Τι είναι το SOW (Δήλωση Εργασίας) στη Διαχείριση Έργων;

Τα έγγραφα δήλωσης εργασίας (SOW) είναι εξαιρετικά λεπτομερείς και δεσμευτικές συμβάσεις που καθορίζουν όλες τις λεπτομέρειες ενός έργου, συμπεριλαμβανομένων ιεραρχίες αναφορών, χρονοδιαγράμματα, προϋπολογισμοί, παραδοτέα, εξαρτήσεις, πόροι και άλλοι όροι και προϋποθέσεις που συμφωνούνται από όλους ενδιαφερόμενα μέρη. Είναι ένα πλήρες σχέδιο έργου που θέτει τις βάσεις για τη διαδικασία εργασίας του έργου από την αρχή μέχρι το τέλος.

Ένα έγγραφο SOW είναι επιτακτική ανάγκη για να ξεκινήσει η εργασία σε οποιοδήποτε έργο για αποτελεσματική διαχείριση έργου. Είναι ένα ξεκάθαρα γραμμένο σχέδιο διαχείρισης έργου που περιγράφει λεπτομερώς τις πιο ελάχιστες πτυχές του έργου για να φέρει όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη στην ίδια σελίδα.

Δήλωση Εργασίας στη Διαχείριση Έργων

Η διαχείριση ενός έργου ξεκινά με ένα καλά κατασκευασμένο έγγραφο SOW. Μια ολοκληρωμένη συμφωνία SOW καθορίζει κάθε πτυχή του έργου με σαφείς όρους σε όλα τα εμπλεκόμενα μέρη. Περιγράφει το εύρος της εργασίας, συμπεριλαμβανομένων των καθημερινών εργασιών, τις ημερομηνίες λήξης, τη διαδικασία διακυβέρνησης, τη διασφάλιση ποιότητας και παραδοτέα, μαζί με τις κατάλληλες εγκαταστάσεις, τους πόρους, τον εξοπλισμό, την εκπαίδευση και τον προϋπολογισμό που απαιτούνται για την πραγματοποίηση του έργου εφικτός.

Ένα επίσημο έγγραφο SOW είναι ιδιαίτερα χρήσιμο κατά την εργασία με εξωτερικούς πόρους ή την εξωτερική ανάθεση έργων σε προμηθευτές ή τρίτους. Χρησιμεύει ως νομικά δεσμευτική σύμβαση που τίθεται σε εφαρμογή σε περίπτωση διαφορών που προκύπτουν λόγω αδυναμίας παράδοσης, οικονομικών οφειλών, αποκλίσεων στο τελικό προϊόν που παραδόθηκε, χαμένων ημερομηνιών λήξης κ.λπ.

Πεδίο Εργασίας vs. Δήλωση Εργασίας

Το Πεδίο Εργασίας διασφαλίζει ότι όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη βρίσκονται στην ίδια σελίδα σχετικά με τα παραδοτέα του έργου. Ασχολείται με μια σύντομη επισκόπηση του έργου, τη λίστα των εργασιών, μια λεπτομερή περιγραφή του υπηρεσίες, μέλη ή ομάδες υπεύθυνες για εργασίες και υπηρεσίες, ημερομηνίες λήξης, αναμενόμενα αποτελέσματα και παραδοτέα.

Από την άλλη πλευρά, η Δήλωση Εργασίας περιλαμβάνει το Πεδίο Εργασίας καθώς και άλλες πτυχές της διαχείρισης έργου όπως κατανομή προϋπολογισμού, χρηματοδότηση, πόροι, παροχή εξοπλισμού, εκπαίδευση, επεξεργασία πληρωμών, διαχείριση απόδοσης και σύντομα.

Τι είναι μια συμφωνία SOW στην ανάπτυξη λογισμικού;

Ένα έγγραφο SOW (Δήλωση Εργασίας) είναι ιδιαίτερα χρήσιμο κατά τη διαχείριση έργων στην ανάπτυξη λογισμικού, καθώς ρυθμίζει την υπηρεσία συμφωνίες μεταξύ δύο ή περισσότερων ομάδων, μεταξύ προγραμματιστών και προμηθευτών ή μεταξύ εταιρειών πληροφορικής που συνεργάζονται για την κατασκευή ενός λογισμικού προϊόν. Αν και δεν έχει συνταχθεί ως νομικό έγγραφο, μπορεί να έχει νομικές επιπτώσεις όταν δεν τηρείται.

Ένα σαφώς γραμμένο πρότυπο SOW στη διαχείριση έργου ανάπτυξης λογισμικού περιλαμβάνει σαφείς περιγραφές για τα ακόλουθα κρίσιμα σημεία:

1. Πεδίο εφαρμογής του Έργου

Περιλαμβάνει μια εισαγωγή, μια σύντομη επισκόπηση και υποδείξεις σχετικά με τους λόγους και τους στόχους του έργου, τις διαδικασίες που εμπλέκονται, τον τελικό στόχο και τι θα χρειαζόταν για να φτάσετε εκεί.

2. Τοποθεσία του Έργου

Από πού θα εργάζονται οι προμηθευτές, οι εργολάβοι, οι διαχειριστές, οι προγραμματιστές και άλλοι ενδιαφερόμενοι; Γραφεία, απομακρυσμένες ή τοποθεσίες στο εξωτερικό;

3. Καθημερινή ροή εργασίας

Αυτή η ενότητα περιγράφει τη λίστα των εργασιών, τις ημερομηνίες λήξης των εργασιών, τις υπεύθυνες ομάδες και τα μέλη, τη δομή των αναφορών και τα αποτελέσματα των εργασιών.

4. Χρονοδιάγραμμα έργου ή Χρονοδιάγραμμα

Ημερομηνία έναρξης του έργου, ημερομηνίες λήξης εργασιών, σημαντικά ορόσημα και ημερομηνίες ολοκλήρωσης του έργου.

5. Παραδοτέα

Αυτή η ενότητα ορίζει τι θα παραδοθεί, πότε και πώς.

6. Διασφάλιση ποιότητας

Αυτή η ενότητα ασχολείται με τη δοκιμή ποιότητας, τους βρόχους ανάδρασης και άλλες τυπικές διαδικασίες για τη διατήρηση της ακεραιότητας των παραδοτέων.

7. Πόροι

Μια λίστα με όλες τις εγκαταστάσεις, εξοπλισμό, εξαρτήσεις, τεχνική τεχνογνωσία, εργαλεία για τη διαχείριση έργουκαι άλλους πόρους, όπως εκπαίδευση, αναβάθμιση δεξιοτήτων, κ.λπ., που απαιτούνται για τη διασφάλιση της επιτυχούς ολοκλήρωσης του έργου.

8. Οικονομικά

Αυτή η ενότητα ασχολείται με τον προϋπολογισμό που διατίθεται για το έργο, το χρονοδιάγραμμα πληρωμών, την αγορά υπηρεσιών και αγαθών, την τιμολόγηση και άλλες οικονομικές πτυχές του έργου.

9. Διάφορα

Πράγματα που δεν καλύπτονται στις παραπάνω οκτώ ενότητες, όπως έξοδα ταξιδιού, πληρωμή για βραχυπρόθεσμες εξωτερικές υπηρεσίες, ζητήματα ασφάλειας, ρήτρες εμπιστευτικότητας κ.λπ., καλύπτονται συνήθως σε ξεχωριστές επικεφαλίδες αφιερωμένες στο Θέματα.

10. Επιτυχία

Αυτή η ενότητα ασχολείται με το τι συνιστά την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου. Αναφέρει το πρότυπο των αποδεκτών παραδοτέων εντός του συμφωνηθέντος χρονοδιαγράμματος, με τον προϋπολογισμό που έχει διατεθεί, και κάθε άλλη πτυχή, επομένως δεν υπάρχει σύγχυση ή χάσμα επικοινωνίας μεταξύ του αναμενόμενου και του τι είναι παραδόθηκε.

11. Κλείσιμο

Η ενότητα κλεισίματος ασχολείται με τις διαδικασίες ολοκλήρωσης του έργου και παραθέτει όλα τα έγγραφα, τις εκδόσεις προϊόντων και άλλα σύνεργα για τη σύναψη της συνεργασίας.

Παραδείγματα προτύπων δήλωσης εργασίας

Ακολουθεί μια γρήγορη λίστα προτύπων με δυνατότητα λήψης για διαφορετικούς τύπους SOW.

• Πρότυπο δήλωσης εργασίας ανάπτυξης λογισμικού από Καλύτερες προτάσεις, δωρεάν για επεξεργασία και λήψη κατά την εγγραφή.
• Κυβερνητική Διοίκηση Γενικών Υπηρεσιών Πρότυπο SOW για εφαρμογές λογισμικού και υπηρεσίες που βασίζονται στο web σε PDF.
• Ένα βασικό πρότυπο SOW από PandaDoc, δωρεάν για επεξεργασία και λήψη κατά την εγγραφή.
• Τυπικό πρότυπο διαχείρισης έργου SOW σε μορφή MS Word από Έξυπνο φύλλο.
• Απλό πρότυπο SOW σε μορφή MS Word από Έξυπνο φύλλο.

Διαδικτυακές πύλες και εφαρμογές δημιουργίας εγγράφων SOW

Εάν ασχολείστε με την ανάπτυξη και τη διαχείριση έργων ή την κατασκευή προϊόντων και υπηρεσιών λογισμικού, θα χρειάζεστε συχνά έγγραφα SOW με σαφή σύνθεση. Αν και μπορείς εύκολα σχεδιάστε ένα έργο χρησιμοποιώντας εργαλεία όπως το Dropbox Paper, δεν σας βοηθά να γράψετε ένα λεπτομερές έγγραφο SOW. Αντί να γράφετε ένα από την αρχή για κάθε έργο, μπορείτε να βασιστείτε σε πύλες που βασίζονται στο web που ειδικεύονται στη δημιουργία εγγράφων προτάσεων, εγγράφων πεδίου εργασίας και συμφωνιών SOW.

Πιο γνωστές ως εφαρμογές ψηφιακών συμβάσεων, αυτές οι πύλες παρέχουν τα πάντα, από συμβόλαια έτοιμου λογισμικού και νομικά έγγραφα σε εργαλεία για τη διαχείριση ενός έργου, τη διαπραγμάτευση των όρων, την προσαρμογή των εγγράφων ανά απαιτήσεις έργου, και μετρήστε την πρόοδο του έργου ανάπτυξης λογισμικού σας. Ακολουθεί μια σύντομη λίστα τέτοιων ψηφιακών εφαρμογών που θα σας βοηθήσουν με τις συμφωνίες SOW σας.

• PandaDoc—Δημιουργήστε, εγκρίνετε, παρακολουθείτε και υπογράφετε ψηφιακά έγγραφα στο διαδίκτυο.
• DocuSign—Αυτοματοποιημένη δημιουργία συμφωνιών SOW, διαχείριση κύκλου ζωής συμβολαίων, διαπραγματεύσεις, αναλυτικά στοιχεία και ηλεκτρονικές υπογραφές.
• Ομόνοια—Υπογράψτε και διαχειριστείτε συμβάσεις με ευκολία, συμπεριλαμβανομένης της σύνταξης εγγράφων, εγκρίσεων, διαπραγματεύσεων, ηλεκτρονικών υπογραφών, αναζήτησης και αποθήκευσης και προθεσμιών και ευκολιών αναφοράς.
• Juro— Ενιαίο εργαλείο για τη δημιουργία, την έγκριση, την ηλεκτρονική υπογραφή και τη διαχείριση συμβάσεων.
• Εκτός νόμου—Διαχείριση ομαδικών συμβολαίων με έμφαση στην ευκολία χρήσης.

Αναβαθμίστε το παιχνίδι δήλωσης εργασίας

Είτε είστε ελεύθερος επαγγελματίας προγραμματιστής λογισμικού, μέλος μιας ομάδας προγραμματιστών ή εταιρεία λογισμικού που προσλαμβάνει προμηθευτές, είναι δεδομένο ότι αργά ή γρήγορα θα χρειαστεί να γράψετε ή να υπογράψετε ένα έγγραφο SOW.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα δωρεάν πρότυπα με δυνατότητα λήψης που αναφέρονται παραπάνω ή να αναθέσετε αυτήν τη διαδικασία σε υπηρεσίες λογισμικού που διευκολύνουν τη διαδικασία και παρέχουν επίσης δωρεάν πρότυπα Πεδίο εργασίας.

Τα καλύτερα πρότυπα εμβέλειας εργασίας που μπορείτε να κατεβάσετε δωρεάν

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα