Θα βρείτε τον εαυτό σας να κάνει ταχυδακτυλουργικά πολλές εργασίες καθώς προχωρά η καριέρα σας ως ελεύθερος επαγγελματίας. Ναι, θα κερδίσετε περισσότερα αν εργάζεστε περισσότερο. Και παρόλο που θα ήταν υπέροχο να πετύχετε τους εισοδηματικούς σας στόχους, η ανάληψη πάρα πολλών ευθυνών θα αποφέρει αμελητέα αποτελέσματα. Θα καταλήξετε μόνο εξαντλημένοι.
Για να ελευθερώσετε το πολυάσχολο πρόγραμμά σας, ας διερευνήσουμε ποιες εργασίες μπορείτε να μεταφορτώσετε στα εργαλεία αυτοματισμού. Με αυτόν τον τρόπο, θα έχετε περισσότερο χρόνο και ενέργεια για να επικεντρωθείτε στους κρίσιμους τομείς της ανεξάρτητης επιχείρησής σας.
1. Διαχείριση email
Όπως οι περισσότεροι εργαζόμενοι ενήλικες, πιθανότατα λαμβάνετε εκατοντάδες email τακτικά. Η ανάγνωση και η απάντηση μηνυμάτων δεν απαιτεί έντονη εστίαση, αλλά καταλαμβάνουν ένα κομμάτι της εργάσιμης ημέρας σας. Ενα
Έκθεση Adobe δηλώνει ακόμη ότι οι άνθρωποι ξοδεύουν πάνω από πέντε ώρες καθημερινά ελέγχοντας τα email.Επιπλέον, δεν μπορείτε απλώς να σταματήσετε να απαντάτε στα email εντελώς. Διάφορα μέρη, από διεθνείς πελάτες ανεξάρτητους έως ομοσπονδιακούς φορείς, θα επικοινωνήσουν μαζί σας μέσω email. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ίσως χρειαστεί να απαντήσετε γρήγορα.
Αντί να αγνοείτε αδιακρίτως τα email σας, σκεφτείτε να επενδύσετε ισχυρά εργαλεία διαχείρισης email. Βρείτε μια πλατφόρμα που ταιριάζει στις ανάγκες σας. Θα ειδικεύονται είτε στην οργάνωση των εισερχομένων σας είτε στον εξορθολογισμό της μαζικής παράδοσης email. Για παράδειγμα, το Help Scout κάνει εξαιρετική δουλειά στην αποστολή ανακοινώσεων σε ολόκληρη την εταιρεία, ενώ το SaneBox ταξινομεί με ακρίβεια τα εισερχόμενα μηνύματα.
2. Προγραμματισμός αναρτήσεων στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης
Η ανάρτηση στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης είναι πρωταρχικής σημασίας για την επιτυχία του ψηφιακού μάρκετινγκ. Η τακτική επαφή με πελάτες και συναδέλφους απομακρυσμένους εργαζόμενους θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε μια σταθερή διαδικτυακή παρουσία ως ελεύθερος επαγγελματίας.
Όπως και η διαχείριση email, η ανάρτηση στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης δεν είναι γνωστικά απαιτητική. Μπορείτε να ανεβάσετε προγραμματισμένο περιεχόμενο, να απαντήσετε σε σχόλια και να διαβάσετε άμεσα μηνύματα χωρίς να καταβάλετε μεγάλη προσπάθεια.
Οι περισσότεροι ταξινομούν τις αναρτήσεις στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης ως ρηχές εργασίες. Ωστόσο, χρειάζεται ακόμα πολύς χρόνος, ειδικά καθώς οι ακόλουθοί σας αυξάνονται. Θα βρεθείτε να ξοδεύετε ώρες απλώς ελέγχοντας τα εισερχόμενά σας.
Εάν θέλετε να μειώσετε τον χρόνο που αφιερώνετε στη διαχείριση των λογαριασμών σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, σκεφτείτε να αυτοματοποιήσετε διάφορες λειτουργίες. Δοκιμάστε διαφορετικά εργαλεία που μπορεί να ανταποκρίνονται στις ανάγκες σας. Για παράδειγμα, εφαρμογές ημερολογίου περιεχομένου σας επιτρέπει να προγραμματίζετε αναρτήσεις εκ των προτέρων, ενώ τα εργαλεία ανάλυσης ποσοτικοποιούν τη συνολική απόδοσή σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.
3. Ενσωμάτωση πελάτη
Η ενσωμάτωση πελάτη καθορίζει τον τόνο για κάθε έργο ανεξάρτητου επαγγελματία. Εσείς και ο πελάτης σας θα προγραμματίσετε προθεσμίες, θα επαναξιολογήσετε τις προσδοκίες, θα αναθέσετε εργασίες και θα δώσετε έμφαση στους στόχους σε αυτό το στάδιο. Η βιασύνη της διαδικασίας δημιουργεί αόριστους, ανέφικτους στόχους. Εναλλακτικά, η υπερανάλυση ασήμαντων λεπτομερειών και η επανειλημμένη απάντηση στα ίδια ερωτήματα παρεμποδίζει την παραγωγικότητα.
Η πιο αποτελεσματική προσέγγιση που εξοικονομεί χρόνο είναι να αυτοματοποιήσετε πολλούς τομείς της διαδικασίας ενσωμάτωσης του πελάτη σας. Ας υποθέσουμε ότι κάνετε παρόμοιες ερωτήσεις στους νέους πελάτες σας. Αντί να τα διαβάζετε σε κάθε συνεδρία, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερωτηματολόγιο ή να εγγράψετε ένα σύντομο επεξηγητικό βίντεο. Απλώς βεβαιωθείτε ότι κατανοείτε πλήρως τις ανάγκες του πελάτη σας στη συνέχεια.
4. Αναζητούμενοι Πελάτες
Πολλοί ελεύθεροι επαγγελματίες αντιπαθούν την αναζήτηση νέων πελατών. Μεταξύ της προσέγγισης των υποψήφιων πελατών και της παρακολούθησης αρχικών διαβουλεύσεων, θα ξοδεύετε εύκολα δεκάδες ώρες την εβδομάδα αναζητώντας. Το χειρότερο από όλα, δεν θα μετατρέψετε καν όλους τους δυνητικούς πελάτες σας. Το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου που αφιερώνετε στο κυνήγι και στο τηλεφώνημα θα ταξινομηθεί ως απλήρωτη εργασία, η οποία σπαταλά χρόνο και χρήμα.
Για πιο αποτελεσματική προσέγγιση, χρησιμοποιήστε εργαλεία αυτοματισμού. Προτείνουμε να δοκιμάσετε διαφορετικά προγράμματα με βάση ποιες εργασίες αναζήτησης θέλετε να αυτοματοποιήσετε. Ας πούμε ότι είσαι συγγραφέας. Τα εργαλεία εύρεσης email μπορούν να εντοπίσουν τους συντάκτες και τους διαχειριστές διαφορετικών ιστότοπων που συνεργάζονται με συγγραφείς περιεχομένου και φιλοξενούμενους bloggers.
5. Κράτηση ραντεβού
Πολλοί ελεύθεροι επαγγελματίες αφιερώνουν τόσο χρόνο στον προγραμματισμό συναντήσεων όσο και για να τις παρακολουθήσουν. Ανάλογα με το κενό ανάμεσα σε εσάς και τις ζώνες ώρας του πελάτη σας, ενδέχεται να στέλνετε μηνύματα εμπρός και πίσω για αρκετές ημέρες.
Με αυτά τα λόγια, τα email χρειάζονται μόνο μερικά κλικ για να σταλούν. Η διάθεση περισσότερων από μία ή δύο ωρών για τον προγραμματισμό των ραντεβού είναι παράλογη και αντιπαραγωγική.
Για να απλοποιήσετε τη διαδικασία, χρησιμοποιήστε μια εφαρμογή κράτησης ραντεβού. Πλατφόρμες όπως το Google Calendar και το Calendly επιτρέπουν στους χρήστες να προγραμματίζουν γρήγορα συσκέψεις και να επιλέγουν τις προτιμώμενες ημερομηνίες σε προσαρμοσμένα ημερολόγια, τα οποία μπορούν να προσαρμόσουν οι οικοδεσπότες. Απλώς στείλτε στους συμμετέχοντες τον σύνδεσμο πρόσκλησής σας και περιμένετε την απάντησή τους.
6. Διαχείριση ροής εργασιών
Οι ελεύθεροι επαγγελματίες συχνά υποτιμούν τον χρόνο που χρειάζεται για να ολοκληρώσουν ένα έργο. Ας υποθέσουμε ότι είστε συγγραφέας περιεχομένου. Ακόμα κι αν μπορείτε να γράψετε 500 έως 600 λέξεις την ώρα, είναι απίθανο να ολοκληρώσετε 5.000 λέξεις σε μια βάρδια 10 ωρών. Σε τελική ανάλυση, θα πρέπει επίσης να κάνετε έρευνα θεμάτων και πρόχειρες επεξεργασίες.
Τα έργα εργασίας συνοδεύονται πάντα με μικρές εργασίες διαχείρισης. Αν και τα περισσότερα μπορεί να διαρκέσουν μόνο λίγα λεπτά, θα πρέπει να προσπαθήσετε να τα αντιμετωπίσετε και να προσαρμόσετε το πρόγραμμά σας ανάλογα.
Η σε βάθος διαχείριση ροής εργασίας καταναλώνει χρόνο. Αντίθετα, αυτοματοποιήστε το με ένα εργαλείο διαχείρισης έργου. Δημοφιλείς εφαρμογές όπως το Asana ή το Trello μπορούν να βοηθήσουν σχεδόν σε κάθε πτυχή της διαδικασίας, από τον καθορισμό εφικτών προθεσμιών έως την οριστικοποίηση των λεπτομερειών του έργου. Με αυτόν τον τρόπο, θα έχετε περισσότερο χρόνο και ενέργεια για να εστιάσετε στις βασικές σας ευθύνες.
7. Σύνταξη σύμβασης
Ως ελεύθερος επαγγελματίας, οι πελάτες περιμένουν από εσάς να παρέχετε συμβάσεις έργου. Πιθανότατα θα πρέπει να περιγράψετε τις τιμές, τις εγγυήσεις, τις ευθύνες και τους στόχους σας, καθώς και τυχόν διατάξεις σχετικά με την παραγγελία του πελάτη.
Η σύνταξη ενός συμβολαίου από την αρχή διαρκεί γενικά μερικές ώρες. Μπορείτε να τραβήξετε πρότυπα στο διαδίκτυο, αλλά θα πρέπει να αφιερώσετε μία ή δύο ώρες για επεξεργασία. Σε τελική ανάλυση, οι γενικές συμφωνίες θα θέσουν σε κίνδυνο μόνο την επιχείρησή σας ανεξάρτητων επαγγελματιών.
Αντί να κάνετε αντιγραφή-επικόλληση τυχαίων πρόχειρων συμβολαίων, θα εξοικονομήσετε περισσότερο χρόνο μεταφορτώνοντας τη διαδικασία σε ένα εργαλείο αυτοματισμού. Υπάρχουν αρκετές εφαρμογές που παράγουν προσαρμοσμένα προσχέδια συμβολαίων. Μπορούν να δημιουργήσουν οπτικά ελκυστικά συμβόλαια που εξηγούν το εύρος, τους περιορισμούς και τις νομικές απαιτήσεις των έργων ανεξάρτητων επαγγελματιών μέσα σε λίγα λεπτά.
8. Βασική Παρακολούθηση Οικονομικών
Η παρακολούθηση των οικονομικών σας θα γίνει πιο δύσκολη καθώς η ανεξάρτητη επιχείρησή σας μεγαλώνει. Θα πρέπει να καταγράψετε όλες τις πληρωμές από κάθε πελάτη. Ανάλογα με τον όγκο της παραγγελίας σας, ακόμη και η απλή διαχείριση οικονομικών μπορεί να διαρκέσει αρκετές ώρες.
Πολλοί επαγγελματίες προσλαμβάνουν λογιστές για να διαχειρίζονται τα οικονομικά τους. Αν και θα μπορούσατε επίσης να συνεργαστείτε με έναν επαγγελματία χρηματοοικονομικών, σκεφτείτε πρώτα να χρησιμοποιήσετε εργαλεία αυτοματισμού. Δεν θα χρειαστεί καν να πληρώσετε τίποτα. Μια γρήγορη αναζήτηση στο Google θα αποκαλύψει πολλά απλά, δωρεάν πρότυπα υπολογιστικών φύλλων προσωπικών οικονομικών Excel μπορείτε να προσαρμόσετε.
Γίνετε πιο παραγωγικός ελεύθερος επαγγελματίας αυτοματοποιώντας τις εργασίες
Η αυτοματοποίηση εργασιών θα ανεβάσει την καριέρα σας ως ελεύθερος επαγγελματίας στο επόμενο επίπεδο. Ωστόσο, μην αισθάνεστε υποχρεωμένοι να εκτελέσετε ένα πλήρως λειτουργικό, αποτελεσματικό αυτοματοποιημένο σύστημα από την πρώτη στιγμή. Η αυτοματοποίηση ροής εργασιών απαιτεί χρόνο. Καταργήστε πρώτα μικρές, κουραστικές εργασίες και, στη συνέχεια, προχωρήστε σταδιακά προς την αυτοματοποίηση πιο κρίσιμων διοικητικών ευθυνών.
Επίσης, μην αγοράζετε τυχαία εργαλεία αυτοματισμού premium. Υπάρχουν πολλά δωρεάν προγράμματα λογισμικού και εφαρμογές για κινητά στην αγορά. Με τη σωστή στρατηγική, μπορείτε ήδη να τα χρησιμοποιήσετε για να αυτοματοποιήσετε πολλές καθημερινές λειτουργίες της ανεξάρτητης επιχείρησής σας.