Πώς να χρησιμοποιήσετε τον αποκλεισμό χρόνου για να περιορίσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα μηνύματα που αποσπούν την προσοχή

Η αποτελεσματική επικοινωνία είναι σημαντική στο χώρο εργασίας, αλλά μερικές φορές μπορεί να σας αποσπά την προσοχή όταν προσπαθείτε να εστιάσετε. Είναι εύκολο να σκεφτούμε ότι πρέπει να απαντάμε άμεσα σε κάθε email ή μήνυμα, η οποία μερικές φορές μετατρέπεται σε μια πλήρη συζήτηση για την οποία πραγματικά δεν έχετε χρόνο.

Σε αυτό το άρθρο, θα σας καθοδηγήσουμε πώς μπορείτε να αποκλείσετε την επικοινωνία σας για να σας βοηθήσουμε να παραμείνετε συγκεντρωμένοι στην εργασία που έχετε.

1. Χρόνος αποκλεισμού των εισερχομένων σας

Εάν κάνετε συνεχώς κλικ στα εισερχόμενά σας κάθε φορά που λαμβάνετε ένα email, δεν πρόκειται να κάνετε πολλά. Όχι μόνο αφαιρείτε χρόνο από την εργασία που έχετε για να διαβάσετε και πιθανώς να απαντήσετε στο email, αλλά σας παίρνει επίσης χρόνο για να εστιάσετε ξανά.

Μπορεί να θέλετε να δώσετε χρόνο για να μπλοκάρετε μια προσπάθεια.

Η ιδέα πίσω από το να μπλοκάρετε τα εισερχόμενά σας είναι να ελέγχετε μόνο τα email σας εντός των ειδικών χρονοθυρίδων κατά τη διάρκεια της ημέρας. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να εστιάσετε στην εργασία σας για μεγάλο χρονικό διάστημα με ελάχιστες διακοπές.

Ενώ εξακολουθείτε να θέλετε να ρίξετε μια ματιά στον αποστολέα και τη γραμμή θέματος στην ειδοποίηση για να μην χάσετε τίποτα σημαντικό, δεν αναλαμβάνετε δράση και μεταβαίνετε αμέσως στα εισερχόμενά σας. Το μυαλό σας παραμένει στη δουλειά που έχετε στη διάθεσή σας, επειδή γνωρίζετε ότι θα λάβετε το email αργότερα—εκτός, φυσικά, εάν είναι επείγον και πρέπει να του δώσετε την προσοχή σας.

Καθώς συνηθίζετε στη ρουτίνα να μην ανοίγετε και να απαντάτε αμέσως, οι πελάτες ή οι συνάδελφοί σας θα το συνηθίσουν επίσης. Στην πραγματικότητα, μπορεί ακόμη και να δώσετε καλύτερες απαντήσεις, καθώς η εστίασή σας θα είναι στην επικοινωνία και να μην βιαστείτε να επιστρέψετε στο αντικείμενο που εργάζεστε.

Ως πρόταση, μπορείτε να ξεκινήσετε κάθε επίσκεψη στα εισερχόμενά σας ελέγχοντας πρώτα τα παλαιότερα μηνύματα. Οτιδήποτε είναι σκουπίδια ή σκουπίδια, αντιμετωπίστε αμέσως. Εάν δεν απαιτεί απάντηση, γράψτε τυχόν στοιχεία ενέργειας και αρχειοθετήστε τα.

Εάν ο αποστολέας χρειάζεται μόνο μια γρήγορη απάντηση, μπορείτε επίσης να του απαντήσετε όσο βρίσκεστε εκεί, αλλά εάν χρειάζεται απάντηση που θα διαρκέσει περισσότερο από το χρόνο που έχετε αφιερώσει, επισημάνετε το email ή δημιουργήστε μια υπενθύμιση για να επιστρέψετε σε αυτό αργότερα. Ένας στόχος που πρέπει να έχετε κατά νου είναι να κρατήστε τα εισερχόμενά σας σε μηδενικά μη αναγνωσμένα μηνύματα και αποφύγετε να ασχολείστε με το ίδιο email δύο φορές.

Όταν μπλοκάρετε τα εισερχόμενά σας, θα πρέπει επίσης να λάβετε υπόψη το χρόνο και τη συχνότητα. Αυτό θα διαφέρει από άτομο σε άτομο με βάση τον όγκο των email του, τον ρόλο που έχει και το πρόγραμμά του.

2. Χρόνος που μπλοκάρει τα Εξερχόμενά σας

Για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρειάζονται μεγαλύτερη απάντηση ή για αυτά που πρέπει να στείλετε μόνοι σας, αποκλείστε το χρόνο για να το κάνετε αντί να ξοδεύετε ένα μεγάλο μέρος του παραγωγικού σας χρόνου στα εξερχόμενα σας. Χρειάζεται λίγη εξάσκηση, αλλά αν ναι ακριβείς στα email σας, θα αφιερώσετε λιγότερο χρόνο για να τα γράφετε επίσης.

Ξεκινήστε κάθε συνεδρία εξερχόμενων αντιμετωπίζοντας τα πιο σημαντικά μηνύματα και μόλις τελειώσει ο χρόνος, εστιάστε στις άλλες εργασίες σας. Ακριβώς επειδή μπορείτε να απαντήσετε σε κάποιον αμέσως δεν σημαίνει ότι πρέπει πάντα να το κάνετε. Φυσικά, υπάρχουν εξαιρέσεις, αλλά το να σπάσετε την εστίασή σας για να απαντήσετε σε μη επείγοντα μηνύματα αθροίζει.

Υπάρχει επίσης η εξέταση εάν το μήνυμα απαιτεί ακόμη και απάντηση. Είναι εύκολο να αισθάνεστε υποχρεωμένοι να απαντήσετε, αλλά εάν ο αποστολέας δεν σας ζητά πραγματικά τίποτα ή δεν απαιτεί τη συμβολή σας, ένα απλό ευχαριστώ μπορεί να κάνει το κόλπο ανάλογα με το ποιος το έστειλε.

Το αν απαντάτε ή όχι σε κάθε email που λαμβάνετε είναι θέμα εθιμοτυπίας στο χώρο εργασίας και της σχέσης σας με τον αποστολέα. Μερικοί άνθρωποι προτιμούν να μην λάβουν καμία απάντηση από το να ανοίξουν ένα ευχαριστήριο μήνυμα δύο λέξεων, άλλοι μπορεί να εκτιμήσουν τη σημείωση.

3. Θέτοντας τα μηνύματά σας στο Timeout

Τα μηνύματα δεν χρειάζονται τόσο χρόνο όσο τα email για να διαβάσουν και να απαντήσουν - ειδικά επειδή είναι πιο αποδεκτό να απαντάς με μια λέξη ή ένα στρατηγικό emoji ή ακόμα και gif. Ωστόσο, αθροίζονται.

Η τοποθέτηση του messenger σας σε ένα χρονοδιάγραμμα μπορεί να βοηθήσει στον περιορισμό των διακοπών. Ο χρόνος αποκλεισμού των μηνυμάτων σας είναι λίγο διαφορετικός από τα email σας, επειδή δεν είναι κάτι στο οποίο θα χρειαστεί πολύς χρόνος για να απαντήσετε. Αντίθετα, μπορεί να θέλετε να μπλοκάρετε το χρόνο για να εστιάσετε στις εργασίες σας και να αφήσετε τα εισερχόμενα μηνύματά σας να περιμένουν μέχρι να ολοκληρωθεί η περίοδος λειτουργίας.

Εάν χρησιμοποιείτε το Slack, θα μπορούσατε να δείξετε ότι επικεντρώνεστε χρησιμοποιώντας μια κατάσταση Slack αντί να αναβάλετε εάν θέλετε ακόμα να παρακολουθείτε τις ειδοποιήσεις. Ωστόσο, εάν καταλήξετε να χρησιμοποιήσετε την αναβολή, οι άλλοι μπορούν να στείλουν το μήνυμα ούτως ή άλλως ενημερώνοντάς σας ότι είναι επείγον.

Εάν στέλνετε μηνύματα στον συνάδελφό σας και διαπιστώσετε ότι μια συνομιλία καθυστερεί, μπορεί να θέλετε να προσκαλέσετε τον συνάδελφό σας να σας καλέσει για διευκρινίσεις, καθώς η ομιλία μέσω τηλεφώνου μπορεί να είναι πιο γρήγορη.

4. Καθορισμός ορίων για Ηλεκτρονικές Επικοινωνίες

Πρώτα και κύρια, δεν είναι η αγαπημένη υπενθύμιση όλων, αλλά θα παρατηρήσετε αύξηση παραγωγικότητα, εάν αποθηκεύσετε τον έλεγχο των προσωπικών σας μηνυμάτων μέχρι να κάνετε ένα διάλειμμα ή να κάνετε λίγο χρόνος αργίας.

Τόσο τα τηλέφωνα Apple όσο και Android διαθέτουν εξαιρετικά προσαρμόσιμες ρυθμίσεις εστίασης που μπορούν να σας βοηθήσουν σε αυτό, επιτρέποντάς σας να θέσετε σε σίγαση ορισμένες εφαρμογές όταν ενεργοποιείτε τη λειτουργία Μην ενοχλείτε. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να θέσετε σε σίγαση τις εφαρμογές και τα κείμενα που μπορεί να σας αποσπούν την προσοχή, αλλά να συνεχίσετε τις κλήσεις εάν κάποιος χρειαστεί να επικοινωνήσει μαζί σας.

Μπορείτε επίσης να βρείτε παρόμοιες ρυθμίσεις στον υπολογιστή σας. Για παράδειγμα, το Ειδοποιήσεις πάνελ στο iOS Επιλογές συστήματος σας επιτρέπει να προγραμματίζετε τη λειτουργία Μην ενοχλείτε και να ενεργοποιείτε και να απενεργοποιείτε τις εφαρμογές.

Φυσικά, ορισμένοι άνθρωποι και καταστάσεις θα απαιτήσουν την άμεση προσοχή σας, αλλά ορισμένα πράγματα μπορεί να περιμένουν μέχρι να λάβετε υπόψη σας τη συνεδρία παραγωγικότητας για να τα αντιμετωπίσετε. Αυτό θα διαφέρει από άτομο σε άτομο, αλλά προσπαθήστε να βρείτε το δικό σας σύνολο κανόνων σχετικά με το ποιος και τι θα επιτρέψετε να σπάσει την εστίασή σας.

Περιορίστε τους περισπασμούς σας

Με τον αριθμό των email και των ειδοποιήσεων που λαμβάνετε σε μια ημέρα, είναι εύκολο να αποσπαστείτε όταν προσπαθείτε να εστιάσετε. Εάν πιστεύετε ότι αυτό είναι κοινό, δοκιμάστε μία ή περισσότερες από αυτές τις συμβουλές για να δείτε τι λειτουργεί για εσάς.

Οι 4 καλύτερες συμβουλές για να μειώσετε την υπερφόρτωση email

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα