Στα περισσότερα περιβάλλοντα εργασίας, οι διαδικασίες ροής εργασιών σας είναι συνήθως ήδη σε ισχύ για να τις ακολουθήσετε. Ως ελεύθερος επαγγελματίας, όμως, αυτό είναι κάτι που θα πρέπει να αναπτύξετε και να εφαρμόσετε μόνοι σας. Αυτό μπορεί να είναι εκφοβιστικό στην αρχή — αλλά μετά από κάποιους πειραματισμούς, η ευελιξία να επιλέξετε τη δική σας τεκμηρίωση ροής εργασίας μπορεί να είναι ενδυναμωτική.
Γιατί να ασχοληθείτε με την τεκμηρίωση της διαδικασίας ροής εργασίας σας;
Περιμένετε—αν κανείς δεν σας αναγκάζει να τεκμηριώσετε τη ροή εργασίας σας, γιατί να ασχοληθείτε; Αυτό δεν είναι το να είσαι το αφεντικό του εαυτού σου;
Είναι αλήθεια: ως ελεύθερος επαγγελματίας, μπορείτε να αποφασίσετε να μην τεκμηριώσετε πολλά από τίποτα αν δεν το θέλετε. Αλλά τεκμηρίωση διαδικασία ροής εργασιών σας μπορεί να σας βοηθήσει να προϋπολογίσετε χρόνο, να διατηρήσετε καλύτερες σχέσεις με τους πελάτες και να χρεώσετε την εργασία σας.
Μπορεί να προσπαθήσετε να το κάνετε χωρίς τεκμηρίωση για λίγο. Αλλά καθώς η καριέρα σας ως ελεύθερος επαγγελματίας συνεχίζεται, πιθανότατα θα βρείτε τον εαυτό σας να τεκμηριώνει όλο και περισσότερα. Αυτή μπορεί να είναι μια μακρά και επίπονη διαδικασία. Το να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να παρουσιάσετε την τεκμηρίωσή σας είναι σίγουρα ο ευκολότερος, πιο ήπιος τρόπος.
Οραματίζοντας τη διαδικασία της ροής εργασίας σας
Η τεκμηρίωση της διαδικασίας ροής εργασίας σας μπορεί να φαίνεται αρκετά αφηρημένη και ακατάστατη, αν δεν την έχετε συνηθίσει. Επιπλέον, μπορεί να φαίνεται αρκετά διαφορετικό ανάλογα με το είδος της εργασίας που κάνετε. Μπορείτε να εξετάσετε το ενδεχόμενο να ακολουθήσετε αυτό το άρθρο χρησιμοποιώντας ένα έργο που έχετε ήδη ολοκληρώσει. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να κατανοήσετε πώς καταρρέει ένα έργο.
1. Αναλύστε την εργασία σας
Το πρώτο βήμα είναι να χωρίσετε την εργασία σας σε μέρη. Ως συγγραφέας ή εκδότης, αυτό μπορεί να είναι το περίγραμμα ενός βιβλίου ή ενός άρθρου. Εάν είστε καλλιτέχνης, αυτά μπορεί να είναι διαφορετικά επίπεδα ή στοιχεία του τελευταίου κομματιού. Ό, τι κι αν κάνετε, η εργασία πρέπει συνήθως να αναλύεται σε μετρήσιμα βήματα που συνδυάζονται για να δημιουργήσουν το τελικό έργο.
Η κατανομή της εργασίας σας σε μέρη είναι σημαντική για διάφορους λόγους. Πρώτον, πρόκειται να σχηματίσει τα βασικά κινούμενα μέρη της τεκμηρίωσης της ροής εργασίας σας. Επιπλέον, μπορεί να σας βοηθήσει ψυχολογικά. Ακόμα κι αν δεν είστε μεγάλοι στην τεκμηρίωση, ο διαχωρισμός μιας εργασίας σε μέρη μπορεί να βοηθήσει ένα μεγάλο έργο να αισθάνεται πιο διαχειρίσιμο.
2. Δημιουργήστε μια λίστα ελέγχου και ένα οπτικό διάγραμμα ροής
Αφού αναλύσετε την εργασία σας, μετατρέψτε κάθε ένα από τα μέρη σε ένα στοιχείο σε μια λίστα ελέγχου. Όπως η ανάλυση της εργασίας σας εξαρχής, η δημιουργία μιας λίστας ελέγχου εξυπηρετεί δύο σκοπούς: σας βοηθά να παρακολουθείτε τη δική σας πρόοδο και σας βοηθά να κοινοποιήσετε την πρόοδό σας στους πελάτες. Μπορεί επίσης να σας φανεί χρήσιμο να μετατρέψετε τη λίστα ελέγχου σας σε οπτικό διάγραμμα ροής.
Αυτό είναι ιδιαίτερα βολικό εάν το έργο σας έχει πολλά βήματα. Για παράδειγμα, εάν επεξεργάζεστε ένα βιβλίο, κάθε κεφάλαιο μπορεί να χρειαστεί να περιγραφεί, να συνταχθεί, να αναφερθεί και να επεξεργαστεί. Η λεπτομέρεια κάτι τέτοιο σε μια χάρτινη λίστα ελέγχου θα ήταν ακατάστατη, ιδιαίτερα εάν εργάζεστε με πολλές εργασίες ταυτόχρονα ή εάν οι εργασίες μπορούν να μετακινήσουν τα βήματα μπροστά και πίσω.
Η λύση που χρησιμοποιείτε για αυτό το είδος εγκατάστασης μπορεί να εξαρτάται από το πόσο αυτόνομος είστε. Εάν εργάζεστε περισσότερο ή λιγότερο σε κενό (όπως κάνουν ορισμένοι ελεύθεροι επαγγελματίες), το οπτικό σας διάγραμμα ροής μπορεί να είναι αυτοκόλλητες σημειώσεις σε έναν πίνακα. Εάν συνεργάζεστε στενά με τον πελάτη σας ή με άλλους εργολάβους, μπορεί χρησιμοποιήστε μια κοινή πλατφόρμα ροής εργασίας όπως το Trello.
3. Καθορίστε Στόχους και Στόχους
Αυτό το βήμα μπορεί να φαίνεται λίγο περιττό. Γιατί χρειάζεστε στόχους και στόχους εάν έχετε ήδη μια λίστα ελέγχου;
Ακόμη και με μια λίστα ελέγχου, δεν μπορείτε να κάνετε ολόκληρο το έργο ταυτόχρονα. Πρέπει ακόμα να αποφασίσετε πόσο από το έργο σας θέλετε να ολοκληρώσετε σε μια ημέρα ή μια εβδομάδα ή απλώς μεταξύ των check-in με τους πελάτες σας.
Για να επιστρέψουμε στο παράδειγμα του βιβλίου, θέλετε να περιγράψετε όλα τα κεφάλαια πριν από τη σύνταξη κάποιου από τα κεφάλαια; Θέλετε να ξεκινήσετε τη σύνταξη ενός κεφαλαίου όταν το προηγούμενο κεφάλαιο δεν έχει ακόμη επεξεργαστεί; Αυτές είναι ερωτήσεις που μόνο εσείς μπορείτε να απαντήσετε. Ωστόσο, η εκ των προτέρων απάντηση μπορεί να σας βοηθήσει να παραμείνετε οργανωμένοι.
Για άλλη μια φορά, το να έχετε σαφείς στόχους και στόχους μπορεί να σας κρατήσει στην κορυφή του έργου σας αλλά μπορεί επίσης να σας βοηθήσει επικοινωνήστε με τον πελάτη σας σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο προχωρά το έργο — και πώς περιμένετε να έρθει κατά μήκος.
4. Προϋπολογισμός και χρόνος παρακολούθησης
Όταν έχετε αποφασίσει τους στόχους και τους στόχους σας, είναι καιρός να αρχίσετε να προγραμματίζετε τον χρόνο σας.
Πόσο χρόνο έχετε για να ολοκληρώσετε ολόκληρο το έργο; Πόσο χρόνο πρέπει να αφιερώσετε σε αυτό το έργο μέσα σε αυτό το χρονικό πλαίσιο; Πόσος από αυτόν τον χρόνο θα χρειαστεί να διατεθεί για κάθε στόχο; Έχετε όλο τον χρόνο στον κόσμο ή χρειάζεται δώστε προτεραιότητα και ίσως προχωρήσετε χωρίς κάποια έξτρα να τηρηθούν οι προθεσμίες;
Εάν πληρώνεστε ανά ώρα, φυσικά θα παρακολουθείτε τον χρόνο σας. Απλώς θυμηθείτε να σημειώσετε πόσος από αυτόν τον χρόνο πέρασε σε κάθε βήμα του έργου. Με αυτόν τον τρόπο, θα έχετε μια καλύτερη ιδέα για το πόσο χρόνο θα χρειαστείτε, τόσο στο μέλλον σε αυτό το έργο όσο και κατά τον προϋπολογισμό του χρόνου για μελλοντικά έργα.
Εάν πληρώνεστε βάσει έργου ή παραδοτέου, όπως κάνουν ορισμένοι ελεύθεροι επαγγελματίες, μπορεί να είναι δελεαστικό να μην παρακολουθείτε καθόλου τον χρόνο. Ωστόσο, και πάλι, η κατανόηση του τρόπου χρήσης του χρόνου σας μπορεί να σας βοηθήσει να γίνετε καλύτερος και πιο αποτελεσματικός ελεύθερος επαγγελματίας. Επομένως, εξετάστε το ενδεχόμενο παρακολούθησης και προϋπολογισμού του χρόνου σας—ακόμα και όταν κανείς δεν σας κάνει.
Αναθεώρηση, Παρακολούθηση και Βελτιστοποίηση
Σε όλα τα μεμονωμένα έργα και μετά από κάθε έργο, αφιερώστε χρόνο για να σκεφτείτε την τεκμηρίωση της διαδικασίας ροής εργασιών σας. Υπήρχαν πράγματα που βρήκατε τον εαυτό σας να καταρρίπτει περισσότερο καθώς προχωρούσατε; Κάποιες εργασίες σας πήραν περισσότερο ή λιγότερο χρόνο από όσο περιμένατε; Οι στόχοι σας ήταν πολύ μεγάλοι για να είναι ρεαλιστικοί ή πολύ μικροί για να σας βοηθήσουν;
Κάνοντας αυτού του είδους την εργασία κατά τη διάρκεια ενός έργου μπορεί να σας βοηθήσει να εργαστείτε όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικά για το υπόλοιπο του έργου. Η εκτέλεση αυτού του είδους εργασίας μεταξύ έργων μπορεί να σας βοηθήσει να δώσετε πιο ακριβείς προσφορές σε μελλοντικούς πελάτες, παράλληλα με τον προϋπολογισμό του χρόνου σας με διαχειρίσιμο και αποτελεσματικό τρόπο.
Αξίζεις την Δουλειά
Οι περισσότεροι πελάτες δεν ζητούν ρητά τεκμηρίωση ροής εργασιών. Μπορεί να είναι εύκολο να αποκτήσετε «όραμα τούνελ για ελεύθερους επαγγελματίες», που είναι ο εξαναγκασμός να μην κάνετε τίποτα πέρα από αυτό που ρητά απαιτεί ο πελάτης. Αλλά το να κάνετε κάποια επιπλέον δουλειά για να ρυθμίσετε με ακρίβεια τον προγραμματισμό σας μπορεί να σας βοηθήσει να γίνετε πιο αποτελεσματικός ελεύθερος επαγγελματίας. Και αυτό είναι καλό για όλους.