Η αρχή με ένα νέο λογισμικό διαχείρισης έργου είναι ένα έργο από μόνο του. Κάθε ένα είναι διαφορετικό από το επόμενο, επομένως, εκτός από την προσπάθεια να χαρτογραφήσετε όλα τα έργα σας, μπορεί να έχετε να κάνετε με μια καμπύλη μάθησης. Μπορεί να είναι συντριπτική.
Ωστόσο, ένα κοινό που έχουν όλοι είναι ότι ο προγραμματισμός μπορεί να βοηθήσει στην ομαλή μετάβαση. Επιπλέον, θα ρυθμίσετε τον εαυτό σας να διατηρεί έναν καθαρό και συνεπή χώρο εργασίας. Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε ποια βήματα μπορείτε να κάνετε όταν ξεκινάτε με ένα νέο λογισμικό διαχείρισης έργου.
Αποφασίστε πώς θέλετε να χρησιμοποιήσετε το λογισμικό διαχείρισης έργου
Πριν ρυθμίσετε το λογισμικό σας, χρειάζεστε ένα σχέδιο για το πώς θέλετε να το χρησιμοποιήσετε. Γνωρίζοντας ποιος θα χρησιμοποιήσει τον λογαριασμό και τους τύπους πινάκων έργου μέσα θα σας βοηθήσει να ξεκινήσετε.
Με ποιον θα συνεργαστείτε;
Θα υπάρχει κάποιος άλλος στον λογαριασμό; Ποιοι είναι αυτοί και ποιοι οι ρόλοι τους; Το επίπεδο απορρήτου και των αδειών που μπορείτε να ορίσετε για την ομάδα σας θα ποικίλλει ανάλογα με το ποια χρησιμοποιείτε και τη βαθμίδα στην οποία έχετε εγγραφεί. Επομένως, είναι καλό να προγραμματίσετε εκ των προτέρων, ακόμη και πριν επιλέξετε κάποιον, ποιος χρησιμοποιεί τον λογαριασμό και σε τι θέλετε να του παραχωρήσετε πρόσβαση.
Για παράδειγμα, οι προσωπικές εκδόσεις του Notion είναι πολύ διαφορετικές από Ομάδα λογαριασμό, αλλά μπορείτε να συνεργαστείτε χρησιμοποιώντας ένα από τα δύο. Οι προσωπικές προσφέρουν σελίδες που ξεκινούν ιδιωτικές και σας επιτρέπουν να προσκαλείτε επισκέπτες, ενώ η Ομάδα ο λογαριασμός ξεκλειδώνει συνεργατικούς χώρους εργασίας που σας επιτρέπουν να κάνετε κοινή χρήση με ολόκληρο τον οργανισμό σας σωστά Μακριά.
Μέσα στον οργανισμό σας, θα πρέπει επίσης να εξετάσετε σε ποιον θέλετε να δώσετε δικαιώματα διαχειριστή. Επιπλέον, εάν το λογισμικό σας επιτρέπει στους επισκέπτες, μπορείτε να προσδιορίσετε εάν η κοινή χρήση ενός πίνακα έργου με πελάτες, εργολάβους ή άλλους εκτός του χώρου εργασίας σας είναι απαραίτητη ή όχι.
Τι είδους Πίνακες Έργων πρόκειται να χρησιμοποιήσετε;
Μπορείτε να κάνετε περισσότερα από τη δημιουργία απλών περιγραμμάτων έργων στο λογισμικό διαχείρισης έργου. Μπορείτε επίσης να:
- Δημιουργήστε πίνακες αιτημάτων έργου όπου εσείς και οι συνάδελφοί σας μπορείτε να αναθέσετε διάφορες εργασίες ή να ζητήσετε βοήθεια. Το ClickUp είναι ένα εξαιρετικό λογισμικό για την κατασκευή ενός, αλλά μπορείτε να τα δημιουργήσετε σε οποιοδήποτε λογισμικό διαχείρισης έργου.
- Περιγράψτε μια συνεχή ροή εργασιών από την αρχή μέχρι το τέλος για να έχετε μια γρήγορη επισκόπηση του σταδίου των έργων.
- Δημιουργήστε έναν ανοιχτό πίνακα εργασιών όπου εσείς και οι συνάδελφοί σας μπορείτε να αναθέσετε τον εαυτό σας σε διαθέσιμες εργασίες.
Αποφασίζοντας πώς να οργανώσετε το λογισμικό διαχείρισης έργου
Τώρα που γνωρίζετε με ποιον συνεργάζεστε και τα είδη των πινάκων έργων που θα χρησιμοποιείτε, πρέπει να καθορίσετε πώς θέλετε να οργανώσετε τον λογαριασμό.
Το πώς θα το κάνετε αυτό είναι πραγματικά θέμα προτίμησης, αλλά ο αριθμός των ατόμων με τους οποίους συνεργάζεστε θα σας βοηθήσει επίσης να αποφασίσετε. Υπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να οργανώσετε τους πίνακες του έργου σας, όπως:
- Πελάτης
- Εργο
- Τμήμα
- Ομάδα
Μπορείτε ακόμη και να χρησιμοποιήσετε έναν συνδυασμό των παραπάνω. Αλλά, εάν εργάζεστε με μια μεγάλη εταιρεία, η οργάνωση ανά τμήμα ή ομάδες θα απλοποιήσει την εύρεση έργων και εργασιών για όλους.
Καθώς οργανώνετε τα στοιχεία, θέλετε να αποφύγετε να περιπλέκετε υπερβολικά τα ονόματα των εργασιών, των έργων, των πινάκων και των φακέλων σας. Εσείς και οι συνάδελφοί σας θα βρείτε γρήγορα αυτό που χρειάζεστε αν κρατήσετε τα πράγματα όσο πιο απλά γίνεται.
Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τους υποφακέλους. Εάν το εργαλείο που χρησιμοποιείτε προσφέρει υποφακέλους, ρωτήστε τον εαυτό σας πριν δημιουργήσετε έναν εάν χρειάζεται πραγματικά και, αν ναι, καθορίστε το βέλτιστο όνομα όταν το αναζητούν οι άλλοι. Η συμπερίληψη μιας σειράς μικρών, κενών ή φακέλων με λάθος ετικέτα θα δημιουργήσει μόνο σύγχυση.
Σκεφτείτε το σχεδόν σαν τους φακέλους αρχείων στον υπολογιστή σας. Θέλετε να μπορείτε να βρείτε αυτό που ψάχνετε με όσο το δυνατόν λιγότερα κλικ.
Προσθήκη εργασιών στο λογισμικό διαχείρισης έργου
Μόλις καθορίσετε πώς θέλετε να οργανώσετε τις εργασίες και τα έργα σας, μπορείτε να αρχίσετε να τα χαρτογραφείτε. Πρώτον, είναι χρήσιμο να κάνετε μια λίστα με έργα που βρίσκονται σε εξέλιξη και να τα αναλύσετε σε στοιχεία δράσης. Μπορείτε να το κάνετε αυτό σε χαρτί ή σε λογισμικό επεξεργασίας κειμένου—όποια μέθοδος λειτουργεί καλύτερα για εσάς.
Η προσκόλληση στα τρέχοντα έργα θα βοηθήσει στην απλοποίηση της διαδικασίας. Δημιουργήστε πίνακες και εργασίες μόνο για έργα στα οποία εργάζεστε αυτήν τη στιγμή ή πρόκειται να προσεγγίσετε, αντί να συμπεριλάβετε παρωχημένες πληροφορίες ή πληροφορίες κράτησης θέσης.
Φροντίστε να ονομάσετε τους πίνακες του έργου σας ανάλογα και να συμπεριλάβετε μόνο σχετικές εργασίες. Αυτή η ιεραρχία θα σας βοηθήσει να βρείτε λεπτομέρειες πιο γρήγορα και θα δώσει σε εσάς και τους συναδέλφους σας μια γρήγορη επισκόπηση της κατάστασης ενός έργου.
Για παράδειγμα, εάν αναπτύσσετε έναν νέο ιστότοπο για ένα προϊόν, θα δημιουργήσετε έναν πίνακα έργου και θα τον ονομάζατε κάτι σαν Ιστοσελίδα προϊόντος. Στη συνέχεια, θα αναφέρατε όλα τα στοιχεία ενεργειών που συνθέτουν έναν ιστότοπο ως εργασίες εντός. Έτσι, πράγματα όπως η επιλογή ενός ονόματος τομέα, η ρύθμιση φιλοξενίας, ο σχεδιασμός πλαισίων καλωδίων και ούτω καθεξής.
Εάν διατηρείτε το σύστημά σας για την προσθήκη έργων και εργασιών συνεπές, είναι λιγότερο πιθανό να χρειαστεί να αφιερώσετε χρόνο στην αποσυμφόρηση ή την αναδιοργάνωση.
Τι πρέπει να αποφύγετε κατά τη ρύθμιση του λογισμικού διαχείρισης έργου
Μερικά πράγματα που θέλετε να αποφύγετε κατά τη ρύθμιση ενός νέου λογισμικού διαχείρισης έργου είναι:
- Κάνοντας τα πάντα ταυτόχρονα—Ξεκινήστε μικρά με μια λίστα με τρέχοντα έργα για να αποφύγετε την υπερένταση ή την ακαταστασία του χώρου εργασίας σας.
- Αξιοποιώντας κάθε χαρακτηριστικό—ειδικά αν πρόκειται για λογαριασμό επί πληρωμή, μπορεί να νομίζετε ότι θέλετε να αξιοποιήσετε τα χρήματά σας. Ωστόσο, υπάρχουν πολλά καμπανάκια και σφυρίχτρες που συνοδεύουν το λογισμικό διαχείρισης έργων που μπορεί μόνο να παρεμποδίσουν. Η εκ των προτέρων έρευνα για το προϊόν είναι ένα από τα τρόπους με τους οποίους μπορείτε να αποφύγετε την κόπωση των χαρακτηριστικών.
- Υπερπεριπλοκή έργων—προσεγγίστε το λιγότερο είναι περισσότερο κατά τη χαρτογράφηση των έργων σας. Για παράδειγμα, πολλά λογισμικά διαχείρισης έργων προσφέρουν λιγότερο ορατές δευτερεύουσες εργασίες που μπορείτε να τοποθετήσετε μέσα σε μεγαλύτερες. Ωστόσο, μπορεί να είναι κουραστικό για εσάς να αναφέρετε τα βήματα σε μια εργασία και για τον συνάδελφό σας να τα ελέγξει.
Ξεκινήστε με το λογισμικό διαχείρισης έργου σας
Το να ξεκινήσετε με ένα νέο λογισμικό διαχείρισης έργου είναι λιγότερο συντριπτικό εάν κάνετε λίγο προγραμματισμό εκ των προτέρων και ξεκινήσετε μικρά. Αντί να το δημιουργήσετε με ξεπερασμένα έργα ή πληροφορίες κράτησης θέσης, δημιουργήστε αντικείμενα καθώς προχωράτε και διατηρήστε ένα συνεπές σύστημα ονομασίας για εργασίες, έργα και φακέλους.
Θυμηθείτε να το κρατήσετε απλό. Όσο λιγότερα κλικ χρειάζεστε για να βρείτε αυτό που χρειάζεστε, τόσο το καλύτερο.
