Εάν οι εργασίες σας συσσωρεύονται ενώ πλησιάζει η προθεσμία και αισθάνεστε καταβεβλημένοι, μπορεί να μην διαχειρίζεστε αποτελεσματικά το χρόνο σας.
Οι περισσότεροι από εμάς κάνουμε φρικτά λάθη διαχείρισης χρόνου που όχι μόνο μας κοστίζουν τις πολύτιμες ώρες μας, αλλά έχουν επίσης ως αποτέλεσμα αυξημένο άγχος, άγχος και εκτροχιασμό της ισορροπίας μεταξύ εργασίας και προσωπικής ζωής.
Ας δούμε μερικά από τα πιο συνηθισμένα λάθη διαχείρισης χρόνου και πώς να τα αποφύγουμε για να αυξήσουμε την παραγωγικότητά μας:
1. Δεν θέτει στόχους
Η άσκοπη εργασία χωρίς στόχο στο μυαλό μπορεί να οδηγήσει σε έλλειψη κινήτρων και παραγωγικότητας. Ενδίδετε εύκολα σε περισπασμούς και δεν διαχειρίζεστε καλά τον χρόνο σας.
Πώς να το αποφύγετε;
Ο καθορισμός στόχων και η δέσμευση σε αυτούς σας δίνει κατεύθυνση και σας παρακινεί να ολοκληρώσετε τις εργασίες σας. Γίνεστε πιο συγκεντρωμένοι και διαχειρίζεστε καλύτερα τον χρόνο και τους πόρους σας για να πετύχετε τους στόχους σας.
Αλλά θυμηθείτε, δεν είναι όλοι οι στόχοι ίσοι. Οι στόχοι SMART (Specific, Measurable, Atainable, Relevant, & Time-bound) αποδίδουν καλύτερα από τους μη συγκεκριμένους στόχους. Αρκετές μελέτες υποστηρίζουν τον ισχυρισμό. Ενα σαν μελέτη που πραγματοποιήθηκε στον τραπεζικό τομέα του Cape Coast Metropolis διαπίστωσε ότι ο καθορισμός συγκεκριμένων και απαιτητικών (αλλά εφικτών) στόχων βοήθησε στην αύξηση της απόδοσης των εργαζομένων.
Έτσι, αντί να έχετε ως στόχο σας "να ολοκληρώσω το πρώτο μου μυθιστόρημα", χρησιμοποιήστε την SMART παραλλαγή του, δηλ. "να ολοκληρώνετε τουλάχιστον ένα κεφάλαιο του πρώτου μου μυθιστορήματος κάθε μήνα". Το τελευταίο είναι πιο συγκεκριμένο, σε προκαλεί και θέτει ένα χρονικό όριο για τον στόχο σου.
2. Χωρίς προτεραιότητα
Εάν δεν έχετε μια λίστα υποχρεώσεων που θα σας βοηθήσει να παραμείνετε στην κορυφή των εργασιών, θα βρείτε τον εαυτό σας να τις πηδά τυχαία. Στο τέλος της ημέρας, θα έχετε ακόμα πολλές ανεκπλήρωτες εργασίες και απογοήτευση. Δεν είναι ότι δεν υπάρχει αρκετός χρόνος, αλλά ότι δεν διαχειρίζεστε καλά τον χρόνο σας.
Πώς να το αποφύγετε;
Η κατοχή μιας λίστας υποχρεώσεων σάς βοηθά να ιεραρχείτε τις εργασίες σας και να διαχειρίζεστε καλά τον χρόνο σας ορίζοντας χρόνο με βάση τη σημασία και τον επείγοντα χαρακτήρα των εργασιών σας. Δείτε πώς να το κάνετε:
- Βρείτε μια εφαρμογή για λίστα και ιεραρχήστε τις εργασίες σας που ταιριάζει στις ανάγκες σας.
- Σημειώστε όλες τις εργασίες που πρέπει να κάνετε σε μια μέρα ή μια εβδομάδα στη λίστα υποχρεώσεων σας.
- Κατατάξτε τα με βάση τη σημασία και τον επείγοντα χαρακτήρα τους χρησιμοποιώντας ένα σύστημα κατάταξης.
- Κατατάξτε τις πιο σημαντικές και επείγουσες εργασίες στην κορυφή, ενώ οι λιγότερο σημαντικές και επείγουσες εργασίες παραμένουν στο κάτω μέρος.
- Ξεκινήστε με τις πιο σημαντικές και επείγουσες εργασίες και μετακινηθείτε προς τα κάτω στη λίστα.
3. Όχι παρακολούθηση χρόνου
Εάν ξεκινήσετε ένα έργο χωρίς να αξιολογήσετε πόσο χρόνο θα χρειαστεί, είναι πιθανό να σας πάρει περισσότερο χρόνο από τον απαιτούμενο. Ή μπορείτε να αποκτήσετε υπερβολική αυτοπεποίθηση και να αναλάβετε περισσότερα από όσα αντέχετε, χωρίς να έχετε αρκετό χρόνο για να το ολοκληρώσετε. Με λιγότερο χρόνο στα χέρια σας, όχι μόνο δεν θα είστε σε θέση να τηρήσετε τις προθεσμίες, αλλά και η παραγόμενη εργασία είναι πιθανό να είναι κατώτερη.
Πώς να το αποφύγετε;
Να αξιολογείτε πάντα πόσο χρόνο πρέπει να διαρκέσει ένα συγκεκριμένο έργο και να προσπαθείτε να ολοκληρώσετε το έργο εντός αυτού του χρονικού πλαισίου (φροντίστε να δίνετε στον εαυτό σας επιπλέον χρόνο για μικρά διαλείμματα). Θα έπρεπε χρησιμοποιήστε μια εφαρμογή παρακολούθησης χρόνου για να παρακολουθείτε πόσο χρόνο ξοδεύετε σε ένα έργο ή καθήκον.
Μόλις μάθετε πόσο χρόνο (κατά μέσο όρο) χρειάζεται μια συγκεκριμένη εργασία, μπορείτε να προγραμματίσετε τις εργασίες σας πιο αποτελεσματικά. Κάντε αυτό αρκετές φορές και θα λάβετε ένα λεπτομερές φύλλο καταγραφής του χρόνου που αφιερώνεται σε διαφορετικές εργασίες μια συγκεκριμένη ημέρα/εβδομάδα/μήνα.
Μόλις το αποκτήσετε, μπορείτε να μάθετε ποιες επαναλαμβανόμενες εργασίες απαιτούν περισσότερο χρόνο και να σκεφτείτε λύσεις για να τις κάνετε πιο αποτελεσματικά ή να τις αυτοματοποιήσετε για να εξοικονομήσετε περισσότερο χρόνο. Το Διαδίκτυο είναι γεμάτο δωρεάν εφαρμογές παρακολούθησης χρόνου μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να παρακολουθείτε τα έργα σας για καλύτερη διαχείριση χρόνου.
4. Αναβλητικός
Η αναβλητικότητα είναι ένα τεράστιο εμπόδιο στην εργασία, ειδικά όταν πρέπει να ολοκληρώσετε μια δύσκολη ή βαρετή εργασία. Προσθέστε σε αυτό έναν συνδυασμό συναρπαστικών περισπασμών, π.χ. το smartphone σας, και έχετε την τέλεια συνταγή για αναβλητικότητα.
Θα χαλαρώσετε, θα ενδώσετε στους περισπασμούς και θα χάσετε το χρόνο σας μέχρι να πλησιάσει η προθεσμία. Οι αναβλητικοί έχουν πάντα λίγο χρόνο, καθυστερούν τις προθεσμίες τους και έχουν ελάχιστη έως καθόλου ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής.
Πώς να το αποφύγετε;
Ένας πολύ καλός τρόπος για να αποφύγετε την αναβλητικότητα είναι να χωρίσετε ένα τεράστιο έργο σε μικρότερες, πιο διαχειρίσιμες εργασίες. Για παράδειγμα, εάν πρέπει να γράψετε ένα άρθρο 2000 λέξεων, αντί να φοβάστε να γράψετε ολόκληρο το άρθρο, χωρίστε το σε επιμέρους εργασίες: περίγραμμα, εισαγωγή, υπότιτλος 1, υπότιτλος 2, υπότιτλος 3, και συμπέρασμα.
Τώρα ορίστε στον εαυτό σας χρονοθυρίδες για καθεμία από αυτές τις μικρότερες εργασίες και αφοσιωθείτε σε αυτές. Θα νιώσετε περισσότερο κίνητρο για να ολοκληρώσετε αυτές τις μικρότερες εργασίες και λιγότερο πιθανό να αναβάλλετε. Μια άλλη εξαιρετική μέθοδος για να ξεπεράσετε την αναβλητικότητα είναι να χρησιμοποιήσετε την τεχνική Pomodoro. Η τεχνική Pomodoro ακολουθεί παρόμοια ιδέα.
Δείτε πώς μπορείτε χρησιμοποιήστε την τεχνική Pomodoro:
- Αναλύστε ένα έργο σε μικρότερες εργασίες
- Πάρτε ένα χρονόμετρο και ρυθμίστε το στα 25 λεπτά
- Δώσε στον εαυτό σου 25 λεπτά και δούλεψε σε μία μόνο δευτερεύουσα εργασία
- Κάντε ένα διάλειμμα 5 λεπτών, μόλις χτυπήσει το χρονόμετρο (μετά από 25 λεπτά)
- Ολοκληρώστε τέσσερις κύκλους 25 λεπτών και μετά κάντε ένα διάλειμμα μισής ώρας
5. Αναποτελεσματικός προγραμματισμός
Έχετε παρατηρήσει ότι κάποιες μέρες δεν είναι τόσο παραγωγικές όσο άλλες; Αυτό συμβαίνει επειδή τα επίπεδα ενέργειάς μας ποικίλλουν κατά τη διάρκεια της εβδομάδας. Όχι μόνο αυτό, διαφορετικοί άνθρωποι έχουν διαφορετικά επίπεδα ενέργειας κατά τη διάρκεια της ημέρας.
Εάν δεν λαμβάνετε υπόψη τις ώρες αιχμής των παραγωγικών σας ωρών κατά τον προγραμματισμό, υπάρχει πιθανότητα να βρεθείτε με τις πιο σημαντικές εργασίες σε εκκρεμότητα, με λίγο χρόνο και ενέργεια.
Πώς να το αποφύγετε;
Είστε κουκουβάγια ή πρώιμο πουλί; Αξιολογήστε τον τρόπο με τον οποίο εργάζεστε και ανακαλύψτε τις ώρες αιχμής της παραγωγικότητας σας. Μόλις μάθετε τις ώρες που είστε πιο παραγωγικοί, προγραμματίστε τα έργα σας ανάλογα.
Διαθέστε τις πιο παραγωγικές σας ώρες στις πιο σημαντικές (και εντατικές) εργασίες, κρατώντας λιγότερες σημαντικές (ή λιγότερο εντατικές) εργασίες, π.χ. απάντηση σε email ή οργάνωση συσκέψεων, για τις υπόλοιπες ώρες εργασίας. Υπάρχουν πολλές εφαρμογές ημερολογίου εκεί έξω που μπορούν να σας βοηθήσουν να προγραμματίσετε αποτελεσματικά. βρείτε αυτό που καλύπτει καλύτερα τις ανάγκες σας.
6. Ενδίδοντας σε περισπασμούς
ΕΝΑ Έρευνα Ιουνίου 2020 από τη Statista αποκάλυψε ότι το 53,7 τοις εκατό των ανθρώπων που εργάζονται από το σπίτι πίστευαν ότι το smartphone τους ήταν η μεγαλύτερη αιτία απόσπασης της προσοχής. Πόσο συχνά έχετε βρεθεί να εργάζεστε και ξαφνικά το τηλέφωνό σας αρχίζει να βουίζει; Αποσπάτε την προσοχή σας και τώρα αναγκάζεστε να ελέγξετε το τηλέφωνό σας.
Είτε πρόκειται για ένα email από έναν πελάτη, ένα μήνυμα από τον συνάδελφό σας ή μια τυχαία ειδοποίηση από το Facebook, το Twitter ή το Instagram. Οι περισπασμοί μπορεί να σας κοστίσουν ένα μεγάλο μέρος των ωρών εργασίας σας.
Πώς να το αποφύγετε;
Όλα καταλήγουν στον αποτελεσματικό προγραμματισμό. Καθορίστε χρονοθυρίδες για εργασία, έλεγχο email, αναψυχή κ.λπ. Όταν έρθει η ώρα να δουλέψετε, αφήστε το τηλέφωνό σας στην άκρη (σε λειτουργία πτήσης), κατά προτίμηση σε άλλο δωμάτιο και ξεκινήστε τη δουλειά.
Δεδομένου ότι η μεγαλύτερη πηγή απόσπασης της προσοχής δεν υπάρχει πλέον, γίνεται πολύ πιο πιθανό και ευκολότερο να εστιάσετε στην εργασία σας. Δεδομένου ότι δίνετε όλη σας την εστίαση και την προσοχή σας σε μια μεμονωμένη εργασία, είναι λιγότερο πιθανό να κάνετε λάθη και πιο πιθανό να εκτελέσετε την εργασία αποτελεσματικά.
Τι θα συμβεί αν η θέση του τηλεφώνου σας σε λειτουργία πτήσης δεν έχει λειτουργήσει για εσάς; Τι θα συμβεί αν το μυαλό σας περιπλανηθεί στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και αναγκαστείτε να σηκώσετε το τηλέφωνό σας για να ελέγξετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να κάνετε κύλιση στη ροή σας στο Facebook απευθείας στον φορητό υπολογιστή σας; Αν είσαι εσύ, δοκίμασε χρησιμοποιώντας την εφαρμογή Freedom για να απαλλαγείτε από περισπασμούς, ξεπεράστε την αναβλητικότητα και επιτύχετε περισσότερα.
Απελευθερώστε το πλήρες δυναμικό σας
Ενώ εστιάζετε στο πώς να διαχειρίζεστε καλύτερα τον χρόνο σας, είναι εύκολο να χάσετε τον λόγο για τον οποίο διαχειρίζεστε τον χρόνο σας αρχικά, δηλαδή για να κάνετε περισσότερη δουλειά.
Η πλοήγηση σε ένα πλήθος εφαρμογών παραγωγικότητας κάθε μέρα χωρίς να κάνετε περισσότερη δουλειά είναι άσκοπη. Μάθετε τι λειτουργεί για εσάς και μείνετε σε αυτό, χωρίς να χάσετε τη γενικότερη εικόνα. Αλλά για να μάθετε τι λειτουργεί για εσάς, είναι σημαντικό να κατανοήσετε τις ανάγκες διαχείρισης του χρόνου σας.