Το Excel θεωρείται εδώ και καιρό το καλύτερο εργαλείο για τους αναλυτές δεδομένων. Ωστόσο, οι χρήσεις του Excel δεν περιορίζονται σε άτομα που εργάζονται τακτικά σε δεδομένα. Ως απλός άνθρωπος, υπάρχουν πολλές χρήσεις του Excel, οι οποίες μπορούν να διευκολύνουν τις καθημερινές σας ευθύνες εργασίας. Μπορείτε να κάνετε τα πάντα, από τη διατήρηση της φοίτησης σε ένα γραφείο/σχολείο μέχρι τη δημιουργία περίπλοκων προϋπολογισμών για τη διαχείριση των μηνιαίων δαπανών σας στο Excel.
Η ευελιξία, η πολύπλευρη χρήση και οι εύχρηστες λειτουργίες του Excel το καθιστούν μία από τις πιο προτιμώμενες εφαρμογές. Εάν είστε τακτικός χρήστης του Excel, ακολουθούν μερικοί τρόποι χρήσης της εφαρμογής σε ορισμένα σχετικά πεδία.
1. Διαχείριση πληροφοριών
Το Excel έχει ευρέως διαδεδομένες χρήσεις σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον, ειδικά κατά τη διαχείριση κοινών πλαισίων. Από τη χρήση του για την προώθηση της αναφοράς πωλήσεων μέχρι την προετοιμασία των ανιχνευτών αποθέματος, υπάρχουν λίγα πράγματα στο Excel. Ακολουθούν ορισμένα πράγματα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Excel στον τομέα διαχείρισης πληροφοριών:
- Παρακολούθηση αποθέματος πωλήσεων: Το Excel έχει αποδείξει την αξία του στον τομέα της διαχείρισης της εφοδιαστικής αλυσίδας. Δεδομένου ότι μπορεί να κρατήσει πολλές σειρές δεδομένων, είναι μια προτιμώμενη επιλογή για επιχειρήσεις και οργανισμούς που ασχολούνται με προϊόντα και υπηρεσίες. Κάθε φορά που παρακολουθείτε το απόθεμα, μπορείτε να δημιουργήσετε πολλά pivots και λειτουργίες για να παρακολουθείτε τα διάφορα επίπεδα προϊόντων. Με αυτόν τον τρόπο, δεν μπορείτε ποτέ να κάνετε λάθος με τη διαχείριση του αποθέματός σας και να παρακολουθείτε τις παραγγελίες και τις αναπαραγγελίες σας. Για καλύτερα αποτελέσματα, μπορείτε δημιουργήστε μια αυτοματοποιημένη φόρμα εισαγωγής δεδομένων στο Excel για να μειώσετε τα προβλήματα διαχείρισης δεδομένων σας.
- Παρακολούθηση συμμετοχής: Ως εταιρεία με επίκεντρο τους εργαζομένους, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Excel για να παρακολουθείτε τον χρόνο αναφοράς των υπαλλήλων σας, να διαχειριστείτε τη συμμετοχή τους και να δημιουργήσετε περίτεχνους πίνακες εργαλείων για να ακολουθήσετε τα κανονικά χρονοδιαγράμματα εργασίας τους. Κάθε στοιχείο συνδέεται με έναν πιο εκτεταμένο πίνακα εργαλείων, όπου μπορείτε να λάβετε μια ενοποιημένη φωτογραφία του τόπου διαμονής των υπαλλήλων σας.
- Αναφορά απόδοσης: Φανταστείτε ότι πρέπει να υπολογίζετε τις μετρήσεις απόδοσης των εργαζομένων σας και τους δείκτες βασικών προσώπων (KPI) σε μηνιαία βάση. Το Excel προσφέρει τα πάντα, από τη διαχείριση βασικών εγγραφών έως τα πάντα με τη μία. Εργαστείτε με περίτεχνους πίνακες εργαλείων, εφαρμόστε διάφορους τύπους και χρησιμοποιήστε τις πολύπλευρες λειτουργίες VBA για να αυτοματοποιήσετε τις κανονικές σας εργασίες.
2. Διαχείριση χρόνου
Γνωρίζατε ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε φύλλα Excel για να δημιουργήσετε τους ανιχνευτές παραγωγικότητας και χρόνου; Ναι, το διάβασες σωστά; Το Excel έχει τεράστιες αναξιοποίητες δυνατότητες να χρησιμοποιήσει τις λειτουργίες του που βασίζονται στον χρόνο για να εκτελέσει διάφορες ειδικότητες βάσει ημερομηνίας και ώρας. Μερικές κοινές χρήσεις του Excel για διαχείριση χρόνου περιλαμβάνουν:
- Καθημερινοί Προγραμματιστές
- Έργα ROTA
- Παρακολούθηση χάρτη πορείας για τη διαχείριση των χρονοδιαγραμμάτων εκπαίδευσης διαδικασιών
Ο κατάλογος δεν είναι εξαντλητικός. υπάρχουν πολλοί άλλοι τρόποι χρήσης του Excel για διαχείριση χρόνου. Για να αναβαθμίσετε τα πράγματα, μπορείτε ακόμη και να δημιουργήσετε ένα Pomodoro Tracker στο Excel για να παραμείνετε συγκεντρωμένοι στις εργασίες σας.
3. Σχεδιασμός Στόχων & Παρακολούθηση Προόδου
Ο σχεδιασμός στόχων είναι ένα βασικό έργο σε κάθε τομέα διαχείρισης έργου. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε περίπλοκα εργαλεία παρακολούθησης χρόνου, όπως γραφήματα Gantt και άλλα φύλλα στόχων που βασίζονται σε εργασίες για να αυξήσετε την παραγωγικότητα στο Excel.
Δημιουργώντας και ορίζοντας ορόσημα, μπορείτε να παρακολουθείτε την πρόοδο σε σχέση με τους στόχους σας και να χαρτογραφείτε την πρόοδο σε κάθε πτυχή με σχετική ευκολία. Μπορείτε να αυτοματοποιήσετε ορισμένες εργασίες για να παρακολουθείτε την πρόοδό σας καθώς άλλοι συνεργάτες προσθέτουν την πρόοδό τους σε ένα κοινό βιβλίο εργασίας.
4. Διαχείριση προϋπολογισμού και παρακολούθηση οικονομικών
Το Excel είναι φίλος κάθε λογιστή. όταν πρέπει να δημιουργήσετε λεπτομερείς δείκτες παρακολούθησης μηνιαίων δαπανών για τον οργανισμό σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διάφορες ενσωματωμένες λογιστικές και μαθηματικές λειτουργίες για να παρακολουθείτε τα οικονομικά, τους προϋπολογισμούς σας και λογαριασμούς. Οργανισμοί και επιχειρήσεις διαφόρων σχημάτων, μεγεθών και μορφών χρησιμοποιούν το Excel σε συνδυασμό με άλλα λογιστικά και χρηματοοικονομικά εργαλεία για να βελτιώσουν τα λογιστικά τους πρότυπα.
Μπορείτε να δημιουργήσετε λεπτομερείς λογιστικές και οικονομικές εργασίες για να βελτιώσετε τις αναφορές σας. Στην πραγματικότητα, με συγκεντρωτικά σημεία, μορφοποίηση υπό όρους και τύπους, μπορείτε να δημιουργήσετε ενσωματωμένες ειδοποιήσεις στο Excel για να τονίσετε σημαντικές πτυχές που σχετίζονται με την επιχείρησή σας.
5. Ανάλυση δεδομένων
Η ανάλυση δεδομένων αποτελεί αναπόσπαστο μέρος κάθε οργανισμού και πολλοί αναλυτές δεδομένων συνεχίζουν να προτιμούν το Excel για την εκτέλεση εργασιών που βασίζονται σε δεδομένα. Μπορείτε να κάνετε τα πάντα, από τη δημιουργία περίπλοκων αναφορών απόδοσης έως υπολογισμούς υποθέσεων βάσει ανάλυσης στο Excel. Η λειτουργικότητα και η ευελιξία του Excel με άλλα συστήματα και εργαλεία ανάλυσης δεδομένων έχουν υπερισχύσει κάθε άλλου συστήματος παρακολούθησης στην αγορά.
Ενσωματώνεται με πολλαπλό λογισμικό και μπορείτε να αποθηκεύσετε ατελείωτες σειρές δεδομένων σε φύλλα. Μπορείς συνδυάστε πολλά βιβλία εργασίας του Excel με Python και άλλες γλώσσες προγραμματισμού, χωρίς να σηκώσετε το δάχτυλό σας.
