Πώς να χρησιμοποιήσετε την επικύρωση δεδομένων στα Φύλλα Google

Αν θέλετε να μειώσετε τις πιθανότητες σφάλματος στο υπολογιστικό φύλλο των Φύλλων Google αποδεχόμενοι μόνο έγκυρα δεδομένα, τότε η επικύρωση δεδομένων είναι ακριβώς αυτό που αναζητάτε. Με την επικύρωση δεδομένων, μπορείτε να δώσετε εντολή στα Φύλλα Google να αποδέχονται μόνο ένα συγκεκριμένο είδος ή εύρος δεδομένων για κελιά ή να προειδοποιούν τον χρήστη όταν εισάγει μη έγκυρα δεδομένα.

Η επικύρωση δεδομένων είναι απλή στη χρήση, αλλά απαιτεί κατανόηση των εννοιών για να χρησιμοποιηθούν σωστά. Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε τι είναι η επικύρωση δεδομένων και πώς μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε στα Φύλλα Google για να βελτιώσετε τα υπολογιστικά φύλλα σας.

Τι είναι η επικύρωση δεδομένων στα Φύλλα Google;

Η επικύρωση δεδομένων είναι μια λειτουργία των Φύλλων Google που σας επιτρέπει να περιορίσετε το είδος των εισαγωγών που μπορούν να εισάγουν οι χρήστες σας σε συγκεκριμένα κελιά. Μπορείτε είτε να χρησιμοποιήσετε την επικύρωση δεδομένων για να προειδοποιήσετε τον χρήστη όταν εισάγει μη έγκυρα δεδομένα είτε για να απορρίψετε εντελώς τα μη έγκυρα δεδομένα.

Με τη βοήθεια της επικύρωσης δεδομένων, μπορείτε να βελτιώσετε υπολογιστικά φύλλα που προορίζονται για χρήση από άλλους. Μπορείτε να δώσετε όρια στην τιμή που μπορούν να εισαγάγουν ή, για παράδειγμα, να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στοιχείων από τα οποία μπορούν να επιλέξουν. Τελικά, μπορείτε επίσης να εισαγάγετε έναν προσαρμοσμένο τύπο ως κριτήρια επικύρωσης δεδομένων. Με αυτόν τον τρόπο, τα Φύλλα Google θα απορρίψουν την τιμή εάν δεν ικανοποιεί την προσαρμοσμένη εξίσωση.

Πώς να χρησιμοποιήσετε την επικύρωση δεδομένων στα Φύλλα Google

Η επικύρωση δεδομένων είναι απλή στη χρήση στα Φύλλα Google. Τα βασικά βήματα για τη χρήση της επικύρωσης δεδομένων είναι τα παρακάτω:

1. Επιλέξτε το εύρος κελιών ή κελιών στο οποίο θέλετε να χρησιμοποιήσετε την επικύρωση δεδομένων.
2. μεταβείτε στο Δεδομένα μενού και μετά επιλέξτε Επικύρωση δεδομένων.
3. Εισαγάγετε τα κριτήριά σας.
4. Κάντε κλικ Σώσει.

Πριν προχωρήσουμε σε παραδείγματα όπου αναπτύσσουμε επικύρωση δεδομένων, ας ρίξουμε μια πιο λεπτομερή ματιά στα στοιχεία της επικύρωσης δεδομένων.

• Εύρος κυττάρων: Αυτό είναι το εύρος όπου τα δεδομένα εισόδου θα περάσουν από τα κριτήρια επικύρωσης δεδομένων. Αυτό μπορεί να είναι ένα μεμονωμένο κελί ή μια περιοχή κελιών.
• Κριτήρια: Αυτά είναι τα κριτήρια όπου υποδεικνύετε τι είδους δεδομένα είναι έγκυρα. Ο έγκυρος τύπος δεδομένων μπορεί να είναι αριθμός, κείμενο, ημερομηνία, λίστα, πλαίσιο ελέγχου ή προσαρμοσμένος τύπος.
• Σε μη έγκυρα δεδομένα: Αυτό υποδηλώνει την αντίδραση των Φύλλων Google σε μη έγκυρα δεδομένα. Μπορείτε να επιλέξετε είτε να αφήσετε τα μη έγκυρα δεδομένα να περάσουν και να εμφανιστεί μια προειδοποίηση είτε να απορρίψετε τα μη έγκυρα δεδομένα και να εμφανίσετε μια προειδοποίηση.
• Εμφάνιση: Εδώ, μπορείτε να εισαγάγετε το κείμενο βοήθειας επικύρωσης. Αυτό το κείμενο θα εμφανίζεται όταν ο χρήστης εισάγει μη έγκυρα δεδομένα σε ένα κελί.

Τώρα που ξέρετε τι σημαίνει η ρύθμιση της επικύρωσης δεδομένων, ας δούμε την επικύρωση δεδομένων σε δράση με μερικά παραδείγματα.

Παράδειγμα επικύρωσης δεδομένων 1: Ορισμός ορίου τιμής αριθμού

Σε αυτό το παράδειγμα, έχουμε ένα δείγμα υπολογιστικού φύλλου σχεδιασμένο για τη συλλογή πληροφοριών σχετικά με τα βιβλία που άρεσαν περισσότερο στον χρήστη. Το υπολογιστικό φύλλο περιλαμβάνει μια στήλη που περιέχει τα ονόματα των βιβλίων και μια άλλη στήλη που περιμένει τα στοιχεία του χρήστη. Ο χρήστης υποτίθεται ότι βαθμολογεί κάθε βιβλίο στα 10.

Δεδομένου ότι η βαθμολογία είναι σε κλίμακα 10 και δεν έχουμε χρόνο να ελέγξουμε κάθε είσοδο, ο στόχος είναι να περιοριστούν οι τιμές που μπορεί να εισάγει ο χρήστης στο 1-10. Ο χρήστης δεν θα πρέπει να μπορεί να δώσει σε ένα βιβλίο βαθμολογία κάτω από 1 ή πάνω από 10. Αυτό απαιτεί επικύρωση δεδομένων.

1. Επιλέξτε τα κελιά στα οποία θέλετε να εφαρμόσετε την επικύρωση δεδομένων. Αυτά θα είναι κύτταρα Β2 προς την Β7 σε αυτό το παράδειγμα.
2. μεταβείτε στο Δεδομένα μενού και επιλέξτε Επικύρωση δεδομένων. Αυτό θα εμφανίσει το παράθυρο επικύρωσης δεδομένων.
3. Για Κριτήρια, επιλέξτε Αριθμός και μεταξύ.
4. Εισαγάγετε το όριο αριθμού της επιλογής σας. Για αυτό το παράδειγμα, θα εισάγουμε 1 και 10.
5. Ελεγχος Απόρριψη εισαγωγής. Αυτό θα αναγκάσει τον χρήστη να εισαγάγει έγκυρα δεδομένα.
6. Ελεγχος Εμφάνιση κειμένου βοήθειας επικύρωσης.
7. Εισαγάγετε ένα κείμενο βοήθειας επικύρωσης για να ενημερώσετε τον χρήστη τι είδους δεδομένα αναμένεται.
8. Κάντε κλικ Σώσει.

Τώρα ο πίνακάς σας είναι έτοιμος για τα δεδομένα χρήστη. Ως δοκιμή, δοκιμάστε να βαθμολογήσετε ένα από τα βιβλία με τιμή μεγαλύτερη από 10 ή μικρότερη από 1. Θα πρέπει να λάβετε ένα σφάλμα και τα δεδομένα σας θα πρέπει να απορριφθούν. Τώρα, εάν εισάγετε μια τιμή μεταξύ 1 και 10, η είσοδος θα γίνει αποδεκτή. Είναι σαν ρολόι!

Παράδειγμα επικύρωσης δεδομένων 2: Δημιουργία αναπτυσσόμενης λίστας

Μία από τις δημοφιλείς χρήσεις της επικύρωσης δεδομένων είναι η δημιουργία αναπτυσσόμενων λιστών στα Φύλλα Google. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα για να δώσετε στον χρήστη τη δυνατότητα επιλογής μεταξύ στοιχείων που έχετε αποφασίσει ως έγκυρα δεδομένα.

Σε αυτό το παράδειγμα, έχουμε το όνομα ορισμένων μαθητών σε ένα υπολογιστικό φύλλο και ο στόχος είναι να δημιουργήσουμε μια αναπτυσσόμενη λίστα όπου ο χρήστης μπορεί να επιλέξει την ειδικότητά του.

1. Επιλέξτε τα κελιά στα οποία θέλετε να έχετε μια αναπτυσσόμενη λίστα. Αυτά θα είναι κύτταρα Β2 προς την Β7 σε αυτό το παράδειγμα.
2. μεταβείτε στο Δεδομένα μενού και επιλέξτε Επικύρωση δεδομένων. Θα ανοίξει το μενού επικύρωσης δεδομένων.
3. Στα κριτήρια επιλέξτε Λίστα αντικειμένων.
4. Στο πλαίσιο κειμένου, εισαγάγετε τη λίστα των στοιχείων. Μπορείτε να διαχωρίσετε τα στοιχεία με κόμμα (,). Για αυτό το παράδειγμα, έχουμε εισαγάγει τα παρακάτω στοιχεία:

   Ιατρική, Φαρμακευτική, Βιολογία, Εφαρμοσμένα Μαθηματικά

5. Ελεγχος Εμφάνιση αναπτυσσόμενης λίστας στο κελί.
6. Ελεγχος Απόρριψη εισαγωγής.
7. Ελεγχος Εμφάνιση κειμένου βοήθειας επικύρωσης.
8. Εισαγάγετε ένα κείμενο βοήθειας επικύρωσης.
9. Κάντε κλικ Σώσει.

Θα παρατηρήσετε ένα μικρό βέλος σε κάθε κελί. Τώρα μπορείτε να κάνετε κλικ στα κελιά για να επιλέξετε από μια αναπτυσσόμενη λίστα. Εάν προσπαθήσετε να πληκτρολογήσετε μια τιμή που δεν είναι στη λίστα, η τιμή σας θα απορριφθεί. Ωστόσο, μπορείτε ακόμα να πληκτρολογήσετε τα στοιχεία από τη λίστα.

Εάν θέλετε να προσθέσετε κουκκίδες στα στοιχεία της λίστας σας, διαβάστε το άρθρο μας για πώς να προσθέσετε κουκκίδες στα Φύλλα Google.

Παράδειγμα επικύρωσης δεδομένων 3: Ορισμός ορίου μήκους κειμένου

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επικύρωση δεδομένων με προσαρμοσμένους τύπους για να επιτύχετε κάθε είδους πράγματα στα Φύλλα Google. Οι προσαρμοσμένοι τύποι σάς επιτρέπουν να ορίσετε κριτήρια που δεν περιλαμβάνονται σε κανέναν από τους τύπους κριτηρίων που είναι ενσωματωμένοι στην επικύρωση δεδομένων στα Φύλλα Google.

Για παράδειγμα, ας δημιουργήσουμε ένα κελί που επιτρέπει μόνο 5 χαρακτήρες ή λιγότερους σε αυτό. Θα το κάνουμε αυτό χρησιμοποιώντας την επικύρωση δεδομένων.

1. Επιλέξτε το κελί. Αυτό θα είναι Δ1 σε αυτό το παράδειγμα.
2. Παω σε Δεδομένα και μετά επιλέξτε Επικύρωση δεδομένων.
3. Στα κριτήρια επιλέξτε Προσαρμοσμένη φόρμουλα.
4. Για προσαρμοσμένο τύπο, εισαγάγετε τον παρακάτω τύπο:

   =LEN(D1)<5

   Αυτός ο τύπος χρησιμοποιεί τη συνάρτηση LEN για να μετρήσει τους χαρακτήρες στο κελί και επιστρέφει true εάν το μήκος είναι μικρότερο από 5 χαρακτήρες.
5. Ελεγχος Απόρριψη εισαγωγής.
6. Κάντε κλικ Σώσει.

Τώρα, εάν εισαγάγετε ένα όνομα που ξεπερνά τους 5 χαρακτήρες, τα Φύλλα Google θα το απορρίψουν και θα πρέπει να προσπαθήσετε ξανά. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το λειτουργία αυτόματης συμπλήρωσης για να εφαρμόσετε αυτήν την επικύρωση δεδομένων σε άλλα κελιά.

Επικυρώστε τα δεδομένα σας με τα Φύλλα Google

Η επικύρωση δεδομένων είναι ένα εργαλείο που σας δίνει τη δυνατότητα να περιορίσετε ό, τι εσείς ή κάποιος άλλος χρήστης μπορεί να εισαγάγει σε συγκεκριμένα κελιά. Με αυτόν τον τρόπο, η επικύρωση δεδομένων μπορεί να είναι χρήσιμη για τη δημιουργία ερευνών για αποδοχή μόνο έγκυρων δεδομένων ή στα δικά σας υπολογιστικά φύλλα για αύξηση της ακρίβειας.

Υπάρχουν πολλοί τύποι κριτηρίων που μπορείτε να ορίσετε χρησιμοποιώντας την επικύρωση δεδομένων στα Φύλλα Google και εάν τα δεδομένα Ο τύπος που θέλετε δεν είναι ενσωματωμένος στην επικύρωση δεδομένων στα Φύλλα Google, μπορείτε να ορίσετε κριτήρια με ένα προσαρμοσμένο τύπος. Τώρα ξέρετε πώς να χρησιμοποιείτε την επικύρωση δεδομένων στα Φύλλα Google. Να είστε βέβαιοι ότι λιγότερα άκυρα δεδομένα θα κάνουν την ανάλυσή σας ευκολότερη και ακριβέστερη!

Οι 8 καλύτεροι τρόποι για να χρησιμοποιήσετε τα φύλλα Google σαν επαγγελματίας

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα