Τα Έγγραφα Google αποτελούν σχεδόν βασικό στοιχείο για τη δημιουργία και την επεξεργασία εγγράφων. Είναι ένα ισχυρό εργαλείο που επιτρέπει την κοινή χρήση πρόσβασης με οποιονδήποτε έχει διεύθυνση email. Δημιουργεί επίσης αυτόματα ένα ιστορικό εκδόσεων, ώστε όλες οι αλλαγές που κάνετε εσείς ή οποιοιδήποτε συνεργάτες στο έγγραφο να παραμένουν ορατές μέχρι να διαγραφεί οριστικά το αρχείο.
Η συνεργασία είναι εξαιρετική, αλλά τι γίνεται αν θέλετε να μεταβιβάσετε την ιδιοκτησία του εγγράφου των Εγγράφων Google σε άλλο άτομο; Η μεταβίβαση της ιδιοκτησίας ενός εγγράφου των Εγγράφων Google είναι απλή, αλλά υπάρχουν μερικά βήματα που πρέπει να λάβετε υπόψη.
Παρακάτω, εξηγούμε τη διαδικασία μεταβίβασης ιδιοκτησίας και πράγματα που πρέπει να έχετε υπόψη σας.
Μεταβίβαση ιδιοκτησίας εγγράφων στα Έγγραφα Google
Οι συνθήκες συνεργασίας για ένα έγγραφο μπορεί να αλλάξουν και ίσως χρειαστεί να ορίσετε κάποιον άλλον κάτοχο. Όταν συνεργάζεστε, πρέπει να τα γνωρίζετε όλα
δικαιώματα χρήστη στον έλεγχό σας. Δεδομένου ότι τα Έγγραφα Google είναι διαθέσιμα ως εφαρμογή Ιστού, η μέθοδος που εξηγείται παρακάτω λειτουργεί τόσο σε Windows όσο και σε macOS.- Ξεκινήστε ανοίγοντας το έγγραφο στο οποίο θέλετε να μεταβιβάσετε την ιδιοκτησία στα Έγγραφα Google.
- Κάντε κλικ στο Μερίδιο κουμπί πάνω δεξιά.
- Πληκτρολογήστε το email του νέου κατόχου στο πλαίσιο κειμένου στην κορυφή, επιλέξτε το άτομο από τη λίστα και κάντε κλικ Στείλετε προς την κοινοποιήστε το έγγραφο των Εγγράφων Google.
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στο όνομα του ατόμου και επιλέξτε Μεταβίβαση ιδιοκτησίας.
- Κάντε κλικ στο Στελνω ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ μεταβίβαση της ιδιοκτησίας του αρχείου.
Μεταβίβαση ιδιοκτησίας εγγράφων στο Google Drive
Εάν θέλετε να μεταβιβάσετε την ιδιοκτησία πολλών αρχείων ταυτόχρονα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Google Drive, υπό την προϋπόθεση ότι τα αρχεία βρίσκονται στον ίδιο φάκελο.
- Συνδεθείτε στο Google Drive σας και μεταβείτε στον φάκελο που περιέχει τα έγγραφα των Εγγράφων Google.
- Επιλέξτε τα έγγραφα και κάντε δεξί κλικ. Επιλέγω Μερίδιο.
- Θα δείτε μια λίστα με άτομα που έχουν πρόσβαση. Εάν ο νέος κάτοχος δεν είναι στη λίστα, προσθέστε τον χρησιμοποιώντας το email του. Όπως πάντα, πληκτρολογήστε το email στο πλαίσιο στο επάνω μέρος, επιλέξτε το άτομο από τη λίστα και προσθέστε το κάνοντας κλικ Στείλετε.
- Μόλις προστεθεί το άτομο, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στο όνομά του και επιλέξτε Μεταβίβαση ιδιοκτησίας.
- Κάντε κλικ στο Στελνω ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ για να επιβεβαιώσετε.
Αυτές οι τεχνικές θα λειτουργούν επίσης με άλλες εφαρμογές Google Suite, όπως τα Φύλλα Google και οι Παρουσιάσεις.
Σε αυτό το σημείο, θα εξακολουθείτε να είστε ο κάτοχος του εγγράφου. Ωστόσο, όπως εξηγεί η επόμενη ενότητα, πρέπει να περιμένετε να αποδεχτεί την ιδιοκτησία ο νέος ιδιοκτήτης πριν μεταβιβαστεί η ιδιοκτησία.
Τρεις χρυσοί κανόνες για τη μεταβίβαση της κυριότητας ενός εγγράφου
Ακολουθούν ορισμένες επιφυλάξεις που πρέπει να έχετε υπόψη:
1. Ο νέος ιδιοκτήτης πρέπει να αποδεχθεί την ιδιοκτησία
Μόλις προσθέσετε ένα άλλο άτομο ως κάτοχο, ο νέος κάτοχος λαμβάνει μια ειδοποίηση μέσω email που ζητά έγκριση. Η κυριότητα μεταβιβάζεται μόνο όταν ο νέος κάτοχος αποδεχθεί το έγγραφο.
- Για να αποδεχτείτε την ιδιοκτησία, κάντε κλικ στο Απαντώ κουμπί στην ειδοποίηση μέσω email.
- Θα καταλήξετε σε μια οθόνη που περιέχει τα έγγραφα.
- Επιλέξτε τα έγγραφα στα οποία θέλετε να αποδεχτείτε την ιδιοκτησία και κάντε κλικ Μερίδιο.
- Κάντε κλικ στο Αποδοχή ιδιοκτησίας;.
- Θα δείτε ένα μήνυμα που θα αναφέρει το μέγεθος των εγγράφων. Μόλις γίνετε κάτοχος του εγγράφου, αυτά τα έγγραφα θα μεταφερθούν στον λογαριασμό σας στο Google Drive και γι' αυτό θα πρέπει να ρίξετε μια γρήγορη ματιά στον χώρο αποθήκευσης που απαιτούν τα έγγραφα.
- Κάντε κλικ Αποδέχομαι να αναλάβει την κυριότητα αυτών των εγγράφων.
2. Μπορείτε να μεταβιβάσετε την κυριότητα ενός εγγράφου των Εγγράφων Google χρησιμοποιώντας ένα κινητό τηλέφωνο;
Όχι, δεν μπορείτε να μεταβιβάσετε την ιδιοκτησία ενός εγγράφου χρησιμοποιώντας τα Έγγραφα Google σε κινητό, καθώς δεν υπάρχει επιλογή μεταβίβασης ιδιοκτησίας. Επομένως, θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε έναν υπολογιστή για να μεταβιβάσετε την ιδιοκτησία στα Έγγραφα Google.
3. Η ιδιοκτησία αρχείου μπορεί να μεταβιβαστεί μόνο σε άλλο χρήστη στον ίδιο οργανισμό με τον τρέχοντα κάτοχο
Εάν είστε μέλος ενός οργανισμού, μπορείτε να μεταβιβάσετε την ιδιοκτησία των αρχείων μόνο σε άλλους χρήστες εντός του ίδιου οργανισμού. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι ο τομέας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι @gmail.com και μεταβιβάζετε την κυριότητα ενός Εγγράφου Google σε κάποιον που είναι μέλος άλλου οργανισμού με άλλο τομέα. Σε αυτήν την περίπτωση, θα λάβετε ένα μήνυμα σφάλματος που σας εμποδίζει να το κάνετε αυτό.
Διαχειριστείτε την ιδιοκτησία των Εγγράφων σας Google Docs
Ας ελπίσουμε ότι μπορείτε πλέον να διαχειρίζεστε πιο αποτελεσματικά την ιδιοκτησία των εγγράφων στα Έγγραφα Google. Λάβετε υπόψη ότι μόλις ο νέος κάτοχος αποδεχτεί την ιδιοκτησία, θα υποβαθμιστείτε στο πρόγραμμα επεξεργασίας. Ο νέος κάτοχος μπορεί επίσης να σας αφαιρέσει από το έγγραφο, πράγμα που σημαίνει ότι θα χάσετε την πρόσβαση.
Εκτός από τη διαχείριση της ιδιοκτησίας εγγράφων, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τα Έγγραφα Google για επιχειρήσεις με πρόσθετα για να σας βοηθήσουν να κάνετε τα πράγματα πολύ πιο γρήγορα.
