4 Συμβουλές παραγωγικότητας για τον έλεγχο των εισερχομένων σας

Όλοι έχουμε πάει εκεί. Είστε συγκεντρωμένοι στην εργασία που έχετε στο χέρι όταν λαμβάνετε ένα email από έναν συνάδελφο που απομακρύνει την εστίασή σας από την εργασία που έχετε στο χέρι. Περίεργος, κάνετε κλικ σε αυτό για να δείτε πώς μπορείτε να βοηθήσετε, αλλά στην πραγματικότητα δεν είναι κάτι που χρειάζεται άμεση απάντηση.

Ωστόσο, μπορεί να αναρωτιέστε αν πρέπει να επιστρέψετε σε αυτά τώρα ή να προσπαθήσετε να επανακτήσετε την εστίασή σας — κάτι που μπορεί να είναι ιδιαίτερα δύσκολο όταν εμφανίζεται συχνά κατά τη διάρκεια της ημέρας σας.

Σε αυτό το άρθρο, θα σας παρουσιάσουμε μερικές συμβουλές που μπορούν να σας βοηθήσουν να παραμείνετε παραγωγικοί όταν ελέγχετε τα email σας.

1. Περιορίστε τον αριθμό των φορών που ελέγχετε τα εισερχόμενά σας καθημερινά

Εάν κάνετε κλικ στα εισερχόμενά σας κάθε φορά που λαμβάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου —ή το περιμένετε—, διαρκώς σπάτε την εστίασή σας. Θέλετε επίσης να λάβετε υπόψη τον χρόνο που χρειάζεται για να επιστρέψετε στην εργασία σας μετά τη διακοπή, ειδικά εάν απαντάτε σε κάθε email αμέσως.

Αν και μπορεί να αισθάνεστε απασχολημένοι, αυτό το πέρα ​​δώθε μπορεί να μην είναι ο πιο παραγωγικός τρόπος για να εργαστείτε. Θέλετε να ελέγξετε το δικό σας inbox με σκοπό να αδειάσετε τη λίστα των email σας.

Εκτός αν η δουλειά σας απαιτεί πραγματικά άμεση απάντηση σε όλα τα email, προσπαθήστε να περιορίσετε τον αριθμό των φορών που ελέγχετε τα εισερχόμενά σας καθημερινά. Ως πρόταση, μπορεί να θέλετε να ελέγχετε και να δίνετε προτεραιότητα στα email σας δύο με τρεις φορές την ημέρα—μία φορά όταν φτάσετε στη δουλειά, μία μετά το μεσημεριανό σας διάλειμμα και ίσως μία ώρα πριν τελειώσετε την ημέρα.

Ωστόσο, είναι καλύτερο να δημιουργήσετε μια ρουτίνα που να ταιριάζει με το πρόγραμμά σας και με αυτούς με τους οποίους εργάζεστε. Αν και μπορείτε να δώσετε άμεσες απαντήσεις, αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει πάντα να το κάνετε, ειδικά αν επικεντρώνεστε σε μια σημαντική εργασία ή προθεσμία.

Φυσικά, θα έχετε ανθρώπους στους οποίους πρέπει να επιστρέψετε σύντομα, είτε πρόκειται για το αφεντικό σας, είτε για πελάτη, είτε για συνάδελφο προτεραιότητας. Όταν ελέγχετε τα εισερχόμενά σας, θέστε την απάντησή σας σε αυτά ως προτεραιότητα. Μπορείτε επίσης να ενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις για το πότε αυτό το άτομο σας στέλνει email μην ενοχλείτε—ή απλώς να προσαρμόσετε τον αριθμό των φορών που ελέγχει τα εισερχόμενά σας για νέα μηνύματα.

Εξαρτάται από εσάς εάν θέλετε να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις ειδοποιήσεών σας για να θέσετε σε σίγαση ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εντελώς. Ωστόσο, για να αποφύγετε να χάσετε κάτι πολύ σημαντικό, μπορεί απλώς να θέλετε να ρίξετε μια ματιά στον παραλήπτη και τη γραμμή θέματος στην ειδοποίηση και να επιστρέψετε γρήγορα σε τροχιά αν μπορεί να περιμένει.

2. Αποφύγετε να ασχολείστε με το ίδιο email δύο φορές

Έχετε ανοίξει και διαβάσει ποτέ το ίδιο email πολλές φορές για να ανανεωθείτε πριν προβείτε σε κάποια ενέργεια; Αυτό μπορεί να είναι χάσιμο του χρόνου και της εστίασής σας.

Μπορείτε να το αποτρέψετε αναλαμβάνοντας δράση κάθε φορά που ανοίγετε ένα. Αποφασίστε εάν χρειάζεται απάντηση, μπορείτε να το αρχειοθετήσετε ή να το αρχειοθετήσετε ή αν είναι ανεπιθύμητο ή κάτι που μπορείτε απλά να διαγράψετε.

Αν αποφασίσετε να απαντήσετε σε αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να συμβεί αμέσως, αλλά προσθέστε μια σημαία ή κάποιο είδος υπενθύμισης, ώστε να ξέρετε να το κάνετε την επόμενη φορά που θα αντιμετωπίσετε τα email σας.

Τα εισερχόμενά σας μπορεί επίσης να έχουν μια δυνατότητα για υπενθυμίσεις email. Για παράδειγμα, το Spark σάς επιτρέπει να αναβάλλετε μηνύματα για ένα χρονικό διάστημα και θα σας τα υπενθυμίζει σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία και ώρα. Σας επιτρέπει επίσης να ορίσετε μια υπενθύμιση για την παρακολούθηση ενός σταλμένου email εάν δεν έχετε λάβει ακόμη απάντηση από τον παραλήπτη.

Οτιδήποτε στα εισερχόμενά σας δεν απαιτεί απάντηση, αρχειοθέτηση, ανεπιθύμητη ενέργεια ή σκουπίδια αμέσως—οι περισσότεροι πάροχοι email το κάνουν πολύ εύκολο, επομένως είναι καλύτερο να το κάνετε και να το ολοκληρώσετε.

Βοηθά επίσης να βρείτε ορισμένους κανόνες για τον εαυτό σας με βάση τον όγκο των email που λαμβάνετε. Για παράδειγμα, ποιος είναι προτεραιότητα και ο χρόνος απάντησής σας. Άλλοι θα το συνηθίσουν επίσης και θα καταλάβουν ότι θα τους δώσετε μεγάλη ανταπόκριση, όχι αμέσως.

Εάν διαπιστώσετε ότι υπάρχει ένα email που έχετε αναβάλει, χρησιμοποιήστε το τρώτε τη μέθοδο του βάτραχου για να το πετύχεις.

3. Καταργήστε την εγγραφή σας από άχρηστα ενημερωτικά δελτία και μηνύματα μάρκετινγκ

Είναι πιθανό να λαμβάνετε αρκετές ειδοποιήσεις μέσα στην ημέρα χωρίς τον πρόσθετο θόρυβο των ενημερωτικών δελτίων και των email μάρκετινγκ. Είναι εύκολο να το αφήσετε να γλιστρήσει και να τα αφήσετε να συσσωρευτούν στα εισερχόμενά σας επειδή είστε απασχολημένοι.

Ωστόσο, το κοσκίνισμα τους είναι ένα άλλο έργο που θα αφαιρέσει την εστίαση και την παραγωγικότητά σας. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν ο αποστολέας έγραψε το email αρκετά καλά ώστε να κάνετε κλικ και να το διαβάσετε χωρίς να ξέρετε πραγματικά γιατί το κάνετε.

Εκτός και αν πρόκειται για κάτι για το οποίο θα προβείτε πραγματικά σε ενέργειες, όπως να διαβάσετε το περιεχόμενο του δημιουργού ή να επωφεληθείτε από τις πωλήσεις της εταιρείας, καταργήστε την εγγραφή σας. Εξοικονομήστε χρόνο και ενέργεια που θα αφιερώνατε σε αυτά τα email και βάλτε τα σε κάτι πιο ουσιαστικό ή χαλαρωτικό.

Εάν έχετε ενημερωτικά δελτία και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μάρκετινγκ που θέλετε να διαβάζετε, ίσως θέλετε να δοκιμάσετε έναν πάροχο email όπως το Spark που προσφέρει Smart Inbox.

Η λειτουργία Smart Inbox διαχωρίζει τα ενημερωτικά δελτία και τα μηνύματα από τις υπηρεσίες από τα προσωπικά email. Επίσης, απενεργοποιεί τις ειδοποιήσεις από αγνώστους και τα αυτοματοποιημένα μηνύματα.

4. Αποκλεισμός ανεπιθύμητων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου—Διευθύνσεις και Τομείς

Όταν πρόκειται για φιλτράρισμα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, ορισμένοι πάροχοι email κάνουν καλύτερη δουλειά από άλλους. Ακόμη και μια δημοφιλής επιλογή όπως το Outlook δεν είναι τέλεια, επιτρέποντας τη διέλευση ορισμένων ανεπιθύμητων μηνυμάτων.

Ωστόσο, εάν κάποιος σας στέλνει ανεπιθύμητα μηνύματα, μπορείτε να αποκλείσετε τη διεύθυνση email του. Μπορεί επίσης να μπορείτε να αποκλείσετε ολόκληρο τον τομέα, εάν διαπιστώσετε ότι λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από διαφορετικά ονόματα χρήστη, αλλά την ίδια διεύθυνση ιστού.

Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook, μπορείτε να βρείτε αυτήν τη δυνατότητα στο Ανεπιθύμητη αλληλογραφία τμήμα του Ταχυδρομείο στην καρτέλα Ρυθμίσεις και Προβολή όλων των ρυθμίσεων του Outlook. Το Gmail είναι ένας άλλος πάροχος που σας επιτρέπει μπλοκάρετε εύκολα διευθύνσεις email και εταιρείες.

Εάν χρησιμοποιείτε άλλο πάροχο email, ελέγξτε για αυτήν τη δυνατότητα κάνοντας αναζήτηση αποκλεισμός τομέα email και το όνομα του παρόχου που χρησιμοποιείτε.

Λάβετε υπόψη ότι είναι καλύτερο να μην κάνετε κλικ στην κατάργηση εγγραφής σε ένα ανεπιθύμητο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθώς θα μπορούσε να σας μεταφέρει σε έναν περίπλοκο ιστότοπο που θέλει να λάβει τα προσωπικά σας στοιχεία. Στην πραγματικότητα, αποφύγετε καθόλου την αλληλεπίδραση μαζί τους, εκτός εάν το επισημάνετε ως ανεπιθύμητο ή το διαγράφετε.

Ενισχύστε την παραγωγικότητά σας περιορίζοντας τα email

Το email είναι ένα χρήσιμο εργαλείο στην επικοινωνία. Ωστόσο, μπορεί επίσης να αποσπά την προσοχή όταν δεν δίνουμε ιδιαίτερη προσοχή.

Αν διαπιστώσετε ότι ξοδεύετε πολύ χρόνο στα εισερχόμενά σας, γιατί να μην δοκιμάσετε μία ή περισσότερες από αυτές τις συμβουλές για να δείτε αν βοηθάει;

Πώς να πάρετε τον έλεγχο των εισερχομένων του email σας και να παραμείνετε παραγωγικοί

Ο συνεχής έλεγχος των email σας μπορεί να πάρει πολύ χρόνο. Αυτές οι συμβουλές θα σας βοηθήσουν να ελέγξετε τα εισερχόμενά σας και να κάνετε περισσότερα.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα