6 Συμβουλές για να κάνετε τους ανθρώπους να ανοίγουν και να διαβάζουν τα email σας

Αν και τώρα έχουμε πολλές πλατφόρμες επικοινωνίας που προσφέρουν ξεχωριστές δυνατότητες για μια πιο συνεργατική ροή εργασίας, Τα email εξακολουθούν να έχουν ζωτικό ρόλο στη ζωή μας, ειδικά για συνομιλίες με άτομα εκτός των προσωπικών μας κύκλων.

Το πρόβλημα είναι ότι εξακολουθείτε να περιμένετε μια απάντηση και αναρωτιέστε αν το email σας άνοιξε και διαβάστηκε περισσότερες φορές από όσες μπορείτε να μετρήσετε. Ακολουθούν ορισμένα βασικά βήματα για τη βελτιστοποίηση των email σας:

1. Ξεκινήστε με μια συναρπαστική θεματική γραμμή

Οι πρώτες εντυπώσεις είναι το παν, επομένως είναι απαραίτητο να έχετε ένα ισχυρή γραμμή θέματος όταν στέλνετε ένα email—ειδικά αν θέλετε το άτομο να το ανοίξει. Η γραμμή θέματος είναι το πρώτο πράγμα που βλέπουν οι άνθρωποι, επομένως πρέπει να κεντρίσει την προσοχή τους και να τους κάνει να θέλουν να μάθουν περισσότερα. Εάν η γραμμή θέματός σας είναι ανεπιτήδευτη ή ανεπιθύμητη, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα το άτομο να μην ανοίξει το email.

Από την άλλη πλευρά, εάν η γραμμή θέματος είναι ενδιαφέρουσα, είναι πιθανό να ανοίξουν το email και να διαβάσουν αυτά που έχετε γράψει. Έχετε μόνο λίγα δευτερόλεπτα για να τραβήξετε την προσοχή κάποιου, οπότε κάντε τον να μετρήσει.

Ακολουθούν μερικές συμβουλές για να γράψετε καλύτερες γραμμές θέματος:

• Αποφύγετε να γράφετε προτάσεις που είναι πολύ καλές για να είναι αληθινές.
• Εξατομικεύστε τη γραμμή θέματός σας προσθέτοντας το όνομα του παραλήπτη σας, το όνομά σας ή κάτι άλλο που του επιτρέπει να γνωρίζει ότι το email σας προορίζεται για αυτόν.
• Μην γράφετε μονολεκτικές γραμμές θέματος όπως «γεια», «γεια» ή «γεια».
• Κινήστε την περιέργεια του παραλήπτη σας γράφοντας κάτι που μπορεί να μην γνωρίζει.
• Αποφύγετε τη χρήση ενεργειών ανεπιθύμητης αλληλογραφίας που μπορούν να μεταφέρουν το email σας στο κουτί ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Μερικά παραδείγματα περιλαμβάνουν 100% δωρεάν, $$$, διπλασιάστε το εισόδημά σας τώρα, φθηνό, μην το διαγράψετε, μια φορά στη ζωή, για να αναφέρουμε μόνο μερικά.
• Αποφύγετε τα θαυμαστικά ή τα κεφαλαία.

Να θυμάστε ότι οι άνθρωποι είναι απασχολημένοι και λαμβάνουν αμέτρητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε μέρα, επομένως μην περιπλέκετε υπερβολικά τα πράγματα, δημιουργώντας υπερβολικά μεγάλες ή περίπλοκες γραμμές θέματος. Οι σύντομες και απλές γραμμές θέματος είναι ιδανικές γιατί διευκολύνουν την ανάγνωση για όλους όσους τις λαμβάνουν.

2. Γράψτε μια Δολοφονική Εισαγωγική Πρόταση

Όπως αναφέραμε προηγουμένως, δεν έχετε πολύ χώρο για να τραβήξετε την προσοχή του παραλήπτη σας με τη γραμμή θέματός σας. Η ίδια αρχή ισχύει και για την αρχική πρόταση του email σας.

Η αρχική σας πρόταση θα πρέπει να είναι αρκετά συναρπαστική και ενδιαφέρουσα ώστε να κάνει τον παραλήπτη σας να θέλει να διαβάσει περισσότερα και θα πρέπει επίσης να συνοψίζει τι αφορά το υπόλοιπο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν είναι δυνατόν, προσπαθήστε να αποφύγετε την εισαγωγή νέων θεμάτων στην αρχική πρόταση, καθώς μπορεί να προκαλέσει σύγχυση στον αναγνώστη σας.

Ακολουθούν μερικές συμβουλές για να βοηθήσετε:

• Ξεκινήστε με μια ερώτηση. Το να κάνετε μια ερώτηση στον αναγνώστη είναι ένας πολύ καλός τρόπος να τον προσελκύσετε και να τον κάνετε να ενδιαφέρεται για αυτό που γράφετε.
• Κάντε μια παρατήρηση ή μοιραστείτε ένα στατιστικό στοιχείο που θα τραβήξει την προσοχή του αναγνώστη σας.
• Μοιραστείτε μια προσωπική ιστορία σχετική με το θέμα.
• Εάν θέλετε ο αναγνώστης να δώσει προσοχή, τότε το πρόγραμμα ανοίγματος email σας θα πρέπει να είναι μοναδικό και να ξεχωρίζει από τα άλλα που έχουν λάβει. Αποφύγετε τις τετριμμένες αρχικές γραμμές όπως "Ελπίζω να σας βρίσκει καλά" ή "Ελπίζω ότι όλα θα πάνε καλά στο τέλος σας". Ανάλογα με τον σκοπό του email σας ή τον δικό σας παραλήπτη, θα μπορούσατε να πάτε για κάτι διασκεδαστικό και δημιουργικό όπως, "Ελπίζω να είχατε ήδη πιει τον καφέ σας" ή "Υπόσχομαι ότι αυτό το email είναι πιο σύντομο από το προηγούμενο αυτές."

3. Γυαλίστε την ορθογραφία και τη γραμματική σας

Είναι πολύ πιθανό να χρησιμοποιείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε επαγγελματικές ρυθμίσεις και ένας αποτελεσματικός τρόπος για να βελτιώσετε το ποσοστό ανοίγματός σας είναι να έχετε καλογραμμένα και χωρίς σφάλματα email. Τα τυπογραφικά και τα γραμματικά λάθη μπορεί να σας κάνουν να φαίνεστε αντιεπαγγελματικός και ατημέλητος.

Εάν δεν είστε σίγουροι για σας δεξιότητες αυτο-επεξεργασίας, είναι καλύτερο να ζητήσετε από κάποιον άλλο να διορθώσει το email σας πριν το στείλετε. Ένα νέο σύνολο ματιών μπορεί να σας βοηθήσει να πιάσετε λάθη που μπορεί να έχετε παραλείψει.

Εναλλακτικά, μπορείτε να αξιοποιήσετε εργαλεία επεξεργασίας όπως Γραμματικά ή το Εφαρμογή Hemingway για να γυαλίσετε τα email σας. Απλώς φροντίστε να ελέγξετε ξανά τη διορθωμένη έκδοση για ακρίβεια πριν πατήσετε αποστολή.

4. Να είστε συνοπτικοί—Φτάστε στο σημείο

Σε κανέναν δεν αρέσει να διαβάζει μακροσκελής, ελικοειδή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και γραπτά που κατακλύζονται από παραγράφους χωρίς να φτάνουν στο σημείο, είναι πιθανό να αγνοηθούν ή να διαγραφούν.

Όταν συνθέτετε το email σας, πηγαίνετε κατευθείαν στο θέμα και αποφύγετε να κοπανάτε γύρω από τον θάμνο. Αυτό θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι το μήνυμά σας μεταδίδεται αποτελεσματικά.

Επιπλέον, εάν έχετε πολλές πληροφορίες να μοιραστείτε, δοκιμάστε να τις αναλύσετε σε μικρότερα κομμάτια, ώστε να είναι ευκολότερο να αφομοιώσει ο παραλήπτης σας. Χρησιμοποιήστε επικεφαλίδες και λίστες όπου είναι δυνατόν για να οργανώσετε τις σκέψεις σας και να τους διευκολύνετε να περάσουν γρήγορα το email σας.

5. Παρέχετε Χρήσιμες Πληροφορίες

Καταργήστε λέξεις και φράσεις πλήρωσης όπως «απλά», «πραγματικά» και «πολύ». Δεν προσθέτουν αξία στο μήνυμά σας.

Θα πρέπει επίσης να αποφύγετε τη χρήση ακρωνύμιων ή βιομηχανικής ορολογίας, εκτός εάν γνωρίζετε ότι οι αναγνώστες σας είναι εξοικειωμένοι με αυτά εκ των προτέρων. Αυτό θα διασφαλίσει ότι τα email σας θα παραμείνουν προσβάσιμα ακόμα κι αν ορισμένα άτομα δεν έχουν εξειδικευμένες γνώσεις για το τι συζητάτε.

Εάν υπάρχουν βασικές πληροφορίες σχετικά με ένα γεγονός ή ένα θέμα που χρειάζεται κάποιος πριν αποφασίσει, φροντίστε να το κάνετε συμπεριλάβετε το αμέσως, ώστε να μην χάνουν τίποτα σημαντικό ενώ διαβάζουν τα υπόλοιπα ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ.

6. Στείλτε email την κατάλληλη στιγμή

Δεν υπάρχει μια τέλεια στιγμή για την αποστολή email - εξαρτάται από το περιεχόμενο του μηνύματός σας και από το τι θέλετε από τους παραλήπτες σας. Απλώς να έχετε υπόψη σας πότε είναι πιο πιθανό οι άνθρωποι να είναι διαθέσιμοι και προσαρμόστε ανάλογα.

Για παράδειγμα, εάν στέλνετε ένα email που σχετίζεται με ένα συγκεκριμένο συμβάν, είναι ζωτικής σημασίας να αποφύγετε να το στείλετε πολύ νωρίς ή πολύ αργά. Εάν είναι δυνατόν, προσπαθήστε να τα προγραμματίσετε για τις βέλτιστες ώρες, όπως κατά τις ώρες εργασίας.

Σχετίζεται με: Πώς να στείλετε ανώνυμα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: μυστικές μέθοδοι

Βελτιώστε το Open Rate και την αναγνωσιμότητα των email σας

Το να μην διαβάζονται τα email σας μπορεί να έχει σοβαρό πλήγμα στην παραγωγικότητά σας και στην κερδοφορία της επιχείρησής σας.

Υπάρχουν διάφοροι λόγοι για τους οποίους οι άνθρωποι αγνοούν τα email σας, μερικοί από τους οποίους είναι πέρα ​​από τον έλεγχό σας. Ωστόσο, η εφαρμογή αυτών των συμβουλών μπορεί να σας βοηθήσει να βελτιώσετε το ανοιχτό ποσοστό, την αναγνωσιμότητα και την απόκριση στα email σας.

Τα 7 καλύτερα εργαλεία για να οργανώσετε τα email σας και να αυξήσετε την παραγωγικότητα

Χρησιμοποιούμε email κάθε μέρα για να επικοινωνούμε με τους ανθρώπους. Ωστόσο, μπορεί γρήγορα να γίνει συντριπτική. Δείτε πώς μπορείτε να οργανώσετε τα εισερχόμενά σας.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα