Πώς να συντάξετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα Έγγραφα Google και να το στείλετε στο Gmail

Εάν χρησιμοποιείτε τα Έγγραφα Google για εργασία, πιθανότατα γνωρίζετε πόσο χρήσιμο μπορεί να είναι. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε και να επεξεργαστείτε έγγραφα απευθείας στην επιφάνεια εργασίας σας χωρίς να εγκαταστήσετε τίποτα. Δεδομένου ότι τα έγγραφα αποθηκεύονται στο cloud, μπορείτε επίσης να έχετε πρόσβαση σε αυτά από οποιονδήποτε υπολογιστή.

Επιπλέον, τα Έγγραφα Google επιτρέπουν την απρόσκοπτη συνεργασία μεταξύ των ανθρώπων. Και οι δύο μπορούν να επεξεργαστούν το έγγραφο ταυτόχρονα και να δουν τι κάνει ο άλλος. Αλλά ξέρατε επίσης ότι μπορείτε να γράψετε πρόχειρα email εκεί και να τα στείλετε απευθείας μέσω του Gmail;

Δημιουργήστε ένα πρόχειρο email στα Έγγραφα Google

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να γράψετε το προσχέδιο του email σας:

1. Συνδεθείτε στα Έγγραφα Google και ξεκινήστε ένα νέο έγγραφο.
2. Πλοηγηθείτε στο Εισαγωγή > Δομικά στοιχεία > Πρόχειρο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
3. Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να πληκτρολογήσετε @ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ στην κορυφή του εγγράφου και επιλέξτε Προσχέδιο email από το αναπτυσσόμενο μενού.
instagram viewer
4. Για να προσθέσετε παραλήπτες στο Προς την ενότητα, τύπος @ και αναζητήστε τις επαφές σας με το όνομα.
5. Μπορείτε επίσης να πληκτρολογήσετε τη διεύθυνση χειροκίνητα, και το ίδιο ισχύει για CC και BCC.
6. Πληκτρολογήστε το θέμα σας.
7. Πληκτρολογήστε το περιεχόμενο του email σας.
8. Εάν θέλετε να υπογραμμίσετε, χρησιμοποιήστε τολμηρός, ή οποιοδήποτε άλλο είδος επεξεργασίας, απλώς χρησιμοποιήστε τις κανονικές εντολές των Εγγράφων. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε εικόνες, πίνακες ή γραφήματα.
9. Τελειώσατε με το email; Απλώς πατήστε το μπλε λογότυπο του Gmail στην επάνω αριστερή πλευρά του σχεδίου.
10. Το προσχέδιο θα ανοίξει στο Gmail, σε ένα νέο αναδυόμενο παράθυρο. Εάν δεν το βλέπετε, πρέπει να ενεργοποιήσετε τα αναδυόμενα παράθυρα στο πρόγραμμα περιήγησής σας.
11. Δείτε το email σας στο Gmail και κάντε όποιες διορθώσεις θέλετε. Παρεμπιπτόντως, η υπογραφή σας θα προστεθεί αυτόματα στο email.
12. Μόλις είστε ικανοποιημένοι, πατήστε Στείλετε, και τελειώσατε.

Ένα πράγμα που είναι σημαντικό να σημειώσετε, το email θα σταλεί από τον λογαριασμό στον οποίο είστε συνδεδεμένοι. Επομένως, εάν χρησιμοποιείτε τα Έγγραφα Google από έναν λογαριασμό εργασίας, θα σταλεί από αυτό το email εργασίας. Και αν έχετε πολλούς λογαριασμούς, θα πρέπει πιθανώς να ελέγξετε ξανά πριν πατήσετε αποστολή.

Τα πλεονεκτήματα της σύνταξης ενός σχεδίου στα Έγγραφα Google

Εάν θέλετε απλώς να γράψετε ένα απλό email, μια απάντηση ή ένα γενικό ερώτημα, είναι καλύτερο να το κάνετε μέσω του ίδιου του Gmail. Μπορείτε να ξεκινήσετε ένα νέο πρόχειρο, να το αποθηκεύσετε και να επιστρέψετε σε αυτό αργότερα, αν χρειαστεί. Ωστόσο, όταν χρησιμοποιείτε τα Έγγραφα Google για τα email σας, ανοίγετε έναν εντελώς νέο κόσμο δυνατοτήτων.

Πρώτον, είναι μια εξαιρετική επιλογή εάν θέλετε να γράψετε ένα email που σκοπεύετε να στείλετε πολλές φορές. Αντί να ανοίγετε πολλά παράθυρα και να χρησιμοποιείτε αντιγραφή-επικόλληση από το ένα στο άλλο, μπορείτε να γράψετε ένα πρόχειρο στα Έγγραφα μία φορά και να το στείλετε πολλές φορές με το κουμπί φακέλου.

Το δεύτερο όφελος είναι το εργαλείο συνεργασίας. Εάν γράφετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι πιο ευαίσθητα και πρέπει να εγκριθούν από άλλους, όταν γράφετε στα Έγγραφα, μπορείτε να μοιραστείτε τα έγγραφα και να επιτρέψετε στους χρήστες να προσθέτουν σχόλια ή να επεξεργάζονται απευθείας το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Επιπλέον, μπορείτε εργαστείτε στα Έγγραφα Google εκτός σύνδεσης, κάτι που δεν είναι πάντα δυνατό με το Gmail. Και όπως έχουμε αγγίξει, χαρακτηριστικά όπως γραφήματα, πίνακες και ακόμη σχεδιάζοντας στα Έγγραφα Google σας βοηθά να εξατομικεύσετε το email σας και να διευκρινίσετε ορισμένα σημεία που μπορεί να είναι δύσκολο να εξηγηθούν σε κείμενο.

Κάντε τα Έγγραφα Google να λειτουργούν για εσάς

Για ένα δωρεάν εργαλείο, τα Έγγραφα Google έχουν πολλά να προσφέρουν. Ελπίζουμε ότι αυτός ο σύντομος οδηγός σας βοήθησε να κατανοήσετε λίγο καλύτερα το λογισμικό και επίσης να σας κίνησε την περιέργεια να εξερευνήσετε περαιτέρω.

Εάν γράφετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε τακτική βάση, και ειδικά εάν επικοινωνείτε κυρίως μέσω email στην καθημερινή σας εργασία, τα Έγγραφα Google μπορούν να λειτουργήσουν ως ένα ισχυρό εργαλείο.

Πώς να ρυθμίσετε έναν επαναλαμβανόμενο ανταποκριτή διακοπών στο Gmail

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα