Πώς να δημιουργήσετε έναν χάρτη χρόνου για να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας

Πόσο συχνά βρίσκετε τον εαυτό σας χαμένο - ανίκανο να χειριστείτε την ατελείωτη ροή εργασιών που σας περιμένει; Ξαπλώνεις στο κρεβάτι σου το βράδυ και σκέφτεσαι όλη τη δουλειά που μπορούσες να κάνεις κατά τη διάρκεια της ημέρας αλλά δεν μπορούσες.

Σκέφτεστε πώς θα μπορούσατε να διαχειριστείτε καλύτερα τον χρόνο σας και να είχατε κάνει περισσότερα. Όμως η μέρα χάθηκε. Αν είχες κάνει όλο αυτό τον προγραμματισμό εκ των προτέρων. Εάν το παραπάνω σενάριο περιγράφει την κατάστασή σας, πρέπει να εξετάσετε τη χαρτογράφηση του χρόνου.

Τι είναι η Χαρτογράφηση Χρόνου; Σε τι διαφέρει από το Time Blocking;

Η χαρτογράφηση χρόνου αναφέρεται στη διαδικασία δημιουργίας ενός πλαισίου που χαρτογραφεί τις δραστηριότητές σας (εργασία, συναντήσεις, προσωπικές δεσμεύσεις) με σεβασμό στον χρόνο. Είναι εύκολο να συγχέετε τη χαρτογράφηση χρόνου με τον προγραμματισμό ή τις συμβατικές μεθόδους διαχείρισης χρόνου, όπως ο αποκλεισμός χρόνου. Ωστόσο, υπάρχει μια αξιοσημείωτη διαφορά.

Ένας χάρτης χρόνου προσφέρει μια ολιστική άποψη της ημέρας, της εβδομάδας ή του μήνα σας. Παρέχει σαφήνεια για το πώς πρέπει να περάσετε τις μέρες σας, τι πρέπει να κάνετε και πότε. Αφού έχετε έναν σκελετό για το πώς σκοπεύετε να περάσετε τον χρόνο σας, μπορείτε να ξεκινήσετε να προγραμματίζετε χρονικά τετράγωνα για εργασίες υψηλής προτεραιότητας (μπλοκάρισμα χρόνου).

Σε αντίθεση με άλλες μεθόδους διαχείρισης χρόνου, η χαρτογράφηση χρόνου δεν είναι απλώς η κατανομή χρόνου για εργασία. Είναι το πλήρες σχέδιο για το πώς περνάτε τον χρόνο σας, από τη δουλειά και τα χόμπι μέχρι τον ελεύθερο χρόνο και τον οικογενειακό χρόνο. Και μόλις κάνετε τη συνήθεια της χαρτογράφησης του χρόνου, η μαγεία συμβαίνει.

Παίρνετε έναν σαφή χάρτη του τι πρέπει να κάνετε, οπότε η κούραση των αποφάσεων εξαφανίζεται. Οι μέρες ταχυδακτυλουργίας μεταξύ διαφόρων έργων περνούν επειδή έχετε ήδη προγραμματίσει χρονικά τετράγωνα για εργασίες υψηλής προτεραιότητας. Ξέρετε πότε είναι ώρα να δουλέψετε και πότε είναι ώρα να αφήσετε τις ανησυχίες σας και να πιείτε ένα ζεστό φλιτζάνι καφέ. Δεν βιάζεσαι πια και κάνεις περισσότερη δουλειά.

Ωραίο ακούγεται, σωστά; Ας μιλήσουμε για το πώς να δημιουργήσετε έναν χάρτη χρόνου για να αυξήσετε την παραγωγικότητα και να πάρετε τον έλεγχο της ζωής σας.

Πώς να δημιουργήσετε έναν χάρτη χρόνου για να βελτιώσετε την παραγωγικότητα

Δεν υπάρχει τυπικός τρόπος δημιουργίας ενός χάρτη χρόνου, επειδή η χαρτογράφηση χρόνου είναι προσωπική. Οι άνθρωποι έχουν διαφορετικούς στόχους, ιδιοσυγκρασία και συνθήκες. Αυτό που λειτουργεί για έναν μπορεί να μην λειτουργεί για κάποιον άλλο. Ωστόσο, ο ακόλουθος οδηγός δίνει ένα σκίτσο μιας τυπικής διαδικασίας δημιουργίας χάρτη χρόνου που μπορείτε να ακολουθήσετε και να διαμορφώσετε ανάλογα με τις συγκεκριμένες περιστάσεις σας.

Βήμα 1: Σκεφτείτε πώς ξοδεύετε χρόνο

Πριν ξεκινήσετε τη δημιουργία ενός χάρτη χρόνου, είναι σημαντικό να αναρωτηθείτε: Γιατί δημιουργείτε έναν χάρτη χρόνου και τι περιμένετε να επιτύχετε; Αυτά είναι σημαντικά ερωτήματα που επηρεάζουν πόσο αποτελεσματική θα είναι για εσάς η χαρτογράφηση χρόνου. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι σημαντικό να είμαστε ειλικρινείς όταν απαντάμε σε αυτές τις ερωτήσεις.

Μπορείτε να ξεκινήσετε με το να σκέφτεστε πώς περνάτε το χρόνο σας σε μια μέση ημέρα. Είστε ευχαριστημένοι με την τρέχουσα ρουτίνα σας; Αν όχι, σκεφτείτε τι θα θέλατε να βελτιώσετε. Μην ξεχνάτε ότι δημιουργείτε έναν χάρτη χρόνου για τον εαυτό σας.

Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να λάβετε υπόψη την προσωπικότητά σας, τις ώρες αιχμής της παραγωγικότητας και τις συνήθειές σας ενώ απαντάτε σε αυτές τις ερωτήσεις. Για παράδειγμα, αν γνωρίζετε ότι εργάζεστε καλύτερα αργά το βράδυ, μπορείτε να ορίσετε χρονικά τετράγωνα για τις εργασίες υψηλότερης προτεραιότητας τη νύχτα για να εξασφαλίσετε τη μέγιστη απόδοση.

Μόλις δείτε τον τρόπο ζωής σας, λάβετε υπόψη τα ελαττώματα της ρουτίνας σας, σημείωσε πράγματα που θέλετε να βελτιώσετε και συνειδητοποιήστε τι θέλετε να επιτύχετε με τον χάρτη του χρόνου σας, προχωρήστε στο επόμενο βήμα.

Βήμα 2: Δημιουργήστε μια λίστα υποχρεώσεων

Καταγράψτε τις δραστηριότητες που θέλετε να κάνετε σε ένα καθορισμένο χρονικό πλαίσιο. Για τον χάρτη σας για πρώτη φορά, είναι καλύτερο να ακολουθείτε ένα μικρότερο χρονικό πλαίσιο, κατά προτίμηση μια εβδομάδα. Αυτό συμβαίνει επειδή ένα μικρότερο χρονικό πλαίσιο σας βοηθά να θέσετε ρεαλιστικούς στόχους και να αισθάνεστε λιγότερο καταβεβλημένοι.

Όταν καταχωρείτε τις δραστηριότητές σας για την εβδομάδα, δημιουργήστε κατηγορίες για τους διαφορετικούς τομείς της ζωής σας (εργασία, χόμπι, υγεία, φίλοι και οικογένεια). Μπορείτε να διαχειριστείτε εύκολα τις εργασίες σας αφού τις διαχωρίσετε σε σχετικές κατηγορίες. Αλλά μην το παρακάνετε. Είναι καλύτερο να διατηρήσετε τις κατηγορίες σας μεταξύ 3-5 για να αποφύγετε την ακαταστασία.

Βήμα 3: Κωδικός χρώματος Διαφορετικές δραστηριότητες

Η δημιουργία χαρτών χρόνου δεν χρειάζεται να είναι βαρετή. Μπορείτε (θα πρέπει) να προσθέσετε χρώμα στις διαφορετικές κατηγορίες χαρτών χρόνου. Κάνει τη χαρτογράφηση του χρόνου σας διασκεδαστική και τα διαφορετικά χρώματα βοηθούν στην οπτικοποίηση του χάρτη του χρόνου σας. Αλλά μην προσθέτετε χρώματα τυχαία. Τα διαφορετικά χρώματα αντιπροσωπεύουν διαφορετικά συναισθήματα, επομένως κωδικοποιήστε ανάλογα το χρώμα.

Το πράσινο αντιπροσωπεύει τη φύση και την αφθονία, γι' αυτό έχουμε αντιστοιχίσει ένα πράσινο χρώμα στην κατηγορία υγείας μου στο Clockify.

Βήμα 4: Δώστε προτεραιότητα στις εργασίες

Ενώ αναφέρετε τις δραστηριότητες που θέλετε να ολοκληρώσετε σε μια εβδομάδα, θα συνειδητοποιήσετε ότι δεν υπάρχουν αρκετές ώρες για να ολοκληρώσετε όλες τις εργασίες. Εδώ θα πρέπει να αρχίσετε να δίνετε προτεραιότητες. Οι περισσότεροι άνθρωποι, ωστόσο, δυσκολεύονται να δώσουν προτεραιότητα. Αν είσαι εσύ, χρησιμοποιήστε τον πίνακα Eisenhower για να ιεραρχήσετε τις εργασίες σας.

Ο πίνακας Eisenhower βοηθά στην κατηγοριοποίηση των εργασιών σε τέσσερα τεταρτημόρια με βάση τη σημασία και τον επείγοντα χαρακτήρα τους. Οι πιο σημαντικές και επείγουσες εργασίες έχουν την υψηλότερη προτεραιότητα, ενώ οι λιγότερο σημαντικές και λιγότερο επείγουσες εργασίες προγραμματίζονται αργότερα, ανατίθενται ή αφαιρούνται από τη λίστα υποχρεώσεων.

Βήμα 5: Προγραμματίστε χρονικά μπλοκ

Αφού ιεραρχήσετε τις εργασίες, ο αποκλεισμός χρόνου είναι το επόμενο βήμα. Δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε χρονικά τετράγωνα στο ημερολόγιό σας:

1. Δημιουργήστε χρονικά μπλοκ για εργασίες κορυφαίας προτεραιότητας.
2. Μετά από αυτό, δημιουργήστε χρονικά τετράγωνα για συσκέψεις.
3. Εάν σας απομένουν αρκετά χρονικά διαστήματα, δημιουργήστε χρονικά τετράγωνα για άλλες σημαντικές εργασίες ή έργα.

Αν και η διαδικασία φαίνεται απλή, θα κάνετε λάθη αρχικά. Αλλά μην ανησυχείτε, θα γίνετε καλύτεροι σε αυτό τελικά. Ωστόσο, για να διευκολύνετε τη διαδικασία και να ελαχιστοποιήσετε τις πιθανότητες λάθους, ακολουθούν μερικές συμβουλές που πρέπει να έχετε κατά νου:

• Διατηρήστε τα χρονικά διαστήματα αρκετά ευέλικτα ώστε να αφήνετε χώρο για απροσδόκητες κλήσεις και αναπόφευκτους περισπασμούς.
• Ορίστε μια καθορισμένη ώρα για εργασίες ρουτίνας (πρωινό, πρωινό τζόκινγκ, δείπνο).
• Προγραμματίστε συναντήσεις (αν είναι δυνατόν) σε ένα μόνο χρονικό διάστημα, επειδή οι συναντήσεις διάσπαρτες κατά τη διάρκεια της ημέρας μπορεί να εμποδίσουν την παραγωγικότητα.
• Μην ξεχάσετε να δημιουργήσετε χρονικά τετράγωνα για ξεκούραση.
• Αφήστε κενά χρονικά τετράγωνα για ξαφνικά, απροσδόκητα γεγονότα.

Βήμα 6: Αναθεώρηση και αναθεώρηση

Τώρα που δημιουργήσατε τον χάρτη του χρόνου σας, ήρθε η ώρα να τον ελέγξετε. Δείτε αν ο εβδομαδιαίος χάρτης ώρας σας αντιπροσωπεύει τέλεια τον τρόπο που θέλετε να περάσετε την εβδομάδα σας. Εάν όχι, τροποποιήστε το. Για παράδειγμα, αν έχετε στοίβαξε πολλή εντατική δουλειά τη Δευτέρα και την Τρίτη—ενώ έχετε αρκετό χρόνο για να αφιερώσετε την Τετάρτη—μπορείτε να προσθέσετε μέρος της δουλειάς την Τετάρτη για να εξισορροπήσετε τις μέρες σου.

Ο χάρτης χρόνου σας δεν είναι δικαστική απόφαση, γι' αυτό μη διστάσετε να τον τροποποιήσετε και να κάνετε προσαρμογές που κρίνετε κατάλληλες. Αλλά κάντε το προτού αρχίσετε να τον ακολουθείτε, γιατί η αλλαγή του χάρτη του χρόνου σας μπορεί να απορρίψει το πρόγραμμα ολόκληρης της εβδομάδας.

Ενώ ακολουθείτε τον χάρτη του χρόνου σας, δείτε πόσο καλά λειτουργεί. Ρωτήστε τον εαυτό σας: Καταφέρατε να το παρακολουθήσετε; Αύξησε την παραγωγικότητά σας; Υπάρχουν τομείς που χρειάζονται περαιτέρω βελτίωση; Με βάση τις απαντήσεις σας, κάντε τις απαραίτητες προσαρμογές στους μελλοντικούς χάρτες χρόνου σας.

Το λογισμικό χαρτογράφησης χρόνου δεν είναι απαραίτητο, αλλά κάνει τη διαδικασία πιο αποτελεσματική. Το μόνο που χρειάζεστε είναι ένα στυλό και ένα χαρτί για να δημιουργήσετε έναν χάρτη χρόνου αναφέροντας και ιεραρχώντας τις εβδομαδιαίες δραστηριότητες και δημιουργώντας χρονικά τμήματα για την εβδομάδα.

Αλλά υπάρχει ένα πρόβλημα με αυτό. Δεν μπορείτε να κάνετε αλλαγές. Το λογισμικό χαρτογράφησης χρόνου κάνει τη χαρτογράφηση χρόνου πιο εύκολη και αποτελεσματική. Επιπλέον, ο χάρτης χρόνου σας είναι πάντα προσβάσιμος στο τηλέφωνό σας.

Το Clockify είναι ένα από τα καλύτερα λογισμικά διαχείρισης χρόνου. Προσφέρει μια τακτοποιημένη, εύκολη στην πλοήγηση διεπαφή και πολλές δυνατότητες που βοηθούν στη δημιουργία ολοκληρωμένων χαρτών χρόνου.

Μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε χρονικά τετράγωνα στην εφαρμογή προβολή ημερολογίου. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε χρονικό πλαίσιο (που δεν έχει ήδη αποκλειστεί ο χρόνος) και ένα Προσθήκη καταχώρισης ώρας θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο. Τώρα συμπληρώστε τα στοιχεία και κάντε κλικ στο ΠΡΟΣΘΗΚΗ κουμπί. Επαναλάβετε τη διαδικασία για όσα χρονικά μπλοκ θέλετε.

Μπορείς χρησιμοποιήστε το TimeCamp για να εξοικονομήσετε χρόνο, να αυξήσετε την παραγωγικότητακαι δημιουργήστε χάρτες χρόνου. Αφού προσθέσετε χρονικά μπλοκ για την εβδομάδα (ή τον μήνα), ενσωματώστε το Ημερολόγιο Google στο TimeCamp σας.

Οι χρονικοί αποκλεισμοί από το Ημερολόγιο Google θα εμφανιστούν αυτόματα στο φύλλο χρόνου του TimeCamp την καθορισμένη ώρα. Επιπλέον, το TimeCamp προσφέρει αυτόματη παρακολούθηση χρόνου—μια σωτηρία για άτομα που συχνά ξεχνούν να προσθέσουν καταχωρήσεις χρόνου.

Το Planyway σάς επιτρέπει να ενσωματώσετε τα Trello, Jira, Google Calendar και Microsoft Teams. Εάν διαχειρίζεστε έργα στο Trello και προγραμματίζετε συσκέψεις στο Ημερολόγιο Google, μπορεί να είναι δύσκολο να γνωρίζετε τι να κάνετε και πότε.

Το Planyway τα φέρνει όλα σε ένα μέρος, διευκολύνοντας τη δημιουργία ενός χάρτη χρόνου. Μπορείτε να σύρετε χρονικά μπλοκ στο ημερολόγιο Planyway, διευκολύνοντας τις προσαρμογές της τελευταίας στιγμής.

Από τη σύνταξη άρθρων και τη δημιουργία προϋπολογισμών μέχρι τη δημιουργία λίστας παρακολούθησης των αγαπημένων μου ταινιών, μπορείτε να κάνετε πολλά με τη σουίτα Επεξεργαστών Εγγράφων Google. Η δημιουργία ενός χάρτη χρόνου δεν είναι διαφορετική.

Τα Φύλλα Google προσφέρουν όλα όσα χρειάζεστε για να δημιουργήσετε τον τέλειο χάρτη χρόνου. Αυτό που ξεχωρίζει τα Φύλλα Google από άλλα λογισμικά χαρτογράφησης χρόνου είναι η ελευθερία που σας δίνει. Μπορείτε να δημιουργήσετε τον χάρτη του χρόνου σας όπως θέλετε χωρίς να περιορίζεστε στη διεπαφή της εφαρμογής.

Αλλά αν δεν θέλετε την ταλαιπωρία να δημιουργήσετε έναν χάρτη χρόνου από την αρχή, εδώ είναι ένα Πρότυπο χάρτη χρόνου των Φύλλων Google που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και να εξατομικεύσετε.

Η αναβλητικότητα είναι ο εχθρός

Η χαρτογράφηση χρόνου σάς βοηθά να διαχειρίζεστε καλύτερα τον χρόνο σας. Σου δίνει κατεύθυνση και ένα κομμάτι που πρέπει να ακολουθήσεις. Αλλά πρέπει να δεσμευτείς σε αυτό για να δείξει τα θαύματά του. Και το μεγαλύτερο εμπόδιο που θα αντιμετωπίσετε στο δρόμο είναι η αναβλητικότητα.

Πολλοί άνθρωποι παλεύουν με την αναβλητικότητα και χρησιμοποιούν διαφορετικές μεθόδους για να την αντιμετωπίσουν. Ενώ όλες αυτές οι μέθοδοι έχουν τα θετικά τους σημεία, ο κανόνας των πέντε λεπτών είναι ένας από τους πιο αποτελεσματικούς.