Πώς να δημιουργήσετε έναν πίνακα αιτήσεων έργου στο ClickUp

Η ανάθεση εργασιών ή το να ζητήσετε βοήθεια μπορεί μερικές φορές να κάνει τους ανθρώπους να αισθάνονται άβολα. Είτε είναι το άγχος του να ρωτήσεις με λάθος τρόπο είτε ανησυχείς για το τι μπορεί να σκεφτεί κάποιος άλλος, είναι μια κοινή πρόκληση στο χώρο εργασίας.

Ακόμη και όσοι είναι καλά έμπειροι στο να αναθέτουν εργασίες θα μπορούσαν να επωφεληθούν από το να αφιερώσουν λιγότερο χρόνο στην επικοινωνία των λεπτομερειών. Μπορεί να είναι κουραστικό να παρακολουθείτε όλα όσα έχετε συζητήσει σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μηνύματα και συσκέψεις—ειδικά όταν χάνετε την παρακολούθηση ενός συνημμένου, μιας λεπτομέρειας ή μιας ερώτησης.

Σε αυτό το άρθρο, θα σας καθοδηγήσουμε πώς να δημιουργήσετε έναν πίνακα αιτημάτων έργου στο ClickUp που κάνει την ανάθεση γρήγορη και ανώδυνη.

Ποιες στήλες θα συμπεριλάβετε στον πίνακα αιτημάτων έργου;

Όταν δημιουργείτε έναν πίνακα αιτημάτων έργου στο ClickUp, ο στόχος είναι η εξοικονόμηση χρόνου. Θα θελήσετε να καταστήσετε σαφές σε ποιον αναθέτετε το έργο, πότε θέλετε να το ολοκληρώσουν και το επίπεδο προτεραιότητας, καθώς και ποιος υποβάλλει το αίτημα. Μπορείτε να το κάνετε γρήγορα προσθέτοντας τις στήλες

εντολοδόχος, ημερομηνία λήξης, προτεραιότητα, και δημιουργήθηκε από στον πίνακα σας.

Αν αναρωτιέστε γιατί το δημιουργήθηκε από στήλη είναι σημαντική, είναι για δύο λόγους. Βοηθά τους συμπαίκτες σας να ξέρουν ποιον να ρωτήσουν εάν αντιμετωπίζουν μια ερώτηση. Τους ενημερώνει επίσης σε ποιον αναφέρουν εάν έχετε πολλά άτομα που αναθέτουν έργα.

Δεν μπορείτε να αλλάξετε ποιος εμφανίζεται στο δημιουργήθηκε από στήλη, οπότε αν δημιουργείτε την εργασία για λογαριασμό κάποιου άλλου, μπορείτε να το σημειώσετε στην περιγραφή.

Επιπλέον, μπορεί να παρατηρήσετε το εντολοδόχος Η στήλη περιέχει ένα όνομα από προεπιλογή. Εάν θέλετε να βάλετε περισσότερα από ένα άτομα σε μια εργασία, μπορείτε να ενεργοποιήσετε πολλούς ανατεθέντες. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο εικονίδιο του προφίλ σας στην κάτω αριστερή γωνία, μεταβείτε στο Ρυθμίσεις, επιλέξτε Κάντε κλικ στις Εφαρμογές, και ενεργοποιήστε Πολλαπλοί Ανάδοχοι in οι επιλογές.

Εάν θέλετε να φέρετε κάποιον άλλο στο έργο που δεν εργάζεται ενεργά σε αυτό, μπορείτε να τον προσθέσετε ως ένας παρατηρητής ή αν θέλετε οι συμπαίκτες σας να διεκδικούν οι ίδιοι εργασίες, μπορείτε απλά να αφήσετε κενή τη στήλη.

Σχετιζομαι με: ClickUp vs. Asana: Τι είναι καλύτερο για τη διαχείριση έργου;

Εκτός από τις τέσσερις στήλες που αναφέρονται παραπάνω, ClickUp προσφέρει πολλά άλλα που θα σας βοηθήσουν να επικοινωνήσετε τις λεπτομέρειες του έργου. Για παράδειγμα, εάν οι εργασίες σας είναι ευαίσθητες στο χρόνο, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε το Ημερομηνία Δημιουργίας στήλη για να δείξει πόσο καιρό έχει καθίσει. Θα μπορούσατε επίσης να χρησιμοποιήσετε το χρονική εκτίμηση στήλη για να ενημερώσετε τους συμπαίκτες σας για το πόσο χρόνο μπορεί να διαρκέσει το έργο.

Για να καταλάβετε ποιες στήλες θέλετε να χρησιμοποιήσετε, αφιερώστε λίγο χρόνο για να σκεφτείτε τον τρόπο με τον οποίο η ομάδα σας κάνει ήδη εργασίες, επιλέξτε τι λειτουργεί και προσαρμόστε τον πίνακα σας για να ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας.

Πώς να ρυθμίσετε έναν πίνακα αιτημάτων έργου στο ClickUp

Το πρώτο βήμα για τη δημιουργία ενός πίνακα αιτημάτων έργου είναι η δημιουργία μιας νέας λίστας στον χώρο εργασίας σας. Για να το κάνετε αυτό, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το όνομα του χώρου εργασίας σας στην πλαϊνή γραμμή και κάντε κλικ στο κουμπί προσθήκης. Ονομάστε τη λίστα σας ανάλογα.

Στη συνέχεια, εισαγάγετε τις στήλες που θέλετε να χρησιμοποιήσετε εάν δεν υπάρχουν ήδη. Θα βρείτε μια μακρά λίστα με αυτά όταν κάνετε την επιλογή προσθήκης στην επάνω δεξιά γωνία της λίστας σας. Λάβετε υπόψη σας, λιγότερο είναι περισσότερο. Εάν προσθέσετε πάρα πολλές πληροφορίες στον πίνακα σας, μπορεί να καταλήξει να μπερδέψει τους συναδέλφους σας—ειδικά αυτούς που είναι νέοι στο λογισμικό διαχείρισης έργων.

Θα θελήσετε επίσης να ακολουθήσετε μια ελάχιστη προσέγγιση με τις καταστάσεις. Για να επεξεργαστείτε τις καταστάσεις σας, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το Να κάνω ή οποιαδήποτε καρτέλα κατάστασης στον πίνακα σας, κάντε κλικ στις τρεις τελείες στα δεξιά και μεταβείτε στο Διαχείριση καταστάσεων. Επιλέγω έθιμο και δημιουργήστε αυτά που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να επικοινωνήσετε με την ομάδα σας.

Το παράδειγμα χρησιμοποιεί να κάνω, σε εξέλιξη, και πλήρης, αλλά μπορείτε να γίνετε πιο δημιουργικοί αν θέλετε. Εάν χρησιμοποιείτε τον πίνακα για την αξίωση έργων, ίσως θελήσετε να το χρησιμοποιήσετε Άνοιξε αντί να κάνουμε και να έχουμε ένα ανατεθεί κατάσταση για να ενημερώσετε τον εαυτό σας και τους άλλους να γνωρίζουν ότι κάποιος άλλος συμμετέχει σε αυτό, ακόμα κι αν δεν έχει αρχίσει να εργάζεται ακόμα.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε επιλογές όπως κολλημένος για να επικοινωνήσει ένας συμπαίκτης χρειάζεται βοήθεια, ή σε κράτηση να κοινοποιήσετε γρήγορα ότι ένα έργο δεν είναι ούτε σε εξέλιξη ούτε έχει ολοκληρωθεί.

Πώς να εργαστείτε σε έναν πίνακα αιτήσεων έργου

Η ιδέα πίσω από τον πίνακα αιτήσεων έργου είναι να περιοριστεί η επικοινωνία κατά την ανάθεση εργασιών. Όχι ότι δεν θα μοιράζεστε λεπτομέρειες ή θα απαντάτε σε ερωτήσεις, αλλά το κάνετε όλα σε ένα μέρος, ώστε εσείς και η ομάδα σας να ξέρετε πού να βρείτε τις πληροφορίες.

Οι λεπτομέρειες στις στήλες δίνουν στον ανάδοχο μια γρήγορη επισκόπηση των προσδοκιών του έργου. Επιπλέον, μπορείτε να τοποθετήσετε λεπτομερείς σημειώσεις μέσα στην εργασία κάνοντας κλικ στο όνομά της.

Εδώ, θα βρείτε ένα μέρος όπου μπορείτε να περιγράψετε την εργασία στον συμπαίκτη σας, να επισυνάψετε αρχεία και να επικοινωνήσετε εμπρός και πίσω στα σχόλια.

Μπορείτε επίσης να προσθέσετε έναν παρατηρητή στο έργο κάνοντας κλικ στο σύμβολο του ματιού στην επάνω δεξιά γωνία. Κάνοντας αυτό μοιάζει πολύ με το CC's κάποιον σε ένα email.

Μόλις ο συμπαίκτης σας αρχίσει να εργάζεται για την εργασία, αλλάζει την κατάσταση σε σε εξέλιξη για να δείξει ότι είναι σε εξέλιξη και πλήρης όταν τελειώσουν. Το ClickUp αποκρύπτει αυτόματα τις ολοκληρωμένες εργασίες, αλλά μπορείτε να τις δείτε ανά πάσα στιγμή κάνοντας κλικ παράσταση κλειστή στην επάνω δεξιά γωνία.

Λάβετε υπόψη ότι ο καθένας μπορεί να εκχωρήσει έργα στο ClickUp, έτσι ο πίνακας αιτημάτων έργου θα λειτουργεί και με τους δύο τρόπους. Με αυτόν τον τρόπο, εάν έχετε έναν συνάδελφο που χρειάζεται τη βοήθειά σας σε κάτι, μπορεί να δημιουργήσει μια εργασία και για εσάς.

Σχετιζομαι με: Τι είναι το ClickUp; Τα καλύτερα χαρακτηριστικά διαχείρισης έργου

Εάν εργάζεστε με μια μεγάλη ομάδα και διαπιστώσετε ότι ο πίνακας αιτημάτων του έργου σας είναι πολύ απασχολημένος, μπορεί να θέλετε να δημιουργήσετε ξεχωριστούς για κάθε τμήμα. Θα μπορούσατε επίσης να δημιουργήσετε πίνακες αιτημάτων έργου για μεμονωμένα άτομα, εάν η εταιρεία σας έχει πολλές εργασίες ή κάποιος χρειάζεται την επιπλέον εστίαση ένας προς έναν.

Επιπλέον, αν διαπιστώσετε ότι έχετε κάποιους οπτικούς ανθρώπους στην ομάδα σας, μπορεί να το θέλετε προσθέστε μια προβολή πίνακα που χρησιμοποιεί ένα σύστημα καρτών στη θέση μιας λίστας.

Εστιάστε με έναν πίνακα αιτήσεων έργου

Η δημιουργία πίνακα αιτημάτων έργου είναι ένα γρήγορο έργο που μπορούν να αναλάβουν τόσο οι αρχάριοι όσο και οι έμπειροι χρήστες του ClickUp. Η χρήση ενός όχι μόνο θα σας βοηθήσει να περιορίσετε το άλμα μεταξύ email και μηνυμάτων κατά την ανάθεση εργασιών, αλλά μπορεί επίσης να μειώσει τον χρόνο που αφιερώνετε σε συσκέψεις, προγραμματισμένες ή μη.

Απλώς φροντίστε να εξηγήσετε στην ομάδα σας πώς λειτουργεί και ενημερώστε τους ότι μπορούν επίσης να ζητήσουν βοήθεια από εσάς ή ο ένας από τον άλλον όταν τη χρειάζονται.

ClickUp vs. Έννοια: Τι είναι καλύτερο για τη συνεργασία έργων;

Το ClickUp και το Notion είναι δύο από τα καλύτερα εργαλεία συνεργασίας έργων εκεί έξω. Μάθετε ποιο είναι καλύτερο για εσάς.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα