Το Evernote είναι ένα ιδανικό εργαλείο για τη δημιουργία και τη διαχείριση των σημειώσεων συσκέψεών σας. Υπάρχουν τρία βασικά στοιχεία για μια επιτυχημένη συνάντηση. Η προετοιμασία της συνάντησης, η λήψη οργανωμένων σημειώσεων και η παρακολούθηση της συνάντησης είναι όλα προαπαιτούμενα για μια καλή συνάντηση. Τα χαρακτηριστικά του Evernote κάνουν παιχνιδάκι και τα τρία.
Δημιουργήστε μια σημείωση συνάντησης στο Evernote
Το Evernote σας επιτρέπει συνδέστε το Ημερολόγιο Google στον λογαριασμό σας. Από την αρχική προβολή στην εφαρμογή, οι επερχόμενες συναντήσεις σας είναι ορατές με μια ματιά.
Σημείωση: Για τη σύνδεση του ημερολογίου σας απαιτείται συνδρομή Προσωπική, Επαγγελματική ή Ομαδική.
Για να δημιουργήσετε μια νέα σημείωση σύσκεψης, ξεκινήστε με ένα συμβάν σύσκεψης στο ημερολόγιό σας. Στη συνέχεια, από το Evernote Home, κάντε κλικ στο εικονίδιο δίπλα σε ένα συμβάν σύσκεψης στο γραφικό στοιχείο του ημερολογίου σας. Τέλος, κάντε κλικ Δημιουργία σημείωσης για εκδήλωση.
Το Evernote δημιουργεί μια συνδεδεμένη σημείωση στην οποία μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση με ένα κλικ. Η σημείωση περιλαμβάνει έναν σύνδεσμο για την εκδήλωση στο ημερολόγιο Google με όλες τις λεπτομέρειες της σύσκεψης. Η νέα σημείωση είναι προδιαμορφωμένη με ιδανική δομή για σημειώσεις συσκέψεων. Υπάρχουν ενότητες για την καταγραφή εργασιών για παρακολούθηση αργότερα και μια ενότητα για τη λήψη σημειώσεων.
Το Evernote διαθέτει μια δυνατότητα σύνδεσης όλου του σχετικού υλικού υποστήριξης με τη σημείωση της σύσκεψης. Το υλικό αναφοράς σας δεν απέχει ποτέ περισσότερο από ένα κλικ. Εξάλλου, ο χρόνος είναι πολύ πολύτιμος για να τον σπαταλάτε αναζητώντας αρχεία και έγγραφα όταν βρίσκεστε σε μια συνάντηση.
Κάντε κλικ ή πατήστε στο συμβάν της σύσκεψης από το γραφικό στοιχείο ημερολογίου για να συνδέσετε ένα αρχείο ή ένα έγγραφο. Επιλέγω Σημειώσεις συνδέσμου. Επιλέξτε τις σημειώσεις που σχετίζονται με τη συνάντησή σας.
Τώρα, θα έχετε αυτό που χρειάζεστε χωρίς να χάσετε πολύτιμο χρόνο κατά τη διάρκεια της συνάντησης.
Ορίστε υπενθυμίσεις για ειδοποιήσεις συσκέψεων
Έχετε χάσει ποτέ μια συνάντηση επειδή χρειαζόσασταν μια υπενθύμιση; Η λύση είναι η εφαρμογή υπενθυμίσεων στο Ρυθμίσεις ημερολογίου.
Οι ρυθμίσεις Ημερολογίου σάς επιτρέπουν να προσδιορίσετε τον τύπο των ειδοποιήσεων που λαμβάνετε. Για παράδειγμα, μπορείτε να λάβετε μια υπενθύμιση πριν από την έναρξη μιας σύσκεψης, την ώρα έναρξης ή μετά τη λήξη της σύσκεψης. Επιπλέον, το Evernote μπορεί να σας υπενθυμίσει να κρατάτε σημειώσεις ή να εξετάζετε τις σημειώσεις σας.
Για να ορίσετε μια υπενθύμιση, κάντε κλικ στο συμβάν ημερολογίου. Στη συνέχεια, επιλέξτε το Περισσότερο κουμπί επιλογών (τρεις κουκκίδες) στην επάνω δεξιά γωνία του γραφικού στοιχείου ημερολογίου. Στη συνέχεια, επιλέξτε Ρυθμίσεις ημερολογίου...(τρεις τελείες).
Μπορείτε να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις για δύο επιλογές: Υπενθύμισέ μου να κρατάω σημειώσεις ή Υπενθύμισέ μου να ανοίγω σημειώσεις. Το πρώτο είναι για εκδηλώσεις που δεν έχουν συνδεδεμένη σημείωση. Το τελευταίο είναι για εκδηλώσεις που έχουν ήδη μια συνδεδεμένη σημείωση.
Κρατήστε σημειώσεις οργανωμένων συσκέψεων στο Evernote
Η προδιαμορφωμένη σημείωση σύσκεψης είναι ιδανική για τη λήψη ζωτικών πληροφοριών κατά τη διάρκεια της συνάντησής σας. Υπάρχουν ενότητες για την καταγραφή εργασιών και τη λήψη μη δομημένων σημειώσεων.
Η λειτουργία εργασιών στο Evernote διευκρινίζει τρία κρίσιμα στοιχεία για την επιτυχία μιας συνάντησης. Εξαρτάται από την απάντηση σε τρεις ερωτήσεις, "Ποιος κάνει τι μέχρι πότε;"
- Ποια είναι τα καθήκοντα που μπορούν να εφαρμοστούν;
- Ποιος θα κάνει τα καθήκοντα;
- Πότε είναι η προθεσμία για να ολοκληρώσετε τις εργασίες;
Το Evernote κάνει τη διαχείριση εργασιών απλή, επιτρέποντάς σας να αποτυπώνετε τις εργασίες σε πραγματικό χρόνο. Αν ακολουθήσετε τις συμβουλές μας οδηγός για την επιλογή μιας διαδικτυακής διαχείρισης εργασιώνr, το Evernote πληροί τις προϋποθέσεις ως κορυφαία εφαρμογή παραγωγικότητας. Επίσης, μπορείτε να προσθέσετε μια ημερομηνία λήξης και να αναθέσετε την εργασία σε εσάς ή σε ένα μέλος της ομάδας. Μέχρι το τέλος της συνάντησης, έχετε μια οργανωμένη λίστα εργασιών με ερωτήσεις σχετικά με το ποιος, τι και πότε.
Η ενότητα Σημειώσεις είναι ένα μέρος όπου καταγράφονται σημαντικές πληροφορίες, συγκεκριμένες οδηγίες ή ιδέες από τη συνάντηση. Η καταγραφή τους διασφαλίζει ότι δεν θα χάσετε τα βασικά αποτελέσματα μιας συνάντησης.
Το Evernote Κάνει εύκολη την παρακολούθηση της συνάντησης
Οι επιτυχημένες συναντήσεις περιλαμβάνουν ενέργειες παρακολούθησης με προθεσμίες. Η Evernote κάνει κάθε προγραμματισμό μετά τη συνάντηση ανώδυνο.
Χρησιμοποιήστε τα Tasks για να αναλάβετε δράση μετά τη συνάντησή σας
Οι οργανωμένες σημειώσεις συναντήσεων κάνουν τα επόμενα βήματά σας εύκολα και προφανή. Οι εργασίες που σας έχουν ανατεθεί βρίσκονται στη σημείωση και περιμένουν την ενέργειά σας. Εάν διαχειρίζεστε μια ομάδα, έχετε μια ενιαία αναφορά για εργασίες που ανατίθενται σε άλλους.
Κανείς δεν θέλει να εμφανιστεί σε μια σύσκεψη για να συνειδητοποιήσει ότι αυτά τα βασικά στοιχεία δεν έχουν γίνει λόγω έλλειψης επικοινωνίας. Οι καλά οργανωμένες σημειώσεις συνάντησης δημιουργούν σαφήνεια, συμφωνία και υπευθυνότητα για άτομα, μια ομάδα ή έναν οργανισμό. Τα χαρακτηριστικά του Evernote το καθιστούν ιδανικό εφαρμογή για ιεράρχηση και διαχείριση εργασιών.
Βελτιώστε την επικοινωνία με την ομάδα σας κοινοποιώντας σημειώσεις συσκέψεων
Μπορείτε να μοιραστείτε τη σημείωση με όσους παρακολούθησαν τη συνάντηση.
Στην επάνω δεξιά γωνία της σημείωσης της σύσκεψης, κάντε κλικ Μερίδιο. Θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου κοινής χρήσης με τρεις επιλογές για κοινή χρήση της σημείωσης. Οι επιλογές σάς επιτρέπουν να επιτρέψετε σε κάποιον να τα δει μέσα στο Evernote, να τα προβάλει μέσω ενός δημόσιου συνδέσμου σε ένα πρόγραμμα περιήγησης ιστού ή ως αντίγραφο σε ένα email.
- Προσκαλέστε κάποιον. Χρησιμοποιήστε αυτήν τη δυνατότητα για κοινή χρήση με άλλο χρήστη του Evernote. Στο πλαίσιο για Πρόσκληση κάποιου, εισαγάγετε μία ή περισσότερες διευθύνσεις email, ορίστε το επίπεδο άδειας και κάντε κλικ Στελνω ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ.
- Σύνδεσμος με δυνατότητα κοινής χρήσης. Χρησιμοποιήστε αυτήν τη δυνατότητα για να μοιραστείτε τη σημείωση με έναν χρήστη που δεν είναι χρήστης του Evernote. Κάθε σημείωση έχει ένα μοναδικό URL που μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε για να το μοιραστείτε με οποιονδήποτε, ακόμα κι αν αυτό το άτομο δεν είναι χρήστης του Evernote. Μεταβάλλω Σύνδεσμος με δυνατότητα κοινής χρήσης για να το ενεργοποιήσετε. Στη συνέχεια, αντιγράψτε τον σύνδεσμο και μοιραστείτε τον με οποιονδήποτε.
- Στείλτε ένα αντίγραφο μέσω email. Μπορείτε να στείλετε ένα αντίγραφο της σημείωσης με email με τα περιεχόμενα της σημείωσης στο σώμα του μηνύματος. Κάντε κλικ Στείλτε ένα αντίγραφο μέσω email, στη συνέχεια προσθέστε μία ή περισσότερες διευθύνσεις email. Κάντε κλικ στην Αποστολή.
Μοιράζοντας τις σημειώσεις της συνάντησης, όλοι μένουν στην ίδια σελίδα. Στην επόμενη συνάντηση, υπάρχει ξεκάθαρο αρχείο για κάθε παραδοτέο. Κάθε άτομο γνωρίζει τις ευθύνες του με την ημερομηνία λήξης. Η σαφήνεια κάνει την εκτέλεση πιο αποτελεσματική.
Το Evernote είναι μια εξαιρετική λύση για τη διαχείριση σημειώσεων συσκέψεων
Το Evernote είναι μια εφαρμογή πολλαπλών πλατφορμών. Λειτουργεί σε Mac, Windows, Linux και σε πρόγραμμα περιήγησης ιστού. Οι δυνατότητες και τα πλεονεκτήματα του Evernote μπορούν να βοηθήσουν μια ομάδα να εξαλείψει την τριβή, να καταγράψει όλες τις λεπτομέρειες και να βελτιώσει τις συναντήσεις.