6 πρακτικοί τρόποι χρήσης των Φύλλων Google

Μερικές φορές το ακριβές λογισμικό που χρειάζεστε είναι ήδη στα χέρια σας. Χρειάζεται απλώς λίγη επεξεργασία και χρωματισμό έξω από τις γραμμές για να δημιουργήσετε τη δική σας λύση.

Αν και η λογιστική μπορεί να είναι το πρώτο πράγμα που έρχεται στο μυαλό όταν σκέφτεστε το λογισμικό υπολογιστικών φύλλων, υπάρχουν πολλές περισσότερες δυνατότητες πέρα ​​από αυτό. Λοιπόν, ποιοι άλλοι πρακτικοί τρόποι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα Φύλλα Google; Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε.

1. Παρακολουθήστε τις δαπάνες σας με τα Φύλλα Google

Δεν χρειάζεται να είστε λογιστής για να παρακολουθήστε τις δαπάνες σας σε λογισμικό υπολογιστικών φύλλων. Χρησιμοποιώντας τα φύλλα Google, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα μηνιαίο πρόγραμμα παρακολούθησης που θα σας βοηθά να παρακολουθείτε τις δαπάνες σας και να καθορίσετε μια βάση για τον προϋπολογισμό σας.

Ακόμα καλύτερα, δεν χρειάζεται να μάθετε έναν τόνο πολύπλοκων τύπων ή συναρτήσεων για να ολοκληρώσετε τη δουλειά. Χρησιμοποιώντας μόνο τρεις στήλες—τόπος, κατηγορία και ποσό— μπορείτε να εισάγετε τις συναλλαγές σας καθημερινά και να λαμβάνετε ένα σύνολο για τον μήνα. ο

ΑΘΡΟΙΣΜΑ Η συνάρτηση θα σας βοηθήσει να προσθέσετε το συνολικό σας σύνολο ως εξής:

1. Τύπος =SUM() στο επιθυμητό κελί.
2. Τοποθετήστε το εύρος στηλών ανάμεσα στις αγκύλες—για παράδειγμα, =SUM(C: C).
3. Κτύπημα Εισαγω στο πληκτρολόγιό σας.

Και η προσθήκη των συνόλων κατηγορίας είναι κάτι το τσιμπημένο SUMIF.

1. Τύπος =SUMIF() σε ένα κελί.
2. Τοποθετήστε το εύρος στηλών της κατηγορίας σας στις αγκύλες, ακολουθούμενο από κόμμα.
3. Πληκτρολογήστε το όνομα μιας κατηγορίας σε εισαγωγικά, ακολουθούμενη από μια άλλη στήλη.
4. Προσθέστε το εύρος στήλης ποσού—θα μοιάζει με αυτό =SUMIF(B: B, "μπακάλικα", C: C), με τα εύρη στηλών του φύλλου σας.
5. Κτύπημα Εισαγω στο πληκτρολόγιό σας.

Χρησιμοποιώντας αυτές τις δύο λειτουργίες, μπορείτε να δημιουργήσετε το τέλειο πρότυπο που θα σας βοηθήσει να φτάσετε στο κάτω μέρος του πού πηγαίνουν τα χρήματά σας.

2. Διατηρήστε μια λίστα υποχρεώσεων στα Φύλλα Google

Είτε πρόκειται για μια συνεχή λίστα ελέγχου είτε σχεδιάζετε μια συμπληρωματική ημέρα, τα Φύλλα Google είναι ένα εξαιρετικό μέρος για τη λίστα υποχρεώσεων σας. Αλλά δεν χρειάζεται να επανεφεύρετε τον τροχό αν θέλετε απλώς να προχωρήσετε. Ανάμεσα στη συλλογή προτύπων του λογισμικού, θα βρείτε μια προκατασκευασμένη λύση.

Για να το βρείτε, μεταβείτε στην αρχική σελίδα των Φύλλων Google. Στο επάνω μέρος της οθόνης σας, θα παρατηρήσετε ένα πλαίσιο όπου μπορείτε να επιλέξετε Ξεκινήστε ένα νέο υπολογιστικό φύλλο ή περιηγηθείτε σε μια χούφτα πρότυπα.

Εάν δεν το βλέπετε εκεί, κάντε κλικ Γκαλερί προτύπων στην επάνω αριστερή γωνία και θα το βρείτε κάτω Προσωπικός. Μόλις κάνετε κλικ μέσα, είναι έτοιμο.

3. Συνεργαστείτε σε Έργα στα Φύλλα Google

Η επιλογή του σωστού εργαλείου διαχείρισης έργου για εσάς και την ομάδα σας μπορεί να είναι δύσκολη, ειδικά όταν πρόκειται για προϋπολογισμό. Εάν δεν είστε έτοιμοι να επενδύσετε, μπορείτε δημιουργήστε έναν λειτουργικό πίνακα συνεργασίας έργου στα Φύλλα Google που λειτουργεί εξίσου καλά, μείον μερικά από τα κουδούνια και τις σφυρίχτρες — αλλά ποιος τα χρειάζεται;

Μερικά παραδείγματα στηλών που μπορείτε να συμπεριλάβετε είναι:

• Ονομα εργασίας — για τον προσδιορισμό των εργασιών.
• Ημερομηνία λήξης — κοινοποίηση προθεσμιών.
• Προτεραιότητα —για να δείξει εάν μια εργασία είναι επείγουσα—ή όχι.
• Κατάσταση —να ενημερώσετε γρήγορα τους άλλους για το πού βρίσκεται μια εργασία.
• Σημειώσεις —να μοιραστείτε το πεδίο, τις σκέψεις και τις ιδέες γύρω από μια εργασία.
• Ιδιοκτήτης —να αναθέσετε μια εργασία στον εαυτό σας και στους άλλους, ενημερώνοντας την ομάδα σας ποιος συμμετέχει σε αυτήν.

Χρειάζεται λίγος αρχικός προγραμματισμός για τη δημιουργία ενός πίνακα έργου στα Φύλλα Google, αλλά πέρα ​​από το όφελος της εξοικονόμησης χρήματα, οι συνάδελφοί σας μπορεί να γνωρίζουν ήδη τα βασικά του λογισμικού υπολογιστικών φύλλων, επομένως δεν χρειάζεται να εξηγήσετε κάνω.

4. Δημιουργήστε ένα Ημερολόγιο περιεχομένου στα Φύλλα Google

Δεν υπάρχει επίσης έλλειψη επιλογής κατά την επιλογή εργαλείων ημερολογίου περιεχομένου. Πραγματικά, μπορεί να είναι συντριπτικό να συγκρίνετε χαρακτηριστικά—χρήσιμα και μη. Εάν εξακολουθείτε να προσπαθείτε να επιλέξετε ένα αγαπημένο, μπορείτε δημιουργήστε ένα προσαρμοσμένο ημερολόγιο περιεχομένου στα Φύλλα Google που θα καλύψει όλες τις ανάγκες σας—εκτός από τη δημοσίευσή του, αλλά τα περισσότερα κοινωνικά κανάλια έχουν ενσωματωμένο κάποιο χρονοδιάγραμμα.

Εδώ, μπορείτε να χαρτογραφήσετε τις αναρτήσεις σας μέσα σε στήλες, όπως τα μηνύματα προτροπής, όπως:

• λογαριασμός — όπου θέλεις να πάει.
• Κατάσταση — σε ποιο στάδιο βρίσκεται η ανάρτηση.
• αντίγραφο —το κείμενο που θέλετε να συμπεριλάβετε.
• Εικόνα —την εικόνα που θέλετε να ανεβάσετε.
• Ημερομηνία —όταν θέλετε να το δημοσιεύσετε.
• Σημειώσεις —πρόσθετες σκέψεις και ιδέες για την ανάρτηση και τη δουλειά που γίνεται σε αυτήν.
• Ιδιοκτήτης — ποιος είναι υπεύθυνος για το περιεχόμενο.
• Συνδέσεις —πού θα βρείτε την ανάρτηση αργότερα.

Όπως τα κουμπιά κατάστασης στο ClickUp και σε άλλο λογισμικό διαχείρισης έργου, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε έναν συνδυασμό επικύρωσης δεδομένων και μορφοποίησης υπό όρους για να κάνετε κλικ στις ενημερώσεις προόδου σας. Δείτε πώς:

1. Επιλέξτε ένα κελί στη στήλη Κατάσταση.
2. Παω σε Δεδομένα στο επάνω μενού, λοιπόν Επικύρωση δεδομένων.
3. Για Κριτήρια, χρήση Κατάλογος στοιχείωνκαι εισαγάγετε τις λέξεις που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, διαχωρισμένες με κόμμα.
4. Κτύπημα Αποθηκεύσετε.
5. Με το αναπτυσσόμενο μενού να είναι ακόμα επιλεγμένο, μεταβείτε στο Μορφή μενού στο επάνω μέρος της οθόνης σας και κάντε κλικ Μορφοποίηση υπό όρους.
6. Κάτω από. Κανόνας μορφοποίησης στην πλαϊνή γραμμή, επιλέξτε Μορφοποίηση κελιού εάν… και Το κείμενο περιέχει.
7. Εισαγάγετε το όνομα κατάστασης και επιλέξτε το χρώμα φόντου που θέλετε να συσχετίσετε με αυτό.
8. Κτύπημα Εγινε και επαναλάβετε τα βήματα 5-7 με τις υπόλοιπες καταστάσεις σας.

Ενώ είναι διαθέσιμο πολλά λογισμικά ημερολογίου περιεχομένου, γιατί να μην προσαρμόσετε το ημερολόγιό σας στις ανάγκες σας δημιουργώντας ένα σε φύλλα; Ακόμα καλύτερα, είναι δωρεάν χωρίς paywalls.

5. Διατηρήστε ένα CRM στα Φύλλα Google

Ένα άλλο λογισμικό που μπορεί να γίνει λίγο υπερβολικά περίπλοκο και ακριβό είναι το CRM. Μπορείτε να δημιουργήσετε το δικό σας με βάση τις τρέχουσες διαδικασίες πωλήσεων ή υπηρεσιών στα Φύλλα Google. Ορισμένες στήλες που πρέπει να συμπεριληφθούν είναι το όνομα πελάτη, ο αριθμός τηλεφώνου, το email, η ημερομηνία επικοινωνίας, η κατάσταση και οι σημειώσεις.

Πριν ξεκινήσεις δημιουργία του CRM σας στα Φύλλα Google, θα θελήσετε επίσης να εξετάσετε ορισμένες στήλες που είναι μοναδικές για την επιχείρησή σας και τον κύκλο πωλήσεων, όπως π.χ το επιθυμητό προϊόν ή υπηρεσία, το πρόβλημα που προσπαθείτε να λύσετε για τον πελάτη ή σε ποιον ανήκει λογαριασμός.

Μπορεί να αποφασίσετε ότι είστε ικανοποιημένοι με το CRM των Υπολογιστικών φύλλων Google, αλλά ακόμα κι αν μεταβείτε αργότερα σε άλλο λογισμικό, πολλοί σάς επιτρέπουν να εισάγετε δεδομένα από υπολογιστικά φύλλα.

6. Ορίστε και παρακολουθήστε τους στόχους σας στα Φύλλα Google

Είναι ένα πράγμα να έχεις στόχους. Είναι άλλο να τα ορίζεις. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα Φύλλα Google για να το κάνετε αυτό:

1. Γράφοντας το—τι θέλετε να κάνετε;
2. Γίνοντας πιο συγκεκριμένος—πώς θα ξέρετε πότε είστε εκεί;
3. Καθορισμός των στόχων σας—τι θα κάνετε για να φτάσετε εκεί;
4. Δίνοντάς του ένα χρονοδιάγραμμα—πόσο καιρό θέλετε να διαρκέσει;
5. Μετρώντας το—πώς μπορείτε να παρακολουθείτε τον στόχο σας καθημερινά;

Δημιουργήστε ένα απλό φύλλο με στήλες για τις δηλώσεις στόχων, τις λεπτομέρειες, τους στόχους και τα χρονοδιαγράμματα. Προσθέστε ένα άλλο για πρόοδο.

Κάτω από τους στόχους σας, δημιουργήστε έναν πίνακα με τις ημέρες της εβδομάδας ως σειρές και τους καθημερινούς σας στόχους ως στήλες—για παράδειγμα, διαβάζοντας 20 λεπτά την ημέρα, περπατάτε 30 λεπτά κ.λπ. Παρακολουθήστε τη δραστηριότητά σας καθημερινά και ενημερώστε την πρόοδό σας εβδομαδιαία.

Παραμείνετε στην κορυφή του φόρτου εργασίας σας με τα Φύλλα Google

Δεν χρειάζεται να επενδύσετε σε ακριβό λογισμικό για να διατηρήσετε τον φόρτο εργασίας σας. Με κάποιο προγραμματισμό και δημιουργικότητα, μπορείτε να δημιουργήσετε την τέλεια λύση στα Φύλλα Google. Το καλύτερο από όλα, μπορείτε εύκολα να τα μοιραστείτε με τους φίλους και τους συναδέλφους σας για να συνεργαστείτε σε εργασίες και έργα.