Πώς να σταματήσετε να ξεχνάτε πράγματα στη δουλειά

Φανταστείτε αυτό: είναι Δευτέρα πρωί. Έχετε σημειώσει νοερά όλες τις εργασίες σας για την ημέρα και είστε ενθουσιασμένοι που θα καταφέρετε τους στόχους σας. Αλλά μέχρι το μεσημέρι, έχετε ξεχάσει τα μισά πράγματα που έπρεπε να κάνετε, κάτι που σας κάνει να νιώθετε απογοήτευση.

Είναι ένα σενάριο που όλοι γνωρίζουμε πολύ καλά. Το να έχεις μια δουλειά σημαίνει συχνά ότι έχεις έναν τόνο εργασιών που πρέπει να ολοκληρώσεις μέσα σε μια μέρα. Και η προσπάθεια να θυμάστε όλες αυτές τις εργασίες μπορεί να είναι μια δουλειά από μόνη της.

Εάν έχετε την τάση να ξεχνάτε να κάνετε πράγματα στη δουλειά, μπορείτε να το αλλάξετε. Αυτό το άρθρο θα σας δώσει μερικές χρήσιμες συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να σταματήσετε να ξεχνάτε πράγματα στη δουλειά, ώστε να αισθάνεστε πιο ολοκληρωμένοι μέχρι το τέλος της ημέρας. Δείτε πώς μπορείτε να παραμείνετε ενημερωμένοι σε αυτό που πρέπει να κάνετε:

1. Χρησιμοποιήστε λίστες ελέγχου

Δημιουργήστε λίστες ελέγχου για τις επαναλαμβανόμενες εργασίες σας και για τις μεμονωμένες εργασίες. Για επαναλαμβανόμενες εργασίες, χρησιμοποιήστε μια εφαρμογή που σας επιτρέπει να ελέγχετε και να αποεπιλέγετε στοιχεία για να αποφύγετε τη δημιουργία λίστας κάθε φορά.

Για μεμονωμένες εργασίες, δημιουργήστε μια χειρόγραφη λίστα και κρατήστε την σε ένα ορατό και εύκολα προσβάσιμο σημείο στο γραφείο σας. Προσπαθήστε να χρησιμοποιήσετε ένα σημειωματάριο και πετάξτε τυχόν σελίδες με σημειώσεις που έχετε ολοκληρώσει.

2. Δημιουργήστε μια λίστα υποχρεώσεων για την επόμενη μέρα

Οι λίστες υποχρεώσεων δεν είναι κάτι καινούργιο, αλλά το πρόγραμμα αλλαγής παιχνιδιού δημιουργεί τη λίστα εργασιών σας την ημέρα πριν από την εργάσιμη ημέρα. Το βράδυ, όταν είστε χαλαροί, σκεφτείτε τι έχετε να καταφέρετε την επόμενη μέρα και σημειώστε το.

Συμβουλή μπόνους: δημιουργήστε μια λίστα "μεγάλων πέντε" με τους πέντε κορυφαίους στόχους ή τις εργασίες σας για την επόμενη μέρα. Επισημάνετε ή διαχωρίστε αυτές τις εργασίες από την υπόλοιπη λίστα σας, καθώς αυτά είναι τα στοιχεία που θα δώσετε προτεραιότητα. Ακόμα κι αν προκύψει κάτι, θα ξέρετε να μην το αφήσετε να παρεμβαίνει στις εργασίες αυτής της λίστας.

3. Επιβεβαιώστε τη λίστα εργασιών σας

Πριν ξεκινήσετε να εργάζεστε, διαβάστε τη λίστα που φτιάξατε το προηγούμενο βράδυ για να ανανεώσετε το μυαλό σας σχετικά με το τι θα εργαστείτε κατά τη διάρκεια της ημέρας.

Και αν προστεθούν περισσότερες εργασίες στο πιάτο σας κατά τη διάρκεια της ημέρας, αναρωτηθείτε εάν οι νέες εργασίες είναι πιο σημαντικές από οποιοδήποτε από τα στοιχεία της λίστας των "μεγάλων πέντε" σας. Εάν ναι, αντικαταστήστε αυτά τα στοιχεία με τις νέες εργασίες. Αλλά αν όχι, απλώς προσθέστε τα στη λίστα και μπορείτε να τα μεταβείτε αργότερα.

4. Χρησιμοποιήστε ετικέτες (ή οποιοδήποτε άλλο σύστημα προσθήκης ετικετών) για να παρακολουθείτε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Η προσθήκη ετικετών στα email σας με ετικέτες ή κατηγορίες είναι ένας έξυπνος τρόπος για να παρακολουθείτε την πρόοδο των email σας. Εάν μπορείτε να προσθέσετε πολλές ετικέτες σε ένα email, μπορείτε να το προσθέσετε σύμφωνα με την προτεραιότητά του, την πρόοδό του και τα έργα και τις ομάδες στις οποίες ανήκει.

