Πώς να μετατρέψετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εργασίες και σχόλια με το ClickUp

Έχετε βαρεθεί να συμβαδίζετε με τη λίστα υποχρεώσεών σας κάνοντας συνεχή εναλλαγή μεταξύ των εισερχομένων σας στο Gmail και του χώρου εργασίας ClickUp; Λοιπόν, το ClickUp έχει μια λύση για την εξάλειψη αυτής της ταλαιπωρίας.

Μπορείτε να μετατρέψετε τα email σας σε εργασίες και σχόλια στο ClickUp χωρίς να χρειάζεται να φύγετε από το Gmail. Θα σας καθοδηγήσουμε σε αυτή τη διαδικασία για να μεταμορφώσουμε τον τρόπο που εργάζεστε για να ενισχύσετε τη συνολική παραγωγικότητά σας.

Εάν θέλετε να προωθήσετε ένα email στην ενότητα σχολίων μιας εργασίας στο ClickUp, θα χρειαστεί να λάβετε τη μοναδική διεύθυνση email της εργασίας. Ναι καλά ακούσατε! Κάθε εργασία που δημιουργείτε στο ClickUp έχει μια μοναδική διεύθυνση. Για να λάβετε αυτήν τη διεύθυνση, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από την εργασία στην οποία θέλετε να προωθήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κάντε κλικ στο

εικονίδιο έλλειψης.

Από την αναπτυσσόμενη λίστα, επιλέξτε Στείλτε email στην εργασία.

Από το αναδυόμενο πλαίσιο, κάντε κλικ αντίγραφο για να αντιγράψετε το email της εργασίας στο πρόχειρό σας.

Τώρα ανοίξτε το Gmail και πατήστε Ctrl + V στη γραμμή διευθύνσεων για να επικολλήσετε το email της εργασίας. Θα παρατηρήσετε ότι το κείμενο αλλάζει αμέσως στο όνομα της εργασίας ClickUp. Αυτό είναι πολύ χρήσιμο εάν θέλετε να στείλετε ένα άλλο email στην ίδια διεύθυνση—απλώς πληκτρολογήστε το όνομα της εργασίας και επιλέξτε το από τις αναπτυσσόμενες επιλογές.

Προσθέστε μια γραμμή θέματος και ένα σώμα στο email και πατήστε το Στείλετε κουμπί.

Μετά την αποστολή του email, εμφανίζεται στην ενότητα σχολίων της εργασίας (όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα). Παρατηρήστε πώς το ClickUp προσδιορίζει τον αποστολέα και εμφανίζει το θέμα και το σώμα του email. Περιλαμβάνει επίσης ένα αρχείο HTML με τα περιεχόμενα του email, το οποίο μπορείτε να κατεβάσετε στον υπολογιστή σας.

Όπως κάθε σχόλιο που προστίθεται στο ClickUp, υπάρχει ένας αριθμός αλλαγών που μπορείτε να κάνετε στο προωθημένο email. Όταν τοποθετείτε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το σχόλιο, μπορείτε να το επεξεργαστείτε, να το προβάλετε σε λειτουργία πλήρους οθόνης ή να το εκχωρήσετε σε ένα μέλος της ομάδας. Τα μέλη της ομάδας σας μπορούν επίσης να αλληλεπιδράσουν με το σχόλιο αντιδρώντας σε αυτό με ένα emoji ή αφήνοντας μια άμεση απάντηση.

Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο έλλειψης του σχολίου, λαμβάνετε πρόσθετες επιλογές που σας επιτρέπουν:

• Αντιγράψτε τη διεύθυνση URL του σχολίου.
• Προσθέστε το σχόλιο στην περιοχή περιγραφής της εργασίας σας.
• Ορίστε μια υπενθύμιση για να κάνετε κάποια ενέργεια στο σχόλιο.
• Διαγράψτε το σχόλιο.

Δημιουργήστε νέες εργασίες στο ClickUp μέσω email

Παρόμοια με τις εργασίες στο ClickUp, κάθε λίστα έχει επίσης μια μοναδική διεύθυνση. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να προωθήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως εργασία σε αυτήν τη λίστα. Για να λάβετε τη διεύθυνση οποιασδήποτε λίστας, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το όνομα της λίστας στην κύρια πλαϊνή γραμμή πλοήγησης και κάντε κλικ στο εικονίδιο έλλειψης για να ανοίξετε τις ρυθμίσεις λίστας.

Από τις αναπτυσσόμενες επιλογές, επιλέξτε Email στη λίστα.

Στο αναδυόμενο πλαίσιο, κάντε κλικ αντίγραφο για να αντιγράψετε το email της λίστας στο πρόχειρό σας.

Επικολλήστε το email στη γραμμή διευθύνσεων του Gmail, προσθέστε μια γραμμή θέματος και ένα σώμα και πατήστε Στείλετε. Αυτή τη φορά, το θέμα σας θα είναι το όνομα της εργασίας σας στο ClickUp και το σώμα θα προστεθεί στην περιοχή περιγραφής της εργασίας. Οποιαδήποτε αρχεία προσθέτετε στο email θα μεταβούν στην ενότητα Συνημμένα της εργασίας (επιπλέον του αρχείου HTML που επισυνάπτεται αυτόματα το ClickUp).

Μπορείτε να ορίσετε πρόσθετες ιδιότητες για τη νέα εργασία προσθέτοντάς τες στη γραμμή θέματος:

• Εντολοδόχος: Αναθέστε τη νέα εργασία στον εαυτό σας ή σε ένα μέλος της ομάδας (π.χ. John Doe) χρησιμοποιώντας ή.
• Ημερομηνία λήξης: Ορίστε ημερομηνίες λήξης καθορίζοντας ακριβείς ημερομηνίες όπως ή χρησιμοποιώντας φυσική γλώσσα όπως π.χ, , ή.
• Ετικέτες: Προσθέστε ετικέτες στην εργασία σας χρησιμοποιώντας. Εάν το όνομα της ετικέτας που καθορίσατε δεν υπάρχει, θα δημιουργηθεί αυτόματα.

Αφού στείλετε το email, εμφανίζεται στη λίστα ClickUp που έχετε καθορίσει, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

Εάν εργάζεστε συχνά με συγκεκριμένες λίστες στον χώρο εργασίας σας, αφιερώστε λίγο χρόνο για να αποθηκεύσετε τις διευθύνσεις τους στο Gmail, ώστε να είναι πιο εύκολη η γρήγορη πρόσβαση σε αυτές.

Τρόπος αυτόματης προώθησης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο ClickUp

Εάν αντιμετωπίζετε τον εαυτό σας να προωθεί συνεχώς μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν συγκεκριμένο αποστολέα στο ClickUp ως εργασία ή σχόλιο, τότε η ρύθμιση της αυτοματοποίησης θα σας εξοικονομήσει πολύτιμο χρόνο. Μην αφήνετε τον όρο «αυτοματισμός» να σας εκφοβίζει—το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να ρυθμίσετε ένα φίλτρο προώθησης στο Gmail.

Προσθέστε μια διεύθυνση email προώθησης στο Gmail

Για να μπορέσετε να ξεκινήσετε την προώθηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πρέπει να προσθέσετε μια διεύθυνση email προώθησης (της εργασίας ή της λίστας) όπου θα σταλούν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι στην επάνω δεξιά γωνία του Gmail και επιλέξτε Δείτε όλες τις ρυθμίσεις.

Στην καρτέλα Forwarding and POP/IMAP, κάντε κλικ στο Προσθέστε μια διεύθυνση προώθησης κουμπί.

Επικολλήστε την εργασία ClickUp ή τη διεύθυνση λίστας στο πεδίο κειμένου. Βεβαιωθείτε ότι έχετε διαγράψει το επιπλέον κείμενο και τις αγκύλες που προστέθηκαν στην αρχή και στο τέλος της διεύθυνσης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ Επόμενο. Στα επόμενα δύο αναδυόμενα παράθυρα που εμφανίζονται, κάντε κλικ Προχωρώ έπειτα Εντάξει.

Όταν ανοίγετε τον χώρο εργασίας ClickUp, ο σύνδεσμος επιβεβαίωσης εμφανίζεται ως νέα εργασία στη λίστα όπου θα προωθείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Όταν ανοίξετε την εργασία, κάντε κλικ στον σύνδεσμο επιβεβαίωσης, ο οποίος θα βρίσκεται στην περιοχή περιγραφής. Στο αναδυόμενο παράθυρο που εμφανίζεται, κάντε κλικ Επιβεβαιώνω για να προσθέσετε τελικά τη διεύθυνση email στο Gmail.

Ρυθμίστε τα φίλτρα για προώθηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ClickUp

Αφού προσθέσετε τη διεύθυνση email προώθησης, μπορείτε τώρα ρυθμίστε ένα φίλτρο για την αποστολή email σε αυτή τη διεύθυνση. Στην παρακάτω εικόνα, το φίλτρο ελέγχει μόνο ότι ο αποστολέας ενός email έχει συγκεκριμένη διεύθυνση.

Όταν ένα email πληροί τα καθορισμένα κριτήρια, θα αρχειοθετηθεί και θα προωθηθεί στην επιλεγμένη διεύθυνση ClickUp.

Ολοκληρώσατε με επιτυχία τη ρύθμιση αυτοματισμού για την προώθηση συγκεκριμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο ClickUp. Εάν θέλετε να το μεταφέρετε στο επόμενο επίπεδο, μπορείτε ρυθμίστε φίλτρα για την προώθηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Slack, και ένας άλλος φίλτρο για την προώθηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook. Αυτή είναι μια πολύ χρήσιμη λειτουργία για να αποφορτίσετε τα εισερχόμενά σας και να τα διατηρήσετε οργανωμένα ενώ παραμένετε στην κορυφή της λίστας υποχρεώσεων σας.

Αποκαταστήστε τα email σας και παραμείνετε οργανωμένοι με το ClickUp

Η μετατροπή των email σας σε εργασίες και σχόλια στο ClickUp αλλάζει το παιχνίδι όταν πρόκειται για τη διαχείριση της ροής εργασίας σας. Με λίγα μόνο κλικ, μπορείτε να μετατρέψετε το χάος στο email σας σε ένα βελτιωμένο και οργανωμένο «to-do» που είναι εύκολο να παρακολουθείτε και να το διαχειριστείτε. Και αυτή είναι μόνο η αρχή—υπάρχουν πιο δημιουργικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να μάθετε να χρησιμοποιείτε το ClickUp που ίσως δεν γνωρίζετε.