Οι χαμένες ή καθυστερημένες πληρωμές είναι ένα από τα πιο αποθαρρυντικά πράγματα που μπορεί να συμβεί σε έναν ελεύθερο επαγγελματία. Δυστυχώς, ορισμένοι ελεύθεροι επαγγελματίες έχουν ώρες εργασίας σε ένα έργο και δεν λαμβάνουν αποζημίωση στη συνέχεια.
Αυτή η εμπειρία γίνεται ακόμα πιο απογοητευτική όταν ο ελεύθερος επαγγελματίας είναι η μόνη πηγή εισοδήματός σας. Η εφαρμογή των συμβουλών σε αυτόν τον οδηγό θα σας βοηθήσει να ελαχιστοποιήσετε τον κίνδυνο καθυστερημένων πληρωμών ή απλήρωτων τιμολογίων.
1. Τακτικά check-in με πελάτες
https://unsplash.com/s/photos/online-meeting
Η αποτελεσματική επικοινωνία είναι το κλειδί για τη δημιουργία ισχυρών σχέσεων με τους πελάτες, κάτι που σας βοηθά να πληρώνεστε. Όπως λένε, «από τα μάτια, από το μυαλό». Καθώς ορισμένοι πελάτες μπορεί να είναι ανοργάνωτοι ή πολύ απασχολημένοι, είναι δική σας δουλειά να δημιουργήσετε ένα σύστημα και να είστε πιο σκόπιμοι με τις επικοινωνίες σας. Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για να ενημερώνετε τακτικά τον πελάτη σας:
- Ορίστε τακτικές συσκέψεις και στείλτε υπενθυμίσεις συσκέψεων μέσω μιας πλατφόρμας αυτοματισμού ραντεβού όπως π.χ Calendly.
- Χρησιμοποιήστε την προτιμώμενη πλατφόρμα άμεσων μηνυμάτων του πελάτη σας για να στείλετε επακόλουθα.
- Δώσε περισσότερα από όσα παίρνεις. Μπορείτε να στείλετε δωρεάν πόρους ή δώρα σε ειδικές περιπτώσεις για να δημιουργήσετε εμπιστοσύνη με τους πελάτες σας.
- Οργάνωση αρχείων πελάτη σε μία από τις πιο ασφαλείς υπηρεσίες αποθήκευσης cloud, ώστε οι πελάτες σας να έχουν εύκολη πρόσβαση σε αυτά εάν έχουν ερωτήσεις σχετικά με την απόδοσή σας.
- Παρακολουθήστε τους την πρόοδό σας χρησιμοποιώντας έναν πίνακα διαχείρισης έργου όπως Trello.
2. Δημιουργήστε ένα Συμβόλαιο
Ένα συμβόλαιο εργασίας βοηθά τους πελάτες σας να λάβουν σοβαρά υπόψη τον ρόλο σας ως επαγγελματίας. Μια συμφωνία θέτει προσδοκίες και από τις δύο πλευρές και τονίζει ότι η σχέση σας είναι επαγγελματική. Λειτουργεί επίσης ως μια μορφή προστασίας για εσάς και τον πελάτη σας, ώστε να μπορείτε να συμφωνήσετε με δίκαιους όρους σε περίπτωση που ο πελάτης σας δεν πληρώσει εγκαίρως.
Ελέγξτε τη συμφωνία σας πριν την στείλετε. Μερικά πράγματα που μπορείτε να προσθέσετε στο έγγραφό σας:
- Συγκεκριμένα παραδοτέα ή ορόσημα.
- Πότε θα πληρωθείτε και ποιο είναι το ακριβές κόστος;
- Επιλογές πληρωμής.
- Πρόσθετες χρεώσεις για καθυστερημένες πληρωμές.
Εάν δεν ξέρετε πώς να δημιουργήσετε μια σύμβαση πελάτη, μπορείτε να αναζητήσετε ένα πρότυπο σε μια πλατφόρμα όπως Νομικά Πρότυπα. Ο ιστότοπος σάς επιτρέπει να προσαρμόσετε και να κατεβάσετε μια "Συμφωνία Ανεξάρτητου Ανάδοχου" σε μορφή Word ή PDF.
3. Στείλτε ένα πλήρες τιμολόγιο
Μπορείτε να επιλέξετε από τα καλύτερες δωρεάν εφαρμογές τιμολογίων για ελεύθερους επαγγελματίες και ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων. Για παράδειγμα, μια δωρεάν εφαρμογή τιμολογίων όπως Μπούκιπη σας βοηθά να στέλνετε και να παρακολουθείτε τιμολόγια. Η εφαρμογή σάς επιτρέπει να προσδιορίσετε αναλυτικά τις χρεώσεις σας και να προσθέσετε όρους πληρωμής, εκτός από άλλες χρήσιμες λειτουργίες.
Μπορείτε επίσης να κάνετε προεπισκόπηση του τιμολογίου σας πριν το στείλετε μέσω email ή το μοιραστείτε μέσω συνδέσμου. Η εφαρμογή στέλνει επίσης υπενθυμίσεις εάν ο πελάτης σας ξεχάσει να σας πληρώσει μετά από μια καθορισμένη περίοδο. Κάθε φορά που στέλνετε ένα τιμολόγιο, συμπεριλάβετε όλες τις απαραίτητες λεπτομέρειες για να σας βοηθήσουν να πληρώνεστε έγκαιρα:
- Ανάλυση των χρεώσεων
- Οροι πληρωμής
- Επιλογές πληρωμής
- Προθεσμία πληρωμής
4. Προσφέρετε κίνητρα προκαταβολικής πληρωμής
Τα κίνητρα μπορεί να περιλαμβάνουν εκπτώσεις, δωροεπιταγές, αποκλειστικές εκπτώσεις, δωρεάν αναβαθμίσεις ή οποιαδήποτε ανταμοιβή για πελάτες που πληρώνουν προκαταβολικά. Επιλέξτε ένα κίνητρο που θα τους παρακινήσει να στείλουν τις πληρωμές τους νωρίτερα. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσφέρετε έκπτωση 20 τοις εκατό εάν ρυθμίσουν αυτόματες πληρωμές με πιστωτική κάρτα ή πληρώσουν προκαταβολικά για ολόκληρο το έτος.
5. Επιβολή ποινής
Ορισμένοι πελάτες μπορεί να σας εκμεταλλευτούν όταν είστε πολύ επιεικείς με καθυστερημένες πληρωμές ή απλήρωτα τιμολόγια. Επειδή πιστεύουν ότι είστε εντάξει με την καθυστέρηση, μπορεί να δώσουν προτεραιότητα στις δαπάνες για «πιο σημαντικά» έξοδα πρώτα. Για να αποφευχθεί αυτό, μπορείτε επίσης να επιβάλλετε ποινές για καθυστερημένες πληρωμές. Για παράδειγμα, μια καθυστέρηση μισού μήνα μπορεί να επιφέρει χρέωση δύο τοις εκατό.
Εάν πρόκειται να επιβάλετε καθυστερημένη χρέωση, βεβαιωθείτε ότι ο πελάτης σας το γνωρίζει εκ των προτέρων, συμπεριλαμβάνοντας αυτόν τον όρο στο συμβόλαιό σας. Ως υπενθύμιση, συμπεριλάβετε επίσης καθυστερημένες πληρωμές στο τιμολόγιό σας. Εάν ο πελάτης σας σας πλήρωσε εγκαίρως, θα μπορούσατε απλώς να μηδενίσετε τη χρέωση για καθυστερημένες χρεώσεις.
Ενώ η επιβολή ποινής μπορεί να παρακινήσει τους πελάτες να πληρώσουν έγκαιρα, να είστε αρκετά ευαίσθητοι όταν οι καιροί απαιτούν κάποια ενσυναίσθηση. Για παράδειγμα, η επιχείρησή τους μπορεί να επηρεαστεί από την ύφεση ή μπορεί να έχουν μια προσωπική έκτακτη ανάγκη. Σε αυτές τις περιπτώσεις, μπορείτε να παραιτηθείτε από το τέλος. Ο πελάτης σας θα είναι ευγνώμων για την προσοχή σας και θα έχετε αποκτήσει έναν πιστό πελάτη.
6. Διευκολύνετε την πληρωμή των πελατών
Υπάρχουν λόγοι που δυσκολεύουν τους πελάτες να πληρώσουν, οδηγώντας σε καθυστερήσεις πληρωμών; Δεν υπάρχει καμία δικαιολογία για να μην έχετε πολλές επιλογές πληρωμής όταν έχετε διαθέσιμες ψηφιακές επιλογές. Μπορείτε να επιλέξετε να πληρώνεστε με χρεωστική κάρτα, πιστωτική κάρτα ή εφαρμογές όπως το PayPal και το Payoneer.
Περάστε από αυτό οδηγός ελεύθερου επαγγελματία για εναλλακτικούς τρόπους πληρωμής, και επιλέξτε το πιο κατάλληλο για εσάς και τους πελάτες σας. Εάν δεν μπορείτε να αποφασίσετε, μπορείτε επίσης να ρωτήσετε τους πελάτες σας ποια κανάλια πληρωμής προτιμούν.
7. Προστατέψτε την έξοδο σας
Δεν υπάρχει τίποτα πιο απογοητευτικό από το να βλέπετε την απλήρωτη εργασία σας στον ιστότοπο κάποιου άλλου. Για να το αποφύγετε αυτό, προστατέψτε την παραγωγή σας και μην την αποδεσμεύσετε μέχρι να πληρωθείτε. Για παράδειγμα, μπορείτε να ζητήσετε προκαταβολή 50% πριν πάτε στη δουλειά.
Εάν είστε γραφίστας, χρησιμοποιήστε υδατογραφήματα και μην κυκλοφορήσετε μια έκδοση υψηλής ανάλυσης του έργου σας, εκτός εάν είστε σίγουροι για την πληρωμή. Μπορείτε επίσης να ανεβάσετε το έργο στον ιστότοπό σας, να το χρησιμοποιήσετε ως ένα από τα δείγματα εργασίας σας ή να το τροποποιήσετε και να το πουλήσετε σε άλλο πελάτη. Με αυτόν τον τρόπο, η σκληρή δουλειά σας δεν πάει εντελώς χαμένη.
8. Επιλέξτε Πλατφόρμες με προστασία πληρωμών
Οι τοποθεσίες ελεύθερου επαγγελματία όπως το Upwork έχουν μειονεκτήματα, αλλά ένα πλεονέκτημα είναι ότι σας προσφέρουν προστασία πληρωμής. Εάν πληροίτε τα κριτήρια της Upwork για προστασία ωριαίων πληρωμών, θα πληρωθείτε για τις ώρες που συνδέεστε στην εφαρμογή Upwork Desktop App. Οι πελάτες πρέπει να καταθέσουν χρήματα σε μεσεγγύηση εάν πληρώνεστε με σταθερή τιμή. Στη συνέχεια, σας αποστέλλονται μόλις εγκριθεί η εργασία σας.
Η εγγραφή σε αξιόπιστους ιστότοπους freelancing μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και άγχος σε περίπτωση διενέξεων. Μπορεί να έχουν προβλέψεις για να υποβάλετε διαφωνία σε περίπτωση μη πληρωμής. Εάν εσείς και ο πελάτης σας φτάσετε σε αδιέξοδο, ο ιστότοπος ενεργεί ως τρίτο μέρος ή μεσολαβητής για να αποφασίσει την έκβαση της διαφωνίας σας.
9. Αποφύγετε τις Απάτες Εργασίας
Εάν είστε νέος ελεύθερος επαγγελματίας, εξοικειωθείτε με τις πιο συνηθισμένες απάτες για εργασία, όπως ξέπλυμα χρήματος, υποσχέσεις πολύ καλές έως αληθινές και πυραμίδες. Δυστυχώς, ακόμη και οι ιστότοποι ελεύθερου επαγγελματία που προσφέρουν προστασία πληρωμών μπορούν να αποτελέσουν εστία για απάτες.
Επίσης, να είστε προσεκτικοί με τις θέσεις εργασίας που δημοσιεύονται στο Craigslist, στο Facebook και σε άλλες διαδικτυακές πλατφόρμες. Κάντε έναν έλεγχο ιστορικού, προστατέψτε τα έγγραφά σας και μάθετε πώς να εντοπίσετε απατεώνες σε ιστότοπους ανεξάρτητων επαγγελματιών και τα social media.
Τα εργαλεία διαχείρισης επιχειρήσεων σάς βοηθούν να οργανώσετε τις πιο κοινές εργασίες ελεύθερου επαγγελματία από μία πλατφόρμα. Για παράδειγμα, Μπονσάι σας επιτρέπει να στέλνετε τιμολόγια, να παρακολουθείτε τις ώρες σας, να χρησιμοποιείτε πρότυπα εγγράφων και να παρακολουθείτε τα έξοδά σας από τον πίνακα ελέγχου τους. Εάν αισθάνεστε ότι σας κατακλύζουν πολλές εφαρμογές, χρησιμοποιήστε μια λύση ενιαίας στάσης όπως αυτή για να σας βοηθήσει να πληρώνεστε πιο γρήγορα.
Εάν αισθάνεστε άνετα να παρακολουθείτε τις ώρες σας και ως ελεύθερος επαγγελματίας πληρώνεστε ανά ώρα, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε ένα από τα δωρεάν, γρήγορα και εκπληκτικά εργαλεία παρακολούθησης χρόνου για να καταγράψετε την καθημερινή σας δραστηριότητα.
Είναι καιρός να τερματίσετε το συμβόλαιό σας;
Πόσος καιρός έχει περάσει από τότε που πληρώθηκες; Εάν ο πελάτης σας έχει συνηθίσει να μην πληρώνει, προχωρήστε και τερματίστε το συμβόλαιό σας. Αν βιώσουν μια ύφεση στα επαγγελματικά τους, ευχηθείτε τα καλύτερα και τελειώστε θετικά. Σκεφτείτε το με αυτόν τον τρόπο—ανοίγετε τις πόρτες σε καλύτερες ευκαιρίες ελεύθερου επαγγελματία μόλις το αφήσετε.
Μια χαμένη πληρωμή για μια δουλειά για την οποία δουλέψατε σκληρά δεν είναι ποτέ δικό σας λάθος. Αλλά η πραγματικότητα είναι ότι τόσο οι νέοι όσο και οι έμπειροι ελεύθεροι επαγγελματίες είναι επιρρεπείς σε αυτό το πρόβλημα. Ακολουθώντας αυτές τις συμβουλές, μπορείτε να αποφύγετε νομικές διαφορές και να ελαχιστοποιήσετε τον κίνδυνο καθυστερημένων και απλήρωτων πληρωμών.