Για παράδειγμα, εάν εργάζεστε σε μια εργασία για το "Project X", μπορείτε να προσθέσετε τέσσερις ετικέτες σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζεται με αυτήν την εργασία: η πρώτη ετικέτα θα είναι για το έργο. Η δεύτερη ετικέτα θα ήταν για την ομάδα για την οποία απευθύνεται το έργο. Η τρίτη θα έδειχνε πόσο σημαντικό είναι το email και η τέταρτη ετικέτα θα έδειχνε ότι βρίσκεται σε εξέλιξη.

5. Αυτοματοποιήστε αυτό που μπορείτε

Αξιοποιήστε την τεχνολογία για να σας βοηθήσει να κάνετε τα πράγματα στην ώρα τους. Για παράδειγμα, μπορείτε προγραμματίστε τα email στο Outlook, ώστε να μπορούν να σταλούν αργότερα. Εάν είστε διαχειριστής μέσων κοινωνικής δικτύωσης, προγραμματίστε όλες τις αναρτήσεις σας σε μια εφαρμογή.

Η αυτοματοποίηση εργασιών αφαιρεί την πίεση από εσάς να θυμάστε να κάνετε τα πράγματα στην ώρα τους, ειδικά εάν έχετε να ολοκληρώσετε πολλές εργασίες ευαίσθητες στον χρόνο.

6. Αναθέστε ό, τι μπορείτε

Δεν πρέπει να κάνετε τα πάντα μόνοι σας αν δεν χρειάζεται. Οι συνάδελφοί σας είναι εκεί για να σας βοηθήσουν να πετύχετε τον κοινό στόχο. Αξιοποιήστε τις δυνάμεις και τις ικανότητες των μελών της ομάδας σας για να μειώσετε το φορτίο σας αναθέτοντας ορισμένες εργασίες.

Απλώς φροντίστε να επικοινωνήσετε με τα μέλη της ομάδας σας εκ των προτέρων για να εδραιώσετε τις προτεραιότητές σας για την ημέρα και να μετρήσετε εάν μπορούν να σας βοηθήσουν.

7. Ρυθμίστε υπενθυμίσεις στο τηλέφωνο ή το φορητό υπολογιστή σας

Μια εφαρμογή Υπενθυμίσεις είναι ένα ανεκτίμητο εργαλείο για όποιον είναι ξεχασιάρης ή απασχολημένος. Χρησιμοποιήστε το ως ένα επιπλέον βήμα εκτός από τη λίστα υποχρεώσεων σας. Εάν θέλετε να αποφύγετε τη λήψη περισσότερων εφαρμογών από αυτές που έχετε ήδη, χρησιμοποιήστε αυτές που συνοδεύουν τη συσκευή σας.

Ακριβώς εφόσον η εφαρμογή που χρησιμοποιείτε σάς επιτρέπει να ρυθμίζετε υπενθυμίσεις μία φορά, καθημερινά ή εβδομαδιαία — σύμφωνα με τις ανάγκες σας. Φροντίστε να ρυθμίσετε ένα ξυπνητήρι για να χτυπά μαζί με την υπενθύμισή σας, για να μην το χάσετε. Και αν βιάζεστε, χρησιμοποιήστε τη λειτουργία φωνητικών εντολών του τηλεφώνου σας για να ορίσετε μια υπενθύμιση μέσα σε δευτερόλεπτα.

8. Χρησιμοποιήστε μια εφαρμογή παρακολούθησης συνήθειας

Για επαναλαμβανόμενες εργασίες, χρησιμοποιήστε μια εφαρμογή παρακολούθησης συνήθειας. Εφαρμογές παρακολούθησης συνήθειας να σας βοηθήσουν να είστε υπόλογοι. Είναι καλύτερα για καθημερινές και εβδομαδιαίες προτεραιότητες. Η Habitica, για παράδειγμα, έχει έναν στόχο "Εργάστηκε στο πιο σημαντικό έργο του σήμερα".

Παραδείγματα εργασιών που μπορείτε να προσθέσετε περιλαμβάνουν εβδομαδιαίες ενημερώσεις ομάδας, έλεγχο μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε πρωί, ακόμη και αφιέρωμα για μεσημεριανό γεύμα. Αν και αυτά μπορεί να φαίνονται απλά πράγματα που πρέπει να θυμάστε, είναι εύκολο να ξεχάσετε να τα κάνετε όταν κυνηγάτε μια προθεσμία.

Κατεβάστε: Habitica για iOS | Google Play (Ελεύθερος)

9. Ρύθμιση οπτικών βοηθημάτων

Είναι δύσκολο να ξεχάσεις να κάνεις κάτι όταν έχεις παντού γύρω σου λαμπερές αυτοκόλλητες σημειώσεις. Γι' αυτό οι πολύχρωμες αυτοκόλλητες σημειώσεις είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να κρατάτε στο μυαλό σας σημαντικές εργασίες.

Κολλήστε τα στο φορητό υπολογιστή ή στο ημερολόγιό σας. Ευθυγραμμίστε τα με σειρά σπουδαιότητας και χρησιμοποιείτε πάντα τα ίδια χρώματα για τα ίδια έργα. Μπορείτε ακόμη να μεταβείτε στην ψηφιακή τεχνολογία με την εφαρμογή σημειώσεων Post-it® για να αποφύγετε να γεμίσετε το γραφείο σας με ένα σωρό χαρτί.

Κατεβάστε: Post-it® για App Store | Google Play (Ελεύθερος)

10. Σταματήστε το Multitasking!

Πόσο συχνά έχετε προσπαθήσει να κάνετε πάρα πολλά ταυτόχρονα, για να ξεχάσετε να ολοκληρώσετε μια εργασία; Εστιάστε στην ολοκλήρωση μιας εργασίας και μετά προχωρήστε στην επόμενη. Ξεκινήστε πρώτα με τις μεγαλύτερες προτεραιότητές σας και μετά προχωρήστε στις λιγότερο σημαντικές εργασίες.

Αυτό διασφαλίζει την ολοκλήρωση των πιο σημαντικών εργασιών σας, ακόμα κι αν σας τελειώνει ο χρόνος ή σας αποσπάται η προσοχή από συναντήσεις της τελευταίας στιγμής και μη προγραμματισμένες κλήσεις.

11. Κρατήστε το μυαλό σας απασχολημένο

Δώστε στα εγκεφαλικά σας κύτταρα μια μεσημεριανή ώθηση με ένα γρήγορο παιχνίδι για να αποφύγετε την πνευματική κόπωση. Δοκιμάστε παιχνίδια που βασίζονται σε πρόγραμμα περιήγησης ανοίγοντας απλώς μια νέα καρτέλα και παίζοντας-like Wordle, το παιχνίδι παζλ που σε κάνει να μαντεύεις μια διαφορετική λέξη κάθε μέρα.

Και αν δεν έχετε χρόνο, μπορείτε να παίξετε I/O Φλίπερ, το προσαρμοσμένο, συναρπαστικό παιχνίδι φλίπερ της Google που είναι ένα αναζωογονητικό παιχνίδι για ένα αγαπημένο από την παιδική ηλικία.

12. Κάνε ένα διάλειμμα

Φροντίστε να κάνετε διαλείμματα για να καθαρίσετε το μυαλό σας και να χαλαρώσετε. Χρησιμοποιήστε αυτήν την ευκαιρία για να επανεξετάσετε τη λίστα εργασιών σας για να προσδιορίσετε ποιες εργασίες σας απομένουν να ολοκληρώσετε.

Αφιερώνοντας χρόνο για να το κάνετε αυτό σε χαλαρή κατάσταση, σας βοηθά να θυμάστε τα πράγματα καλύτερα, σε αντίθεση με όταν βρίσκεστε υπό πίεση στο γραφείο σας.

13. Ρύθμιση ειδοποιήσεων

Ρυθμίστε εφάπαξ ή επαναλαμβανόμενα ξυπνητήρια για να υπενθυμίζετε στον εαυτό σας να κάνετε ένα διάλειμμα, να κάνετε μια κλήση ή να παρακολουθήσετε μια σύσκεψη. Απλώς βεβαιωθείτε ότι έχετε ρυθμίσει το ξυπνητήρι σας να χτυπά λίγα λεπτά πριν από την ημερομηνία λήξης μιας εργασίας, ώστε να προετοιμαστείτε για να την παρακολουθήσετε.

Για παράδειγμα, εάν πλησιάζει μια σύσκεψη, μπορείτε να ρυθμίσετε το ξυπνητήρι σας για 15 λεπτά πριν από τη συνάντηση, ώστε να μπορείτε να ολοκληρώσετε ό, τι είστε απασχολημένοι εκείνη τη στιγμή. Αυτό θα σας αποτρέψει από το να είστε ανήσυχοι όταν έρθει η ώρα να παρακολουθήσετε τη συνάντηση.

Να είστε προνοητικοί για να σταματήσετε να ξεχνάτε πράγματα στην εργασία

Το κλειδί για να θυμάστε τις εργασίες που πρέπει να κάνετε είναι να είστε προνοητικοί. Αφιερώνοντας χρόνο για να προετοιμαστείτε για τη μέρα σας κάνει όλη τη διαφορά.

Είτε πρόκειται για τη σύνταξη μιας λίστας υποχρεώσεων, τον προγραμματισμό ενός email ή τη ρύθμιση ξυπνητηριού, το να αφιερώσετε λίγα λεπτά για να οργανωθείτε θα σας βοηθήσει να πάρετε τον έλεγχο της ημέρας σας. Αυτό, με τη σειρά του, θα σας βοηθήσει να σταματήσετε να ξεχνάτε πράγματα στη δουλειά.

Πώς να δημιουργήσετε ένα παραγωγικό πρόγραμμα εξ αποστάσεως εργασίας

Διαβάστε Επόμενο