Πώς να επαναφέρετε τη λίστα υποχρεώσεών σας με το Notion

Δεν είναι ασυνήθιστο να βρεθείτε βαλτωμένος από δουλειές, δουλειές ή αναθέσεις. Το κλειδί για την επίλυση αυτού είναι να καταλήξετε σε ένα σχέδιο και να καταλάβετε από πού να ξεκινήσετε.

Το να κάνετε το πρώτο βήμα μπορεί να είναι δύσκολο, αλλά το να το γράψετε και να δημιουργήσετε ένα διαδραστικό οπτικό μπορεί να σας βοηθήσει—ειδικά όταν μπορείτε να σύρετε και να αποθέσετε πράγματα που διαφορετικά θα βάραιναν στο μυαλό σας.

Σε αυτό το άρθρο, θα σας μάθουμε πώς να επαναφέρετε τη λίστα υποχρεώσεών σας με το Notion.

1. Δημιουργήστε ένα Backlog στο Notion

Εάν αισθάνεστε καταβεβλημένοι με πράγματα που πρέπει να κάνετε, πιθανότατα θέλετε να αποφύγετε να μετατρέψετε το έργο της δημιουργίας μιας λίστας υποχρεώσεων σε έργο. Ευτυχώς, το Notion έχει πολλά χρήσιμα πρότυπα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ως έχουν ή να προσαρμόσετε ελαφρώς για να φτιάξετε τα δικά σας.

Για αυτό το παράδειγμα, το Λίστα εργασιών το πρότυπο λειτουργεί καλά. Μπορείτε να το βρείτε στο Πρότυπα μενού στην αριστερή πλαϊνή γραμμή κάτω από το

Προσωπικός. Μόλις το τραβήξετε προς τα πάνω, διαγράψτε τις κάρτες κράτησης θέσης επιλέγοντας τις τρεις τελείες μέσα στην κάρτα και κάνοντας κλικ διαγράφω στον κατάλογο.

Για να δημιουργήσετε το ανεκτέλεστο αρχείο σας, προσθέστε μια νέα ομάδα κάνοντας κλικ στο εικονίδιο προσθήκης στα δεξιά των τρεχουσών ομάδων σας και ονομάζοντάς την απόθεμα. Ανοίξτε το μενού του χρησιμοποιώντας τις τρεις κουκκίδες δίπλα στο όνομα της ομάδας για να αλλάξετε το χρώμα εάν θέλετε.

Τώρα σκεφτείτε κάθε ουσιαστική εργασία που πρέπει να κάνετε και προσθέστε την σε αυτήν τη λίστα.

Για να αποφύγετε να είστε πολύ λεπτομερείς, προσπαθήστε να σκεφτείτε αντικείμενα που δεν κάνετε από συνήθεια. Για παράδειγμα, εάν σκουπίζετε αυτόματα τους πάγκους της κουζίνας σας κάθε μέρα, θα θέλετε να αποκλείσετε αυτήν την εργασία, καθώς θα κάνει τη δημιουργία του ανεκτέλετου σας πιο δύσκολη.

Σχετιζομαι με: Λίστες που μπορείτε να κρατήσετε στην ιδέα για να αυξήσετε την παραγωγικότητα

Σκεφτείτε περισσότερο σύμφωνα με τις αναθέσεις ή τις δουλειές και τα πράγματα που θέλατε να κάνετε ή ξεχάσατε να κάνετε. Μην ανησυχείτε αν διαπιστώσετε ότι έχετε πολλά ή έχετε μόνο λίγα. Αυτή η λίστα είναι μόνο για εσάς.

2. Ταξινομήστε το Backlog σας σε Ομάδες στο Notion

Μετονομάστε τις άλλες ομάδες στον πίνακα σας για να δημιουργήσετε κατηγορίες. Εξαρτάται από εσάς ποιες κατηγορίες θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τις υποχρεώσεις σας, αλλά αν ψάχνετε για προτάσεις, δοκιμάστε να κάνετε μία ομάδα για συγκεκριμένο έργο εάν έχετε πολλά παρόμοια πράγματα όπως σπίτι, σχολείο, καθαριότητα, οργάνωση ή κάτι τέτοιο αλλού.

Εάν διαπιστώσετε ότι χρειάζεστε περισσότερες από μία ομάδες για συγκεκριμένο έργο, προσθέστε μια άλλη.

Μπορεί επίσης να θέλετε να συμπεριλάβετε ένα επισκέπτομαι πάλι λίστα για τις εργασίες που δεν έχετε χρόνο προς το παρόν και μια λίστα προτάσεων ως μέρος για να σταθμεύσετε τις εργασίες που στην πραγματικότητα είναι μια πρόταση από κάποιον άλλο.

Επιπλέον, θέλετε να διατηρήσετε την ομάδα εκκρεμοτήτων σας επειδή εκεί θα παραμείνουν όλες οι γενικές υποχρεώσεις σας. Θα συνεχίσετε επίσης να προσθέτετε σε κάθε κατηγορία, συμπεριλαμβανομένου του ανεκτέλετου, καθώς νέες εργασίες έρχονται στην προσοχή σας αντί να τις προσθέτετε απευθείας στην τρέχουσα λίστα εργασιών σας.

Μόλις ρυθμίσετε την πλακέτα σας, σύρετε και αποθέστε τις εργασίες σας στη σωστή κατηγορία ή αφήστε τις στο ανεκτέλεστο αν δεν ταιριάζουν πουθενά αλλού. Αν βρείτε ότι έχετε καταχωρίσει μεγάλες εργασίες που θα χρειαστούν πολύ χρόνο, μπορείτε να τις χωρίσετε σε μικρότερες εργασίες και στις κατηγορίες σας.

Για παράδειγμα, αντί να αναφέρετε τα βήματα για τη δημιουργία μιας παρουσίασης παρουσίασης, ίσως θέλετε να μάθετε πώς να χωρίσετε τις εργασίες σε βήματα όπως η έρευνα, η σύνταξη, η μορφοποίηση και η διόρθωση. Απλώς βεβαιωθείτε ότι είστε συγκεκριμένοι όταν τα ονομάζετε για να αποφύγετε να ξεχάσετε ποια εργασία αφορά το βήμα.

3. Σχεδιάστε τη λίστα εργασιών σας στο Notion

Τώρα θέλετε να κάνετε τις λίστες σας σε δράση. Μπορεί να είναι δελεαστικό να διαλέξετε κάποια αντικείμενα και να τα αντιμετωπίσετε τυχαία, αλλά ένας μικρός προγραμματισμός θα σας βοηθήσει να μην αισθάνεστε υπερβολικοί και θα σας επιτρέψει να βάλετε προτεραιότητες.

Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να δημιουργήσετε μια άλλη κατηγορία. Αν θέλετε, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ξεχωριστή σελίδα για αυτήν. Ωστόσο, εάν θέλετε να μεταφέρετε και να αποθέσετε εύκολα αντικείμενα από τη μια κατηγορία στην άλλη, προσθέστε μια νέα ομάδα στον πίνακα σας και ονομάστε την εκκρεμότητα.

Αυτή η ομάδα είναι όπου θα τοποθετήσετε τις τρέχουσες ή τις καθημερινές σας εργασίες. Είτε το απόγευμα πριν είτε το πρωί, ρίξτε μια ματιά στις λίστες σας και σύρετε τα στοιχεία που θέλετε να δώσετε προτεραιότητα—όπως χρησιμοποιώντας τη μέθοδο Ivy Lee, θα θέλετε να μετακινήσετε μόνο ένα ποσό με το οποίο αισθάνεστε άνετα.

Καθώς ολοκληρώνετε την εργασία, διαγράψτε την και προχωρήστε στην επόμενη. Στο τέλος της ημέρας ή μόλις φτάσετε στο τέλος της λίστας σας, φορτώστε την ξανά με τον ίδιο αριθμό νέων εργασιών για την επόμενη μέρα.

Σχετιζομαι με: Πώς να ξεκινήσετε με το Notion: Βασικές συμβουλές και κόλπα

Εάν έχετε κάποιες ημιτελείς εργασίες, μην ιδρώνετε. Κρατήστε αυτά τα στοιχεία στην κορυφή της λίστας σας για την επόμενη μέρα και προσθέστε τα στο κάτω μέρος της λίστας μέχρι να φτάσετε το ημερήσιο ποσό με το οποίο αισθάνεστε άνετα.

Συμβουλές για την οργάνωση των ομάδων σας στο Notion

Η χρωματική κωδικοποίηση είναι χρήσιμη σε οποιοδήποτε λογισμικό διαχείρισης έργου. Μια πραγματικά χρήσιμη επιλογή στο Notion είναι η προσθήκη έγχρωμων στηλών στη βάση δεδομένων του πίνακα. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ Ομάδα στο επάνω μέρος του πίνακα σας και εναλλάξτε τις έγχρωμες στήλες.

Με αυτόν τον τρόπο θα εμφανιστεί το χρώμα πίσω από όλα τα στοιχεία της ομάδας σας, ώστε να μπορείτε να βρείτε τις σωστές στήλες πιο γρήγορα και να βοηθήσετε ορισμένες να ξεχωρίσουν.

Πιθανότατα θα θέλετε η τρέχουσα λίστα υποχρεώσεών σας να είναι το πρώτο στοιχείο που βλέπετε, καθώς είναι το κύριο επίκεντρο του πίνακα. Τοποθετώντας το στα αριστερά και δίνοντάς του έντονο χρώμα, θα το βοηθήσετε να ξεχωρίσει.

Είναι επίσης πιθανό να μην θέλετε η λίστα επισκέψεών σας να παρεμποδίζει τον προγραμματισμό της ημέρας σας, επομένως μπορεί να θέλετε να τη μετακινήσετε προς τα δεξιά και να της δώσετε διαφορετικό χρώμα, ώστε να μην συνεχίσετε να την ελέγχετε. Εάν η λίστα σας αποσπά πραγματικά την προσοχή, μπορείτε επίσης να την κρύψετε από τον πίνακα σας και να την κοιτάξετε μόνο όταν ξέρετε ότι έχετε λίγο επιπλέον χρόνο.

Επιστρέψτε στην πορεία με το Notion

Η δημιουργία ενός πίνακα γρήγορων εργασιών στο Notion είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να επανέλθετε στο σωστό δρόμο με τη λίστα εργασιών σας. Εάν διαπιστώσετε ότι το σύστημα λειτουργεί για εσάς, μπορείτε επίσης να συνεχίσετε να το χρησιμοποιείτε για να αποτρέψετε τον εαυτό σας να ξεφύγει ξανά.

Πώς να θέσετε και να παρακολουθήσετε τους στόχους σας χρησιμοποιώντας το Notion

Εάν η παρακολούθηση στόχων σας βοηθά να ολοκληρώσετε τα πράγματα, θα γνωρίζετε την ανάγκη για ένα εύχρηστο εργαλείο για να το κάνετε αυτό. Δείτε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Notion για να ορίσετε και να παρακολουθείτε τους στόχους σας.

Διαβάστε Επόμενο

Σχετικά με τον Συγγραφέα