Ένας οδηγός για αρχάριους για την ορολογία ClickUp

Ένα από τα πιο εκφοβιστικά μέρη της χρήσης οποιουδήποτε νέου λογισμικού είναι οι συμβάσεις ονομασίας όλων των δυνατοτήτων του—ειδικά επειδή κάθε προγραμματιστής τις αποκαλεί κάτι διαφορετικό.

Ενώ ορισμένα από τα ονόματα είναι αρκετά απλά, άλλα τείνουν να σας εκπλήξουν. Σε αυτό το άρθρο, θα βρείτε μια γρήγορη επισκόπηση της ορολογίας του ClickUp και επεξηγήσεις που θα σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε με αυτό το φιλικό προς το χρήστη λογισμικό διαχείρισης έργου.

1. Χώρος εργασίας ClickUp

Τα δικα σου ClickUpΧώρος εργασίας είναι ουσιαστικά όπου συμβαίνουν όλα. Εδώ, θα βρείτε όλους τους συναδέλφους και τα έργα που ανήκουν σε έναν οργανισμό.

Για παράδειγμα, εάν εργάζεστε για μια εταιρεία που ονομάζεται ACME, τα πάντα εντός του Workspace της ACME θα σχετίζονται με τις καθημερινές λειτουργίες και τα έργα της εν κινήσει. Όλοι όσοι βρίσκονται στον λογαριασμό της εταιρείας θα έχουν πρόσβαση στον Χώρο εργασίας της.

Ο Χώρος Εργασίας σας μπορεί να είναι το όνομά σας ή όπως αλλιώς θα θέλατε να τον αποκαλείτε αν εργάζεστε μόνοι σας.

2. ClickUp Spaces

Μέσα στους χώρους εργασίας, θα βρείτε Χώροι στην πλαϊνή μπάρα σας. Σκεφτείτε τα ως τμήματα μέσα σε μια εταιρεία.

Διαφορετικές ομάδες εργάζονται σε ξεχωριστά έργα με μοναδικές διαδικασίες και στυλ εργασίας. Έτσι, μπορείτε να οργανώσετε τον Χώρο εργασίας σας ώστε να αντικατοπτρίζει αυτό και να δώσετε σε κάθε Χώρο μεμονωμένες ρυθμίσεις σύμφωνα με τις ανάγκες του τμήματος και του έργου.

Η οργάνωση ανά τμήμα ή πελάτη θα σας βοηθήσει να βρείτε γρήγορα αντικείμενα με βάση τα ονόματα. Αποτρέπει επίσης την ακαταστασία, που σημαίνει ότι δεν θα χρειαστεί να ψάξετε σε τόνους άσχετων πληροφοριών για να εντοπίσετε αυτό που χρειάζεστε.

Μπορείτε να περιορίσετε τα Διαστήματα μόνο σε αυτά που πρέπει να διατηρήσετε ενήμερα, εάν το αποφασίσετε. Με αυτόν τον τρόπο δημιουργείται απόρρητο και δημιουργείται ένας καθαρότερος χώρος εργασίας για τους συναδέλφους σας.

3. Λίστες ClickUp

Τώρα πηγαίνετε στους αγώνες. Τόπος αγώνων είναι όπου κάνετε ένα σχέδιο παιχνιδιού για να αντιμετωπίσετε έργα. Αντί να δημιουργείτε απλώς λίστες ανά έργο, μπορείτε επίσης να τις διαχωρίσετε με:

• Τοποθεσία
• Ορόσημο
• Τρέχω
• Πελάτης
• Συνεργάτης
• Σκοπός—ανοικτά έργα, αιτήματα βοήθειας, συμπεράσματα, κ.λπ.

Μπορείτε ακόμη και δημιουργήστε έναν πίνακα αιτημάτων έργου στο ClickUp για την ανάθεση εργασιών. Κάτι που πρέπει να σημειωθεί είναι ότι οι λίστες ClickUp έχουν πολλές επιλογές διάταξης ή προβολές. Όταν εργάζεστε εντός Προβολή λίστας, οι μεμονωμένες λίστες που θα βρείτε μέσα είναι στην πραγματικότητα καταστάσεις, όχι υπολίστες.

Επιπλέον, μπορείτε να οργανώσετε παρόμοιες λίστες σε Φάκελοι μέσα στο Χώρο σας για να τα κρατήσετε μαζί, αλλά δεν χρειάζεται. Στην πραγματικότητα, οι φάκελοι ενδέχεται να περιπλέξουν υπερβολικά έναν κατά τα άλλα καθαρό και απλό χώρο εργασίας. Όσο λιγότερα κλικ για να φτάσετε εκεί που πηγαίνετε, τόσο το καλύτερο.

4. ClickUp Tasks

Εάν οι Λίστες σας είναι έργα, τότε το δικό σας καθήκοντα είναι τα μεμονωμένα στοιχεία δράσης που πρέπει να αντιμετωπίσετε για να τα ολοκληρώσετε. Ανεξάρτητα από την προβολή στην οποία βρίσκεστε, οι εργασίες ανοίγουν σε μια κάρτα όπου μπορείτε να προσθέσετε ή να ελέγξετε πληροφορίες σχετικά με την εργασία.

Εδώ, μπορείτε να προσθέσετε μια περιγραφή, δευτερεύουσες εργασίες, σχόλια, συνημμένα, παρατηρητές και άλλα. Καθώς εργάζεστε σε μια εργασία, μπορείτε να αλλάξετε την κατάστασή της για να αντικατοπτρίζει τη θέση της στη διαδικασία ή τη ροή εργασίας.

Αν είστε περίεργοι τι υποεργασίες είναι, είναι βασικά μικρότερα στοιχεία ενεργειών που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να χωρίσετε εργασίες σε ακόμη μικρότερα βήματα. Όπως και οι φάκελοι, η χρήση αυτών μπορεί να περιπλέξει υπερβολικά τα πράγματα, ειδικά για έναν αρχάριο. Μπορεί να λειτουργούν για κάποιους, αλλά σε άλλους μπορεί να θεωρήσουν πιο αποτελεσματική την προσήλωση στις εργασίες.

5. Καταστάσεις στο ClickUp

Καταστάσεις στο ClickUp δίνουν σε εσάς και τους συναδέλφους σας μια γρήγορη επισκόπηση των σταδίων στα οποία βρίσκονται οι εργασίες. Για παράδειγμα, μπορείτε να κρατήσετε τα πράγματα απλά με τις καταστάσεις Να κάνω, Σε εξέλιξη, και Εγινε.

Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ClickUp για να περιγράψετε τα βήματα σε μια συγκεκριμένη διαδικασία όπου εσείς και οι συνάδελφοί σας πρέπει να περάσετε τη σκυτάλη. Καθώς η εργασία προχωρά στο επόμενο βήμα, προσθέτετε ετικέτα στον συνάδελφό σας σε ένα σχόλιο για να τον ενημερώσετε ότι είναι έτοιμη.

Θέλετε να αποφύγετε να είστε πολύ λεπτομερείς, αλλά σκεφτείτε το ταξίδι που κάνει κάθε εργασία από την αρχή μέχρι το τέλος και αναρωτηθείτε:

• Τι όνομα μπορείτε να δώσετε σε έργα που δεν έχουν ξεκινήσει ακόμα; Υποχρεώσεις, εκκρεμότητες, ανοιχτές κ.λπ.
• Ποια είναι τα συγκεκριμένα ονόματα που θέλετε να δώσετε σε κάθε βήμα;
• Ποια βήματα μπορείτε να συνδυάσετε;
• Μπορείτε να στείλετε εργασίες σε ένα προηγούμενο στάδιο αντί να δημιουργήσετε ένα άλλο βήμα; Για παράδειγμα, ένας προγραμματιστής Ιστού στέλνει ένα wireframe πίσω στο Σχέδιο αντί να έχει άλλο καθεστώς για Αναθεώρηση.
• Πώς μπορείτε να αντικατοπτρίσετε ότι κάποιος έχει κολλήσει ή ένα έργο βρίσκεται σε αναμονή;
• Θέλετε να εμφανίσετε ολοκληρωμένες εργασίες; Ή είναι καλύτερο να τα αρχειοθετήσετε;

6. Στήλες στο ClickUp

Θέλετε να προσθέσετε κάποιο πλαίσιο στις εργασίες σας; Οι στήλες παίζουν πολλούς ρόλους στο ClickUp.

• Πρώτα και κύρια, λειτουργούν σχεδόν σαν ένα πρότυπο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να συμπληρώσετε για να προσθέσετε λεπτομέρειες στις εργασίες.
• Δεύτερον, εμφανίζουν αυτές τις πληροφορίες στη Λίστα σας, επιτρέποντάς σας μια γρήγορη επισκόπηση.
• Τρίτον, δημιουργούν συνέπεια.

Είναι εύκολο να παρασυρθείτε μαζί τους, επειδή υπάρχουν τόσοι πολλοί τύποι στηλών και τόσα πολλά να κάνετε με το καθένα. Ωστόσο, μπορείτε να δημιουργήσετε μια αποτελεσματική λίστα υποχρεώσεων με λίγα μόνο.

Όταν προσθέτετε Στήλες, είναι καλύτερο να διατηρείτε τα πράγματα απλά και να προσθέτετε στήλες που γνωρίζετε ότι θα χρησιμοποιείτε με συνέπεια. Για να το κάνετε αυτό, σκεφτείτε τις λεπτομέρειες που χρειάζονται οι συνάδελφοί σας για όλες τις εργασίες.

Για παράδειγμα, πιθανότατα θα θέλετε να συμπεριλάβετε α Ημερομηνία λήξης, Προτεραιότητα, και Εντολοδόχος Στήλη. Ωστόσο, εάν εμφανίζετε τον προϋπολογισμό μόνο για μερικά έργα, θα πρέπει να αποφύγετε την τοποθέτηση α Χρήματα Στήλη αφού τα πεδία θα παραμείνουν ως επί το πλείστον κενά. Αντίθετα, μπορείτε να εμφανίσετε αυτές τις πληροφορίες στην κάρτα εργασιών.

Άλλοι Χρήσιμοι Όροι που πρέπει να γνωρίζετε στο ClickUp

Ίσως να μην χρησιμοποιήσετε μερικούς από αυτούς αμέσως, αλλά εδώ είναι μια λίστα με άλλους όρους με τους οποίους μπορείτε να εξοικειωθείτε στο ClickUp:

• Προβολές—Το ClickUp προσφέρει πολλές διατάξεις για τις λίστες σας—ορισμένες επιλογές είναι Πίνακας, Πίνακας, Ημερολόγιο και Χρονολόγιο.
• Ταμπλό— τα φτιάχνετε χρησιμοποιώντας γραφικά στοιχεία—κάπως σαν δομικά στοιχεία. Οι πίνακες ελέγχου σάς παρέχουν επισκόπηση του χώρου εργασίας σας στο ClickUp, είτε είναι μόνο για εσάς είτε επιβλέπετε τους συναδέλφους σας.
• Εξαρτήσεις— μπορείτε να συνδέσετε εργασίες οπουδήποτε στον χώρο εργασίας σας ή μέσα σε μια συγκεκριμένη Λίστα για να τις κρατήσετε κλειδωμένες μέχρι να φτάσει μια σχετική εργασία Πλήρης κατάσταση.
• Λευκός πίνακας— μπορείτε να προσθέσετε λευκούς πίνακες σε όλο το ClickUp για να χαρτογραφήσετε ιδέες και έργα με τους συναδέλφους σας.

Χαρτογράφηση των έργων σας στο ClickUp

Τώρα που είστε εξοικειωμένοι με ορισμένα από τα στοιχεία που απαρτίζουν το λογισμικό, ήρθε η ώρα να ξεκινήσετε. Θυμηθείτε, το καλύτερο πράγμα που μπορείτε να κάνετε σε αυτό το στάδιο είναι να κρατάτε τα πράγματα απλά.

Είναι εύκολο να σας πιάσει η επιθυμία να χρησιμοποιήσετε όλες τις δυνατότητες του ClickUp. Ωστόσο, μπορεί να μην είναι αυτά που χρειάζεστε για να φτιάξετε τον ιδανικό πίνακα για εσάς ή τα έργα σας. Μπορείτε πάντα να προσθέσετε αντικείμενα αργότερα όπως τα σκέφτεστε. Εάν δεν είστε σίγουροι από πού να ξεκινήσετε, γιατί να μην χαρτογραφήσετε τα δικά σας έργα χρησιμοποιώντας την προβολή λίστας και να πάτε από εκεί;

ClickUp vs. Έννοια: Τι είναι καλύτερο για τη συνεργασία έργων;

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα