Πώς να απλοποιήσετε και να καθαρίσετε το χάος σας στο Cloud Storage

Χάρη στην ευκολία της αποθήκευσης στο cloud, είναι εύκολο να πετάξετε όλα τα αρχεία σας μέσα σε αυτό χωρίς δεύτερη σκέψη. Αλλά σε λίγο, ο λογαριασμός σας στο Google Drive, στο Dropbox, στο OneDrive ή σε άλλον αποθηκευτικό χώρο cloud θα γίνει μπερδεμένος χωρίς στρατηγική οργάνωσης.

Εάν πρέπει να βάλετε τάξη στον αποθηκευτικό χώρο σας στο cloud και να απλοποιήσετε τη ρύθμισή σας, ακολουθεί ένας οδηγός για να τα θέσετε όλα υπό έλεγχο.

1. Διαγράψτε μεγάλα και περιττά αρχεία

Πριν ξεκινήσετε τη μετακίνηση αρχείων, είναι καλή ιδέα να απαλλαγείτε από όλα τα αρχεία που δεν χρειάζεστε πλέον. Το πρώτο βήμα για να διατηρήσετε τον αποθηκευτικό χώρο σας στο cloud καθαρό είναι να αφαιρέσετε αρχεία που δεν ανήκουν πια.

Εάν διατηρείτε όλα τα αρχεία cloud σας συγχρονισμένα με τον υπολογιστή σας, ένας εύκολος τρόπος για να βρείτε τα μεγαλύτερα αρχεία μέσα είναι χρησιμοποιώντας έναν διαχειριστή χώρου δίσκου στην επιφάνεια εργασίας. Στα Windows, TreeSize Δωρεάν είναι μια εξαιρετική επιλογή. Εάν χρησιμοποιείτε Mac, OmniDiskSweeper είναι μια σταθερή δωρεάν επιλογή.

Χρησιμοποιώντας αυτές τις εφαρμογές, επιλέξτε το φάκελο αποθήκευσης στο cloud και θα ταξινομήσει τα αρχεία σας από το μεγαλύτερο στο μικρότερο. Αν συναντήσετε παλιά βίντεο που δεν χρειάζεται πλέον να συγχρονίσετε ή κατεβάσατε αρχεία που δεν είχατε συνειδητοποιήσει ότι υπήρχαν στο cloud, διαγράψτε τα ή μετακινήστε τα από το χώρο αποθήκευσης στο cloud, ανάλογα με την περίπτωση.

Εάν δεν διατηρείτε όλα τα αρχεία cloud σας συγχρονισμένα με την επιφάνεια εργασίας σας, τα περισσότερα εργαλεία αποθήκευσης cloud σάς επιτρέπουν να ταξινομείτε κατά μέγεθος στις εφαρμογές ιστού τους. Μια άλλη επιλογή είναι η χρήση των εργαλείων τους για να δείξετε τη χρήση του αποθηκευτικού σας χώρου, η οποία θα επισημαίνει συνήθως μεγάλα αρχεία.

Σε μεταγενέστερο βήμα, ενδέχεται να συναντήσετε περισσότερα περιττά αρχεία που χάσατε σε αυτό το πάσο. Εντάξει; Μόλις απαλλαγείτε από τα φρούτα που κρέμονται χαμηλά, μπορείτε να προχωρήσετε σε ένα νέο σχέδιο διαχείρισης αποθήκευσης cloud.

2. Αποφασίστε ποια αρχεία πηγαίνουν σε ποια υπηρεσία

Εάν δεν χρειάζεται να διατηρείτε πολλά αρχεία στο χώρο αποθήκευσης στο cloud ή πληρώνετε για ένα αναβαθμισμένο πρόγραμμα με την αγαπημένη σας υπηρεσία, τότε πιθανότατα θα παραμείνετε σε μία υπηρεσία αποθήκευσης cloud. Σε αυτές τις περιπτώσεις, μπορείτε να παραλείψετε αυτό το βήμα.

Διαφορετικά, θα πρέπει στη συνέχεια να σκεφτείτε την οργάνωση των αρχείων σας σε διάφορες υπηρεσίες. Με την εγγραφή σε πολλά δωρεάν υπηρεσίες αποθήκευσης cloud, όχι μόνο θα έχετε περισσότερο χώρο, αλλά θα έχετε και έναν εύκολο τρόπο να διαιρέσετε αρχεία ανά τύπο. Για παράδειγμα, μπορεί να αποφασίσετε να διατηρήσετε φωτογραφίες στο OneDrive, έγγραφα στο Dropbox και βίντεο στο Google Drive.

Η εγκατάσταση πολλών εφαρμογών για τη διαχείριση αυτών των αρχείων δεν είναι μεγάλη ταλαιπωρία και θα ξέρετε πού να ψάξετε ανάλογα με το τι χρειάζεστε. Αυτό βοηθά επίσης να αποτρέψει το περιεχόμενό σας που είναι αποθηκευμένο σε οποιαδήποτε υπηρεσία από το να γίνει συντριπτικό.

Εστιάζουμε σε γενικές συμβουλές οργάνωσης σε αυτόν τον οδηγό, αλλά έχουμε επίσης καλύψει πώς να τακτοποιήσετε το Google Drive αν ψάχνετε για πιο συγκεκριμένη βοήθεια.

3. Καθορίστε μια καθαρή δομή φακέλου

Παρόμοια με όταν είσαι διαχείριση των αρχείων του υπολογιστή σας, η δημιουργία ενός συστήματος φακέλων που λειτουργεί για εσάς είναι ένα κρίσιμο βήμα στη διαδικασία εκκαθάρισης του χώρου αποθήκευσης cloud. Χάρη στις ισχυρές λειτουργίες αναζήτησης, μπορείτε να αναζητάτε ό, τι χρειάζεστε κάθε φορά και να απορρίπτετε τη σωστή οργάνωση. Αλλά για συνεχή ηρεμία στον αποθηκευτικό χώρο στο cloud, οι φάκελοι είναι πολύ καλύτεροι.

Για να βρείτε την καλύτερη προσέγγιση για εσάς, σκεφτείτε πώς τείνετε να αναζητάτε αρχεία και δημιουργήστε τους φακέλους σας για να ακολουθήσετε μια φυσική εξέλιξη γύρω από αυτό.

Εδώ είναι μερικές ιδέες που θα σας βάλουν σε σκέψεις:

• Εάν είστε φοιτητής, δημιουργήστε έναν φάκελο για κάθε έτος τάξης και μέσα σε αυτόν, έναν νέο φάκελο για κάθε εξάμηνο. Κάθε φάκελος εξαμήνου μπορεί στη συνέχεια να έχει έναν φάκελο ανά τάξη.
• Εάν διατηρείτε πολλούς τύπους αρχείων σε μία υπηρεσία cloud, ξεκινήστε με τους ριζικούς φακέλους για κάθε τύπο αρχείου (βίντεο, φωτογραφίες, έγγραφα, ήχος). Μέσα σε αυτά, δημιουργήστε υποφακέλους μοναδικούς για τον καθένα. Μπορείτε να οργανώσετε τον ήχο ανά καλλιτέχνη, βίντεο κατά μήκος, φωτογραφίες ανά θέμα και έγγραφα κατά ημερομηνία, για παράδειγμα.
• Η οργάνωση με βάση την ημερομηνία και την ώρα είναι μια αποτελεσματική μέθοδος, αν τίποτα άλλο δεν σας ταιριάζει. Δημιουργήστε έναν φάκελο για κάθε έτος και, στη συνέχεια, υποφακέλους για μήνες. Για σωστή ταξινόμηση, χρησιμοποιήστε τη μορφή ΕΕΕΕ-ΜΜ-ΗΗ.

Μπορείτε να προσαρμόσετε τη ρύθμιση του φακέλου σας αργότερα, αλλά είναι σημαντικό να αποφασίσετε κάτι τώρα, ώστε να γνωρίζετε πού να τοποθετήσετε τα αρχεία σας στο επόμενο βήμα. Δείτε το δικό μας οδηγός για την αποτελεσματική χρήση κατηγοριών φακέλων και ετικετών για περισσότερη καθοδήγηση.

Συμβουλές κατά τη δημιουργία φακέλων

Η επιλογή του σωστού αριθμού φακέλων είναι ένα παιχνίδι εξισορρόπησης. Δεν θέλετε να έχετε πάρα πολλούς φακέλους με λίγα αρχεία σε αυτούς, αλλά επίσης δεν θέλετε να έχετε μικρό αριθμό φακέλων με φόρτο αρχείων σε καθέναν. Δεν θέλετε να έχετε τους φακέλους να πηγαίνουν σε δεκάδες επίπεδα βαθιά, καθώς είναι εύκολο να χαθείτε σε αυτές τις περιπτώσεις.

Αυτό είναι κάτι άλλο που πιθανότατα θα χρειαστεί να προσαρμόσετε με την πάροδο του χρόνου. Το υπόλοιπο θα γίνει πιο σαφές μόλις μεταφέρετε τα δεδομένα σας σε αυτά. Αλλάξτε το εάν κάτι δεν φαίνεται ότι λειτουργεί.

Είναι χρήσιμο να δημιουργήσετε έναν φάκελο που ονομάζεται Παλαιός μέσα σε οποιονδήποτε κατάλογο όπου μπορεί να θέλετε να αρχειοθετήσετε δεδομένα. Οτιδήποτε τοποθετείται σε αυτόν τον φάκελο εξακολουθεί να είναι διαθέσιμο, αλλά δεν γεμίζει την κύρια προβολή.

Για προσαρμογή κατά προτεραιότητα, μπορείτε να προσθέσετε μια υπογράμμιση (_) πριν από το όνομα ενός φακέλου για να τον τοποθετήσετε στην κορυφή της σειράς ABC ή να βάλετε το "z" στο μπροστινό μέρος του ονόματός του για να τον πιέσετε στο κάτω μέρος.

4. Μετακινήστε τα αρχεία στους δεξιούς φακέλους και μετονομάστε τα

Τώρα έρχεται το χρονοβόρο κομμάτι: να περάσετε από τα υπάρχοντα αρχεία σας στο cloud και να επιλέξετε πού θα τα τοποθετήσετε. Σε αυτό το βήμα, χτενίστε τα πάντα στον αποθηκευτικό χώρο σας στο cloud και μετακινήστε κάθε στοιχείο στο νέο του σπίτι. Εάν δεν είστε σίγουροι για κάτι, δημιουργήστε έναν φάκελο "Σε εκκρεμότητα" και πάρτε ένα άλλο πάσο αργότερα. Μη διστάσετε να διαγράψετε οτιδήποτε χάσατε στο προηγούμενο πάσο σας.

Αυτή είναι επίσης μια καλή στιγμή για να βεβαιωθείτε ότι τα αρχεία σας έχουν ξεκάθαρα ονόματα. Βεβαιωθείτε ότι τα αρχεία περιέχουν λέξεις που θα χρησιμοποιούσατε για να τα αναζητήσετε και αλλάξτε τυχόν προεπιλεγμένα ονόματα. Γενικά ονόματα όπως IMG-8275 δεν πρόκειται να εμφανιστούν σε μια αναζήτηση και δεν θα σημαίνουν τίποτα για εσάς κατά την κύλιση στα αρχεία σας. Αφιερώνετε χρόνο για να αλλάξετε αυτό το όνομα σε John's Graduation 2017 το αξίζει.

Για αρχεία που θέλετε να ταξινομήσετε καθαρά μέσα σε έναν φάκελο, εξετάστε τη σύμβαση ονομασίας τους όπως κάνατε με τους φακέλους. Για παράδειγμα, μια μορφή του ## Καλλιτέχνης — Κομμάτι λειτουργεί καλά για τη μουσική.

Εάν έχετε εκατοντάδες ή χιλιάδες αρχεία, αυτό μπορεί να διαρκέσει λίγο, επομένως μην φοβάστε να το διαδώσετε σε λίγες μέρες.

5. αστέρι ή Προσθήκη συντομεύσεων σε φακέλους πλήκτρων

Οι πιθανότητες είναι ότι εργάζεστε τακτικά με έναν μικρό αριθμό φακέλων. Για να μην χρειάζεται να πλοηγείστε σε αυτά κάθε φορά, μπορείτε να τα αστέρια ή να δημιουργήσετε μια συντόμευση για γρήγορη πρόσβαση.

Εάν εργάζεστε σε χώρο αποθήκευσης cloud μέσω του ιστότοπου ή των εφαρμογών, η επισήμανση αρχείων και φακέλων με αστέρι σάς επιτρέπει να βλέπετε τις πιο σημαντικές πληροφορίες σας σε ένα μέρος. Δεδομένου ότι αυτά δεν μεταφράζονται στον χώρο αποθήκευσης του υπολογιστή σας όταν συγχρονίζετε αρχεία, θα πρέπει να δημιουργήσετε έναν γρήγορο σύνδεσμο προς αυτά στην πλαϊνή γραμμή του File Explorer ή του Finder.

Με αυτό το σύστημα, χρειάζονται μερικά κλικ για να φτάσετε στους φακέλους που χρησιμοποιείτε συνεχώς, ενώ όλα τα άλλα οργανώνονται λογικά όταν τα χρειάζεστε.

Επιμείνετε στο σχέδιο του οργανισμού σας για επιτυχία

Συγχαρητήρια για την οργάνωση του χάους αποθήκευσης στο cloud! Αυτό μπορεί να είναι μια αποθαρρυντική δουλειά εάν έχετε δημιουργήσει πολλά χρόνια αρχείων, αλλά η δουλειά σας δεν έχει ολοκληρωθεί όταν ολοκληρώσετε την αρχική απλοποίηση.

Αντισταθείτε στον πειρασμό να αρχίσετε να πετάτε ξανά τα αρχεία σας σε ένα σωρό. Αφιερώστε χρόνο για να ταξινομήσετε σωστά κάθε στοιχείο στη νέα σας ιεραρχία μόλις το προσθέσετε και αυτό δεν θα γίνει ξανά τεράστιο έργο στο μέλλον. Γρήγορη συντήρηση σε εβδομαδιαία βάση θα πρέπει να φροντίζει τυχόν στραβά.

Τώρα που απλοποιήσατε τα αρχεία σας στο cloud, βεβαιωθείτε ότι αυτοί οι λογαριασμοί αποθήκευσης cloud προστατεύονται με την κατάλληλη ασφάλεια.

10 Συμβουλές για να διατηρήσετε το Cloud Storage σας ασφαλές και ασφαλές

Διαβάστε Επόμενο