Πώς να διαχειριστείτε τα εισερχόμενά σας στο Gmail χρησιμοποιώντας το Google Tasks

Το Gmail σας ενδέχεται να ταιριάζει ήδη με το τυπικό σύστημα που έχετε υιοθετήσει, αλλά ο συγχρονισμός του με την Εργασία Google το μεταφέρει στο επόμενο επίπεδο.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις Εργασίες Google στο Gmail για να δώσετε προτεραιότητα σε μηνύματα που μπορούν να ενεργοποιηθούν σε συγκεκριμένες λίστες. Μάθετε πώς μπορείτε να μετατρέψετε τα email σας σε εργασίες και να δημιουργήσετε λίστες υποχρεώσεων ακριβώς μέσα στα εισερχόμενά σας.

Τι είναι το Google Tasks;

Το Google Tasks είναι μια εφαρμογή που ενσωματώνεται στα περισσότερα από τα προϊόντα Gsuite. Έρχεται επίσης ως αυτόνομη εφαρμογή που μπορείτε να κατεβάσετε στο τηλέφωνό σας. Σας βοηθά να δημιουργήσετε μια λίστα υποχρεώσεων επιτρέποντάς σας να προσθέσετε και να διαχειριστείτε εργασίες χωρίς να αφήσετε τα εισερχόμενά σας.

Η εφαρμογή διευκολύνει την καταγραφή καθημερινών εργασιών, όπως καθαρισμός σπιτιού ή ψώνια. Ωστόσο, διευκολύνει επίσης την ενσωμάτωση των email σας ως εργασίες. Μπορείτε να διαχωρίσετε μηνύματα υψηλής προτεραιότητας και χαμηλής προτεραιότητας χωρίς αρχειοθέτηση ή διαγραφή τους.

Επιπλέον, η χρήση των εργασιών σάς βοηθά να διαχειρίζεστε όλα τα στοιχεία που μπορείτε να ενεργοποιήσετε από μια κεντρική τοποθεσία αντί να μεταβείτε μεταξύ του Ημερολογίου Google, του Gmail, των Εγγράφων Google και των Φύλλων Google.

Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε δωρεάν και είναι ήδη μέρος των εισερχομένων σας στο Gmail. Είναι ένα βασική δυνατότητα του Gmail να αυξήσει την παραγωγικότητα.

Πώς να προσθέσετε εργασίες στο Gmail

Μόλις συνδεθείτε στο λογαριασμό σας στο Gmail, θα δείτε μια πλευρική γραμμή στη δεξιά πλευρά, συμπεριλαμβανομένου ενός εικονιδίου για το Google Tasks. Κάντε κλικ σε αυτό το εικονίδιο για να ανοίξετε την εφαρμογή.

Προσθέστε μια νέα εργασία στο Gmail

1. Κάντε κλικ Προσθέστε μια εργασία.
2. Εισαγάγετε ένα τίτλος και κάντε κλικ εισαγω.
3. Κάντε κλικ στο Εικονίδιο μολυβιού.
4. Συμπληρώστε μια περιγραφή, προσθέστε μια ημερομηνία και ώρα ή προσθέστε δευτερεύουσες εργασίες.
5. Κάντε κλικ στο πίσω βέλος.

Όταν προσθέτετε αρχικά την εργασία σας, θα σας ζητηθεί μόνο να συμπληρώσετε τον τίτλο, αλλά εάν θέλετε περισσότερες πληροφορίες να προστεθούν στην εργασία, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το μολύβι.

Αυτό θα σας επιτρέψει να προσθέσετε μια περιγραφή για την εργασία σας, να προσθέσετε μια συγκεκριμένη ημερομηνία και ώρα και να προσθέσετε δευτερεύουσες εργασίες.

Η προσθήκη ημερομηνίας και ώρας θα συγχρονίσει αυτόματα την εργασία σας με το Ημερολόγιο Google και θα δημιουργήσει ένα συμβάν για την εργασία.

Αυτό μπορεί να λειτουργήσει καλά με την πλήρη λίστα του Ενσωματώσεις Gsuite από την Google. Η προσθήκη δευτερεύουσας εργασίας θα δημιουργήσει περισσότερες εργασίες κάτω από την αρχική σας εργασία. Σε περίπτωση που έχετε ένα μεγαλύτερο έργο, θα πρέπει να το χωρίσετε σε μικρότερα κομμάτια.

Προσθέστε ένα email στο Google Tasks

1. Ανοιξε Εργασίες Google.
2. Κάντε κλικ και σύρετε το email στο Tasks.

Το email σας προστίθεται αυτόματα στο Tasks αφού το σύρετε στη σωστή περιοχή. Μπορείτε ακόμα να επεξεργαστείτε την εργασία με τις ίδιες επιλογές που είχατε στο παρελθόν, εκτός από αυτήν τη φορά, η Google έχει προσθέσει έναν σύνδεσμο στο email της εργασίας σας.

Όταν κάνετε κλικ στο σύνδεσμο email, θα ανοίξει αυτό το email μέσα στα εισερχόμενά σας. Αυτό διευκολύνει την προβολή των λεπτομερειών του email χωρίς να χρειάζεται να το αναζητήσετε στα εισερχόμενά σας.

Διαχείριση των εργασιών σας Google

Αποκτήστε την πλήρη εμπειρία από το Google Tasks αναδιατάσσοντας τη σειρά εργασιών, μετονομάζοντας λίστες, διαγράφοντας λίστες, διαγράφοντας εργασίες, μαθαίνοντας συντομεύσεις πληκτρολογίου, αντιγράφοντας υπενθυμίσεις και άλλα.

Η αναδιοργάνωση της λίστας υποχρεώσεων μπορεί να σας βοηθήσει να διατηρήσετε τα στοιχεία κορυφαίας προτεραιότητας, ώστε να μην χαθούν ή να ξεχαστούν.

Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ και σύρετε τα αντικείμενα σας με τη σωστή σειρά που χρειάζεστε. Μπορείτε ακόμη και να σύρετε στοιχεία σε δευτερεύουσες εργασίες, ώστε να εμπίπτουν σε μια γονική εργασία ή μπορείτε να πάρετε τις δευτερεύουσες εργασίες και να τις κάνετε ως γονική εργασία.

Για να ταξινομήσετε τη λίστα σας κατά ημερομηνία, κάντε κλικ στο τρεις κουκκίδες και επιλέξτε Ημερομηνία. Μπορείτε επίσης να επιστρέψετε στην προσαρμοσμένη παραγγελία σας κάνοντας κλικ στο Η παραγγελία μου.

Μπορείτε επίσης να δείτε όλες τις εργασίες που έχετε επισημάνει ολοκληρωμένες. Κάντε κλικ στο βέλος στο κάτω μέρος των εργασιών σας.

Από εδώ, μπορείτε να διαγράψετε συγκεκριμένες ολοκληρωμένες εργασίες ή να επισημάνετε μια εργασία ως ημιτελής, ώστε να εμφανίζεται ξανά στην κύρια οθόνη. Μπορείτε να διαγράψετε μαζικά αυτές τις εργασίες από το μενού επιλογών.

Αυτό που κάνει το Google Tasks τόσο ισχυρό είναι η δυνατότητα δημιουργίας διαφορετικών λιστών για τις εργασίες που έχετε. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ξεχωριστή λίστα για εργασία, προσωπικά και παντοπωλεία.

Δημιουργία και διαχείριση λιστών στο Google Tasks

1. Κάντε κλικ Οι εργασίες μου.
2. Κάντε κλικ Δημιουργία νέας λίστας.
3. Εισαγάγετε το όνομα της λίστας.
4. Κάντε κλικ Εγινε.

Μόλις δημιουργήσετε τη λίστα σας, το Google Tasks θα ανοίξει αυτόματα τη νέα σας λίστα και μπορείτε να ξεκινήσετε αμέσως την προσθήκη εργασιών.

Για να επιστρέψετε σε άλλη εργασία, κάντε ξανά κλικ στο My Tasks και επιλέξτε τη λίστα της επιλογής σας. Μπορείτε να αλλάξετε τη σειρά της λίστας σας κάνοντας κλικ στις έξι κουκκίδες και σύροντας τη λίστα σας στη θέση που θέλετε.

Μπορείτε να μετονομάσετε τη λίστα σας ανά πάσα στιγμή και μπορείτε επίσης να διαγράψετε ολόκληρη τη λίστα αν θέλετε. Εάν πρέπει να αλλάξετε μια εργασία από μια λίστα σε μια άλλη λίστα, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το μολύβι και επιλέξτε τη σωστή λίστα από το αναπτυσσόμενο μενού.

Μπορείτε να αναδιατάξετε τη λίστα χρησιμοποιώντας τις μεθόδους που περιγράφονται παραπάνω. Για έξοδο από την οθόνη εργασίας σας, κάντε κλικ στο X επάνω δεξιά και η πλευρική γραμμή θα εξαφανιστεί, αφήνοντας μόνο τα εικονίδια για εύκολη πρόσβαση.

Άλλες ενοποιήσεις εργασιών

Το Google Tasks ενσωματώνεται στο Ημερολόγιο Google, στα Έγγραφα Google, στο Google Drive, στα Υπολογιστικά φύλλα Google και στις πλατφόρμες Google Slides.

Αυτές οι ενσωματώσεις σάς επιτρέπουν να προσθέσετε συνδέσμους σε συγκεκριμένα αρχεία στα οποία ίσως χρειαστεί να έχετε πρόσβαση για να ολοκληρώσετε μια συγκεκριμένη εργασία. Όταν κάνετε κλικ σε αυτούς τους συνδέσμους, θα ανοίξετε αυτόματα το αρχείο ή το έγγραφο σε ξεχωριστή καρτέλα και θα εξακολουθήσετε να έχετε πρόσβαση στην εφαρμογή Google Tasks.

Αυτό θα βελτιώσει την αποτελεσματικότητά σας και την ικανότητά σας να κάνετε περισσότερα, έχοντας όλα όσα χρειάζεστε σε μία τοποθεσία. Θα λάβετε ειδοποιήσεις για τις εργασίες σας εάν ορίσετε μια συγκεκριμένη ώρα και ημερομηνία από το ημερολόγιό σας.

Σχετιζομαι με: Διαφορετικοί τρόποι πρόσβασης στις Εργασίες σας Google

Βελτιστοποίηση των εργασιών σας

Το Google Tasks είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος βελτιστοποίησης ολόκληρων των εισερχομένων και των προϊόντων Gsuite. Μπορείτε να δώσετε προτεραιότητα σε στοιχεία με δυνατότητα δράσης χωρίς να χρειάζεται να διαχειριστείτε τα πλήρη εισερχόμενά σας.

Ενσωματώνοντας το Google Tasks με τα υπόλοιπα προϊόντα Gsuite, θα έχετε μια κεντρική λίστα υποχρεώσεων χωρίς να χρειάζεται να συνδεθείτε σε πολλές πλατφόρμες. Οργανωθείτε από μια τοποθεσία, όπου κι αν βρίσκεστε στον κόσμο.

Μετατρέψτε το Gmail σε ένα ισχυρό εργαλείο συνεργασίας με αυτές τις εφαρμογές

Χρησιμοποιείτε το Gmail για συνεργασία; Εάν θέλετε, τότε αυτά τα εργαλεία και οι συμβουλές συνεργασίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι αυτά που θα χρειαστείτε.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα