Πώς να αριθμήσετε σειρές στο Microsoft Excel

Η μορφοποίηση δεδομένων στο Microsoft Excel μπορεί να είναι δύσκολη, ειδικά όταν χρειάζεται να τροποποιήσετε ένα μεγάλο σύνολο δεδομένων που έχει ήδη συμπληρωθεί. Η αρίθμηση των γραμμών στο Excel είναι ένα παράδειγμα τέτοιας μορφοποίησης.

Εάν ένα σύνολο δεδομένων είναι μικρό και συνεχές, μπορεί κανείς εύκολα να αριθμήσει τις σειρές του με μη αυτόματο τρόπο ή με τη σειρά αυτόματης συμπλήρωσης. Όταν το σύνολο δεδομένων είναι μεγάλο και ασυνεπές, ορισμένα δεδομένα πρέπει να προστεθούν ή να αφαιρεθούν από τη μέση ή όταν πρέπει να φιλτράρετε τα δεδομένα σε μια συγκεκριμένη στήλη, η αρίθμηση ανατρέπεται.

Ας εξερευνήσουμε διαφορετικούς τρόπους αρίθμησης σειρών των συνεπών και ασυνεπών (κενών σειρών) συνόλων δεδομένων στο Microsoft Excel.

1. Αρίθμηση σειρών ενός συνεπούς συνόλου δεδομένων στο Excel με χρήση της σειράς Fill Handle και Fill:

Η χρήση της λαβής συμπλήρωσης ή της σειράς συμπλήρωσης είναι ο ευκολότερος τρόπος για να αριθμήσετε σειρές όταν έχετε ένα συνεπές σύνολο δεδομένων χωρίς κενές σειρές.

Για καλύτερη κατανόηση, ας εφαρμόσουμε και τους δύο τρόπους αρίθμησης σειρών σε ένα σύνολο δεδομένων που φαίνεται παρακάτω:

Για να αριθμήσετε σειρές με Fill Handle, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Βάζω 1, 2 και 3 σε κύτταρα Α2, Α3 και Α4.
2. Επιλέξτε τα κελιά Α2 διά μέσου Α4.
3. ΕΝΑ εικονίδιο συν θα εμφανιστεί στην κάτω δεξιά γωνία του τελευταίου επιλεγμένου κελιού όταν ο κέρσορας τοποθετηθεί πάνω του.
4. Κάνοντας διπλό κλικ πάνω του θα αριθμηθούν όλες οι συνεχείς σειρές κάτω από αυτό.

Επομένως, εάν δεν εμφανίζονται κενές γραμμές σε όλο το σύνολο δεδομένων, είναι μια γρήγορη μέθοδος αρίθμησης σειρών. Ωστόσο, το Fill Handle δεν λειτουργεί σε αυτές τις δύο περιπτώσεις:

1. Κάθε φορά που η λαβή γεμίσματος αντιμετωπίζει ασυνέπεια (μια κενή σειρά), θα σταματήσει αυτόματα.
2. Εάν η διπλανή στήλη όπου χρησιμοποιείτε το Fill Handle είναι κενή, δεν θα λειτουργήσει.

Ωστόσο, υπάρχει μια λύση σε αυτό, δηλαδή η χειροκίνητη αυτόματη συμπλήρωση της ακολουθίας. Με αυτόν τον τρόπο, ακόμα κι αν υπάρχει ασυνέπεια στο σύνολο δεδομένων ή η διπλανή στήλη είναι κενή, μπορείτε να αριθμήσετε τις σειρές μέχρι το τέλος.

Η αυτόματη συμπλήρωση είναι τόσο απλή όσο το να σύρετε την κάτω δεξιά γωνία των επιλεγμένων κελιών όπου εμφανίζεται το σύμβολο συν και να την επεκτείνετε μέχρι το τέλος.

Αλλά αυτή η μέθοδος δεν είναι βιώσιμη για τους ακόλουθους λόγους:

1. Αριθμεί επίσης τυχόν κενές σειρές που έρχονται στο δρόμο του, κάτι που φυσικά δεν θέλουμε.
2. Η μη αυτόματη μεταφορά ενός συνόλου δεδομένων στο κάτω μέρος καθίσταται προβληματική εάν το σύνολο δεδομένων είναι εκτεταμένο.

Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο Συμπλήρωσης σειράς εάν δεν θέλετε να σύρετε με μη αυτόματο τρόπο ακολουθίες σε ένα μεγάλο σύνολο δεδομένων, αλλά εξακολουθείτε να θέλετε δεδομένα αυτόματης συμπλήρωσης μέχρι το τέλος. Ας δούμε πώς λειτουργεί.

1. Σημειώστε τον συνολικό αριθμό των συμπληρωμένων σειρών στο σύνολο δεδομένων πατώντας CTRL + Τέλος.
2. Στο κελί Α2, εισαγω 1.
3. Επιλέγω Σειρά από το Γέμισμα αναπτυσσόμενο στο Επεξεργασία τμήμα του Σπίτι αυτί.
4. Επιλέγω Στήλες σε Σειρά σε και Γραμμικός σε Τύπος.
5. Σειρά Τιμή διακοπής στον συνολικό αριθμό των γεμισμένων σειρών και Τιμή βήματος προς την 1.
6. Κάντε κλικ Εντάξει.

Οι σειρές θα αριθμηθούν αυτόματα μέχρι την τελευταία συμπληρωμένη, συμπεριλαμβανομένων των κενών. Παρόλο που εξαλείφει τη μη αυτόματη μεταφορά και δεν σταματά να γεμίζει στην κενή σειρά, δεν θα λειτουργήσει κατά τη δημιουργία επαγγελματικών υπολογιστικών φύλλων, καθώς αριθμεί κενές σειρές, κάτι που δεν θέλουμε.

Επιπλέον, καθώς και οι δύο μέθοδοι είναι στατικές, εάν διαγράψετε μια σειρά και τη μετακινήσετε ή την αντικαταστήσετε, θα πρέπει να την επαναριθμήσετε. Ωστόσο, και οι δύο μέθοδοι είναι εύχρηστες και λειτουργούν καλά όταν τα δεδομένα είναι συνεπή.

ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: Πώς να αφαιρέσετε κενές σειρές στο Excel με τον εύκολο τρόπο

Ας δούμε πώς να αριθμήσετε ασυνεπή σύνολα δεδομένων με κενές σειρές χρησιμοποιώντας τις συναρτήσεις COUNTA και IF.

2. Χρήση των συναρτήσεων COUNTA και IF για την αρίθμηση σειρών σε ένα ασυνεπές σύνολο δεδομένων

Η συνάρτηση COUNTA παραλείπει τις κενές σειρές ενώ αριθμεί τις γεμάτες με τη σειρά. Για να δούμε πώς λειτουργεί, ας το εφαρμόσουμε σε ένα ασυνεπές σύνολο δεδομένων:

1. Εξετάστε το ακόλουθο σύνολο δεδομένων:
2. Συμπληρώστε τον παρακάτω τύπο στο κελί Α2:

   =IF(ISBLANK(B2),"",COUNTA($B$2:B2))

3. Χρησιμοποιώντας την αυτόματη συμπλήρωση, συμπληρώστε τα υπόλοιπα κελιά παρακάτω.

Μπορείτε να δείτε ότι πέρασε πάνω από τα κενά κελιά ενώ αρίθμησε μόνο τα γεμάτα με τη σειρά. Εδώ, η συνάρτηση IF αποφασίζει εάν το διπλανό κελί είναι κενό. Αφήνει κενές τις σειρές αν τα διπλανά κελιά είναι κενά και τα μετράει αν είναι γεμάτα.

Επιπλέον, αυτή η μέθοδος αρίθμησης σειρών είναι δυναμική, επομένως όταν προσθέτετε, αντικαθιστάτε ή αφαιρείτε μια σειρά, η αρίθμηση θα ενημερώνεται αυτόματα.

Ωστόσο, τι γίνεται εάν πρέπει να συμπληρώσετε το σύνολο δεδομένων και θέλετε να διατηρήσετε τους αριθμούς σειρών; Σε αυτήν την περίπτωση, ο συνδυασμός IF και COUNTA δεν θα βοηθήσει και ούτε το Fill Handle ή το Fill Series.

Στη συνέχεια, μπορείτε να ακολουθήσετε μια άλλη προσέγγιση, χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση ΥΠΟΣΟΛΟ για να διατηρήσετε την αρίθμηση σειρών στο φύλλο δεδομένων κατά το φιλτράρισμα των δεδομένων.

3. Χρήση της συνάρτησης SUBTOTAL

Ας δούμε τη σύνταξη της συνάρτησης SUBTOTAL πριν την εφαρμόσουμε στο σύνολο δεδομένων.

=SUBTOTAL(function_num, εύρος 1, [εύρος 2..])

Εύρος 1 υποδεικνύει το εύρος του συνόλου δεδομένων όπου πρόκειται να εφαρμοστεί η συνάρτηση. ο συνάρτηση_αριθμός υποδεικνύει πού βρίσκεται η επιθυμητή λειτουργία στη λίστα, όπως φαίνεται παρακάτω.

Για να αριθμήσετε σειρές χρησιμοποιώντας το SUBTOTAL, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Πήγαινε στο κελί Α2.
2. Εκεί, εισάγετε τον ακόλουθο τύπο:

   =SUBTOTAL(3,B2:$B$2)

3. Συμπληρώστε τη σειρά για να συμπληρώσετε τις καταχωρήσεις στα παρακάτω κελιά.

Τώρα, όπως φαίνεται παρακάτω, όταν φιλτράρετε τα δεδομένα σε οποιαδήποτε άλλη στήλη, η αρίθμηση σειρών θα αλλάξει αυτόματα με τη σωστή σειρά.

Συγκρίνοντας τις χρήσεις κάθε μεθόδου

Ας δούμε εν συντομία πού είναι χρήσιμες και οι τρεις μέθοδοι:

1. Εφόσον έχετε σταθερά δεδομένα χωρίς κενές σειρές, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Fill Handle ή το Fill Series για να αριθμήσετε τις σειρές.
2. Εάν τα δεδομένα είναι ασυνεπή και χρειάζεται μόνο να αριθμήσετε τις σειρές (χωρίς να τις φιλτράρετε αργότερα), μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δεύτερη μέθοδο συνδυασμού της συνάρτησης COUNTA με μια συνάρτηση IF.
3. Η συνάρτηση SUBTOTAL θα λειτουργεί όποτε χρειάζεται να φιλτράρετε δεδομένα διατηρώντας παράλληλα την αρίθμηση σειρών.

ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: Πώς να εισαγάγετε πολλές σειρές στο Excel

Αριθμήστε σειρές με ευκολία στο Microsoft Excel

Με αυτόν τον τρόπο, ανεξάρτητα από το αν τα δεδομένα είναι συνεπή ή όχι, μπορείτε εύκολα να αριθμήσετε τις σειρές. Επιλέξτε όποια μέθοδο ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες σας.

Εκτός από αυτές τις τρεις μεθόδους, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση ROW και να δημιουργήσετε έναν πίνακα Excel για να αριθμήσετε σειρές, αλλά κάθε μία από αυτές τις προσεγγίσεις έχει τους περιορισμούς της.

Είναι πάντα ένας αγώνας για τη διαχείριση πολλών φύλλων εργασίας με ατελείωτες σειρές και στήλες; Μπορείτε εύκολα να ομαδοποιήσετε σειρές και στήλες, έτσι ώστε να είναι πιο εύκολο να χειριστείτε τα δεδομένα και να πλοηγηθείτε ευκολότερα για τους πελάτες και τους συναδέλφους σας. Χρησιμοποιήστε τα στα υπολογιστικά φύλλα σας για να τα κάνετε να φαίνονται πιο επαγγελματικά.

Πώς να ομαδοποιήσετε γραμμές και στήλες με περιγράμματα και υποσύνολα στο Excel

Μάθετε πώς να ομαδοποιείτε σειρές και στήλες στο Excel για να διευκολύνετε τους χρήστες να έχουν πρόσβαση στις συνοπτικές αναφορές σας.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα