Πώς να γράψετε ένα επαγγελματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για αίτημα διακοπών (με πρότυπα)

Η έγκριση του χρόνου των διακοπών είναι δύσκολη. Αλλά ένα σταθερό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με αίτημα για διακοπές μπορεί να σας βοηθήσει να εξασφαλίσετε κάποιο χρόνο που χρειάζεστε τόσο πολύ. Ένα επαγγελματικό email αιτήματος διακοπών απαιτεί από εσάς να ερευνήσετε εκ των προτέρων την πολιτική διακοπών της εταιρείας.

Πρέπει επίσης να γράψετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων των ημερομηνιών άδειας, τη στρατηγική σας και τυχόν δευτερεύοντες τρόπους επικοινωνίας. Ακολουθεί ένας λεπτομερής οδηγός για τη σύνταξη ενός επαγγελματικού email αιτήματος διακοπών, μαζί με πρότυπα που θα σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε.

Πράγματα που πρέπει να κάνετε πριν γράψετε ένα email αίτησης για διακοπές

Ακολουθούν ορισμένα πράγματα που πρέπει να κάνετε πριν γράψετε ένα email αίτησης διακοπών:

Ερευνήστε την Πολιτική Διακοπών της Εταιρείας

Διαφορετικές εταιρείες έχουν διαφορετικές διαδικασίες και κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με αιτήματα διακοπών. Η συμμόρφωση με αυτά τα πρότυπα είναι απαραίτητη εάν θέλετε να εγκριθεί το αίτημα των διακοπών σας. Επομένως, πρέπει να ερευνήσετε εκ των προτέρων την πολιτική διακοπών της εταιρείας σας.

Αυτό θα σας πει πόσο νωρίς πρέπει να ειδοποιήσετε όταν κάνετε αίτηση για ημέρες διακοπών. Θα σας βοηθήσει επίσης να υπολογίσετε τον αριθμό των ημερών διακοπών που δικαιούστε με βάση τις περιστάσεις σας.

Συμβουλευτείτε τους Συνεργάτες σας

Είναι πολύ σημαντικό να μιλήσετε με τους συναδέλφους σας πριν κάνετε αίτηση για διακοπές. Συζητήστε σχετικά με τη διαθεσιμότητά τους τις ημέρες που θα λείπετε για να αποτρέψετε πιθανά σημεία συμφόρησης στη ροή εργασίας.

Καλό είναι επίσης να συζητήσετε για την πολιτική της εταιρείας και τη στάση της διοίκησης απέναντι στα αιτήματα για διακοπές. Ποιος ξέρει, ένας συνάδελφος με προηγούμενη εμπειρία στη σύνταξη αιτημάτων για διακοπές μπορεί να σας βοηθήσει να γράψετε μια επιτυχή έκκληση.

Ανεπιφύλακτα το αναφέρετε εκ των προτέρων

Δεν είναι καλή ιδέα να παραβλέπετε το αφεντικό σας με ένα email που ζητά άδεια. Επομένως, σκεφτείτε να τους αναφέρετε επιπόλαια τα σχέδιά σας εκ των προτέρων.

Αυτό θα μπορούσε να είναι απλό ή πιο λεπτό, ανάλογα με το στυλ επικοινωνίας που προτιμά το αφεντικό σας. Το να γνωρίζετε μικρά πράγματα όπως αυτά για τον ανώτερό σας είναι απαραίτητο εάν το θέλετε βελτιώστε τη σχέση σας με το αφεντικό σας.

Αναφέροντας επιπόλαια τα σχέδιά σας να πάτε διακοπές, το αφεντικό σας θα έχει χρόνο να προσαρμόσει τη ροή εργασίας. Θα μπορούν επίσης να προγραμματίσουν επιπλέον βάρδιες για να αναπληρώσουν την απουσία σας, εάν χρειαστεί.

Πώς να γράψετε ένα επαγγελματικό αίτημα για διακοπές

Ακολουθεί ένας οδηγός βήμα προς βήμα για τη σύνταξη ενός επαγγελματικού email που ζητά χρόνο διακοπών:

1. Ξεκινήστε με τη σωστή γραμμή θέματος

Επιλέξτε μια σαφή και συνοπτική γραμμή θέματος για το email σας. Ο σκοπός μιας γραμμής θέματος είναι να κατανοήσει την πρόθεση του email σας, που σε αυτήν την περίπτωση, είναι να ζητήσετε χρόνο διακοπών. Έτσι, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κάτι όπως "Αίτημα για ημέρες διακοπών" ή "Αίτημα διακοπών". Με αυτόν τον τρόπο, το αφεντικό σας θα γνωρίζει με μια ματιά τι είναι το email σας.

2. Πηγαίνετε κατευθείαν στο σημείο

Πρέπει να φτάσετε κατευθείαν στο θέμα όταν γράφετε τις πρώτες γραμμές του email του αιτήματος για διακοπές. Γράψτε με ευγενικό τρόπο και πείτε στο αφεντικό σας ότι χρειάζεστε χρόνο για διακοπές.

Αν και δεν απαιτείται να αποκαλύψετε τους λόγους για τους οποίους ζητήσατε άδεια, μπορείτε να τους καταγράψετε εάν έχετε στενή σχέση με το αφεντικό σας. Αλλά αν δίνετε μόνο μια σύντομη ειδοποίηση στο αφεντικό σας, θα ήταν καλή ιδέα να αποκαλύψετε τις περιστάσεις σας ανεξάρτητα από το πόσο κοντά είστε με τον ανώτερό σας.

3. Μην ξεχνάτε τις ημερομηνίες

Στη συνέχεια, θα πρέπει να συμπεριλάβετε τις ακριβείς ημερομηνίες που θα φύγετε από τη δουλειά. Εάν αναφέρατε τις ημερομηνίες των διακοπών σας στη γραμμή θέματος, ελέγξτε ξανά για να βεβαιωθείτε ότι ταιριάζουν με τις ημερομηνίες στο σώμα του email. Εάν η εταιρεία σας έχει πολιτική άδειας επί πληρωμή, φροντίστε να αναφέρετε πόσες ώρες θα απογειωθείτε.

4. Αναλυτικά η στρατηγική σας

Στην ενότητα στρατηγικής του email σας, θα πείτε στο αφεντικό σας πώς θα χειρίζεται η εργασία σας όσο λείπετε. Θα πρέπει να πείτε σε ποια έργα εργάζεστε αυτήν τη στιγμή και ποιες ευθύνες συνεπάγονται αυτά τα έργα.

Είναι καλή ιδέα να αναφέρετε όλες τις εργασίες στις οποίες εργάζεστε τη στιγμή της σύνταξης του email. Στη συνέχεια, αναφέρετε ποιες εργασίες μπορείτε και ποιες δεν μπορείτε να ολοκληρώσετε πριν από την άδεια που ζητήσατε.

Επιπλέον, πείτε τους ποιες εργασίες θα αναθέσετε και ποιες θα είναι οι προθεσμίες τους κατά τη διάρκεια της απουσίας σας. Αυτές οι πληροφορίες θα πρέπει να περιλαμβάνουν το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας του συναδέλφου ή της ομάδας που θα χειριστεί τις ευθύνες σας.

Αποσύνδεση από την εργασία πριν από διακοπές είναι μια καλή ιδέα. Ωστόσο, εάν θέλετε ο οργανισμός σας να μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας κατά τη διάρκεια των διακοπών σας, εξετάστε το ενδεχόμενο να συμπεριλάβετε μια ενότητα σχετικά με τον τρόπο επικοινωνίας που προτιμάτε.

Καταγράψτε το χρόνο κατά τον οποίο θα είστε διαθέσιμοι σε αυτόν τον τρόπο επικοινωνίας. Εάν θέλετε, μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε έναν αριθμό έκτακτης ανάγκης σε περίπτωση που η εταιρεία χρειαστεί να έρθει σε επαφή κατά τις ώρες που δεν θα είστε διαθέσιμοι στον τρόπο επικοινωνίας που προτιμάτε.

6. Μεταφέρετε τις ευχαριστίες σας και την ανοιχτότητά σας σε οποιεσδήποτε ερωτήσεις

Είναι κοινή ευγένεια να τερματίζετε ένα email λέγοντας στο αφεντικό σας ότι είστε ανοιχτοί σε οποιεσδήποτε ερωτήσεις. Για να διευκολυνθεί αυτό, μπορείτε να προσθέσετε την επαφή εργασίας που προτιμάτε, όπως το email της εργασίας σας. Μπορείτε ακόμη και να πείτε στο αφεντικό σας ότι είστε έτοιμοι για μια συνομιλία πρόσωπο με πρόσωπο, αν χρειαστεί.

Όταν ολοκληρώνετε το email του αιτήματος για διακοπές, μην ξεχάσετε να ευχαριστήσετε το αφεντικό σας που σας έδωσε τον χρόνο του. Ένα απλό «Ευχαριστώ». θα είναι αρκετό.

Πρότυπα email αιτήματος διακοπών

Ακολουθούν ορισμένα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αιτημάτων για διακοπές που θα σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε με το δικό σας αίτημα επανεξέτασης:

Πρότυπο 1:

Θέμα: [Το όνομά σας] Αίτημα για διακοπές

Αγαπητέ [Όνομα αφεντικού],

Ελπίζω αυτό το μήνυμα να σε βρίσκει υγιή.

Θα ήθελα να ζητήσω χρόνο διακοπών από [εισαγάγετε ημερομηνία] έως [εισαγάγετε ημερομηνία]. Θα ολοκληρώσω όλα τα έργα μου πριν από την ημερομηνία έναρξης του ζητούμενου χρόνου διακοπών. Επιπλέον, [εισαγάγετε το όνομα συναδέλφου] έχει συμφωνήσει να αναλάβει την εργασία μου κατά τη διάρκεια της απουσίας μου.

Για επικοινωνία έκτακτης ανάγκης κατά τη διάρκεια των διακοπών μου, μπορείτε να με καλέσετε στον αριθμό του κινητού μου τηλεφώνου [εισάγετε τον αριθμό τηλεφώνου]. Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου χρησιμοποιώντας το email της εργασίας μου: [εισαγάγετε διεύθυνση email].

Σας ευχαριστώ για το χρόνο σας.

[Το όνομα σου]

Διαβάστε περισσότερα

Πρότυπο 2:

Θέμα: [Το όνομά σας] Μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ζητά την ώρα των διακοπών

Αγαπητέ [Όνομα αφεντικού],

Χαιρετισμούς της ημέρας!

Στέλνω email για να ζητήσω χρόνο διακοπών από [εισαγάγετε ημερομηνία] έως [εισαγάγετε ημερομηνία]. Χρειάζομαι αυτό το ρεπό γιατί [εισαγάγετε λόγο]. Έχω αναθέσει τα έργα και τις εργασίες μου σε εκκρεμότητα στον [εισαγάγετε το όνομα συναδέλφου], ο οποίος έχει συμφωνήσει να αναλάβει τα έργα μου κατά τη διάρκεια της απουσίας μου.

Η ομάδα μου έχει επίσης συμφωνήσει να καλύψει την εργασία μου κατά τις ημέρες των διακοπών μου. Δεν θα είμαι διαθέσιμος για επικοινωνία κατά τη διάρκεια αυτής της άδειας, αλλά εάν με χρειάζεστε επειγόντως, μπορείτε να με καλέσετε στο [εισαγάγετε αριθμό τηλεφώνου].

Εάν έχετε περισσότερες ερωτήσεις, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μου στο [insert email address].

Σας ευχαριστώ για το χρόνο σας.

[Το όνομα σου]

Διαβάστε περισσότερα

Πρότυπο 3:

Θέμα: [Your Name] Ζητώντας άδεια για διακοπές από [Date] έως [Date]

Αγαπητέ [Όνομα αφεντικού],

Ελπίζω να είσαι καλά.

Όπως συζητήσαμε προηγουμένως, θα ήθελα να ζητήσω άδεια από [εισαγάγετε ημερομηνία] έως [εισαγάγετε ημερομηνία]. Θα τελειώσω τα έργα μου αφού επιστρέψω από τις διακοπές. Εν τω μεταξύ, η ομάδα μου συμφώνησε να αναλάβει τη δουλειά μου κατά τη διάρκεια της απουσίας μου.

Εάν έχετε ερωτήσεις σχετικά με το αίτημά μου, στείλτε μου email στο [insert email]. Εάν χρειαστεί να επικοινωνήσετε μαζί μου όσο λείπω, μπορείτε να με καλέσετε στον αριθμό του κινητού μου τηλεφώνου [εισάγετε τον αριθμό τηλεφώνου].

Αναμένουμε την απάντησή σας τις επόμενες μέρες.

Σας ευχαριστώ για το χρόνο σας.

[Το όνομα σου]

Διαβάστε περισσότερα

Το να ζητήσετε χρόνο για διακοπές δεν πρέπει να αποτελεί πρόκληση

Για να διασφαλίσετε ότι το αίτημά σας για διακοπές γίνεται αποδεκτό, φροντίστε να ερευνήσετε την πολιτική άδειας της εταιρείας σας. Όταν γράφετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μείνετε στο σημείο και στη λεπτομέρεια πώς θα χειριστείτε την εργασία σας εν απουσία σας.

Επίσης, πείτε στο αφεντικό σας πώς μπορεί να έρθει σε επαφή μαζί σας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. Είναι επίσης καλή ιδέα να ενημερώσετε τους ανωτέρους σας πριν στείλετε το email της αίτησης για διακοπές. Αυτό θα τους αποτρέψει από το να αποκτήσουν τυφλή όραση ή να αγνοήσουν κατά λάθος το email.