Πώς να βελτιστοποιήσετε τη ροή εργασίας σας με τους κανόνες Asana

Το Asana διαθέτει πολλές δυνατότητες για τη βελτιστοποίηση της ροής εργασίας σας και την αύξηση της παραγωγικότητας. Ένα τέτοιο ισχυρό χαρακτηριστικό είναι η λειτουργία Asana Rules, η οποία σας επιτρέπει να αυτοματοποιείτε επαναλαμβανόμενες εργασίες και να εξοικονομείτε χρόνο.

Με τους Κανόνες Asana, μπορείτε να βελτιστοποιήσετε τη ροή εργασίας σας ρυθμίζοντας αυτοματοποιημένες ενέργειες που βασίζονται σε εναύσματα, μειώνοντας τη μη αυτόματη προσπάθεια και εξαλείφοντας την ανάγκη για επαναλαμβανόμενες εργασίες. Έτσι, δείτε πώς μπορείτε να αξιοποιήσετε τη λειτουργία Κανόνες στο Asana για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας και να εστιάσετε σε ό, τι έχει μεγαλύτερη σημασία.

Τι είναι ένας κανόνας Asana;

Το Asana Rules είναι μια ισχυρή δυνατότητα αυτοματισμού που σας επιτρέπει να ορίσετε ενεργοποιητές και αντίστοιχες ενέργειες για να αυτοματοποιήσετε εργασίες εντός των έργων σας. Η ρύθμιση αυτών των ενεργειών υπό όρους και των ενεργειών με τους Κανόνες εξαλείφει την επαναλαμβανόμενη χειρωνακτική εργασία και διασφαλίζει ότι συγκεκριμένες ενέργειες εκτελούνται αυτόματα.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κανόνες Asana για να βελτιώσετε διάφορες πτυχές της ροής εργασίας σας, όπως την ανάθεση εργασιών, την ενημέρωση ημερομηνιών λήξης, την αποστολή ειδοποιήσεων, την προσθήκη συνεργατών και άλλα. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα με τον οποίο μπορείτε αυτόματα προσθέστε ένα μέλος της ομάδας στο έργο σας Asana όταν ενημερώνεται η κατάσταση μιας εργασίας. Μπορείτε επίσης να ορίσετε έναν κανόνα για να ειδοποιείτε ένα μέλος της ομάδας όταν μια εργασία λήγει σύντομα ή καθυστερήσει. Η αυτοματοποίηση αυτών των συνηθισμένων ενεργειών εξοικονομεί χρόνο, μειώνει το ανθρώπινο λάθος και διατηρεί τη συνέπεια στα έργα σας.

Οι κανόνες Asana είναι διαθέσιμοι μόνο στο πρόγραμμα Premium της Asana και άνω. Συγκρίνετε τα χαρακτηριστικά μεταξύ Το δωρεάν σχέδιο της Asana vs. Πρόγραμμα Premium για να μάθετε ποιο ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες σας.

Πώς να δημιουργήσετε έναν κανόνα Asana

1. Ανοίξτε το έργο όπου θέλετε να δημιουργήσετε έναν κανόνα και κάντε κλικ στο Προσαρμογή κουμπί στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης σας.
2. Σύμφωνα με το Κανόνας ενότητα, κάντε κλικ στο + Προσθήκη κανόνα.

Ένα αναδυόμενο παράθυρο θα εμφανιστεί στην οθόνη σας, δίνοντάς σας ένα ευρύ φάσμα προκαθορισμένων κανόνων που θα σας βοηθήσουν στη διαδικασία αυτοματισμού. Αυτοί οι προκαθορισμένοι κανόνες χωρίζονται σε δύο κατηγορίες:

1. Με βάση τη δραστηριότητά σας στην Asana
2. Βασισμένο σε εργαλεία ολοκλήρωσης Asana

Πώς να δημιουργήσετε έναν προσαρμοσμένο κανόνα Asana

Η δημιουργία ενός προσαρμοσμένου κανόνα στο Asana σάς επιτρέπει να ορίζετε κανόνες και ενέργειες υπό όρους στις συγκεκριμένες απαιτήσεις σας. Επιπλέον, μπορείτε να επιλέξετε να εφαρμόσετε αυτούς τους κανόνες ακόμη και για δευτερεύουσες εργασίες. Για να δημιουργήσετε τον δικό σας προσαρμοσμένο κανόνα από την αρχή:

1. Κάντε κλικ στο Δημιουργώπροσαρμοσμένος κανόνας (η πρώτη επιλογή στο αναδυόμενο παράθυρο)
2. Κάντε κλικ στο + Προσθήκη σκανδάλης για να ορίσετε μια συνθήκη για την εκκίνηση της ενέργειας και να επιλέξετε ένα έναυσμα από τη λίστα.
3. Κάντε κλικ στο + Προσθήκη ενέργειας για να ορίσετε τη δραστηριότητα που θα πρέπει να πραγματοποιηθεί μετά την εκπλήρωση της συνθήκης και να επιλέξετε μια ενέργεια από τη λίστα.

Πώς να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε έναν κανόνα Asana

Η ευελιξία του Asana σάς επιτρέπει να αλλάζετε τα έργα σας εν κινήσει. Μπορείτε εύκολα χρησιμοποιήστε το Asana για να παρακολουθείτε την πρόοδό σας και να επιτύχετε τους στόχους σας κάνοντας τις απαραίτητες ενημερώσεις και αλλαγές του έργου.

Η επεξεργασία ή η διαγραφή ενός κανόνα είναι τόσο απλή όσο η δημιουργία ενός. Μπορείτε να το κάνετε με τα παρακάτω βήματα:

1. Κάνε κλικ στο Προσαρμογή κουμπί στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης σας και επιλέξτε οποιονδήποτε κανόνα από τη λίστα.
2. Κάντε κλικ στο έναυσμα ή στα κουμπιά ενεργειών και αλλάξτε τα κριτήρια για να επεξεργαστείτε τον κανόνα.
3. Για να διαγράψετε εντελώς τον κανόνα, κάντε κλικ Διαγραφή κανόνα στο κάτω αριστερό μέρος του αναδυόμενου παραθύρου.

Πώς να ορίσετε κανόνες βάσει ενότητας στο Asana

Το Asana προσφέρει διαφορετικές απόψεις με τις οποίες μπορείτε να διαχειριστείτε και να χειριστείτε τις δραστηριότητες του έργου σας. Κάθε προβολή παρέχει πληροφορίες με διαφορετικό αλλά οργανωμένο στυλ. Μπορείτε να κάνετε εναλλαγή μεταξύ διαφορετικών προβολών ανά πάσα στιγμή χωρίς να επηρεάζονται τα δεδομένα σας.

Το Asana σάς επιτρέπει επίσης να δημιουργήσετε κανόνες για μεμονωμένες ενότητες για να σας βοηθήσουν με συγκεκριμένους αυτοματισμούς. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα:

1. Εναλλαγή στο Σανίδα θέα.
2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο έλλειψης (τρεις κουκκίδες) στην επάνω δεξιά γωνία της ενότητας που επιθυμείτε.
3. Επιλέγω Προσθήκη κανόνα στην ενότητα.

Κυβερνήστε τον δρόμο σας για καλύτερη παραγωγικότητα

Η αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών και η ρύθμιση προσαρμοσμένων κανόνων σάς επιτρέπει να εστιάσετε σε πιο κρίσιμες και στρατηγικές πτυχές της εργασίας σας. Με τους κανόνες της Asana, μπορείτε να βελτιστοποιήσετε τη ροή εργασίας σας, να μειώσετε τη μη αυτόματη προσπάθεια και να εξασφαλίσετε συνέπεια στα έργα σας.