Πώς να ορίσετε την κατάσταση εκτός γραφείου στο Microsoft Teams

Σχεδιάζετε να κάνετε μεγάλες διακοπές από τη δουλειά σας και ανησυχείτε μήπως αφήσετε τους συναδέλφους και τους πελάτες σας ξεκρέμαστους; Ή μήπως θα λείψετε μόνο για λίγο, αλλά φοβάστε ότι οι φίλοι σας στο γραφείο πιστεύουν ότι τους παρατάτε; Λοιπόν, εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Teams ως κύριο κανάλι επικοινωνίας, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε πια για αυτό.

Με το Microsoft Teams, μπορείτε να ορίσετε μια κατάσταση "Εκτός γραφείου" που ενημερώνει τους άλλους ότι δεν είστε διαθέσιμοι να μιλήσετε και τους ενημερώνει για την απουσία σας. Ακολουθούν διάφοροι τρόποι για να ορίσετε αυτήν την κατάσταση στο Microsoft Teams σας.

Ορισμός κατάστασης εκτός γραφείου στο Microsoft Teams

Εάν δεν εργάζεστε μια συγκεκριμένη ημέρα ή πηγαίνετε διακοπές, μπορείτε να ρυθμίσετε μια κατάσταση "Εκτός γραφείου" στον λογαριασμό σας στο Microsoft Teams. Έτσι, όταν ένας από τους συμπαίκτες σας σας στείλει ένα μήνυμα, θα λάβει μια αυτοματοποιημένη απάντηση, ώστε να γνωρίζει ότι δεν είστε διαθέσιμοι.

Υπάρχουν δύο τρόποι με τους οποίους μπορείτε να ορίσετε αυτήν την κατάσταση στο Microsoft Teams: μέσω της φωτογραφίας προφίλ σας και των ρυθμίσεων. Δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε αυτό:

Σημείωση: Αυτό λειτουργεί τόσο για Windows όσο και για macOS, καθώς η εφαρμογή Microsoft Teams έχει την ίδια διεπαφή χρήστη και για τα δύο.

Σχετιζομαι με: Microsoft Teams vs. Slack: Οι καλύτερες δωρεάν εφαρμογές Messenger στο Workplace

Μέσω του προφίλ σας στο Microsoft Teams

1. Στον υπολογιστή σας, ανοίξτε το Microsoft Teams.
2. Εάν είστε μέλος διαφόρων ομάδων, επιλέξτε τον οργανισμό ή την ομάδα που θέλετε να επεξεργαστείτε την κατάστασή σας. Διαφορετικά, παραλείψτε αυτό το βήμα.
3. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στη φωτογραφία του προφίλ σας που βρίσκεται στην επάνω δεξιά πλευρά της οθόνης σας.
4. Κάντε κλικ Ορισμός μηνύματος κατάστασης.
5. Στο κάτω μέρος του αναδυόμενου παραθύρου, κάντε κλικ στο Πρόγραμμα εκτός γραφείου κουμπί. Αυτό θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο.
6. Από το παράθυρο εκτός γραφείου, ενεργοποιήστε το Ενεργοποιήστε τις αυτόματες απαντήσεις επιλογή.
7. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το μήνυμά σας εκτός γραφείου στο πλαίσιο κειμένου κάτω από το διακόπτη. Όποιο μήνυμα βάλετε εδώ θα σταλεί σε άτομα που προσπαθούν να επικοινωνήσουν μαζί σας στο Teams ή να ελέγξουν το προφίλ σας. Αυτό θα σταλεί επίσης ως αυτόματη απάντηση στο Outlook σας, οπότε φροντίστε να είστε συγκεκριμένοι μέχρι πότε θα είστε εκτός γραφείου. Θα μπορούσατε επίσης να πληκτρολογήσετε εδώ όταν επιστρέψετε στη δουλειά.
8. Αφού προσθέσετε το μήνυμα εκτός γραφείου, έχετε την επιλογή να ενεργοποιήσετε την αυτόματη αποστολή απαντήσεων σε άτομα που βρίσκονται εκτός του οργανισμού σας. Εάν συναλλάσσεστε με πελάτες ή άτομα εκτός της εταιρείας σας, θα πρέπει να ενεργοποιήσετε αυτήν την επιλογή.
9. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να κάνετε κλικ στο πλαίσιο δίπλα Αποστολή απαντήσεων εκτός του οργανισμού μου. Εάν θέλετε να στείλετε την ειδοποίησή σας εκτός γραφείου μόνο σε άτομα στην επαφή σας, επιλέξτε το πλαίσιο για Μόνο στις επαφές σας. Εάν προτιμάτε να το στείλετε σε όλους, επιλέξτε Όλοι οι εξωτερικοί αποστολείς.
10. Στη συνέχεια, ορίστε το μήνυμα που θέλετε για τους εξωτερικούς συναδέλφους σας. Πληκτρολογήστε την απάντηση στο παρεχόμενο πλαίσιο διαλόγου ή μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε το μήνυμα που βάλατε στην κατάσταση των ομάδων σας.
11. Πρέπει επίσης να προγραμματίσετε πότε ο λογαριασμός των ομάδων σας θα στέλνει αυτόματες απαντήσεις. Κάντε κλικ στο πλαίσιο δίπλα Αποστολή απαντήσεων μόνο κατά τη διάρκεια μιας χρονικής περιόδου επιλογή για να το ενεργοποιήσετε.
12. Τέλος, κάντε κλικ Αποθηκεύσετε.

Σχετιζομαι με: Πώς να συμμετάσχετε σε μια συνάντηση ομάδων της Microsoft σε smartphone ή επιτραπέζιο υπολογιστή

Μέσω των ρυθμίσεων του Microsoft Teams

1. Ανοίξτε την εφαρμογή Microsoft Teams στον υπολογιστή σας.
2. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο τρεις τελείες μενού δίπλα στη φωτογραφία του προφίλ σας.
3. Από τις επιλογές, επιλέξτε Ρυθμίσεις.
4. Στη δεξιά πλευρά πλοήγησης, κάντε κλικ Γενικός. Στη συνέχεια, μετακινηθείτε προς τα κάτω στο κάτω μέρος της σελίδας Γενικά και κάντε κλικ Πρόγραμμα. Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο εκτός γραφείου.
5. Ακολουθήστε τα βήματα 6 έως 12 της προηγούμενης εντολής για να ορίσετε την κατάσταση εκτός γραφείου.

Πώς να ρυθμίσετε την κατάσταση εκτός γραφείου στην εφαρμογή Microsoft Teams για κινητά

Δυστυχώς, δεν υπάρχει τρόπος να ορίσετε μια αυτόματη απάντηση εκτός γραφείου στην εφαρμογή Microsoft Teams για κινητά. Ωστόσο, μπορείτε ακόμα να αλλάξετε την κατάστασή σας στην εφαρμογή και να την διαγράψετε μετά από μια συγκεκριμένη περίοδο. Αυτό είναι τέλειο εάν θα λείπετε από τον λογαριασμό σας μόνο για λίγες ώρες ή αν είστε απασχολημένοι με συσκέψεις.

Δείτε πώς μπορείτε να αλλάξετε την κατάστασή σας:

Σημείωση: Η εφαρμογή έχει την ίδια διεπαφή χρήστη ανεξάρτητα από το λειτουργικό σύστημα για κινητά, επομένως οι παρακάτω οδηγίες θα ισχύουν και για τα δύο.

1. Ανοίξτε την εφαρμογή Microsoft Teams στο τηλέφωνό σας Android ή iOS.
2. Πατήστε τη φωτογραφία του προφίλ σας που βρίσκεται στο επάνω αριστερό μέρος της οθόνης. Στη συνέχεια, πατήστε Ορισμός μηνύματος κατάστασης.
3. Προσθέστε το μήνυμα κατάστασής σας στο πλαίσιο κειμένου που παρέχεται. Εάν θέλετε να εμφανίζεται το μήνυμα κατάστασής σας όταν κάποιοι σας στέλνουν μήνυμα ή σας αναφέρουν, ενεργοποιήστε το Εμφάνιση όταν μου στέλνουν μηνύματα επιλογή. Στη συνέχεια, ορίστε ένα χρονόμετρο για το πόσο καιρό θα έχετε αυτό το μήνυμα κατάστασης. Μετά την επιλεγμένη περίοδο, το μήνυμα κατάστασής σας θα διαγραφεί αυτόματα.
4. Τέλος, πατήστε Ολοκληρώθηκε. Τώρα, οι επαφές σας θα βλέπουν το μήνυμα κατάστασής σας κάθε φορά που σας στέλνουν μήνυμα στο Teams.

Σχετιζομαι με: Πώς να φιλοξενήσετε μια συνάντηση ομάδων της Microsoft σε επιτραπέζιους υπολογιστές ή κινητά

Πώς να επεξεργαστείτε την κατάσταση εκτός γραφείου στο Microsoft Outlook

Η ρύθμιση της κατάστασης εκτός γραφείου στο Microsoft Teams ενεργοποιεί αυτόματα την ίδια ρύθμιση στο δικό σας Λογαριασμός email του Outlook. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Outlook για να επεξεργαστείτε την αυτόματη απάντησή σας και οι αλλαγές θα αντικατοπτρίζονται επίσης στον λογαριασμό της ομάδας σας. Δείτε πώς μπορείτε να επεξεργαστείτε την κατάστασή σας μέσω του λογαριασμού σας στο Outlook:

1. Ανοίξτε την εφαρμογή Microsoft Outlook στον υπολογιστή σας.
2. Στη συνέχεια, κάντε κλικ Αρχείο βρίσκεται στο επάνω μενού.
3. Στη συνέχεια, πατήστε το Αυτόματες απαντήσεις κουμπί.
4. Από αυτό το παράθυρο, θα δείτε το ακριβές μήνυμα που έχετε ορίσει στον λογαριασμό σας στο Teams.
5. Τέλος, επεξεργαστείτε το μήνυμά σας εκτός γραφείου και κάντε κλικ Εντάξει για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας. Οι αλλαγές που κάνετε εδώ θα εμφανίζονται επίσης στον λογαριασμό της Ομάδας σας.

Πώς να διαγράψετε την κατάσταση εκτός γραφείου στο Microsoft Teams

Εάν θέλετε να επιστρέψετε στην κανονική σας κατάσταση και να απενεργοποιήσετε τις αυτόματες απαντήσεις σας, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Μεταβείτε στις ρυθμίσεις εκτός γραφείου πατώντας στη συνέχεια τη φωτογραφία προφίλ σας Ορισμός μηνύματος κατάστασης > Πρόγραμμα εκτός γραφείου ή μέσω των Ρυθμίσεων κάνοντας κλικ Ρυθμίσεις > Γενικός > Εκτός γραφείου.
2. Στη συνέχεια, απενεργοποιήστε την εναλλαγή δίπλα στο Ενεργοποιήστε τις αυτόματες απαντήσεις επιλογή και πατήστε Αποθηκεύσετε.

Σχετιζομαι με: Οι καλύτεροι τρόποι για να διαχειριστείτε την ομάδα σας στο Microsoft Teams

Διακοπές χωρίς άγχος με το Microsoft Teams

Με τη ρύθμιση Microsoft Teams Out of Office, μπορείτε να έχετε ήρεμες διακοπές από τη δουλειά. Χάρη στην επιλογή αυτόματης απάντησης, δεν χρειάζεται επίσης να ανησυχείτε μήπως οι συμπαίκτες ή οι πελάτες αναρωτιούνται γιατί δεν απαντάτε στα μηνύματά τους. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε πραγματικά να αποσύρετε το μυαλό σας από τη δουλειά σας και να απολαύσετε τις διακοπές που σας αξίζουν.

Πώς να γράψετε μια επαγγελματική απάντηση μέσω email εκτός γραφείου

Θέλετε να γράψετε μια επαγγελματική απάντηση μέσω email εκτός γραφείου που να ακούγεται επαγγελματική και να κάνει ξεκάθαρη την άποψή σας; Δείτε πώς να το κάνετε.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα