Το Microsoft Outlook είναι μια από τις καλύτερες πλατφόρμες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκεί έξω. Έχει πολλά ισχυρά χαρακτηριστικά που σας επιτρέπουν να έχετε τον έλεγχο της ζωής σας μέσω email. Ένα από τα οποία είναι η κοινή χρήση ημερολογίου. Ακολουθήστε αυτόν τον οδηγό για να μάθετε πώς να μοιράζεστε ένα ημερολόγιο και στις τρεις πλατφόρμες του Outlook.
Γιατί πρέπει να μοιράζεστε το ημερολόγιό σας στο Outlook
Εάν έχετε συνηθίσει να εργάζεστε σε περιβάλλον γραφείου ή είστε μέλος μιας μεγάλης ομάδας, γνωρίζετε ότι η συνεργασία είναι το κλειδί για την επίτευξη της επιτυχίας. Η δημιουργία και η τήρηση ενός προγράμματος επιτρέπει στην ομάδα σας να παραμένει σε καλό δρόμο και να γνωρίζει τι κάνει το άλλο άτομο μια συγκεκριμένη ημέρα και ώρα.
Ευτυχώς, μπορείτε να το κάνετε αυτό γρήγορα χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα κοινής χρήσης ημερολογίου του Outlook. Σας επιτρέπει να παρακολουθείτε τα χρονοδιαγράμματα της ομάδας που κρατούν τις εργασίες οργανωμένες. Όταν μοιράζεστε το ημερολόγιό σας, μπορείτε να επιλέξετε πόση πρόσβαση θέλετε να δώσετε σε συγκεκριμένα άτομα. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιτρέψετε στο αφεντικό σας να επεξεργάζεται το ημερολόγιό σας, αλλά μόνο στους συναδέλφους σας να το δουν.
Η κοινή χρήση του ημερολογίου σας σάς επιτρέπει να ενημερώνετε τους άλλους για το πρόγραμμά σας με μερικά κλικ, ειδικά εάν έχετε ένα λίστα διανομής στο Outlook στήνω. Η δημιουργία περιβαλλόντων εργασίας στο Outlook κάνει τον προγραμματισμό συναντήσεων και την παρακολούθηση της ομάδας σας πολύ πιο διαχειρίσιμο. Είναι επίσης ένας πολύ καλός τρόπος να οργανώσετε το κοινωνικό σας πρόγραμμα με φίλους.
Η κοινή χρήση ημερολογίων στο Outlook είναι πολύ πιο απλή από κάποια Εναλλακτικές λύσεις του Outlook.
Πώς να μοιραστείτε ένα ημερολόγιο στο Outlook για επιφάνεια εργασίας
Η Microsoft έχει κυκλοφορήσει πολλές εκδόσεις του Office στα Windows όλα αυτά τα χρόνια. Αυτό σημαίνει ότι κάθε έκδοση του Outlook έχει μερικές διαφορές σε σύγκριση με την άλλη. Αν και ο τρόπος που λειτουργεί είναι σχεδόν ο ίδιος σε όλες τις εκδόσεις, υπάρχουν μερικές οπτικές διαφορές. Χρησιμοποιούμε το Outlook 2019 για αυτό το παράδειγμα.
Ακολουθούν τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να μοιραστείτε το ημερολόγιό σας στην έκδοση του Outlook για υπολογιστές:
- Ανοίξτε το Outlook για επιτραπέζιους υπολογιστές και συνδεθείτε στον λογαριασμό σας.
- Στην κάτω αριστερή πλευρά της οθόνης, κάντε κλικ στο Ημερολόγιο εικόνισμα. Αυτό θα σας μεταφέρει στην ενότητα ημερολογίου του Outlook.
- Κάντε τις απαραίτητες αλλαγές στο ημερολόγιό σας.
- Κάντε κλικ στο Σπίτι στην επάνω μπάρα και κατευθυνθείτε προς το Μερίδιο Ενότητα. Εδώ, μπορείτε να επιλέξετε τη μέθοδο που θέλετε να μοιραστείτε το ημερολόγιό σας. Για αυτό το παράδειγμα, θα χρησιμοποιήσουμε το ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ επιλογή. Κάντε κλικ στο Ημερολόγιο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, και αυτό θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο.
- Κάντε κλικ στο Εύρος ημερομηνιών και επιλέξτε τις ημερομηνίες που θέλετε να μοιραστείτε με τον παραλήπτη σας.
- Τώρα, κάντε κλικ στο η λεπτομέρεια αυτί. Αυτό θα σας επιτρέψει να καθορίσετε πόσα θέλετε να μοιραστείτε με τον παραλήπτη σας. Μπορείτε να επιλέξετε από επιλογές όπως Διαθεσιμότητα μόνο, Περιορισμένη και Πλήρεις λεπτομέρειες.
- Κάντε κλικ στο Εντάξει αφού έχετε επιλέξει τις απαραίτητες επιλογές. Αυτό θα αποθηκεύσει το ημερολόγιό σας σε ένα αρχείο .ics.
- Το αρχείο ημερολογίου θα επισυναφθεί στο email στο Σύνταξη E-mail οθόνη. Εδώ, μη διστάσετε να πληκτρολογήσετε ένα μήνυμα όπως θα κάνατε συνήθως.
- Στο Προς την.. πλαίσιο κειμένου, πληκτρολογήστε το email του παραλήπτη.
- Κάντε κλικ στο Στείλετε για να στείλετε το email.
Τα κοινόχρηστα ημερολόγια είναι κοινόχρηστα σε μορφή ICS ή HTML, πράγμα που σημαίνει ότι οι παραλήπτες σας δεν θα μπορούν να επεξεργαστούν το ημερολόγιο εύκολα.
Σημείωση: για να κάνετε κοινή χρήση ημερολογίων στο Outlook Office 2021, θα πρέπει να κάνετε δεξί κλικ στο ημερολόγιο που θέλετε να μοιραστείτε και να κάνετε κλικ για να αποκτήσετε πρόσβαση στο μενού κοινής χρήσης.
Κοινή χρήση ημερολογίου στο Outlook Desktop για macOS
Πρέπει να χρησιμοποιήσετε μερικά ελαφρώς διαφορετικά βήματα για να μοιραστείτε ένα ημερολόγιο του Outlook στο macOS:
- Επιλέξτε το εικονίδιο Ημερολόγιο στο κάτω αριστερό παράθυρο
- Επιλέξτε το ημερολόγιο για κοινή χρήση
- Κάντε κλικ Καρτέλα Οργάνωση > Δικαιώματα ημερολογίου.
- Στο αναδυόμενο μενού, κάντε κλικ Πρόσθεσε χρήστη.
- Αναζητήστε το άτομο στη γραμμή αναζήτησης και κάντε κλικ Προσθήκη.
- Επιλέξτε τα δικαιώματα για τον χρήστη στο Ιδιότητες ημερολογίου κουτί.
Πώς να μοιραστείτε ένα ημερολόγιο στην εφαρμογή Web του Outlook
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την έκδοση web του Outlook για οτιδήποτε με ένα σύγχρονο πρόγραμμα περιήγησης ιστού. Αυτά τα βήματα θα λειτουργήσουν σε Windows, Linux, macOS, tablet και κινητά. Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένες διαφορές κατά τη σύγκριση των web στην έκδοση του Outlook για υπολογιστές.
Για να μοιραστείτε το ημερολόγιό σας στην έκδοση web του Outlook, μεταβείτε στο outlook.live.com και συνδεθείτε στον λογαριασμό σας. Αυτό θα ανοίξει την κύρια οθόνη. Στη συνέχεια, ορίστε τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε:
- Κάνε κλικ στο Ημερολόγιο εικονίδιο στην αριστερή πλευρά της οθόνης. Αυτό θα ανοίξει την ιστοσελίδα του Outlook σε λειτουργία ημερολογίου.
- Κάντε τις απαραίτητες αλλαγές στο ημερολόγιό σας.
- Στην κύρια οθόνη του ημερολογίου σας, κάντε κλικ στο Μερίδιο προς την επάνω δεξιά γωνία της οθόνης. Αυτό θα ανοίξει ένα μικρότερο παράθυρο στη μέση της οθόνης.
- Εάν έχετε ήδη αποθηκεύσει τον παραλήπτη ως επαφή, εισαγάγετε το όνομά του. Διαφορετικά, εισάγετε το email τους στο πλαίσιο κειμένου.
- Κάντε κλικ στο πρώτο πλαίσιο δίπλα στο email του παραλήπτη για να επιλέξετε τα δικαιώματά του. Είτε ο χρήστης μπορεί να δει μόνο τα περιεχόμενα του ημερολογίου είτε μπορεί επίσης να τα επεξεργαστεί.
- Κάντε κλικ στο Μερίδιο.
Το όνομα του παραλήπτη θα μετακινηθεί προς τα κάτω στη λίστα των ατόμων με τα οποία έχετε μοιραστεί το ημερολόγιο. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε πολλά άτομα σε αυτήν τη λίστα. Όταν τους δίνετε δικαιώματα, μπορείτε να εκχωρήσετε διαφορετικά επίπεδα αδειών σε διαφορετικά άτομα. Έτσι, ένα άτομο μπορεί να δει μόνο το ημερολόγιο ενώ το άλλο μπορεί να το επεξεργαστεί. Αυτό το καθιστά εξαιρετικό χαρακτηριστικό για συνεργασία.
Μπορείτε επίσης να αφαιρέσετε άτομα από τη λίστα. Για να γινει αυτο:
- Κατευθυνθείτε προς το Κοινή χρήση και άδειες μενού κάνοντας κλικ στο Μερίδιο στο Ημερολόγιο ενότητα του Outlook.
- Βρείτε την επαφή που θέλετε να αφαιρέσετε από το ημερολόγιό σας και κάντε κλικ στο Σκουπίδια σύμβολο στη δεξιά πλευρά του ονόματός τους.
Πώς να μοιραστείτε ένα ημερολόγιο στην εφαρμογή Outlook για κινητά
Το Outlook για κινητά δεν σας επιτρέπει να έχετε τόσο πολύ έλεγχο στην κοινή χρήση του ημερολογίου σας όσο στην έκδοση για υπολογιστές ή web. Ωστόσο, μπορείτε ακόμα να μοιραστείτε συγκεκριμένα συμβάντα με τις επαφές σας. Εδώ είναι τα βήματα για να το κάνετε:
- Στην κύρια οθόνη της εφαρμογής Outlook, κάντε κλικ στο Ημερολόγιο στην κάτω δεξιά γωνία της οθόνης.
- Στην οθόνη του ημερολογίου, κάντε κλικ στο μπλε συν (+) εικόνισμα. Αυτό θα σας μεταφέρει σε μια νέα οθόνη που σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα συμβάν.
- Εισάγετε το Τίτλος της εκδήλωσης πρώτα.
- Εισαγάγετε το email του παραλήπτη στο Ανθρωποι πλαίσιο κειμένου.
- Ρυθμίστε το Ημερομηνία, Χρόνος, και άλλες παραμέτρους.
- Κάνε κλικ στο Τσιμπούρι εικονίδιο επάνω δεξιά για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.
Πώς να καταργήσετε τη δημοσίευση ενός ημερολογίου στο Outlook
Στο Ημερολόγιο προβολή στο πρόγραμμα-πελάτη του Outlook:
- Επίλεξε το Ρυθμίσεις και μετά κάντε κλικ στο Προβολή όλων των ρυθμίσεων του Outlook.
- Κατευθυνθείτε προς το Ημερολόγιο ενότητα και κάντε κλικ στο Κοινόχρηστα ημερολόγια.
- Υπό Δημοσίευση ημερολογίου, κάντε κλικ στο Κατάργηση δημοσίευσης. Αυτό θα καταργήσει την πρόσβαση του παραλήπτη με τον οποίο μοιραστήκατε το ημερολόγιο.
Μάθετε περισσότερα για το Outlook
Τώρα ξέρετε πώς να μοιράζεστε ένα ημερολόγιο σε κάθε έκδοση του Outlook, αλλά αυτή είναι μια ισχυρή σουίτα email και υπάρχουν ακόμα πολλά που πρέπει να μάθετε πριν θεωρήσετε τον εαυτό σας επαγγελματία χρήστη. Συνεχίστε να εξασκείτε και θα συνεργάζεστε μέσω email καλύτερα από ποτέ.