου εντός του πίνακα σας

Ένα από τα καλύτερα χαρακτηριστικά του Trello είναι η προσέγγισή του με μια ματιά στην παρακολούθηση της συνολικής προόδου. Απλώς σύρετε και αποθέστε την κάρτα στο επόμενο επίπεδο στη γραμμή του έργου σας για να ενημερώσετε την κατάσταση της εργασίας σας. Μπορείς δημιουργήστε έναν δεύτερο εγκέφαλο για να αυξήσετε την παραγωγικότητα χρησιμοποιώντας τους εύχρηστους πίνακες του Trello με τις άλλες εφαρμογές και τους πόρους διαχείρισης έργων σας.

Καθώς οι κάρτες μετακινούνται σε διαφορετικά στάδια (λίστες) του έργου σας, δημιουργείτε μια δυναμική οπτική αναπαράσταση του ταξιδιού της εργασίας σας. Αυτή η οπτική οθόνη σάς επιτρέπει να εντοπίζετε γρήγορα τα σημεία συμφόρησης, να εξορθολογίζετε τη ροή εργασίας σας και να διασφαλίζετε ότι όλες οι εργασίες προχωρούν απρόσκοπτα.

Αυξήστε την παραγωγικότητά σας με τις σανίδες Kanban της Trello

Ανοίξτε τις πόρτες για καλύτερη παραγωγικότητα με δυναμικό σχεδιασμό και οργάνωση έργων στην πλατφόρμα Trello. Με έξυπνους οπτικούς πίνακες και φιλικές προς το χρήστη λειτουργίες μεταφοράς και απόθεσης για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας διαχείρισης του έργου σας, μπορείτε παρακολουθήστε εύκολα τις εργασίες σας, συνεργαστείτε με τα μέλη της ομάδας σας και πλοηγηθείτε στο έργο σας προς τον στόχο σας χωρίς κανέναν αποκλίσεις.

Ωστόσο, εάν θέλετε να ξεκλειδώσετε και να αποκτήσετε πρόσβαση στο πλήρες δυναμικό του Trello υπερβαίνοντας την προβολή πίνακα, θα πρέπει να εξετάσετε το ενδεχόμενο αναβάθμισης σε πρόγραμμα επί πληρωμή βάσει των απαιτήσεών σας.