6. Οπτικοποίηση δεδομένων
Οι επιχειρήσεις και οι επιχειρήσεις βασίζονται σε δεδομένα για να τροφοδοτήσουν τις γνώσεις τους. Αυτές οι πληροφορίες είναι χρήσιμες όταν πρέπει να λάβετε καλά ενημερωμένες αποφάσεις για να προβλέψετε το μέλλον.
Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να αντλήσετε insights; Είναι απλό; οπτικοποιείτε δεδομένα, ώστε οι άνθρωποι να μπορούν γρήγορα να καταλάβουν τι προσπαθείτε να τους πείτε. Δημιουργήστε πολλά γραφήματα ή φορτώστε αυτά τα φύλλα δεδομένων σε λογισμικό οπτικοποίησης όπως το Tableau και το PowerBI για να ζωντανέψετε τα δεδομένα σας.
Η ευελιξία του Excel έρχεται στο προσκήνιο, καθώς μπορείτε να δημιουργήσετε περίπλοκα γραφήματα και απεικονίσεις εντός της εφαρμογής χωρίς να τολμήσετε σε άλλες πλατφόρμες. Ωστόσο, είναι καλό να γνωρίζετε ότι είναι διαθέσιμες επιλογές εξωτερικής ολοκλήρωσης εάν χρειαστεί να ακολουθήσετε αυτήν τη διαδρομή.
7. Διαχείριση Εξόδων
Οι νοικοκυρές και οι ιδιοκτήτες χρησιμοποιούν το Excel για να παρακολουθούν τις καθημερινές τους δαπάνες. Φανταστείτε να έχετε ένα απλό φύλλο που φιλοξενεί όλο το μηνιαίο εισόδημά σας και κάθε πιθανή δαπάνη λεπτών, από τις μεγάλες δαπάνες μέχρι τα μικρά έξοδα.
Προσθέστε τύπους για τον αυτόματο υπολογισμό του υπολειπόμενου εισοδήματός σας και της ικανότητας δαπανών για τον μήνα. Αν και δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε περίτεχνους λογιστικούς ιχνηλάτες για τον εαυτό σας, μπορείτε πάντα να εργάζεστε με απλούς ιχνηλάτες για τη διαχείριση των εσόδων και των μηνιαίων δαπανών σας. Εάν είστε λάτρης των ανιχνευτών εξόδων που βασίζονται σε χαρτί, μπορείτε ακόμη και να χρησιμοποιήσετε δωρεάν εκτυπώσιμες συσκευές παρακολούθησης εξόδων για να σας βοηθήσουν να παραμείνετε οικονομικά.
8. Γρήγοροι Υπολογισμοί
Το Excel έχει γίνει ένα χρήσιμο εργαλείο για άτομα που θέλουν να κάνουν διαφορετικούς υπολογισμούς. Φανταστείτε ότι θέλετε να υπολογίσετε την επόμενη δόση του στεγαστικού σας δανείου, αλλά αντί να χρησιμοποιήσετε στυλό και χαρτί για να κάνετε τους υπολογισμούς, θα μπορούσατε να δημιουργήσετε γρήγορα ένα βιβλίο εργασίας του Excel και να αρχίσετε να κάνετε εκτιμήσεις.
Το Excel, ως εφαρμογή, είναι εύχρηστο και αρκετά χρήσιμο για την εκτέλεση γρήγορων υπολογισμών, καθώς διαθέτει μια ποικιλία λειτουργικών τύπων για να σας βοηθήσει να προχωρήσετε.
Χρήση του Excel στην καθημερινή ζωή
Το Excel είναι μια θαυμάσια γλώσσα και μπορείτε να το αξιοποιήσετε στο έπακρο, ειδικά αν είστε εξοικειωμένοι με τις διάφορες λειτουργίες, τύπους και διαδικασίες. Ωστόσο, για να βεβαιωθείτε ότι το χρησιμοποιείτε σωστά, πρέπει να το μάθετε από τους ειδικούς. Πολλά δωρεάν και επί πληρωμή μαθήματα είναι διαθέσιμα σε ορισμένες διάσημες πλατφόρμες, όπως το Udemy και μερικές άλλες πλατφόρμες. Μπορείτε να επιλέξετε και να επιλέξετε ένα μάθημα που ταιριάζει με τις μαθησιακές σας απαιτήσεις.
