Δυσκολεύεστε να βρείτε το κατάλληλο άτομο για να στείλετε email; Μάθετε πώς να απλοποιείτε τη διαδικασία σας και να βρίσκετε την κατάλληλη επαφή κάθε φορά για επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Σταματήστε να λέτε, "Ελπίζω να είστε το κατάλληλο άτομο για αυτό" στα email εργασίας. Τα λανθασμένα μηνύματα σπάνια προκαλούν θετική απάντηση. Σας κάνουν να ακούγεστε αβέβαιοι και αντιεπαγγελματικοί επειδή δεν ερευνάτε το άτομο επικοινωνίας σας.

Κάντε τη συνήθεια να επαληθεύετε τους παραλήπτες. Ακολουθούν επτά συμβουλές για να διασφαλίσετε ότι βρίσκετε πάντα το κατάλληλο άτομο επικοινωνίας για τα email εργασίας.

1. Google το άτομο που πρέπει να στείλετε μήνυμα

Πριν από οτιδήποτε άλλο, δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε το Google. Είναι μια ισχυρή μηχανή αναζήτησης με 100+ τρισεκατομμύρια σελίδες ευρετηριασμένες. Μπορείτε να αναζητήσετε οποιονδήποτε. Μια γρήγορη αναζήτηση θα εμφανίσει τα προφίλ των μέσων κοινωνικής δικτύωσης, τους προσωπικούς ιστότοπους, τις φωτογραφίες, τα ιστολόγια, την εργασιακή εμπειρία και τα στοιχεία επικοινωνίας τους.

instagram viewer

Λαμβάνοντας υπόψη την εκτεταμένη βάση δεδομένων της Google, τα εκλεπτυσμένα αποτελέσματα χρειάζονται ακριβή ερωτήματα. Μπορεί να μην βρείτε σχετικές πληροφορίες εκτός εάν γνωρίζετε το πλήρες όνομα του ατόμου. Για παράδειγμα, "Jose Luansing Jr." έχει 7.350 επισκέψεις. Εν τω μεταξύ, η πληκτρολόγηση «Jose» στο Google παράγει 2,6 δισεκατομμύρια σελίδες, οι οποίες θα αποδεικνυόταν δύσκολο να ταξινομηθούν.

Για πιο ακριβή αποτελέσματα, τροφοδοτήστε την Google πρόσθετες πληροφορίες. Εάν γνωρίζετε μόνο το μικρό όνομα του ατόμου, αναζητήστε τον ιστότοπο της εταιρείας ή της επιχείρησής του. Οι περισσότερες επωνυμίες διαθέτουν σελίδα Meet the Team. Χρησιμοποιώντας το παραπάνω παράδειγμα, η προσθήκη του "makeuseof.com writer" στον όρο "Jose" περιορίζει τα αποτελέσματα σε 10,1 εκατομμύρια.

Άνθρωποι με κοινά ονόματα είναι δύσκολο να βρεθούν. Αν δεν έχουν ισχυρή παρουσία στο διαδίκτυο, δεν θα εμφανίζονται στα πρώτα SERP της Google. Ονόματα όπως ο John, ο Joe, ο Smith και η Mary έχουν δισεκατομμύρια επιτυχίες. Ακόμη και για τους influencers και τις διασημότητες, η υπέρβαση ιστορικών προσώπων που ονομάζονται ίδια δεν θα είναι εύκολη.

Αντί να χτενίζετε εκατοντάδες αποτελέσματα αναζήτησης, απευθυνθείτε στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Θα συνεχίσετε να έχετε αρκετές επιτυχίες. Ωστόσο, οι περισσότερες πλατφόρμες σάς επιτρέπουν να φιλτράρετε τις επιλογές σας με βάση την τοποθεσία, τους κοινούς φίλους, την εκπαίδευση και την εργασία. Δεν θα χάνετε χρόνο σε άσχετα αποτελέσματα.

Μόλις βρείτε το προφίλ του υποψήφιου πελάτη σας, αναζητήστε την επαγγελματική του διεύθυνση email. Αποφύγετε να τα προσθέσετε ή να τα ακολουθήσετε. Δεν αισθάνονται όλοι άνετα να έχουν τους συναδέλφους και τους επιχειρηματικούς συνεργάτες τους στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.

Εξερευνώ εξειδικευμένα κοινωνικά δίκτυα εάν δεν μπορείτε να βρείτε τον υπεύθυνο επικοινωνίας σας στο Twitter, το Facebook ή το Instagram. Πολλοί προτιμούν να χρησιμοποιούν μη mainstream κανάλια.

3. Μαντέψτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κάντε διασταυρούμενο έλεγχο στο Google

Η εικασία διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συνεπάγεται λιγότερη αβεβαιότητα από ό, τι πιστεύουν οι άνθρωποι. Ενώ η διαδικασία απαιτεί δοκιμή και σφάλμα, δεν χρειάζεται να στείλετε μηνύματα σε τυχαίους αγνώστους. Απλώς διασταυρώστε τα στοιχεία επικοινωνίας στο διαδίκτυο. Με το Google, τις πλατφόρμες υπηρεσιών αλληλογραφίας και τους ιστότοπους κοινωνικών μέσων, θα εξαλείψετε με ακρίβεια τις εσφαλμένες εικασίες.

Οι διευθύνσεις email εργασίας ακολουθούν παρόμοιες μορφές. Ας υποθέσουμε ότι αναζητάτε τα στοιχεία επικοινωνίας του Jose Luansing, συντάκτη προσωπικού στο MakeUseOf. Η διεύθυνση email του πιθανότατα θα ήταν:

Αφού απαριθμήσετε τους πιθανούς συνδυασμούς, αναζητήστε τους online. Το Facebook, το Twitter και το Instagram συχνά κρύβουν τις διευθύνσεις email - θα έχετε καλύτερη τύχη να τις επαληθεύσετε στο Google και στο LinkedIn.

Επίσης, ελέγξτε αν η διεύθυνση email έχει προφίλ Gmail. Πληκτρολογήστε τις πιθανές διευθύνσεις σας σε ένα πρόχειρο Gmail και, στη συνέχεια, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από κάθε επαφή. Στην παρακάτω φωτογραφία, μόνο μία διεύθυνση έχει προφίλ.

4. Χρησιμοποιήστε τις πλατφόρμες αναζήτησης WHOIS

Οι παραπάνω συμβουλές λειτουργούν μόνο κατά την παρακολούθηση ατόμων. Μπορεί να μην τα βρείτε χρήσιμα, αν χρειαστεί να επικοινωνήσετε με κατόχους ιστότοπων που δεν γνωρίζετε. Οι εταιρείες σπάνια παρουσιάζουν τους διαχειριστές ιστού τους. Στις περισσότερες περιπτώσεις, η σελίδα Meet the Team μιας επωνυμίας περιλαμβάνει τους ιδρυτές, τα στελέχη, το διοικητικό συμβούλιο και τους διευθυντές μεσαίου επιπέδου.

Για να βρείτε τεχνικές πληροφορίες σχετικά με έναν ιστότοπο, χρησιμοποιήστε Εργαλεία αναζήτησης WHOIS. Μπορούν να σας πουν τον κάτοχο οποιουδήποτε τομέα, τα στοιχεία επικοινωνίας, τα στοιχεία μητρώου και την εγγεγραμμένη τοποθεσία. Ορισμένοι ιστότοποι αποκαλύπτουν ακόμη και τους αριθμούς της επιχείρησής τους. Απλώς βεβαιωθείτε ότι ζητήσατε άδεια και συστηθείτε πριν τηλεφωνήσετε.

5. Ρωτήστε το δίκτυό σας

Εάν η έρευνά σας φτάσει σε αδιέξοδο, ζητήστε βοήθεια διαδικτυακά. Δείτε αν κάποιος θα σας κατευθύνει στο άτομο ή στο τμήμα που χρειάζεστε. Ποιός ξέρει? Οι διαδικτυακοί σας φίλοι μπορεί να γνωρίζουν τον υπεύθυνο επικοινωνίας σας. Θα μπορούσατε ακόμη και να ζητήσετε μια περιστασιακή εισαγωγή, ώστε να μην χρειαστεί να στείλετε ένα κρύο email.

Ανεβάστε μια σύντομη ανάρτηση στις πλατφόρμες κοινωνικών μέσων σας. Αναφέρετε το τμήμα ή το άτομο που ψάχνετε, εξηγήστε γιατί τα χρειάζεστε και ζητήστε τον καλύτερο τρόπο για να έρθετε σε επαφή. Ελπίζω να σου απαντήσει κάποιος από μέσα. Εάν όχι, συγκεντρώστε χρήσιμες λεπτομέρειες—χρησιμοποιήστε τις για να δημιουργήσετε ακριβή αποτελέσματα στο Google και στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.

Για καλύτερες απαντήσεις, επισκεφτείτε ομάδες ειδικών για τον κλάδο. Ας υποθέσουμε ότι χρειάζεστε τα στοιχεία επικοινωνίας ενός συγκεκριμένου blogger. Αντί να δημοσιεύσετε στον τοίχο σας, ρωτήστε γύρω σας κοινότητες για ανεξάρτητους συγγραφείς.

Ενώ οι παραπάνω συμβουλές αποδίδουν ακριβή αποτελέσματα, η εκτέλεσή τους απαιτεί χρόνο. Μπορεί να αφιερώσετε αρκετές ώρες για να καθαρίσετε σελίδες στο Google ή να ρωτήσετε γύρω σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.

Εάν παρακολουθείτε πολλά άτομα, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε εργαλεία αναζήτησης email. Αν και οι περισσότερες πλατφόρμες premium χρεώνουν συνδρομές, επαληθεύουν με ακρίβεια τις διευθύνσεις email μαζικά. Θα εξοικονομήσετε πολύ χρόνο.

Ας πάρουμε Snov.io ως παράδειγμα. Το πακέτο Starter κοστίζει $30 έως $39 το μήνα. Ωστόσο, επαληθεύει χιλιάδες διευθύνσεις email ταυτόχρονα, ενώ μπορείτε να εξαγάγετε όλες τις καταχωρημένες διευθύνσεις email σε έναν τομέα.

7. Απλώς στείλτε το email σας

Εάν εξακολουθείτε να μην μπορείτε να εντοπίσετε τη σωστή διεύθυνση email παρά τις παραπάνω συμβουλές, αναζητήστε εναλλακτικές. Οι δυνητικοί πελάτες σας θα έπρεπε να έχουν περιοριστεί, τουλάχιστον. Βρείτε αυτούς που σχετίζονται με το άτομο επικοινωνίας σας και δείτε ποιος μπορεί να σας βοηθήσει.

Όπως πάντα, διατηρήστε τον σωστό τόνο. Παρόλο που δεν είστε σίγουροι για τον παραλήπτη σας, αποφύγετε τις γενικές, μισογυνιστικές γραμμές που κάνουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντιεπαγγελματικά, όπως:

  • Ελπίζω το μήνυμά μου να σας βρίσκει καλά.
  • Προς κάθε ενδιαφερόμενο.
  • Γεια σε όλους!
  • Ελπίζω να είστε το κατάλληλο άτομο για αυτό.

Θυμάμαι: Οι άνθρωποι λαμβάνουν δεκάδες email τακτικά. Χρειάζεστε εξατομικευμένο περιεχόμενο προσαρμοσμένο στις ανάγκες του άλλου μέρους για να μειώσετε τον θόρυβο. Διαφορετικά, δεν θα μεταφέρετε το μήνυμά σας. Και αντί να χρησιμοποιείτε γενικές δηλώσεις αποποίησης, εξηγήστε την κατάστασή σας. Εάν είστε ευγενικοί και ειλικρινείς, οι παραλήπτες θα σας κατευθύνουν στο σωστό άτομο επικοινωνίας.

Είτε στέλνετε προσφορές πωλήσεων είτε κάνετε ερωτήσεις εργασίας, βρείτε το κατάλληλο άτομο επικοινωνίας. Δεν υπάρχει δικαιολογία για εσφαλμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι μηχανές αναζήτησης, οι ιστότοποι κοινωνικών μέσων και τα εργαλεία αναζήτησης έχουν κάνει την επαλήθευση email πιο εύκολη από ποτέ. Με λίγη έρευνα, θα βρείτε τα στοιχεία επικοινωνίας οποιουδήποτε.

Εκτός από τον διπλό έλεγχο των παραληπτών, επεξεργαστείτε την εισαγωγή σας. Κόψτε τις γενικές, υπερβολικά χρησιμοποιημένες φράσεις. Μια σίγουρη, μοναδική γραμμή ανοίγματος που αντηχεί με τον παραλήπτη θα αυξήσει τα ποσοστά ανοίγματος του email σας. Μόνο εξατομικευμένα μηνύματα μπορούν να μειώσουν τον θόρυβο.