Οι διαχειριστές έργων αξιολογούν τα έργα τους για να δουν εάν τα έργα πληρούν τους στόχους και τους στόχους της εταιρείας και της ομάδας. Η αξιολόγηση των έργων μετά την ολοκλήρωση μπορεί να σας βοηθήσει να κατανοήσετε καλύτερα τον αντίκτυπο και να εντοπίσετε τομείς που χρειάζονται βελτίωση.
Η αξιολόγηση του έργου είναι ζωτικής σημασίας για κάθε έργο, καθώς μπορεί να προσφέρει πληροφορίες και διδάγματα για μελλοντικά έργα. Μόλις ολοκληρώσετε τη διαδικασία αξιολόγησης του έργου, είναι απαραίτητο να μοιραστείτε τα ευρήματά σας με τα ενδιαφερόμενα μέρη και τα μέλη της ομάδας σας. Ενώ υπάρχουν πολλές μέθοδοι αξιολόγησης ενός έργου, εδώ είναι τα βασικά βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε, ανεξάρτητα από τον τρόπο που θα επιλέξετε.
1. Αναπτύξτε ένα σχέδιο αξιολόγησης
Καθώς δημιουργείτε το έργο σας, θα πρέπει να λάβετε υπόψη τους στόχους και τους στόχους που θέλετε να επιτύχετε και να τους μοιραστείτε με την ομάδα σας, παρέχοντάς τους μια σαφή πορεία προς τα εμπρός. Οι στόχοι και οι στόχοι που καθορίζετε μπορούν να σας βοηθήσουν να επιλέξετε τη μέθοδο αξιολόγησης του έργου που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.
Για παράδειγμα, εάν ο στόχος του έργου είναι η αύξηση της παραγωγικότητας της ομάδας, ίσως θελήσετε να ελέγξετε δεδομένα σχετικά με την ολοκλήρωση εργασιών ως εργαλείο για την αξιολόγηση των ποσοστών παραγωγικότητας. Μπορεί να σας ενδιαφέρει να μάθετε πώς να ορίσετε ορόσημα έργου για αυξημένη παραγωγικότητα.
2. Επιλέξτε Πηγή Αξιολόγησης & Προετοιμασία για Υλοποίηση
Το πρώτο βήμα είναι να επιλέξετε πώς θέλετε να συλλέξετε τα δεδομένα για την αξιολόγηση. Μπορείτε να αποφασίσετε να χρησιμοποιήσετε συνεντεύξεις, ομάδες εστίασης, έρευνες, μελέτες περιπτώσεων ή παρατήρηση. Επιλέξτε ένα εργαλείο αξιολόγησης που θα ταιριάζει στα άτομα από τα οποία θέλετε να λάβετε πληροφορίες, πράγμα που σημαίνει να προσδιορίσετε τα άτομα που θέλετε να συμπεριλάβετε.
Είτε σκοπεύετε να πάρετε συνεντεύξεις είτε να ρωτήσετε ανθρώπους, πρέπει να προετοιμάσετε τις ερωτήσεις μπροστά. Εάν χρησιμοποιείτε μια ομάδα εστίασης, πρέπει να στείλετε προσκλήσεις, να επιλέξετε μια ημερομηνία και να απαριθμήσετε ερωτήσεις.
Αφού επιλέξετε την πηγή αξιολόγησής σας και είστε έτοιμοι για εφαρμογή, θα πρέπει να μοιραστείτε ένα λεπτομερές πρόγραμμα και να αναθέσετε καθήκοντα, ώστε η ομάδα σας να είναι προετοιμασμένη για το επόμενο βήμα. Εάν δεν είστε σίγουροι για το ποιος κάνει τι, μπορεί να σας ενδιαφέρει να το μάθετε καλύτερες συμβουλές για τον καθορισμό των ρόλων και των ευθυνών της ομάδας.
3. Υλοποίηση Αξιολόγησης Έργου
Ενώ το έργο βρίσκεται σε εξέλιξη, η παρακολούθηση όλων των στοιχείων είναι κρίσιμη για να διασφαλιστεί ότι είναι εντός του προϋπολογισμού και ότι εκτελείται σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα. Είναι χρήσιμο να δημιουργείτε αναφορές κατάστασης που μοιράζεστε με την ομάδα, ώστε όλοι να είναι ξεκάθαροι σχετικά με την κατάσταση του έργου.
Η διαδικασία υλοποίησης διαφέρει ανάλογα με τα εργαλεία και τις μεθόδους αξιολόγησης που επιλέγετε. Θα βοηθούσε αν εστιάσετε σε:
- Αξιολόγηση πριν από το έργο: Εδώ αναπτύσσετε στόχους και στόχους του έργου που θα χρησιμοποιήσετε για να προσδιορίσετε τη βιωσιμότητα του έργου.
- Συνεχής αξιολόγηση: Παρακολουθήστε λεπτομέρειες όπως τον προϋπολογισμό, την ποιότητα της εργασίας και το χρονοδιάγραμμα.
- Αξιολόγηση μετά το έργο: Μετρήστε την επιτυχία του έργου με βάση τα αποτελέσματα και τον αντίκτυπο.
4. Ελέγξτε τα Δεδομένα
Μόλις συγκεντρώσετε τα δεδομένα για αξιολόγηση, ήρθε η ώρα να τα αναλύσετε για τις αδυναμίες, τα δυνατά σημεία και τις τάσεις. Είναι επίσης μια ευκαιρία να επαληθευτεί εάν το έργο έφτασε κοντά στην επίτευξη των στόχων και των στόχων που τέθηκαν στην αρχή. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους στόχους και τους στόχους της ομάδας για να μεταφράσετε τα δεδομένα που λάβατε για το επόμενο βήμα.
5. Δημιουργήστε μια αναφορά για την ομάδα σας
Αφού ολοκληρώσετε την ανάλυση των δεδομένων σας, είναι απαραίτητο να συνοψίσετε τα αποτελέσματα της αξιολόγησης. Θα πρέπει να επιλέξετε μια μορφή που να ανταποκρίνεται στις ανάγκες του αναγνώστη, που είναι τα ενδιαφερόμενα μέρη και τα μέλη της ομάδας σας.
Μετά την ολοκλήρωση κάθε έργου, η παροχή μιας αναφοράς για την αξιολόγηση του έργου σας είναι μια πολύτιμη συνήθεια. Μπορεί να επιστήσει την προσοχή σε τομείς που χρειάζονται βελτίωση, να παρουσιάζει σκόπιμες και ακούσιες επιπτώσεις και να καθορίσει εάν η ομάδα πέτυχε ή όχι τους στόχους και τους στόχους της. Πριν γράψετε την αναφορά σας, μπορεί να σας ενδιαφέρει να μάθετε το Οι καλύτεροι τύποι αναφορών διαχείρισης έργων που πρέπει να γνωρίζετε.
6. Συζητήστε τα επόμενα βήματα
Το τελικό βήμα στη διαδικασία αξιολόγησης του έργου είναι η συζήτηση των επόμενων βημάτων με βάση τα ευρήματα. Είναι σημαντικό να ξεκινήσει μια συζήτηση σχετικά με τα αποτελέσματα της αξιολόγησης.
Μια συζήτηση μπορεί να εμπνεύσει καινοτόμες ιδέες για τη βελτίωση της ομάδας, την ενίσχυση της επικοινωνίας και την έγκαιρη υποβολή προτάσεων για τη βελτίωση των μελλοντικών έργων. Εάν θέλετε η αναφορά σας να ξεχωρίζει στα ενδιαφερόμενα μέρη και να τραβήξει την προσοχή της ομάδας σας, ίσως θέλετε να δείτε πώς μπορείτε να ενσωματώσετε το καλύτερες συμβουλές για να κάνετε τις αναφορές του έργου σας να ξεχωρίζουν.
Τα παρακάτω είναι εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την αξιολόγηση του έργου σας. Μπορεί να διαπιστώσετε ότι μερικά είναι πιο κατάλληλα για το έργο σας από άλλα.
1. Ερευνες
Οι έρευνες είναι ένα εργαλείο αξιολόγησης που σας επιτρέπει να προσδιορίσετε πώς αισθάνεται μια ομάδα ανθρώπων πριν ξεκινήσει ένα έργο και στη συνέχεια να τους ερευνήσετε στη συνέχεια. Αυτή η διαδικασία αξιολόγησης μπορεί να μετρήσει διάφορα πράγματα, όπως την αυτοεκτίμηση, τις προτιμήσεις, τα επιτεύγματα και τις στάσεις.
Θα ήταν καλύτερο να ρωτήσετε μέλη του κοινού-στόχου σας. Μπορείτε να δείτε αν τα συναισθήματα των ανθρώπων μετατοπίζονται θετικά μετά την ολοκλήρωση του έργου και αν αυτός ήταν ο στόχος του έργου, τότε ξέρετε ότι τον πετύχατε. Μπορείτε να κάνετε έρευνα με πολλούς τρόπους, όπως τηλεφωνικά, έντυπα ή ηλεκτρονικά.
2. Παρατήρηση
Η παρατήρηση σάς επιτρέπει να αξιολογείτε ή να παρακολουθείτε μια κατάσταση ή διαδικασία ενώ τεκμηριώνετε τι βλέπει και ακούει ο παρατηρητής. Βλέποντας συμπεριφορές και ενέργειες σε ένα φυσικό πλαίσιο μπορεί να προσφέρει διορατικότητα και κατανόηση σχετικά με το αντικείμενο που αξιολογείτε. Όταν χρησιμοποιείτε την παρατήρηση, είναι σημαντικό να χρησιμοποιείτε μια συνεπή και συστημική προσέγγιση καθώς συλλέγετε δεδομένα.
3. Οι περιπτωσιολογικές μελέτες
Οι μελέτες περιπτώσεων μπορούν να παρέχουν μεγαλύτερο βάθος από άλλα εργαλεία αξιολόγησης. Όταν κάνετε μια μελέτη περίπτωσης, εστιάζετε σε μια συγκεκριμένη ομάδα μέσα σε μια κοινότητα, χωριό, άτομο ή ένα υποσύνολο μιας ευρύτερης ομάδας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μελέτες περιπτώσεων για να απεικονίσετε τις τάσεις ή να δείξετε έντονες διαφορές.
Μια ανάλυση μελέτης περίπτωσης απαιτεί την εξαγωγή κρίσιμων θεμάτων και αποτελεσμάτων για να βοηθήσει στην πρόβλεψη των μελλοντικών τάσεων, την επισήμανση κρυφών ζητημάτων ή την παροχή κατανόησης ενός ουσιαστικού ζητήματος με μεγαλύτερη σαφήνεια.
4. Συνεντεύξεις
Οι συνεντεύξεις μπορεί να είναι ένα ποιοτικό ή ποσοτικό εργαλείο αξιολόγησης, ανάλογα με τον τρόπο που τις χρησιμοποιείτε. Η διαδικασία περιλαμβάνει μια συνομιλία μεταξύ ενός συνεντευκτή και του ατόμου που απαντά στις ερωτήσεις.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε συνεντεύξεις για να συλλέξετε αφηγηματικές πληροφορίες και δεδομένα για να κατανοήσετε καλύτερα τη μοναδική κοσμοθεωρία, τις προοπτικές και τις απόψεις ενός ερωτώμενου. Υπάρχουν διάφοροι τύποι τεχνικών και προσεγγίσεων συνέντευξης, όπως:
- Δομημένες συνεντεύξεις: Πρόκειται για ποσοτικές έρευνες, συχνά βασισμένες σε έρευνες με τυποποιημένες ερωτήσεις σε μορφή ερωτηματολογίου. Οι απαντήσεις είναι συνήθως στη δομή μιας λίστας πολλαπλών επιλογών και δεν είναι ανοιχτού τύπου.
- Ημιδομημένος: Όπως υποδηλώνει το όνομα, πρόκειται για ένα μικτό πλαίσιο γενικών θεμάτων και προκαθορισμένων ερωτήσεων που προσαρμόζονται στο πλαίσιο της συνεδρίας συνέντευξης. Ο συνεντευκτής είναι ελεύθερος να παραλείψει ερωτήσεις και να παίξει με τη σειρά των ερωτήσεων που κάνει, και οι ερωτήσεις είναι ποικίλες ανοιχτές και κλειστές.
- Μη δομημένο: Αυτή η μορφή είναι ανεπίσημη ή συνομιλητική, όπου όλες οι ερωτήσεις είναι ανοιχτού τύπου.
5. Ομάδες Εστίασης
Οι ομάδες εστίασης είναι ομαδικές συνεντεύξεις που σχεδιάζετε για να εξερευνήσετε τη στάση των ανθρώπων σχετικά με ένα συγκεκριμένο θέμα. Είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να ανακαλύψετε τα πιο κοινά ζητήματα για την ομάδα ή την κοινότητα όταν οι πληροφορίες είναι περιορισμένες.
Για να κάνετε μια ομάδα εστίασης, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε έναν ικανό συντονιστή και ότι το έχετε σχεδιάσει καλά. Οι ομάδες εστίασης μπορούν να παρέχουν λεπτομερείς πληροφορίες για θέματα που αφορούν μια κοινότητα ή ένα συγκεκριμένο δημογραφικό στοιχείο.
Είστε έτοιμοι για την επόμενη αξιολόγηση του έργου σας;
Οι αξιολογήσεις αποτελούν ζωτικό μέρος οποιουδήποτε έργου και σας βοηθούν να επιβεβαιώσετε εάν έχετε επιτύχει τους στόχους και τους στόχους του έργου σας και μπορούν να σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε βέλτιστες πρακτικές για μελλοντικά έργα. Εάν δεν αναθεωρήσετε τι λειτουργεί και τι όχι μετά από κάθε έργο, αφήνετε τον εαυτό σας ανοιχτό στην επανάληψη δαπανηρών λαθών.
Εάν αναζητάτε έναν τρόπο να βελτιστοποιήσετε τα μελλοντικά σας έργα, μπορείτε να εξετάσετε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε λογισμικό διαχείρισης έργων, αν δεν το έχετε ήδη κάνει. Ίσως θελήσετε να διαβάσετε μερικές πληροφορίες σχετικά με το πώς να ξεκινήσετε, εάν η δοκιμή νέου λογισμικού φαίνεται τρομακτική.
