Πώς να εξαλείψετε την ακαταστασία του χαρτιού και να οργανώσετε τη ζωή σας ψηφιακά

Η ακαταστασία χαρτιού μπορεί να είναι ενοχλητική για να απαλλαγείτε, ειδικά όταν υπάρχουν στοίβες παντού. Ανεξάρτητα από το πόσο προσεκτικοί είστε, το χαρτί συσσωρεύεται και η οργάνωση μεγάλων ποσοτήτων χαρτιού μπορεί να είναι συντριπτική.

Ωστόσο, η υιοθέτηση μιας φιλικής προς το περιβάλλον προσέγγισης στην οργάνωση του χαρτιού και η χρήση ψηφιακού συστήματος διατηρεί τον χώρο σας απαλλαγμένο και άνετο. Ακολουθούν ορισμένα βήματα που θα σας βοηθήσουν να εξαλείψετε την ακαταστασία του χαρτιού και να οργανώσετε τη ζωή σας ψηφιακά.

1. Αξιολογήστε την τρέχουσα κατάστασή σας

Η απορρόφηση και η οργάνωση του χώρου σας μπορεί να είναι μια συντριπτική και αγχωτική διαδικασία. Αρχικά, μπορεί να αισθάνεστε αβέβαιοι για το πώς και πού να ξεκινήσετε τη διαδικασία τακτοποίησης. Αλλά το να αφιερώσετε λίγα λεπτά για να αξιολογήσετε την τρέχουσα κατάσταση ακαταστασίας χαρτιού πριν βουτήξετε σε μια πλήρη ψηφιακή μεταμόρφωση βοηθάει πολύ.

Μπορείτε να ξεκινήσετε κατηγοριοποιώντας τα χαρτιά σας ανάλογα με το πόσο σημαντικά είναι. Στη συνέχεια, καθορίστε πού έχετε τα περισσότερα χαρτιά, όπως τα συρτάρια, το γραφείο ή τα ράφια του γραφείου σας. Επίσης, καθορίστε ποιες συσκευές αποθήκευσης και πόρους θα χρειαστείτε για ψηφιακή οργάνωση, όπως α δωρεάν λύση αποθήκευσης cloud, σαρωτής εικόνων και εφαρμογές για κινητά.

Η αξιολόγηση του χώρου σας διευκολύνει την απορρόφηση και σας επιτρέπει να σχεδιάσετε μια αποτελεσματική στρατηγική για την ψηφιοποίηση. Μπορείτε ακόμη να απεικονίσετε το ψηφιακό σας σύστημα και τον νέο χώρο εργασίας σας για να σας παρακινήσει για τις εργασίες που έχετε μπροστά σας.

2. Ψηφιοποίηση υφιστάμενων εγγράφων

Μπορείτε να αναζητήσετε ένα συγκεκριμένο έγγραφο αλλά δεν μπορείτε να το βρείτε επειδή το τραπέζι εργασίας σας είναι καλυμμένο με στοίβες χαρτιών, παλιούς λογαριασμούς, αποδείξεις και τυπωμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η ψηφιοποίηση των εγγράφων σας σημαίνει ότι δεν χρειάζεται πλέον να διατηρείτε ή να αποθηκεύετε σωρούς εγγράφων και τιμολογίων. Δεν θα χρειαστεί να ψάξετε σε αρχειοθήκες και συρτάρια για να βρείτε συγκεκριμένα αρχεία.

Ψηφιοποιήστε τα χαρτιά σας σαρώνοντας και αποθηκεύοντάς τα, επιτρέποντάς σας να ανακτάτε πληροφορίες όποτε χρειάζεται. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν σαρωτή εικόνων ή εφαρμογές σαρωτή στο iPhone και το smartphone Android σας για να καταγράψετε τα έγγραφά σας. Στη συνέχεια, μπορείτε να αποθηκεύσετε τις σαρώσεις σας ως JPG ή PDF. Αυτό θα σας επιτρέψει να μοιράζεστε εύκολα τα αρχεία σας με άλλους, εξαλείφοντας την ανάγκη συλλογής και αποστολής εγγράφων με κούριερ.

3. Ενεργοποίηση ηλεκτρονικής χρέωσης και αντιγράφων κίνησης

Φανταστείτε να λαμβάνετε όλους τους λογαριασμούς, τις αποδείξεις και τις οικονομικές καταστάσεις σας μέσω email. Δεν θα χρειαστεί να ψάξετε μέσα από στοίβες αποδείξεων και τιμολογίων αναζητώντας ένα συγκεκριμένο δελτίο και ο χώρος σας θα είναι χωρίς χαρτί.

Με την ηλεκτρονική χρέωση και τα αντίγραφα κίνησης, μειώνετε σημαντικά την ακαταστασία του χαρτιού γύρω σας. Αυτό σας επιτρέπει να εξασκείτε την προστασία του περιβάλλοντος μειώνοντας τις περιβαλλοντικές επιπτώσεις της παραγωγής χαρτιού.

Μπορείτε να λάβετε όλα τα τιμολόγια και τις αποδείξεις σας online, καθιστώντας τα εύκολα προσβάσιμα μέσω της κινητής συσκευής ή του φορητού υπολογιστή σας. Η ηλεκτρονική τιμολόγηση σάς βοηθά επίσης να παρακολουθείτε το ιστορικό πληρωμών σας και να καταγράφετε συναλλαγές και έξοδα.

Άλλωστε πολυάριθμες εφαρμογές διαχείρισης αποδείξεων και δωρεάν εφαρμογές τιμολογίων προσφέρει λειτουργίες όπως παρακολούθηση δαπανών και υπενθυμίσεις πληρωμών, που σας επιτρέπουν να παραμένετε ενημερωμένοι και να αποφύγετε τις χαμένες πληρωμές.

4. Αυτοματοποιήστε την ψηφιακή υπογραφή εγγράφων

Ο κόσμος έχει γίνει τόσο ψηφιακός που μπορείτε εύκολα να χειριστείτε την ταλαιπωρία της υπογραφής εγγράφων με ένα στυλό σε χαρτί. Με διαδικτυακές εφαρμογές υπογραφής εγγράφων, μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο και να εξαλείψετε την ακαταστασία χαρτιού που δημιουργείται από την εκτύπωση και την υπογραφή φυσικών αντιγράφων εγγράφων.

Ορισμένες πλατφόρμες ψηφιακής υπογραφής εγγράφων προσφέρουν επίσης κρυπτογράφηση δεδομένων ως μέτρο ασφαλείας, μειώνοντας τον κίνδυνο παραβίασης εγγράφων.

Η υιοθέτηση μιας πρακτικής υπογραφής ψηφιακών εγγράφων σάς βοηθά να καλλιεργήσετε μια νοοτροπία χωρίς χαρτί, όπου βρίσκεστε πιο δεκτικοί στο να υιοθετήσουν άλλες πρακτικές απορρόφησης χαρτιού και να οργανώσουν τον τρόπο ζωής σας ψηφιακά.

5. Αποθήκευση εγγράφων στο Cloud

Η αποθήκευση στο cloud έχει γίνει ένας από τους πιο καινοτόμους τρόπους αποθήκευσης και διατήρησης ευαίσθητων δεδομένων στον κόσμο. Είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διατηρήσετε το χαρτί του χώρου σας χωρίς ακαταστασία και οργανωμένο. Δεν θα χρειάζεται πλέον να αποθηκεύετε ή να διατηρείτε πολλά φυσικά αντίγραφα των χαρτιών, εξαλείφοντας την ανάγκη να διατηρείτε έγγραφα σε ντουλάπια, βιβλιοδεσίες και ράφια.

Η αποθήκευση των αρχείων σας στο cloud σάς βοηθά επίσης να διαχειρίζεστε και να οργανώνετε καλύτερα τα έγγραφά σας. Πολυάριθμες πλατφόρμες αποθήκευσης cloud παρέχουν εργαλεία για εύκολη οργάνωση, εξασφαλίζοντας εύκολη ανάκτηση αρχείων. Η τεχνολογία αποθήκευσης cloud προσφέρει επίσης υπηρεσίες ασφαλείας υψηλής ποιότητας που προστατεύουν το έγγραφό σας, επιτρέποντάς σας να μοιράζεστε αρχεία με άλλους με ασφάλεια.

Όταν δεν αποθηκεύονται σωστά, τα φυσικά έγγραφα είναι πιο επιρρεπή σε ζημιά, απώλεια και κλοπή. Ωστόσο, η αποθήκευση των αρχείων σας στο cloud εξασφαλίζει μακροπρόθεσμη διατήρηση, προστατεύοντας τα έγγραφά σας από ζημιά και λανθασμένη τοποθέτηση.

Επιπλέον, η αποθήκευση cloud προσφέρει άφθονο χώρο για να αποθηκεύσετε όσα έγγραφα θέλετε και να τα μεταφέρετε σε άλλους μέσω της κινητής συσκευής ή του φορητού υπολογιστή σας.

6. Ορίστε τις προεπιλογές εκτυπωτή σε Διπλής όψης

Η εκτύπωση διπλής όψης περιλαμβάνει την προσαρμογή του εκτυπωτή σας ώστε να εκτυπώνει αυτόματα και στις δύο πλευρές του χαρτιού. Αυτό βοηθά στη μείωση της ακαταστασίας του χαρτιού στο χώρο σας.

Η εκτύπωση λιγότερου χαρτιού σημαίνει μείωση του αριθμού των εγγράφων που αποθηκεύετε φυσικά στα ντουλάπια και τα ράφια σας. Σας ενθαρρύνει επίσης να ελαχιστοποιήσετε τη χρήση χαρτιού και να στοχεύσετε σε ένα οργανωμένο περιβάλλον και τρόπο ζωής χωρίς ακαταστασία.

Η εκτύπωση διπλής όψης όχι μόνο σας βοηθά να μειώσετε τον όγκο του χαρτιού στο μισό. Σας επιτρέπει επίσης να εξοικονομείτε κόστος χαρτιού και προάγει την προστασία του περιβάλλοντος μειώνοντας τον αριθμό των δέντρων που χρησιμοποιούνται για την παραγωγή χαρτιού.

7. Καταργήστε τους δίσκους χαρτιού γραφείου/γραμμάτων

Οι δίσκοι χαρτιού γραφείου γίνονται συχνά ένα βολικό σημείο για τη στοίβαξη των εισερχόμενων χαρτιών, γεγονός που προκαλεί ακαταστασία χαρτιού. Μπορείτε να ξεκινήσετε να οργανώνετε τη ζωή σας ψηφιακά εξαλείφοντας τους δίσκους χαρτιού. Ναι, η διατήρηση δίσκων χαρτιού μπορεί να είναι δελεαστική, ειδικά όταν θέλετε εύκολη πρόσβαση στα αρχεία σας.

Ωστόσο, εάν επιθυμείτε έναν χώρο εργασίας χωρίς ακαταστασία και οργανωμένο, θα πρέπει να επιλέξετε μια ψηφιακή προσέγγιση στην οργάνωση του χαρτιού. Με τους δίσκους χαρτιού μακριά, μπορείτε να επεξεργαστείτε και να διαχειριστείτε τα εισερχόμενα έγγραφα πιο γρήγορα και να διατηρήσετε ένα τακτοποιημένο γραφείο.

Επιπλέον, θα ξοδεύετε λιγότερο χρόνο στην οργάνωση και τον καθαρισμό των δίσκων χαρτιού γραφείου όταν αποθηκεύετε και διαχειρίζεστε τα έγγραφά σας ψηφιακά. Η εξάλειψη των δίσκων χαρτιού σάς βοηθά επίσης να αναπτύξετε μια νοοτροπία χωρίς ακαταστασία, επηρεάζοντας σας να υιοθετήσετε έναν πιο οργανωμένο τρόπο ζωής.

Μετάβαση σε χώρο χωρίς χαρτί

Είναι φυσιολογικό το χαρτί να συσσωρεύεται με την πάροδο του χρόνου κατά την εργασία. Ωστόσο, η υιοθέτηση μιας ψηφιακής προσέγγισης για την οργάνωση των εγγράφων σας και η διατήρηση ενός χώρου χωρίς χαρτί είναι ένας πιο αποτελεσματικός και βιώσιμος τρόπος διαχείρισης της επιχείρησης και της ζωής σας.

Θα διαπιστώσετε ότι η ψηφιοποίηση του χαρτιού σας σάς βοηθά να οργανώσετε αποτελεσματικά την προσωπική και επαγγελματική σας ζωή. Δίνει επίσης προτεραιότητα στα βασικά έγγραφα, καθιστώντας τα εύκολα προσβάσιμα και καλύτερα αποθηκευμένα.