Τα 6 καλύτερα εργαλεία για να ξεπεραστούν οι συνήθεις σπατάλες χρόνου στο χώρο εργασίας

Μερικά περιστασιακά χτυπήματα κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας είναι αναπόφευκτα. Αλλά, εάν αυτοί οι περισπασμοί γίνουν σταθερές συνήθειες, μπορεί να βλάψουν την ποιότητα της εργασίας και την παραγωγικότητά σας.

Ενώ ορισμένοι δολοφόνοι παραγωγικότητας είναι εμφανείς, άλλοι μεταμφιέζονται ως απαραίτητα καθήκοντα. Αν δεν είστε προσεκτικοί, αυτοί οι σπατάλες χρόνου μπορούν εύκολα να εισέλθουν κρυφά στη μέρα σας και να χάνουν ώρες. Η αναγνώριση αυτών των δραστηριοτήτων και η χρήση κατάλληλων εργαλείων για την αντιμετώπισή τους μπορεί να σας βοηθήσει να ανακτήσετε τον έλεγχο του χρόνου σας.

1. Ακίδα για να μειώσετε την υπερφόρτωση email

Η ανάγνωση και η απάντηση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μία από εκείνες τις εργασιακές δραστηριότητες που μπορεί να φαίνονται αβλαβείς, αλλά μπορεί να σας καταναλώσει γρήγορα τον χρόνο εάν δεν διαχειριστείτε σωστά. Υπερφόρτωση email μπορεί να προκληθεί από διάφορους παράγοντες, όπως υπερχειλισμένα εισερχόμενα, έλλειψη οργάνωσης ή μη χρήση κατάλληλων εργαλείων εσωτερικής επικοινωνίας. Εάν αφεθεί ανεξέλεγκτη, η υπερφόρτωση email μπορεί επίσης να γίνει σημαντική πηγή άγχους και άγχους.

Enter Spike, ένα φιλικό προς τον χρήστη αλλά ισχυρό συνεργατικό εργαλείο email που μπορεί να σας βοηθήσει να αποκτήσετε ένα χειριστείτε τα υπερχειλισμένα εισερχόμενά σας και ενισχύστε την παραγωγικότητά σας. Για αρχή, το Spike σάς επιτρέπει να ενοποιείτε όλους τους λογαριασμούς email σας σε ένα μέρος, ώστε να μπορείτε να διαχειρίζεστε εύκολα όλα τα μηνύματά σας από τον ίδιο πίνακα ελέγχου. Παρέχει επίσης μια σειρά από λειτουργίες που θα σας βοηθήσουν να οργανώσετε και να ιεραρχήσετε τα email σας, όπως π.χ Εισερχόμενα προτεραιότητας, το οποίο διαχωρίζει σημαντικά μηνύματα από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν έχουν προτεραιότητα, επιτρέποντάς σας να εστιάσετε στην πιο σημαντική επικοινωνία σας.

Επιπλέον, έχετε τον πλήρη έλεγχο των ειδοποιήσεων μέσω email. Μπορείτε επίσης να αξιοποιήσετε τις λειτουργίες αναβολής και υπενθύμισης του Spike για να αφιερώσετε χρόνο για ανάγνωση και απάντηση σε email (ομαδική δραστηριότητα email σας), αντί να τα αφήσετε να σπαταλούν τις παραγωγικές σας ώρες ημέρα εργασίας.

Κατεβάστε: Ακίδα για Android|iOS | Windows | macOS (Δωρεάν, premium λογαριασμοί διαθέσιμοι)

Μια συλλογή των πιο συνηθισμένων σπαταλών χρόνου στο χώρο εργασίας δεν θα ήταν πλήρης χωρίς να αναφέρουμε τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Δύσκολα μπορεί να αντισταθεί κανείς στη γοητεία του να ελέγχεις το Facebook, το Twitter ή το TikTok, αλλά αυτές οι δραστηριότητες μπορούν γρήγορα να «χτυπήσουν» την εργάσιμη μέρα σου χωρίς να συνειδητοποιήσεις πόσο χρόνο έχεις χάσει.

Αν δυσκολεύεστε να παραμείνετε συγκεντρωμένοι στη δουλειά, το Unpluq είναι ένα εργαλείο που μπορεί να σας βοηθήσει να ξεπεράσετε τις εφαρμογές που σας αποσπούν την προσοχή, καθιστώντας σας πιο δύσκολο να τις χρησιμοποιήσετε. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να προσθέσετε την εφαρμογή που θέλετε να αποκλείσετε και να επιλέξετε το φράγμα απόσπασης της προσοχής σας, για παράδειγμα, σαρώνοντας έναν κωδικό QR, κουνώντας το τηλέφωνό σας για 5 δευτερόλεπτα ή πατώντας 7 κουμπιά. Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε τα επίπεδα δυσκολίας αυτών των φραγμών.

Το Unpluq θα μπλοκάρει όλες τις ειδοποιήσεις από την εφαρμογή και θα σας εμποδίσει να την ανοίξετε μέχρι να λήξει ο καθορισμένος χρόνος ή να εκτελέσετε συνειδητά το φράγμα απόσπασης της προσοχής. Ο στόχος είναι να σας βοηθήσει να κόψετε τη συνήθεια να περιηγείστε άσκοπα στις ροές των μέσων κοινωνικής δικτύωσης και αντ' αυτού να εστιάσετε στην εργασία σας.

Κατεβάστε: Αποσυνδέστε για Android (Δωρεάν, προσφορές κατά τις αγορές)

3. IFTTT για αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών

Όπως και η δραστηριότητά σας μέσω email, οι επαναλαμβανόμενες εργασίες μπορούν να γίνουν οι λύκοι με τα πρόβατα ρούχα της εργάσιμης σας ημέρας, να εισέλθουν κρυφά και να καταβροχθίσουν τον χρόνο σας χωρίς να το καταλάβετε. Η επανάληψη των ίδιων εργασιών μπορεί να είναι μια σημαντική πηγή χαμένου χρόνου και πλήξης στο χώρο εργασίας, ειδικά αν μπορείτε να αυτοματοποιήσετε αυτές τις διαδικασίες για να χρησιμοποιήσετε το χρόνο και τις δεξιότητές σας σε εργασίες υψηλής αξίας.

Το IFTTT είναι μια πλατφόρμα που σας επιτρέπει να συνδέσετε διαφορετικές εφαρμογές και συσκευές για να δημιουργήσετε «συνταγές» που αυτοματοποιούν τις εργασίες. Δεν χρειάζεται να είστε προγραμματιστής για να χρησιμοποιήσετε το IFTTT. το μόνο που χρειάζεστε είναι ένα βασική κατανόηση της δημιουργίας μιας συνταγής.

Για παράδειγμα, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να δημοσιεύετε αυτόματα καθημερινές υπενθυμίσεις στο κανάλι σας Slack ή προσθέστε ολοκληρωμένες εργασίες Asana σε ένα υπολογιστικό φύλλο Google, αντί να χρειάζεται να το κάνετε χειροκίνητα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μία από τις πολλές συνταγές που έχετε ήδη δημιουργήσει ή να δημιουργήσετε τη δική σας με βάση τις συγκεκριμένες ανάγκες σας.

Αυτό το εργαλείο αυτοματοποιεί αποτελεσματικά εγκόσμιες, επαναλαμβανόμενες εργασίες που διαφορετικά θα εξοικονομούσαν χρόνο και ενέργεια.

Κατεβάστε: IFTTT για Android | iOS (Δωρεάν, premium έκδοση διαθέσιμη)

4. Yac για να μειώσει το χρόνο που αφιερώνεται σε συναντήσεις

Οι συναντήσεις μπορεί να είναι ένα ουσιαστικό μέρος του χώρου εργασίας, αλλά μπορούν επίσης να γίνουν γρήγορα χάσιμο χρόνου εάν δεν τις διαχειρίζεστε σωστά. Οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι επηρεάζονται ιδιαίτερα από τις περιττές συναντήσεις, καθώς έχουν γίνει ένας συνηθισμένος τρόπος για τις ομάδες να παραμένουν ενήμερες.

Ένα από τα κύρια ζητήματα με τις συναντήσεις, ιδιαίτερα σε απομακρυσμένους χώρους εργασίας με ομάδες διάσπαρτες σε όλο τον κόσμο, είναι ότι απαιτούν από όλους τους συμμετέχοντες να είναι online και διαθέσιμοι ταυτόχρονα, κάτι που μπορεί να είναι δύσκολο να επιτευχθεί λόγω ζώνης ώρας διαφορές. Επιπλέον, η σύγχρονη επικοινωνία δεν είναι πάντα ο πιο παραγωγικός τρόπος εργασίας, καθώς μπορεί να οδηγήσει σε περισπασμούς και διακοπές.

Μπορείς να χρησιμοποιήσεις εργαλεία ασύγχρονης επικοινωνίας όπως ο Yac για να μειώσετε τον χρόνο που αφιερώνετε στις συναντήσεις. Το Yac είναι μια εφαρμογή συνομιλίας που σας επιτρέπει να ηχογραφείτε και να μοιράζεστε φωνητικά μηνύματα με την ομάδα σας.

Θέλετε να παρέχετε σχόλια για ένα σχέδιο ή να εξηγήσετε μια διαδικασία; Αντί να ξεκινήσετε άλλη μια συνάντηση Zoom, μπορείτε να ηχογραφήσετε ένα γρήγορο μήνυμα Yac και να αξιοποιήσετε τις δυνατότητές του για κοινή χρήση οθόνης για να σας βοηθήσει να δείξετε την άποψη σας.

Η αποστολή ενός φωνητικού μηνύματος είναι ταχύτερη από την πληκτρολόγηση και η ασύγχρονη φύση του σημαίνει ότι οι άνθρωποι μπορούν να το ακούσουν όποτε τους βολεύει, βοηθώντας σας να αποφύγετε περιττές συναντήσεις και εξοικονομώντας χρόνο.

Κατεβάστε: Yac για Android | iOS | Windows | macOS (Δωρεάν, premium έκδοση διαθέσιμη)

5. RecueTime για να αποφύγετε τις πολλαπλές εργασίες και να εντοπίσετε άλλους σπατάλες χρόνου

Το multitasking συχνά διαφημίζεται ως ενισχυτικό παραγωγικότητας, αλλά το έρευνα λέει μια διαφορετική ιστορία. Το multitasking μπορεί πραγματικά να οδηγήσει σε μειωμένη παραγωγικότητα λόγω γνωστικής υπερφόρτωσης. Επιπλέον, το multitasking μπορεί να είναι μια σημαντική πηγή περισπασμών, με αποτέλεσμα να χάσετε την εστίαση και να αφιερώσετε περισσότερο χρόνο σε εργασίες που δεν χρειάζεστε.

Το RecueTime είναι μια εφαρμογή παρακολούθησης χρόνου που μπορεί να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε πώς ξοδεύετε το χρόνο σας και να αποκλείσετε τους μεγαλύτερους περισπασμούς σας για να σας βοηθήσει master single-tasking. Εκτελείται στο παρασκήνιο των συσκευών σας για να παρακολουθείτε τις εφαρμογές και τους ιστότοπους που χρησιμοποιείτε περισσότερο, καθώς και πόσο χρόνο ξοδεύετε σε καθεμία από αυτές.

Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να σας βοηθήσουν να προσδιορίσετε ποιες εργασίες καταλαμβάνουν τον περισσότερο χρόνο και ποιες δραστηριότητες σας κάνουν να χάνετε την εστίαση. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις πληροφορίες για να εντοπίσετε και να εξαλείψετε άλλους σπατάλη χρόνου. Το RescueTime έχει επίσης ένα Εστίαση Εργασίας χαρακτηριστικό που σας δίνει τη δυνατότητα να συγκεντρωθείτε στην εργασία σας για μια καθορισμένη περίοδο.

Κατεβάστε: RecueTime για Android | iOS | Windows | macOS (Δωρεάν δοκιμή, έκδοση premium διαθέσιμη)

6. Ακουστικά ANC για μείωση του θορύβου φόντου

Η εύρεση ενός ήσυχου χώρου για να εστιάσετε στην εργασία σας στα σημερινά ανοιχτά γραφεία μπορεί να είναι πρόκληση. Οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι μπορεί επίσης να αντιμετωπίζουν τον θόρυβο από κατοικίδια, παιδιά ή άλλους ανθρώπους γύρω τους. Ο θόρυβος του παρασκηνίου μπορεί να αποσπάσει σημαντικά την προσοχή που σας εμποδίζει να μπείτε στη ζώνη.

Τα ακουστικά ANC (ενεργή ακύρωση θορύβου) μπορούν να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να μειώσετε το θόρυβο του περιβάλλοντος και να βελτιώσετε την εστίασή σας. Ακυρώνοντας τον ήχο από το περιβάλλον σας, τα ακουστικά ANC δημιουργούν έναν χώρο εργασίας χωρίς θόρυβο, επιτρέποντάς σας να παραμένετε συγκεντρωμένοι στην εργασία που εκτελείτε.

Ανακτήστε τον έλεγχο του χρόνου σας για να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας

Το να βάζετε τον εαυτό σας σε μια ισχυρή θέση που σας επιτρέπει να κάνετε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο είναι το κλειδί της επιτυχίας σε οποιονδήποτε τομέα. Για να ανακτήσετε τον έλεγχο του χρόνου σας και να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας, πρέπει να είστε προνοητικοί στην αναγνώριση των συνηθισμένων σπατάλης χρόνου στο χώρο εργασίας και στην εύρεση εργαλείων και στρατηγικών για την εξάλειψή τους. Τα εργαλεία που αναφέραμε σε αυτό το άρθρο μπορούν να σας βοηθήσουν να κάνετε ακριβώς αυτό.

Πώς να αποφύγετε την υπερβολική χρήση των εργαλείων επικοινωνίας και συνεργασίας

Νιώθετε ποτέ συγκλονισμένοι από τον τεράστιο αριθμό εργαλείων συνεργασίας που έχετε στη διάθεσή σας; Δείτε πώς μπορείτε να το αποφύγετε.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα