Πώς να βελτιώσετε την οργάνωση χρησιμοποιώντας μαλακές προθεσμίες

Το να έχουμε προθεσμίες για να τηρούμε είναι μέρος της καθημερινότητας για τους περισσότερους από εμάς. Θα μπορούσατε να έχετε μια αποστολή κολλεγίου που οφείλεται, ένα έργο στην εργασία ή μια φορολογική δήλωση που πρέπει να ολοκληρωθεί. Είτε έτσι είτε αλλιώς, όλα αυτά έχουν μια ημερομηνία λήξης προς την οποία εργάζεστε.

Ως επί το πλείστον, οι προθεσμίες σας δίνουν την πίεση να ολοκληρώσετε τα πράγματα. Ωστόσο, αν θέλετε να το χρησιμοποιήσετε προς όφελός σας και να οργανώσετε καλύτερα τον χρόνο σας, οι απλές προθεσμίες θα μπορούσαν να είναι το κόλπο.

Η διαφορά μεταξύ μαλακών και σκληρών προθεσμιών

Τις περισσότερες φορές, μας καθορίζονται προθεσμίες. ο προϊστάμενος ή ο δάσκαλός σας σας δίνει ημερομηνία ολοκλήρωσης για μια τελική εργασία και δεν μπορείτε να κάνετε αναθεωρήσεις μετά από αυτό το χρονικό διάστημα. Αυτή είναι μια δύσκολη προθεσμία και η συναίνεση είναι ότι θα υπάρξουν κάποιες συνέπειες αν δεν τηρήσετε.

Τελικά, όλα χρειάζονται μια δύσκολη προθεσμία, διότι σημαίνει ότι τα πράγματα τελειώνουν και πρέπει να υπάρχει ένα σημείο στο οποίο να τελειώνει μια δουλειά. Σας παρέχουν σαφείς προσδοκίες από τον ανώτερό σας και σας δίνει την αυτονομία να χρησιμοποιήσετε αυτό το χρονικό πλαίσιο όπως κρίνετε κατάλληλο.

Οι άνθρωποι κάνουν περισσότερη δουλειά όταν βρίσκονται υπό πίεση και οι προθεσμίες είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αξιοποιήσουν αυτό το φαινόμενο. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι άνθρωποι θα κάνουν περισσότερη δουλειά τις τελευταίες ημέρες ή ώρες εν όψει της ημερομηνίας τερματισμού. Για παράδειγμα, εάν πρέπει να υποβάλετε μια εργασία σε διάστημα δύο μηνών, είναι απίθανο να κάνετε πολλή δουλειά τον πρώτο μήνα.

Σχετίζεται με: Συμβουλές για να αποφύγετε την αναβολή και τηρήστε τις προθεσμίες

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι σκληρές προθεσμίες μπορεί να είναι μη παραγωγικές. χωρίς αρκετή πίεση, μπορεί να καταλήξετε να χάσετε πολύτιμο χρόνο και να σπεύσετε να ολοκληρώσετε τη δουλειά σας τελευταία στιγμή, παραμελώντας άλλες ευθύνες. Μπορεί επίσης να είναι αγχωτικό.

Από την άλλη πλευρά, οι μαλακές προθεσμίες ορίζονται πριν από τη σκληρή προθεσμία, με την υπόθεση ότι θα ολοκληρώσετε το έργο σας με χρόνο για να διαθέσετε. Για παράδειγμα, εάν η σκληρή προθεσμία είναι σε δύο μήνες, η προθεσμία σας μπορεί να είναι τρεις εβδομάδες εκ των προτέρων.

Μπορείτε να δημιουργήσετε τις δικές σας προσωπικές προθεσμίες και χρησιμοποιώντας αυτήν την προσέγγιση σας αποδίδει αρκετή κίνηση για να ολοκληρώσετε τη δουλειά χωρίς άγχος της τελευταίας στιγμής.

Οφέλη από τη χρήση μαλακών προθεσμιών

Ο καθορισμός μιας μαλακής προθεσμίας δεν σημαίνει ότι θα λειτουργήσει αυτόματα. Προκειμένου να τα εκμεταλλευτείτε, πρέπει να δεσμευτείτε σε αυτό. Δεν ωφελεί η καθιέρωσή τους εάν πρόκειται να τα αγνοήσετε υπέρ της σκληρής προθεσμίας.

Ωστόσο, εάν γίνει σωστά, οι προσωπικές προθεσμίες μπορούν να αποφέρουν πολλά οφέλη:

• Βελτιωμένη διαχείριση χρόνου και λιγότερος χρόνος
• Περισσότερη λογοδοσία στις άλλες ευθύνες σας
• Καλύτερη οργάνωση με τα έργα σας
• Αίσθηση ιδιοκτησίας για τον χρόνο και την εργασία σας
• Χτίζει εμπιστοσύνη
• Ταχύτερο επίτευγμα με τον χρόνο να σκεφτούμε δημιουργικά

Σχετίζεται με: Τρόποι χρήσης της τεχνικής χαρτογράφησης μυαλού για εκθετική παραγωγικότητα

Μόλις τηρήσετε την προθεσμία, έχετε χρόνο να κάνετε αναθεωρήσεις και να ρυθμίσετε τη δουλειά σας με πολύ χρόνο πριν χρειαστεί να παραδοθεί. Επιπλέον, θα έχετε την ευελιξία να το υποβάλετε όταν είστε ευχαριστημένοι με το αποτέλεσμα και να παρακολουθείτε τυχόν άλλα επείγοντα περιστατικά.

Πώς να ορίσετε αποτελεσματικά τις μαλακές προθεσμίες

Λοιπόν, πώς ορίζετε μια μαλακή προθεσμία; Το κλειδί είναι να έχετε στο μυαλό σας ένα ρεαλιστικό χρονικό πλαίσιο, το οποίο γνωρίζετε ότι θα είστε αξιόπιστα ικανοί να συναντήσετε. Πρέπει επίσης να διασφαλίσετε ότι δεν είναι πολύ κοντά στη δύσκολη προθεσμία.

Η ιδανική παράμετρος για τον καθορισμό μιας μαλακής προθεσμίας είναι η αφαίρεση του 25% του χρόνου από τη σκληρή προθεσμία, αλλά αυτή μπορεί να ποικίλει ανάλογα με τους δικούς σας περιορισμούς. Μερικά πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη είναι:

• Εάν έχετε άλλα έργα που οφείλονται και πόσο βαρύς είναι ο άλλος φόρτος εργασίας σας
• Πόσο μακριά είναι η δύσκολη προθεσμία;
• Ποιο είναι το γλυκό σας σημείο για παραγωγική πίεση
• Εάν εργάζεστε στο έργο με άλλους ανθρώπους, πώς μπορείτε να το αντιμετωπίσετε;
• Πόσο μεγάλο ή μικρό είναι το έργο σας

Μόλις λάβετε αυτές τις απαντήσεις, μπορείτε να προσδιορίσετε με ακρίβεια την πιο πρακτική προσωπική ημερομηνία ολοκλήρωσης και να ξεκινήσετε.

Για να διασφαλίσετε ότι θα τηρήσετε την προσωπική σας θέση στόχου, θα πρέπει να αναλύσετε τον τρόπο με τον οποίο θα το διαχειριστείτε. Trello είναι μια ιδανική εφαρμογή για αυτό, καθώς χρησιμοποιεί μια απλή διάταξη πίνακα που μπορείτε να χειριστείτε για να ταιριάζει στις ανάγκες σας.

Όταν δημιουργήσετε τον χώρο εργασίας σας στο Trello, ανοίξτε το Πλευρική γραμμή και κάτω από Οι σανίδες σας, κάντε κλικ στο Συν υπογράφω σε Δημιουργήστε έναν νέο πίνακα. Μπορείς ξεκινήστε με ένα πρότυπο, αλλά μια λευκή σανίδα είναι μια χαρά.

Αφού ονοματίσετε και δημιουργήσετε τον πίνακα σας, θα χρειαστεί να χωρίσετε το χρόνο σας από τώρα και την προθεσμία σας σε εβδομάδες, δημιουργώντας ένα νέα λίστα για κάθε εβδομάδα έχετε:

1. Κάντε κλικ Προσθέστε μια άλλη λίστα
2. Στην πρώτη λίστα, όπου λέει Εισαγάγετε τον τίτλο της λίστας, τύπος Εβδομάδα 1
3. Επαναλάβετε αυτά τα βήματα για τον αριθμό των εβδομάδων που έχετε στο πρόγραμμά σας

Σχετίζεται με: Δημιουργικοί τρόποι για να αξιοποιήσετε πλήρως το Trello

Τώρα μπορείτε να αρχίσετε να σχεδιάζετε ποιες πτυχές του έργου θα ολοκληρώνετε κάθε εβδομάδα. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε Προσθήκη κάρτας κάτω από την εβδομάδα που θέλετε, Εισαγάγετε έναν τίτλο για αυτήν την κάρτα και κάντε κλικ Προσθήκη κάρτας.

Αναλύστε κάθε βήμα του έργου σας στο οποίο πρέπει να εργαστείτε. Για παράδειγμα, εάν ακολουθείτε χρονοδιάγραμμα τριών εβδομάδων, η αρχική εβδομάδα θα πρέπει να διατίθεται στον προγραμματισμό και δημιουργώντας ιδέες, το δεύτερο θα πρέπει να είναι για την εκτέλεση αυτών των σχεδίων και σχεδίων και το τρίτο θα πρέπει να είναι για τελειοποίηση

Εάν θέλετε να διατηρήσετε όλη τη δουλειά σας σε ένα μέρος, μπορείτε να ανεβάσετε αρχεία σε κάθε κάρτα που δημιουργείτε στο Trello κάνοντας κλικ στην κάρτα που θέλετε να επεξεργαστείτε και επιλέγοντας Συνημμένα. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε Λίστες ελέγχου και προσθέστε Ημερομηνίες, αν αυτό βοηθάει.

Χρησιμοποιήστε προθεσμίες προς όφελός σας

Τώρα έχετε τη μαλακή προθεσμία σας, μπορείτε να ηρεμήσετε γνωρίζοντας ότι η εργασία έχει ολοκληρωθεί με τον χρόνο που διαθέτετε. Το καλύτερο μέρος είναι ότι τώρα έχετε μια επιλογή για το τι κάνετε με αυτόν τον επιπλέον χώρο.

Χρησιμοποιώντας απλές προθεσμίες ως τακτική πρακτική με την εργασία σας, μπορείτε να ασκήσετε καλύτερη οργάνωση και σε περίπτωση που προκύψουν προβλήματα κατά τις τελευταίες ημέρες ή ώρες, είστε ήδη καλυμμένοι.

Πώς να οργανώσετε τις λίστες υποχρεώσεων χρησιμοποιώντας αντικείμενα δράσης

Χρησιμοποιώντας στοιχεία δράσης σε λίστες υποχρεώσεων, μπορείτε να μετατρέψετε πολύπλοκες εργασίες σε εύκολα εφικτές και να αυξήσετε την παραγωγικότητα του έργου.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα