Πώς να δημιουργήσετε έναν διαδραστικό πίνακα ελέγχου του Excel

Η ανάλυση δεδομένων μπορεί να σας βοηθήσει να βελτιώσετε τις διαδικασίες σας με αποτελεσματικές μεθόδους αναφοράς. Αλλά μερικές φορές, χρειάζεστε κάτι περισσότερο από αριθμούς σε ένα υπολογιστικό φύλλο για να κάνετε την άποψή σας. Επομένως, γιατί να μην χρησιμοποιήσετε εργαλεία οπτικοποίησης δεδομένων, όπως διαδραστικούς πίνακες εργαλείων;

Μπορούν να βοηθήσουν στην αναφορά καμπανιών, στην αύξηση των μετατροπών, των αναλυτικών στοιχείων και πολλά άλλα. Σε αυτό το άρθρο, θα δούμε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε έναν διαδραστικό πίνακα εργαλείων με ένα παράδειγμα και θα παρέχουμε επίσης συμβουλές για το σχεδιασμό όμορφων πινάκων εργαλείων στο Excel.

1. Οργανώστε τα δεδομένα προέλευσης και δημιουργήστε μια διάταξη

Ένας καλά σχεδιασμένος πίνακας εργαλείων είναι ένα ισχυρό εργαλείο αναφοράς που μπορεί να σας βοηθήσει να οπτικοποιήσετε και να επικοινωνήσετε τα δεδομένα σας. Το πρώτο βήμα είναι να διασφαλίσετε ότι τα δεδομένα σας είναι απαλλαγμένα από σφάλματα και οργανωμένα σωστά σε σειρές και στήλες με κατάλληλες κεφαλίδες.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πίνακες εργαλείων σε οποιονδήποτε κλάδο, αλλά είναι ιδιαίτερα χρήσιμοι στα οικονομικά, τις πωλήσεις και το μάρκετινγκ.

Όταν σχεδιάζετε έναν πίνακα εργαλείων, θα πρέπει να θυμάστε ότι θα πρέπει να είναι εύκολο για τους τελικούς χρήστες να πλοηγηθούν. Το επόμενο βήμα είναι να αποφασίσετε το είδος της διάταξης με βάση τις πληροφορίες που πρέπει να εμφανίζονται.

Για το παράδειγμά μας, ας δημιουργήσουμε έναν πίνακα εργαλείων που εμφανίζει τις ακόλουθες πληροφορίες σε ένα φύλλο:

• Κελιά A3 - T5: Κατάσταση έργου
• Κυψέλες A7-T16: Επισκόπηση και Οικονομικά Έργα.
• Κυψέλες A15- U25: Πρόοδος έργου και χάρτης θερμότητας.

Δημιουργήστε ένα νέο φύλλο εργασίας του Excel με την ένδειξη "Πίνακας ελέγχου". Εδώ θα δημιουργήσετε τον πίνακα ελέγχου σας προσθέτοντας στοιχεία. Η χρήση στυλ κειμένου και γραμματοσειρών που ευθυγραμμίζονται με τη φωνή, τον τόνο και την προσωπικότητα της επωνυμίας σας ή της επωνυμίας σας είναι επίσης καλή ιδέα.

2. Δημιουργήστε Συγκεντρωτικούς Πίνακες για να οργανώσετε τα δεδομένα σας

ΕΝΑ Ο συγκεντρωτικός πίνακας διευκολύνει την οργάνωση των δεδομένων σας στο Excel σε ομάδες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο για να μετρήσετε, να αθροίσετε, να πολλαπλασιάσετε τιμές και να εκτελέσετε πολλές ενέργειες σε αυτές τις ομάδες.

Για να δείξουμε πώς λειτουργούν πραγματικά αυτοί οι διαδραστικοί πίνακες εργαλείων, θα δημιουργήσουμε ως παράδειγμα έναν διαδραστικό πίνακα ελέγχου "Έργα ελεύθερου επαγγέλματος".

Θα χρειαστεί να τακτοποιήσετε τα δεδομένα σας σε μορφή πίνακα. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου CTRL + T και επιλέξτε τα δεδομένα. Για το σκοπό αυτό, τα δεδομένα πηγής μας θα μοιάζουν κάπως ως εξής:

1. Μόλις τελειώσετε, ανοίξτε ένα νέο φύλλο εργασίας και τοποθετήστε το ως Συγκεντρωτικός πίνακας.
2. Μέσα στο φύλλο εργασίας, θα δημιουργήσουμε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα μεταβαίνοντας στο Εισάγετε επιλογή στην κορδέλα. Επιλέξτε το εύρος δεδομένων για τον πίνακά σας.
3. Τώρα, ήρθε η ώρα να επιλέξετε τα πεδία για τον Συγκεντρωτικό σας πίνακα.
4. Ακολουθώντας το παραπάνω παράδειγμά μας, επιλέξτε τα πεδία—Εργασία, Όνομα διαχειριστή, Ημερομηνίες έναρξης και λήξης έργου, Διάρκεια, Ημέρες μέχρι την ολοκλήρωση, Πρόοδος, και τα λοιπά. για τις ετικέτες σειρών σας.
5. Για τις ετικέτες στηλών, αντιστοιχίστε τις προϋπολογισμένες και πραγματικές τιμές
6. Μόλις εμφανιστούν τα δεδομένα στο φύλλο εργασίας σας, τακτοποιήστε τα σε μορφή πίνακα. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στην ενότητα διάταξης Σχεδιασμός > Διάταξη αναφοράς, και επιλέξτε Εμφάνιση σε μορφή πίνακα από τις αναπτυσσόμενες επιλογές.
7. Καταργήστε την ομαδοποίηση των δεδομένων κάνοντας δεξί κλικ στα πεδία δεδομένων. Θα χρειαστεί επίσης να απενεργοποιήσετε τα επιμέρους σύνολα. Για να το κάνετε αυτό, κατευθυνθείτε στο Καρτέλα Σχεδίαση > Μερικά σύνολα > Να μην εμφανίζονται υποσύνολα. Τώρα, ο Συγκεντρωτικός Πίνακάς σας θα μοιάζει με αυτό:
8. Για να επιλέξετε ένα χρώμα Συγκεντρωτικού Πίνακα, μεταβείτε στο Καρτέλα Σχεδίαση > Στυλ Συγκεντρωτικού Πίνακα.
9. Απενεργοποιήστε τις πτυσσόμενες κεφαλίδες μεταβαίνοντας στο Ανάλυση Συγκεντρωτικού Πίνακα > Εμφάνιση (ακραία δεξιά γωνία). Κλείσε το +/- Κουμπιά.
10. Για να οργανώσετε περαιτέρω τα δεδομένα σας, μεταβείτε στο Σχεδιασμός > Διάταξη αναφοράς > Επανάληψη όλων των ετικετών στοιχείων.

3. Εφαρμόστε τις κατάλληλες φόρμουλες

Είναι σημαντικό να διασφαλίσετε ότι χρησιμοποιείτε τους σωστούς τύπους, διαφορετικά τα δεδομένα σας θα είναι ανακριβή και παραπλανητικά.

Για το παράδειγμά μας, ας ξεκινήσουμε μετρώντας τον αριθμό των έργων σε διαφορετικές κατηγορίες—ξεκίνησαν, εργασίες σε εξέλιξη ή ολοκληρωμένα. Για να γίνει αυτό, θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσουμε το COUNTIF και COUNTIFS λειτουργίες.

1. Δημιούργησε ένα νέο "Υπολογισμοί" φύλλο εργασίας για εργασία με τύπους και γραφήματα κατά τη δημιουργία του πίνακα ελέγχου σας.
2. Εισαγάγετε την κατάσταση των έργων ("Εργασία σε εξέλιξη", "Ενεργά έργα που απομένουν", "Ολοκληρώθηκαν πριν από την ημερομηνία λήξης" και "Ολοκληρώθηκαν") σε διαδοχικές σειρές, όπως φαίνεται παρακάτω.
3. Στη συνέχεια, επιλέξτε το Πρόοδος (%) στήλη στον Συγκεντρωτικό Πίνακά σας. Ο συνολικός αριθμός εργασιών είναι 32.
4. Χρησιμοποιώντας τις συναρτήσεις COUNTIF(S), μπορείτε να υπολογίσετε τον αριθμό των έργων που ταξινομούνται στις υποκατηγορίες ως εξής.
5. Ανάλογα με τη φύση των έργων για τα οποία χρησιμοποιείτε φίλτρα, φροντίστε να συμπεριλάβετε τις κατάλληλες στήλες δεδομένων στο φύλλο εργασίας του Συγκεντρωτικού Πίνακα—για ενεργά έργα, είναι λογικό να χρησιμοποιείτε το Πρόοδος στήλη, ενώ για έργα που έχουν ακυρωθεί, χρησιμοποιήστε τη στήλη Ακυρώθηκε.

4. Χρησιμοποιήστε οπτικά στοιχεία, γραφήματα και γραφήματα

Με τη βοήθεια των κατάλληλων τύπων και οπτικής μορφοποίησης, μπορείτε να δημιουργήσετε γραφήματα ή γραφήματα με νόημα που σας βοηθούν να κατανοήσετε καλύτερα τα δεδομένα σας. Σε αυτό το παράδειγμα, ας προσπαθήσουμε να προσθέσουμε ένα γράφημα για ολοκληρωμένα έργα. ακολουθήστε τα βήματα που αναφέρονται παρακάτω:

1. Στο φύλλο Υπολογισμοί, δείτε το κελί B7 όπως φαίνεται παραπάνω.
2. Για να σχεδιάσετε το γράφημά σας, ξεκινήστε επιλέγοντας τα κελιά D7 και E7.
3. Στη συνέχεια, μεταβείτε στο Εισαγωγή > Όλα τα γραφήματα > Διάγραμμα Sunburst ή Donut.
4. Μόλις εμφανιστεί το γράφημα, κάντε κλικ στο συν (+) σύμβολο στα δεξιά για πρόσβαση στις επιλογές μορφοποίησης. Επιλέγω Στοιχεία γραφήματος όπως θέλεις.
5. Κάντε κλικ σε διάφορα μέρη του γραφήματος για να εμφανιστούν οι επιλογές μορφοποίησης όπως π.χ Μορφοποίηση σειρών δεδομένων, περιοχής γραφικής παράστασης, κ.λπ. Χρησιμοποιώντας αυτά? μπορείτε εύκολα να προσαρμόσετε τα χρώματα, τους τίτλους, τα περιγράμματα και άλλα χαρακτηριστικά για το γράφημά σας.
6. Μόλις γίνει αυτό, μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε το γράφημα στην κορυφή του πίνακα εργαλείων σας και να το ευθυγραμμίσετε ανάλογα.

Για τις άλλες σειρές, επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε στο Υπολογισμοί φύλλο και επαναλάβετε την παραπάνω διαδικασία για τυχόν άλλα γραφήματα ή γραφήματα που θέλετε να συμπεριλάβετε.

5. Προσθήκη διαδραστικών ρυθμίσεων και καρτελών

Μπορείτε εύκολα να προσθέσετε στοιχεία όπως χάρτες θερμότητας, εικονίδια, slicers και γραμμές κύλισης στον πίνακα ελέγχου σας για να τον κάνετε πιο ενδιαφέρον, κατατοπιστικό και ελκυστικό για το κοινό σας. Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά σε μερικά από αυτά.

Εισαγάγετε Slicers για διαδραστικότητα

Τα Slicers είναι σύντομες καρτέλες που σας επιτρέπουν να φιλτράρετε τα δεδομένα στον πίνακα εργαλείων σας σε πραγματικό χρόνο. Δείτε πώς μπορείτε να τα προσθέσετε στον πίνακα ελέγχου σας:

1. Επιλέξτε τα κελιά που περιέχουν τα δεδομένα σας.
2. Πλοηγηθείτε στο Εισαγωγή καρτέλας > Φίλτρα > Κόφτης.
3. Επιλέξτε τον τύπο του τεμαχιστή που θέλετε από το αναπτυσσόμενο μενού και, στη συνέχεια, κάντε κλικ ΕΝΤΑΞΕΙ.
4. Για να τα ευθυγραμμίσετε οριζόντια, κάντε κλικ στο Ενότητα κουμπιά σε ξεχωριστή καρτέλα Slicer. Μπορείτε επίσης να τα αφήσετε ως έχουν, ανάλογα με το πώς θέλετε να φαίνεται το ταμπλό σας.

Για τον πίνακα ελέγχου μας, θα προσθέσουμε κοπτικά για τις επικεφαλίδες—Διευθυντές και Εργα. Δείτε πώς να το κάνετε αυτό:

1. Επιλέξτε τα δεδομένα στο δικό σας Υπολογισμοί φύλλου και επιλέξτε αυτές τις επιλογές από το αναπτυσσόμενο μενού.
2. Στη συνέχεια, θα χρειαστεί να συνδέσετε τους αναλυτές με τους Συγκεντρωτικούς πίνακες σας. Για να το κάνετε αυτό, κάντε δεξί κλικ στον αναλυτή και κάντε κλικ Αναφορά συνδέσεων.
3. Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, επιλέξτε όλους τους Συγκεντρωτικούς Πίνακες και τα Συγκεντρωτικά γραφήματα και κάντε κλικ ΕΝΤΑΞΕΙ.

Οι γραμμές κύλισης σάς επιτρέπουν να προβάλλετε ενημερωμένα δεδομένα, κάτι που είναι χρήσιμο αν κοιτάτε κάτι που αλλάζει με την πάροδο του χρόνου.

1. Για να προσθέσετε μια γραμμή κύλισης, μεταβείτε στο Προγραμματιστής αυτί. Λάβετε υπόψη ότι αυτή η επιλογή δεν είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή.
2. Για να ενεργοποιήσετε την καρτέλα Προγραμματιστής, μεταβείτε στο Αρχείο > Επιλογές > Προσαρμογή κορδέλας.
3. Σύμφωνα με το Κύριος καρτέλα, ελέγξτε το Προγραμματιστής κουτί.
4. Για να εισαγάγετε τη γραμμή κύλισης, μεταβείτε στο Καρτέλα προγραμματιστή > Εισαγωγή > Στοιχεία ελέγχου φόρμας. Τοποθετήστε το ποντίκι πάνω από τις επιλογές και επιλέξτε το Γραμμή κύλισης.
5. Σύρετε το και τοποθετήστε το στη σειρά ή στη στήλη της επιλογής σας στον Πίνακα ελέγχου

Προσθήκη καρτέλας Γρήγορης Επισκόπησης (Έργου).

Για να έχετε μια γρήγορη προβολή των λεπτομερειών του έργου, μπορείτε να εισαγάγετε τα δεδομένα από τον Συγκεντρωτικό Πίνακα στον πίνακα εργαλείων σας. Θα χρησιμοποιήσουμε τη συνάρτηση INDEX, όπως φαίνεται παρακάτω. Ο πίνακας δεδομένων μας αποτελείται από κελιά B8 έως K40 στην καρτέλα Συγκεντρωτικού Πίνακα.

Για να εμφανίσουμε τα δεδομένα από τον συγκεντρωτικό μας πίνακα, θα εισαγάγουμε τη συνάρτηση:

=INDEX('Συγκεντρωτικούς πίνακες'!$B$8:$K$40,'Συγκεντρωτικούς πίνακες'!$B$6 + ROWS(Πίνακας ελέγχου!$A$13:F17)-1,COLUMNS(Πίνακας ελέγχου!$A$13:F17))

Τώρα, ο πίνακας ελέγχου μας μοιάζει κάπως έτσι:

Εφαρμογή μορφοποίησης υπό όρους

Τώρα που δημιουργήσαμε μια γρήγορη καρτέλα επισκόπησης έργου, ίσως θέλετε να επισημάνετε τα ποσοστά ενημέρωσης έργου. Μπορείτε εύκολα χρησιμοποιήστε μορφοποίηση υπό όρους για να εφαρμόσετε χρωματικές κλίμακες ή γραμμές δεδομένων για να το κάνετε αυτό. Αυτό θα σας επιτρέψει να δείτε με μια ματιά ποια έργα έχουν ολοκληρωθεί και ποια χρειάζονται περισσότερη δουλειά.

Εδώ, χρησιμοποιήσαμε μια κλίμακα τριών χρωμάτων για να επισημάνουμε την πρόοδο μεμονωμένων έργων, όπως φαίνεται παρακάτω:

Προσθέστε χάρτες θερμότητας για προβολή τιμών μεταξύ ημερομηνιών

Οι χάρτες θερμότητας είναι εργαλεία οπτικοποίησης που μπορούν να είναι χρήσιμα για την επισήμανση μοτίβων στα δεδομένα σας. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε έναν χάρτη θερμότητας για να εμφανίσετε πόσες φορές οι επισκέπτες έκαναν κλικ σε διαφορετικά μέρη της ιστοσελίδας σας.

Αρχικά, θα χρειαστεί να δημιουργήσετε έναν πίνακα με τα δεδομένα που θέλετε να δείτε αντιστοιχισμένα. Στο παράδειγμά μας, έχουμε υπολογίσει τον αριθμό του έργου μεταξύ δύο ημερομηνιών χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση COUNTIFS, όπως φαίνεται παρακάτω.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μορφοποίηση υπό όρους για να εφαρμόσετε κανόνες σε διαφορετικά μέρη του πίνακά σας. Ο ολοκληρωμένος πίνακας εργαλείων θα μοιάζει με αυτό:

Διαδραστικοί πίνακες ελέγχου του Excel: Ανάλυση και επικοινωνία βασικών μετρήσεων

Οι πίνακες εργαλείων του Excel είναι ένας πολύ καλός τρόπος οπτικοποίησης δεδομένων και ελπίζουμε ότι αυτός ο οδηγός μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε έναν ειδικό για τις ανάγκες σας. Διαδραστικά και δυναμικά, αυτά τα χρήσιμα εργαλεία μπορούν να βοηθήσουν τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων σε μια γρήγορη και εύκολη ανάλυση των σχετικών δεδομένων.

Με μια ή δύο παύλες δημιουργικότητας, τα υπολογιστικά φύλλα του Excel μπορούν να ξεπεράσουν κατά πολύ τον κανόνα και μπορείτε να δημιουργήσετε κάτι πραγματικά συναρπαστικό και ευπαρουσίαστο.